金钥匙酒店管理系统用户手册(编辑修改稿)

金钥匙酒店管理系统用户手册(编辑修改稿)内容摘要：

常驻客人、客史分析、宾客来 源分析与统计 协议单位消费排名统计与分析 销售人员业绩统计、奖惩分析统计 宾客意见与投诉质量分析统计 严格 多样的报表统计显示风格 强大的分析图 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 11 页／共 37 页 第三节 系统概述 KKS 酒店管理系统 Version 2020 Q2 适用于经济型以及商务型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。 其主要功能模块主要划分为 接待 /预订 、 餐娱 、 客户管理 、 房管 、夜审 、 报表管理 、 系统设置 七个功能模块组： 每一个功能模块组里面都包含了很多子功能页面，甚至包含多级子功能页面。 KKS 所有功能页面如下图所示： 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 12 页／共 37 页 接待 /预订 餐娱 客户管理 房管 夜审 中餐厅 茶房 会员管理 协议单位管理 客史管理 管间管理 报表管理 系统设置 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 13 页／共 37 页 每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握 KKS 系统操作的基础。 第四节 基本概念 KKS 相关概念 概念 描述 部门 是员工所属的最基本单位，员工按部门进行划分。 必须为员工指定一个部门，否则将无法建立员工资料。 角色 即权限组。 类似于 windows 中的角色。 角色中定义了该角色包含那些可以使用的 功能和权限。 每位员工都隶属于某个角色，否则员工将无法使用任何功能。 操作员 系统的使用者，每位操作员有以下属性：姓名、登录名、密码、部门、角色。 姓 名：是员工的真实名称。 登录名：为员工工号，也可为简化名，可以 116 位中 /英 /数字组成。 密 码： 116 位符号，包括特殊符号。 区分大小写。 注意：为保证系统使用者信息的安全，密码为单向加密，即加密后不可解密。 如果忘记密码，不可以修改，只能让系统管理员帮你重新设定。 部 门：员工所在的部门，对应上面的部门。 角 色：员工隶属的角色，对应上面的角色。 角色决定员工可以使用什么功能。 班次 班次为了方便财务统计和结算。 系统中默认为 4 个班次，可根据需要进行增加和删改，但系统会强制最少保留一个班次。 客人账号 客人在酒店消费时，无论是什么情况，都会有一个对应的、唯一的账号。 账号由系统自动生成，每次权加为 1。 账号类型为： 散客账号 以 100000001 起 协议单位账号 以 300000001 起 团队账号 以 900000001 起 会员账号 以 880000001 起 哑房账号 以 600000001 起 注意：每次 有新的散 客 /团队 /会员入 住时，都会由系统自动生成一个新的账号来记录其间的消费。 客人类型 有 散客、团队、会员 三大类型。 每个类型中都可以使用协议单位、免费房和钟点房。 房间类型 每一个房间类型都由代码和描述组成，例如： 标间 标准房 ，代码也可由字母和数字组成，例如： BJ标准房。 房价 房价分为台面价和定价。 台面价是在房类定义时就规定好的一个基础价格，即挂牌价。 这将保证每个房类至少都有一个价格。 定价可以按照不同的使用性质设定不同的房价，例如：散客为 300 元，会员为 200 元。 协议房价 协议单位跟会员 可以设置协议房价，在会员中叫做优惠房价，概念是相等的。 一般来说，协议房价要优惠于台面价。 钟点房价 可以为每个房类设置一套钟点房价，但不是必须的，可以在使用时再进行设置。 钟点房价不是固定价，而是活价，即按照房价公式实时算出应付的房费。 每一类钟点房价可以设置 8 个不同的计费公式对应 8 个小时。 营业日 由于 KKS 实现了自动计费，可以真正地免夜审过费，因为时间就是表示当前的自然时间。 即现实生活中是什么时间，系统中就是什么时间。 不需要夜审之后进行更换营业日操作。 联房 联房主要用于散客和会员，会员其实等于 一种特殊的散客。 联房可以在预订和入住时使用，达到快速预订 /入住多单的效果。 同时联房也将联账，账务需要一起结算的房间可进行联房设置。 记账代码 客人在酒店中消费的各种款项，叫做记账代码。 同时也是财务中的基本单位。 例如：房金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 14 页／共 37 页 费、加床费、赔偿费等。 消费项目 类似于记账代码，一般在中餐厅和茶房中使用，并且消费项目可以合计个数，例如：长 城干红、爆米花、鱼香肉丝等。 借方 /贷方 每一笔费用都会明确是借方还是贷方。 费用为借方的，表示是客人产生的消费，为贷方的，表示为酒店的收款。 都可以为负数，为负数时，借方表示取消或 冲调的消费，贷方表示酒店的退款。 转账 对客人的账务进行转移。 可以在房间 /吧台 /协议单位 /团队 /会员之间相互转账。 迟付账 即应收账、 AR 账。 通常是指与宾馆签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。 客房概念 房态 : V—空房 C—干净 O—维修 D—脏房 VC OC VD VC—OC 接待入住操作； OC—VD 收银结帐； VDVC 客房 OC 不可直接转化为 VC； VD 有条件转化为 OC； VC 可直接转化为 VD； 客人状态： R—预订 I—入住 O—离店 第五节 KKS 基本操作 进入和退出 KKS 酒店管理系统 进入 KKS 酒店管理系统 一般我们的工程在为客户配置好系统后，会建立一到三个 IE 的快捷方式在桌面上。 这三个快捷方式都是登录系统，不同之处在于： 本机模式。 适用于服务器与客户端为同一台 PC，没有连接到局域网也没有连接到互联网。 局网模式。 服务器与客户端为不同的 PC，酒店内部搭建了局域网，其它客户段通过局网访问位于服务器上的 KKS 酒店管理系统。 公网模式。 服务器与客户端在不同的地点，通过互联网传输数据。 这种模式是最开放的模式，可以在任何连通互联网的地方登录系统。 双击桌面上的快捷方式，或者接打开 IE 浏览器，输入 IP 地址（ IP 地址可以从系统管理员那里获得），进入系统登录页面，弹出如图 所示的登录页面，操作员正确输入 【 用户名 】 、 【 密码 】 、 【 班次号 】 、 【 验证码 】 四项信息。 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 15 页／共 37 页 图 【 用户名 】 操作员编号，代码长度为 16 位，由电脑管理员事先设置并分配给操作员，工号和操作员是一一对应的。 若没有工号，可以请电脑管理员设置。 【 密码 】 操作员自己的密码， 密码长度为 1至 16 位，在密码输入时要注意字母的大小写的区别。 第一次使用时，密码由系统维护员告之，以后的使用中，操作员可以自己修改自己的密码。 【 班次 】 根据上班情况从班次下拉列表中选择一个。 【验证码】根据右边的验证码图片输入正确的数字。 【界面风格】可选项，默认的为 Office2020 青蓝的风格，可以根据喜好选择不同的风格，一共有 9种可选风格。 注意 ：在输入以上四项内容时，可以使用回车或者键盘左上方的 TAB键来移动光标。 正确输入 用户名、密码、班次号、验证码之后， 登录成功。 进入系统首页。 系统首页是空白页 ，这时需要从左边的菜单中选择某一项功能，才能进入功能页面。 （左侧菜单见图） 使用导航功能菜单 在页面的最左侧，有一个隐藏的工具栏，类似于 的自动隐藏，用鼠标点击，其隐藏的选项卡就像抽屉一样被拉出来。 见图 ： 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 16 页／共 37 页  图 点击功能菜单，弹出导航菜单，这是整个系统的功能的导航。 点击菜单里的某一项可以进入到相关的功能页面进行操作。 注意： 不同的用户因为所隶属的角色不同，使用的功能也不尽相同，导航菜单是根据用户的权限自动生成，用户没有的权限将不会出现在菜单中。 如何退出 KKS 酒店管理系统 KKS酒店管理系统的退出按钮同样是在 左边的菜单的最下面，只需要单击退可退出系统重新返回到登录页面。 （ 见上图 ： ） 关于我们 在进入具体的功能面中，执行 帮助 → 关于我们 ，弹出关于 KKS 软件的简单信息，如下图 所示，帮助了解金钥匙公司及其产品。 金钥匙酒店管理系统 用户手册 第 17 页／共 37 页 图 注意： 信息根据版本号和时间，可能有所变化。 第二章 预订 /接待系统 第一节 预订接待基础 为了使读者尽快的将酒店实际业务与预订接待系统联系起来，更好的理解和应用 KKS酒店管理软 件，我们安排在第一节介绍预订接待系统中常用的一些术语。 基本概念 ● 房 区 一般酒店是由几幢楼组成的，在本系统中，每幢楼则由“房区”来表示，每个房区由 1 – 50 个任意的字符组成。 ● 楼 层 包含在房区中，其代码由 1 – 10 位任意字符组成。 ● 房 号 一般房间用四位数字表示，称为房号。 房号前两位为楼层号，后两位为实际房间号。 KKS 系统中的房号一般与酒店实际房号匹配。 ● 房 价 指的是酒店对于不同类型客房的门市价（也叫挂牌价或台面价）。 ● 预 留 房 反映酒店各种房类的订房情况，预留房信息是酒店管理房间预订情况的一个重要手段。 无论是预订团体，还是直接登记的团体都必须包括此信。