物业顾问书_信息管理册(编辑修改稿)

物业顾问书_信息管理册(编辑修改稿)内容摘要：

记 录 表 序号： 年 月 日 星期 天气 最高气温 最低气温 公共信息预警记录： 记录人： 处理结果： 监督人： 当班人签名 到达时间 离去时间 本 日 工 作 内 容 完 成 情 况 注：本记录不作为考勤依据。 主要电话记录 : 序号 时间 事 情 描 述 处 理 结 果 经办人 处理事项记录： 序号 本 日 发 生 事 项 及 处 理 经 过 记 录 经手人 领导巡查留言： 签签名： 时间： 顾问书 17 附 5： 通 告 可按发文内容多少使用 A4 或 A3 纸，正文 格式按管理处文件管理规定。 张贴日期： 年 月 日至 年 月 日 顾问书 18 （二）文书档案管理 文书档案（简称“文档”）作为物业管理处重要的信息资源，它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点，形式包括工作记录、文书、音像、图片等，是管理处信息 管理的基础和重要对象。 在计算机技术广泛应用于信息管理前，传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用，此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。 文档管理工作内容主要包括如下： 制定和完善管理处文档工作规范和标准； 制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度，确定文料归档范围、时间和保存期限； 收集、整理、保管、统计管理处文档，鉴定和销毁已过期的文档； 组织进行管理处档案的开发和利用； 制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保 护措施； 指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。 协调和支持各部门文档管理工作。 一、 文档库建立和目录 物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容，文档库是管理处各类档案的重要储备地，服务于物业管理处每一部门。 对于物业管理处文档库的建立，可根据管理处职能和业务管理的实际情况， 编制文档分类目录，保证文档资料完整并易于检索，作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。 文档分类编号规则： 1) 编号原则上应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类，按照文档一、二、三级目录进行编号。 如：一级目录“物业规划档案”下的第一条“用地批准文件”，则其编号为“ 11”，如该二目录对应下文档有多卷以上，则每卷的编号顺序为“ 11 112„„ ”。 2) 现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码，以防止在工作现场的遗失，在工作文档完成后，由责任人按时定期交资料室编号、存档。 顾问书 19 3) 在文件夹（盒 /袋）封面或侧面应有标识，上面注明目录号、文档标题等。 文件夹（盒 /袋）应有卷内目录，详细列明卷内的文件资料。 4) 文档管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续，如文档资料有遗失，追究当事人责任。 文档目录分类 序号 一级目录 二级目录 1 物业规划档案 用地批准文件 项目批准文件 2 物业接管验收资料 移交证明资料 验收证明资料 3 工程档案 竣工资料 技术资料 4 产权资料 5 物业委托管理合同 6 房屋使用及公众制度 房屋使用资料 7 管理处证照 管理处专业化管理资料 8 架构及职责 9 行政管理档案 10 后勤管理档案 采购文件资料 资产、仓库管理记录 内务管理记录 钥匙管理记录 11 合同管理档案 12 人事管理档 案 人事资料 员工培训记录 员工考核记录 岗位资格证书 13 财务管理档案 14 维修基金管理 15 房屋管理档案 房屋本体维修资料 房屋管理资料 16 公用设施设备管理档案 共用设施设备 管理资料 共用设施设备运行维护记录 17 给排水系统 管理档案 给排水系统维护保养 18 供配电系统管理档案 19 消防设备设施管理档案 消防系统运行维护记录 20 安全管理档案 安全管理资料 顾问书 20 安全防范措施 安全工作记录 21 消防管理档案 消防管理资料 消防应急方案 消防工作记录 22 车辆管理档案 停车场管理资料 停车场管理记录 非机动车辆管理档案 23 保洁管理档案 保洁管理资料 保洁工作记录 24 消杀服务档案 25 绿化管理档案 绿化管理资料 绿化工作记录 26 业主档案 27 租户档案 28 社区文化活动档案 社区文化活动资料 29 经营管理档案 有偿服务档案 商户管理档案 30 客户服务档案 客房服务工作记录 31 业主委员会档案 二、 工作记录控制程序 为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理，保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。 1. 工作记录的定义 各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。 各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录，如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。 2. 管理职责 综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。 各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管 理。 3. 现场工作记录的管理 顾问书 21 现场的工作记录应装在文件夹中，并在文件夹上标明该记录名称。 现场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。 各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查，并于每月初将上月的工作记录收集整理后，送至综合管理部文件管理员处存档。 4. 已收集的工作记录的管理 文件管理员应在每月 5 日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。 文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。 对已收集的工作记录，文件管理员应按照不同 岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的工作记录，进行合理地编目、标识，以便于工作记录的查找和检索。 结合管理处的实际情况，对已收集的工作记录进行归档。 一般可按月 /季 /年度定期将工作记录归档，但须于首日后进行。 对于数量较少或延续性不强的工作记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的工作记录，每月或每季归档一次，于每月或每季 15 日前进行。 如工作记录是传真件，应复印后保存复印件。 如工作记录破损，应即时修补。 5. 已归档工作记录的管理 综合管理部应 安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。 并在《工作记录存储清单》上进行登记。 《工作记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。 工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。 6. 工作记录的借阅 工作记录的借阅由文件管理员负责。 借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。 如借阅时间超过 1 天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方可借出。 借出的工作记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。 7. 工作记录的报废 文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作 记录的保存期限。 超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。 顾问书 22 闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。 8. 工作记录的检查 综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查，每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。 并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。 三、 工作记录一览表 序号 文件名称 保存时间 1 合同登记表 合同失效后 1年 2 借阅登记表 至少 2 年 3 文件资料存储清单 至少 2 年 4 文件处理表 同该文件保存期 5 公章证照登记表 永久 6 公章证照使用申请表 至少 1 年 7 物资申请报告 至少 3 年 8 物资申请单 至少 1 年 9 CI 制作申请表 至少 1 年 10 消杀工作记录表 至少 3 年 11 洗手间定时清洁记录表 至少 1 年 12 泳池、泳乐设施运行记录表表 至少 1 年 13 安全管理员交接班记录表 至少 1 年 14 安全管理员巡查记录表 至少 1 年 15 安全管理员巡逻签到表 至少 1 年 16 装修现场监控记录表 至少 1 年 17 出入卡 不存 18 来访人员登记表 至少 1 年 19 物资搬运放行。