辽宁会计电算化用友t3软件使用方法(编辑修改稿)

辽宁会计电算化用友t3软件使用方法(编辑修改稿)内容摘要：

码。 既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。  金额不能为“零”。 红字以“－”号表示。  可按“ =”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 修改凭证  例 23 修改记账凭证。 将上张凭证中“管理费用 招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为4000。  操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。 (2) 单击“ ”按钮，找到要修改的凭证。 (3) 修改凭证的基本信息（如金额等），将光标放在要修改的位置就可以直接修改，这里将借贷方金额修改为 4000。 (4) 修改凭证的辅助项信息，首先选中有辅助核算的“管理费用 招待费 ”科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形为“ ”时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改部门为“ 采购 部”，单击“确认”按钮。 (5) 单击“保存”按钮，保存相关信息。 如图 23 所示。 27 图 23 修改凭证  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证 输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。 为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。 修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。 可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。 未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。 查询凭证  例 24 查询 记账凭证。 查询 2020 年 1 月“收 0001 号”记账凭证并显示。  操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→查询凭证”，打开“凭证查询”查询条件对话框。 (2) 选择“收款凭证”凭证类别，输入凭证号“ 0001”。 (3) 单击“辅助条件”按钮，可输入更多辅助查询条件。 如图 24 所示。 28 图 24 查询凭证 输入查询条件 (4) 单击“确认”按钮，进入“凭证查询”的凭证列表窗口。 (5) 双击要查询的凭证或单击“确定”按钮，进入“查询凭证”的凭证窗口。  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。 具体体现在： （ 1）丰富灵活的查询条件 既可设置凭证类 别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。 各查询条件也可组合设置。 （ 2）联查明细账、辅助明细及原始单据 当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。 如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。 若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。 审核凭证 29  例 25 审核已填制的记账凭证。  操作步骤 以账套主管 赵伟 的身份重新注册 信息 门户。 用户名“ 101”；密码 为空 ； 账套“ 900”；会计年度“ 2020”；日期“ 20200131”。 (1)执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。 (2)输入查询条件，可采用默认值。 (3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 (4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 (5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。 如图 25 所示。 图 25 审核凭证 (6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。 或执行“审核 → 成 批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须 30 经过审核员的审核。 审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。 注意事项：  所有填制的凭证必须经过审核。  审核人必须具有审核权。  审核人和制单人不能是同一个人。  凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。  凭 证可以单张审核也可以成批审核。 记账  例 26 将已审核凭证全部记账。  操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。 (2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。 如图 26 所示。 图 26 记账 选择凭证 (3) 单击“下一步”按钮。 (4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。 如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。 (5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。 如图 27 所示。 31 图 27 记账 期初试 算平衡表 (6) 单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。 登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。 (7) 单击“确定”，记账完毕。  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。 经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。 系统记账过 程： (1)选择记账凭证 即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。 确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“ 19”表示对该类别第 19号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“ 3， 7”表示仅对第 3 张和第 7 张凭证记账。 （ 2）记账报告 系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。 （ 3）记账 32 记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个 备份将系统恢复到记账前状态。 注意事项：  第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。  上月未记账，本月不能记账。  未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。  每月可多次记账。 查询账簿  例 27 查询“ 1403 原材料”总账，然后联查明细账。  操作步骤 (1) 执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。 (2) 输入查询科目“ 1403”。 (3) 单击“确认”按钮，进入“总账”窗口。 如图 28 所示。 图 28 查询总账 (4) 单击本月 合计行，单击“明细”按钮，查看明细账信息。  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 33 查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。 基本账簿查询 基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿的查询。 打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。 打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。 辅助账簿查询 辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。 打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个 人往来、部门核算辅助账。 打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。 结账  例 28 对本账套进行 结账。  操作步骤 执行“ 总账→ 期末→结账”命令，进入“结账”窗口。 (2) 单击要结账月份“。 (3) 单击“下一步”按钮。 单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。 (4) 单击“下一步”按钮，系统显示“ 01 月工作报告”。 如图 29 所示。 图 29 结账 显示工作报告 （ 5） 查看工作报告后，单击“下一步”按钮。 （ 6） 单击“结账”按钮，若符合结账要求 ，系统将进行结账，否则不予结账。 34  操作演示 参见“操作演示 \2\”。  说 明 通用账务处理子系统都设有结账功能。 根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。 计算机的结账工作也应按此办理，稍有不同的是：计算机每次记账时均已结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。 结账工作应由具有结账权的人员进行。 由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。 通用账务系统结账工作的一般处理步骤： （ 1）停止本月的记账工作。 （ 2）进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。 （ 3）进行试算平衡。 （ 4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。 期末结账时应注意的问题： （ 1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 （ 2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。 结账后就不能再输入该月凭证。 （ 3）上月未结账，本月无法结账。 （ 4） 每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份。 操作注意事项： 在启 用多个系统的基础上，必须先对应收应付系统、工资系统、固定资产系统结账，总账系统最后结账。 因此，总账结账操作在 900 账套中不能进行练习，相关操作可参见结账视频演示。 3 编制财务报表 35 会计报表是综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量信息的书面文件，是企业经营活动的总结。 作为企业财务会计报告核心内容的会计报表，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供了最为重要的会计信息，有利于报表使用者进行管理和决策。 报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制 各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 财务报表编制概述 格式状态和数据状态 报表 编制 分为两大部分来处理，即报表 定义 以及报表数据处理工作。 这两部分工作是在不同状态下进行的。 ① 格式状态。 在报表格式状态下进行有关格式 和公式 设计的操作， 报表格式 如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式 等。 ② 数据状态。 在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、 审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。 在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 报表工作区的左下角有一个 “格式 /数据 ”按钮。 单击这个按钮可以在 “ 格式状态 ” 和 “ 数据状态 ” 之间切换。 单元 单元是组成报表的最小单位。 单元名称由所在行、列标识。 例如： C8 表示第 3 列第 8行交汇的那个单元。 UFO 的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元 3 种。 ① 数值单元。 用于存放报表的 数值型 数据。 数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。 建立一个新表时，所有单 元的缺省类型为数值型。 ② 字符单元。 用于存放报表的 字符型 数据。 字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。 ③ 表样单元。 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号 36 或数字。 一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 表样单元只能在格式状态下输入和修改。 一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。 关键字是可以 引起 报表数据 发生变化 的项目。 共有 六种关键字，它们是 “单位名称 ”、 “单位编号 ”、 “年 ”、 “季 ”、 “月 ”、 “日 ”，除此之外， 还可 自 定义关键字，当定义名称为 “周 ”和 “旬 ”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每 张 报表可以定义多个关键字。 企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。 报表系统中，取数是通过函数实现的 （ 1）自 账簿 取数的公式可以称之为账务函数。 账务函数的基本格式为： 函数名（ “科目编码 ”,会计期间 ,[“方向 ”],[账套号 ],[会计年度 ],[编码 1],[编码 2]） ●科目编 码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。 ●会计期间可以是 “年 ”、 “季 ”、 “月 ”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。 ●方向即 “借 ”或 “贷 ”，可以省略。 ●账套号为数字。