文化传播公司项目主任手册(编辑修改稿)

文化传播公司项目主任手册(编辑修改稿)内容摘要：

准备有关的设计稿排列的程序、材料及所需的机器设备等熟悉提案的内容（注意控制时间和提案的方式） C、跟客户了解会议室的情况，例如：电源、插座线、投影机、电脑等 注意事项： ： ► 尽量多了解客户的偏好、项目走流程的形式、企业内部结构（其它活动的负责部门等）、之前合作过的广告公司及活动公司； ► 在项目跟进过程中应不断保持和客户的紧密联系，和客户经理及时沟通交流最新的项目信息和客户意见。 B．策划阶段： ► 公司大型项目、投标项目则需项目总监、总经理进行项目分工后集体进行项目分析、头脑风暴、讨论、策划； ► 项目创意应全面考虑项目的可行性、周全性、资金限制等因素，避免出现虎头蛇尾、操作困难的情形出现； ► 项目创意应考虑尽量避免与客户以往做过的活动类型雷同，除非客户主动要求； ► 项目创意分两 部分体现，一为场景设置，一为环节设置，在环节设置上难以体现亮点创意时，尽量以场景设置亮点为主； ► 项目创意应紧紧围绕活动主题，以贯穿整个活动主题思想的创意为最佳； ► 若项目不需刻意创新，在资源整合方面亦应合理调配，围绕主题，做好包装，体现与众不同的活动效果。 C．拟案阶段： ► 项目方案在策划、拟写过程中，文字语言应言简意赅，在重点创意部分则加重笔墨描述，以突出亮点部分的创意及可行性，提高客户对项目方案的好感度及信任度，从而为客户的合作意向埋下铺垫； ► 项目方案中的报价一般预留 30 %的利润，个别客户的报价则 以合同签订价格或约定价格报送客户，如佛山移动； ► 项目策划同样应全面考虑项目的可行性、周全性、资金限制等综合因素， 注意细节的处理。 ► 依据客户意向，寻找合适的软、硬件资源，了解各项资源档期、价格（在公司财务未接手询价、谈价工作前，此项由项目主任进行），并声明是咨询档期，最终确定后将另行通知。 □策划初案出炉后，要经由项目总监、客户经理阅读和把控，结合多方意见进行完善，最后在客户规定时间内可选择以打印稿形式、传真形式、网络传递形式等方式送达到客户手中，并及时了解客户的反馈意见。 ► 项目主任应及时反馈确定信息给 客户，增强客户信心；同时紧密保持和客户经理的信息交流和沟通反馈； ► 在认真聆听客户的反馈意见时，进一步了解我司和客户的分工安排，可从客户的配合程度了解到项目工作量的大小； 定项－合同签订－收预付款 任务名称 流 程 签订合同 收预付款 流程 内容要点 时限 相关资料 与客户沟通合同条款要点 一、我司提供服务项目； 二、项目总金额（确定是否含税）； 三、付款方式： 除了长期代理客户，其他客户务必争取项目执行前预付50%项目款，预付 30%项目款是底线； 余款争取活动当晚付清，最迟 建议 活动 结束后三个工作日内结清； 客户如需开发票，则可通过转帐（须在合同中注明我司对半个 工作日 跟进记录 公帐户：开户银行、帐户名称、帐号）或转帐支票的方式支付项目款； 客户如只需开收据，则只能通过现金或现金支票的方式支付项目款。 四、活动延期需在执行前一周通知我司，否则，客户将支付30%项目款给我司做为违约金；执行当天如客户取消活动，须向我司支付项目全款。 草拟合同 以公司合同 范本 为蓝本，因项目制宜，拟定合同。 合同初稿 总经理审批 一、如时间允许，则书面报送总经理审批； 二、如时间比较紧急，可口述合同要点，报总经理审批。 半个 工作日 客户审核 一、对照合同，向客户口头重申合同要点，消除沟通偏差； 二、如客户提出修改意见，则须报总经理商议，后继续与客户沟通，依据合作原则达成共识，并对合同做出 适当 修改。 根据 实际 跟进记录 我司盖章签订 打印一式二份，由总经理签署；特殊情况由项目主任代签。 后送行政财务部盖章（ 2 页以上合同须盖骑缝章）。 半个 工作日 正式合同 、 发票或收据 、 跟进记录 客户签订、支付预付款 一、了解客户发 票书写规范：抬头、款项名称、具体款项、日期； 一个 工作日 二、开据发票或收据； 三 、递交合同给客户方签署，并递送发票给客户； 四 、收取预付款。 重 点 ◇合同条款要点的沟通及强调（最大限度争取预付款额度及余款的收取时限，为重中之重）； ◇及时收取预付款。 标 准 ◇合同拟定符合我司与客户双方利益，表达清晰、条理、精确，格式规范。 注意事项： ： ► 平面设计稿应在此阶段完成，并以打样稿形式递交到客户手中，请客户签字确认，以防造成印刷、制作返工； ► 初步与客户 确定各项软硬件资源，要求客户尽早定案； ► 每天将项目进度、反馈信息记录入《东山工作管理软件》中，以便其他同事了解项目进度，以及项目移交时接手项目的同事能够很快掌握项目要点及项目进展。 项目筹备 任务名称 流 程 项目筹备 流程 内容要点 时限 相关资料 客户 筹备会议 一、梳理项目铺排及流程细节； 二、确认 现场 执行细节，现场包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限，邀请人员情况及到达、出席活动时限，场地（可提供电源功率等）及客户方需要配合事项； 三、明确双方各自分工及项目进度安排； 半个 工 作日 客户筹备会议记录 、 项目筹备进度推进表 包装供应商现场筹备会议 一、梳理项目铺排及流程细节； 二、确认现场布置包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限； 三、明确双方各自分工及项目进度安排； 四、除非特殊情况，物料、器材供应商会议应在活动现场统一召开； 五、现场布置包装、物料供应商沟通要点： 包装位置、效果、材料、规格、数量、施工期限、需我司配合及供应商需协助其它工作内容 半个 工作日 跟进记录 、 供应商筹备会议记录 活动器材供应商筹备会议 一、梳理项目铺排及流程细节； 二、确认现场布置包装 、器材、物料的规格、效果、进场安装时限； 三、明确双方各自分工及项目进度安排； 四、除非特殊情况，物料、器材供应商会议应在活动现场统一召开； 五、活动器材供应商沟通要点： （一）灯光： 灯光强度、色彩、各流程效果要求、现场电源离舞台位置、功率总容量匹配情况、灯具设置位置； 装场时间、彩排时间、活动时间、撤场时间安排； （二）音响（常用优质品牌有马田、博士、JBL、百威等）： 场地大小、室内室外、各流程内容（会议、歌唱、舞蹈、乐队、小品等）及要求、现场电源离舞台位置、功率总容量匹配情况；装场时间、 彩排时间、活动时间、撤半个 工作日 跟进记录 、 供应商筹备会议记录 场时间安排。 音箱配备及功率要求： 室内： 室外： 体育场馆： 话筒要求（ 数量及话筒类型 ） 活动邀请人员筹备会议 一、活动邀请人员沟通可通过电话、面谈等方式沟通； 二、邀请人员沟通要点： 活动主题、活动受众、效果要求、服装、到场时间、彩排时间、出场时间、来回交通、餐饮安排、演出人员对音响、灯光、舞台效果、场地等要求。 半个 工作日 跟进记录 、 供应商筹备会议记录 各项筹备工作的跟进 跟进所有供应商筹备工作进度及我司设计、制 作工作质量进度； 视情况而定 跟进记录。