行政事务部工作管理手册(编辑修改稿)

行政事务部工作管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

第三条 需要对方记录时，在叙述事由前提醒对方做好记录准备； 第四条 对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。 通话的基本要求 第一条 语气要和蔼，语言要文明。 通电话时，要提醒自己“我在代表公司讲话，这是公司形象的一部分。 ”所以用电话时，一定要注意使用文明礼貌语言，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。 在讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。 如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓。 应当怎样称呼您。 ”； 第二条 发音要清楚，语言要准确。 通话应使用期普通话，切忌夹 杂方言土语； 第三条 内容要扼要，重点要突出。 打电话要注意节约时间和费用。 对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意，使对方能抓住中心； 第四条 按权限处理问题。 通话中涉及的问题如超出自己的权限，不可怕麻烦，就拒绝或随口答应，应向对方说明情况，特向领导请示后再答复对方。 总机的管理制度 第一条 总机人员应注意衣着、态度； 第二条 总机在工作时间必须有人值班，总机文秘有事外出，必须找人替位。 除总机文秘外， 其他人不得用总机接打电话； 第三条 不准过多、过长时间打私人电话； 第四条 不得用公司电话拨打私人长途； 第五条 由总机负责快递收发； 第六条 由总机负责报刊杂志。 来宾接待须知 第一条 对非公司同事进入，应主动询问，了解来访目的及机构，姓名，并请对方出示名片； 第二条 打分机联络被访者，以确定是否有空或接见，如等候时间过久，应主动再联络被访人，并委婉告之来访者原因； 第三条 要求被访人到大堂服务台接来访者到会客室，不可让来宾自行进入； 第四条 来访者如果是高级主管之贵宾，即应与主管的秘书联络，由秘书前往引导，如主管；正在开会或会客，则需告之来访者再等片刻； 第五条 事先预定来访之贵宾，前台人员应随时注意仪表。 贵宾来时，一般由公司领导亲自到门口接见 第六条 对推销货品之人或不速之客，亦因礼 貌地请其留下名片并委婉谢绝。 前台接待处配备： 第一条 饮水机，并保持有人换水，并配备纸杯。 第二条 沙发、茶几，供来宾等候时落座。 第三条 公司介绍、报刊、杂志，供来宾等候时阅读。 第四条 接待服侍（由前台兼任），给客人送茶倒水，并通知被访者。 第五条 可以备一些茶叶，使来宾产生好感。 办公用品的购发 第一条 每月月底前，各部门负责人将该部门 如 所需要 大量 办公用 用品应及时通知 行政事务部。 行政事务部 制定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由 行政事务部 统一购买、根据实际工作需要有计划的分发给各部门。 第二条 公司新员工的 办公用品， 行政事务部 根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。 负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。 第三条 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。 出库一定要由领取人员签字。 第四条 因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准后方可购买。 发票除本部门经理签批外，需由上级领导签批后，方可报销。 第五条 领用办公用品的部门，应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单，经部门经理签 字后方可领取，如确实急需用品可到行政助理领取，填写相应的 《 部门办公用品领用表 》，流水号由 行政事务部 按月份及顺序由 行政事务部 编写，如 9月第一张流水号 090第二张流水号 0902，以此类推且 行政事务部 所有记录流水号均按此编写 ； 第六条 日常领用文具需填写《文具领用登记表》； 第七条 办公用品管理一定要做到清洁、注意安全、放火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第八条 对于离开公司的员工，按照入职时所领的清单收回办公用品（已用过的笔、本除外） 第九条 每月月底，行政助理统计各部门费用，与财务部共同盘点库存 . 礼品 第一条 礼品的购置需写呈批单，经部门经理批准再经上级领导签批后，方可购买或制作。 保管方法同办公用品管理方法。 第二条 各部门领用礼品时须 详细 填写 《 礼品领用 登记表》； 第三条 若因工作需要，确需某种特殊礼品，须由本部门经理申请，报副总批准后由 行政事务部购买 ； 第四条 办公用品、礼品由 行政事务部 因派专人管理，每月须将使用情况汇总报财务部及各部门 ，若办公用品、礼品帐目不清，或出现浪费，由管理人员负责赔偿。 第四条 每月由 行政事务部 整理各部门 办公用品、礼品 领用情况，将其采购费用 记入各部门费用。 名片管理办法 第一条 公司正式职工确因工作需要可印刷名片，试用员工原则上不印名片，因业务需要印制名片，须经部门经理同意。 第二条 各部门印刷名片、须写名姓名、职务、印刷数量，填写 《 名片申请单 》 ，经部门经理签后交 行政事务部 ，由行政助理统一印刷。 第三条 名片上的职务由人力资源部提供，不准自行更改。 第四条 各部门名片应按公司统一格式印刷，不准自行采用其它样式。 第五条 名片由 行政事务部 进行审核并校对，方可印刷。 第六条 领用名片时填写 《 名片领用登记表 》 ，以便结算费用。 证照 的管理 第一条 应及时办理公司所须的证照； 第二条 公司注册资本的变更，并办理相关证件的变更手续； 第三条 工商管理 年检等活动； 第四条 公司其他部门如使用证照，须 认真填写 《 物品借用登记表 》 ； 1印鉴的管理 第一条 公司印章包括： 公司公章 、财务、合同 、人名章 和 部门 专用章。 所有印章由 行政事务部负责安排刻制； 第二条 公司 公 章、合同专用章由 行政事务部 专人负责管理。 公司财务章和 法人人名章由财务部专人管理。 部门专用章 和其它人名章 由各部门 相关 负责人管理。 第三条 公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖 公 章或合同专用章时，必须获得总经理 或运营总监 的审批方可办理 ， 并 填写 《 印鉴使用登记表 》， 公司财务专用章仅作公司对外开具的 票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途； 第四条 公司 员工因 执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经 主管经理批准 或总经理审批并及时归还 ； 第五条 违反上述规定，公司根据违章程度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任 1 员工胸卡的管理办法。