洗浴业管理规范之第二篇总经理室管理(编辑修改稿)

洗浴业管理规范之第二篇总经理室管理(编辑修改稿)内容摘要：

，填写《公司印章使用登记表》，报总经理批准方能使用。 (四 )使用公司合同专用章，必须经部门领导、财务部经理、公司总经理审批；项目金额较大的，必须经公司董事长审批；项目金额巨大的，必须经公司董事会三分之二以上成员会审批或召开董事会议通过方能办理。 (五 )对于日常工作，例行使用公司印章，按下列情况办理： 1．以公司名义发出的 通知、介绍信、证明等文件，按照总经理签发为准。 2．以公司名义签署合同、协议等文本，按公司批准文件为准，参照第 (四 )条规定。 (六 )以公司名义出具有关介绍信、报表及其他有关材料使用印章，须经总经理批准，并逐一做好登记工作。 (七 )除例行使用印章外，未经总经理批准，不得擅自使用公司印章。 五、文件的打印、复印管理制度 (一 )对办公室文秘人员打印、复印管理的要求： 1．严格遵守企业保密规定，认真执行公司各项规章制度，确保文件资料的保密，并严格按照有关规定接办需打印 的稿件。 2．熟练掌握电脑打字、复印机、传真机等设备的操作要求及技术性能，不断提高业务水平和工作质量。 3．努力学习各方面知识，提高工作效率，提高识别字体的能力，降低差错率。 打印文件、表格等，做到准确、快速、清晰、整齐、美观。 4．打印稿件须按编号顺序、格式标准打印，稿件打出后，及时通知拟稿部门认真校对。 5．认真按照稿件上的修改符号进行修改，以免发生差错，发现问题或疑问，主动向有关人员提出。 6．打印密件要有人监打，离开工作岗位时要放在柜内上锁，打印完毕当面交接。 7．凡打印公司文件，如发现没有按规定填写办文纸或不符合公文要求的，应要求办文部门补办或改正，否则拒绝打印。 8．按规定将有关稿件移交至档案室。 9．定期清洁机件，做好设备的维护保养工作，保持室内整洁，禁止无关人员进入打字、复印室。 10．完成公司及总办领导交办的有关事务。 (二 )文件打印： 1．文件、材料须经办公室主任或副总经理兼管理者代表在草稿上方签批后方可打印；签批要注明日期、份数、签批人。 2．打印文件、材料要认真校对、准确无误、及时迅 速、整洁干净。 3．要按公文格式，规范打印文件。 4．每份文件一般只打印一份，需五份以上的可采用复印或印刷。 5．文件、材料实行左侧装订，并做到整齐。 6．要熟悉打印设备性能，爱护各项设备，节约用纸。 7．对于重要保密文件，在计算机保存时，应加注密码，需及时销毁的，应及时销毁。 (三 )文件复印： 1．复印机由公司总经理办公室设专人管理、操作、登记和日常维护。 2．使用复印机时必须严格按照复印机使用说明，保证复印机的安全使用。 若复印机发生故障，应 立即关机，同时尽快联络维修公司来修理，待复印机完全修好后方可作业。 3．复印机保管人员应负责复印纸张及油墨补充更换，保证复印工作正常进行。 4．复印文件材料要严格履行审批和登记手续。 需复印的人员填写《资料复印登记表》交办公室主任核准；复印 100张以上时，需由办公室主任和副总经理共同核准；核准后由办公室专人复印。 5．绝密件和标明不准翻印的文件、材料，一般不准复印，确因工作需要复印时，须经办公室主任同意。 6．要自觉遵守先看《资料复印登记表》核准、后复印的规定，遇到明显不合格的 来件要按有关规定予以回绝，并做好相应的记录，同时报告总办负责人。 7．一时不能决定是否应给予回绝的复印，请立即报告当值负责人处理。 8．复印室内不能出现报纸和杂志等刊物，更不能看报纸和杂志。 9．严禁复印与工作无关的私人资料。 10．严禁密件拿到社会上营业性复印场所复印。 11．要节约复印用纸。 12．当值人员要随时整理好室内卫生。 六、总经理室安全保密管理规定 (一 )加强对文件材料的管理。 对发出的文件、材料、报表要统一登记，并通过正常的渠道邮 寄或发出，确保安全到达；对收到的文件要在登记、阅批后，妥善保管，防止丢失，密级文件按要求管理。 (二 )加强对复印设备的管理。 复印文件、资料，必须经领导批准，严格登记制度。 严禁复印绝密文件和注明不得复印的文件。 (三 )加强对计算机和网络的管理。 不得通过普通计算机网络传输密级文件、材料。 严防计算机病毒的发生，确保设备的正常运行。 (四 )严禁在电脑设备上涂划或在设备上放置杂物，特别是严禁在电脑散热孔或键盘上放置其他物品，尤其是金属物和液体。 (五 )下班后要关闭各种电器，锁好门窗，严 格防火防盗，确保人身和财产安全。 七、总经理室卫生管理规定 (一 )工作人员要自觉遵守卫生管理制度，爱护环境及室内卫生，不要随地吐痰，乱扔纸屑及乱堆放物品，及时清倒垃圾。 (二 )办公室内要保证清洁，会客后要及时清理桌面及地面卫生。 (三 )每天要进行地面、桌椅、窗台及用品的清擦，办公桌上摆放物品整齐有序。 (四 )电脑、打印机、复印机、传真机等办公设施要保持台面干净，特殊部位用纸棉轻轻擦拭，以免对机器造成损坏。 (五 )每周办公室大扫除，包括天花板、灯具、玻璃以及卫生 死角。 (六 )及时打扫卫生间的卫生，定期消毒擦洗，清除污垢，保持空气清新。 (七 )为保证地板的干净，每天下班前将地面擦净，保证无积水、无杂物。 (八 )每日对绿化植物喷水保持湿润，及时清除杂叶，保持新鲜健康。 (九 )卫生工具要保持干净，集中存放，放在隐蔽处，不允许随处乱放。 八、总经理室工作纪律 (一 )工作时认真投入，态度端正，不允许开小差，闲聊、办私事 (二 )上班时间不允许吃零食、睡觉、精神散漫。 (三 )上班时间不允许打私人电话，不允许电话聊天，以免影 响正常工作。 (四 )办公室严禁吸烟、喝酒。 (五 )不允许玩电脑游戏，所有电脑游戏程序应一律删除。 (六 )不允许在办公室下棋、玩纸牌及其他消遣活动。 (七 )不允许随地吐痰、乱扔纸屑垃圾。 (八 )办公桌上物品摆放整齐，如有混乱要及时整理，办公桌上不允许摆放与工作无关的物品。 (九 )办公区域内，语言要使用普通话，不允许使用地方方言、俚语。 (十 )不允许互相议论同事、领导，造谣生事，影响正常工作和团结。 第六节 办公室日常礼仪规范 一、工作礼仪 (一 )办公室人员仪表要端庄、整洁、朴素、得体。 (二 )日常行为大方、干练，保持优雅的体态。 1．站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约 45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间；在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。 2．坐姿：坐姿端正，双腿平行放好，不允许两腿伸直叉开，如要移动椅子的位置，应先站起把椅子放在应放的位置，然后再坐；人离开办公桌应将椅子推人桌前。 3．同事见面应点头微笑示意。 4．握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。 握手时脊背要 挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢；伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先向男方伸手。 5．出入房间的礼貌：进人房间，要先轻轻敲门三声，听到应答再进。 进入后，随手轻轻关门。 进入房间后，如对方正在谈话，要稍事等候，不要中途插话，如有急事要打断说话，要说：对不起，打断你们的谈话。 6．递交文件时，要把正面、文字对着对方的方向递上去；如是钢笔，要把笔尖朝向自己，使对方容易接住；如是刀子、剪刀等利器，应把刀刃朝向自己。 7．走路脚步要轻，不允许在工作场所大声喧哗、歌唱、吹口哨、奔 跑追逐、嘻笑打闹。 (三 )电话接听要在铃响三声内接起，语言大方得体，传递信息简单明了；如遇到被叫人不在时，应按电话记录要求做好电话记录，并及时通知被叫人；不允许不使用礼貌用语，且把电话“叭”地挂断。 (四 )介绍与被介绍的方式： 1．初次见面介绍，掌握“尊者优先”的原则，应把地位低者介绍给地位高者，把年轻的介绍给年长者；在本公司与其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人。 2．男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给 男性。 (五 )名片的递送方式： 1．名片应先递给长辈或上级；对收到的名片要妥善保管，以便检索。 2．把自己的名片递出时，应把文字朝向对方，双手拿出，一边递交一边清楚地说出自己的姓名。 3．接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。 如遇对方姓名有难认的文字，要马上询问。 4．当着对方的面，名片一般要妥善收到名片夹时或上衣口袋时，而不应该放在裤袋内；更不应该当着对方把玩名片。 二、日常接待来访客人礼仪 (一 )日常接待是企业的重 要工作，要热情接待每一位企业的来访者。 (二 )日常接待工作是企业形象的重要部分，要做到热情、大方、得体、有素养。 (三 )迎接来访礼仪： 1．引领来访客人进门，开门后，要挡住门 (以防门自动关上 )，站在门的外侧，一手扶住门，另一只手的手臂后臂要自然垂直，以肘为轴，掌心向上，伸向接待室内，面露微笑，并说，有请 !请进 ! 2．来访客人敲门提示，应及时回应，请进 !进门后，要及时站立起身微笑问询，您好，请问您找谁 !请问您有什么事 !问明情况后，要及时用手指向客人该坐的座位说，请坐 ! (四 )引导人座礼仪： 1．一般来说，距门口处最远的 (最里边 )的座位为上座。 反之，则为下座。 2．客人有时出于客气，常常在下座就坐，主人这时应主动劝其坐到上座位置上，要说，请您坐在这里 ! (五 )递送茶水礼仪： 1．端茶时，要把茶放在茶盘里并端到茶几上。 先把茶盘放在茶几上，再把一杯杯茶端上来。 这时，不要把视线盯向客人，而是要注视着茶杯。 最后，用右手指向茶杯，面露微笑着说：职称 (张经理、李主任、王局长等 )、先生 (女士 )，请用茶 !这是您的茶，请慢用 !当客人说谢谢时，一定要说， 不客气 1 2．如果没有茶几或小桌，就应当左手拿着茶盘，右手端茶，并且补上一句，请就便吧1 3．端茶时，要从客人的右边过去，将茶放在客人的斜右侧，茶柄要朝向客人的右边，是为礼貌。 4．如上茶时，客人正在说话用手比划着，要先说声，对不起 !以提醒客人，不要碰洒了茶水，然后再上茶。 5．茶水不要倒得太满，以八分满为宜。 6．水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤了。 7．同时有两位以上的客人时，端出的茶色要均匀。 8．奉茶时应依职位高低顺序先端给不同的客人，再依职 位高低顺序端给自己公司的接待同仁。 9．以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客人的右边。 此外，要替每位客人准备一包砂糖或奶精，将其放在杯子旁 (碟子上 )，方便客人自行取用。 (六 )恭送来访礼仪： 1．客人离开接待室，要起身相送，面露微笑，对客人行鞠躬礼，并说，先生 (女士 )，您慢走 !您走好 !请慢走 !并目送客人离开自己的视线。 ． 2．客人离开，整理接待室的卫生，使之恢复原状。 3．如客人有遗留物品，应及时通知客人回来取走；如客人已走，应交由领导妥善保管，以备客 人回来索取。 第七节 相关工作记录 一、文件发放、回收控制记录 表格： 58 二、文件借阅、复制记录 表格： 59 三、文件资料打印、复印记录 表格： 60 四、受控文件记录 表格： 61 五、文件销毁记录表 表格： 62 六、档案使用记录 表格： 63 七、传阅件 表格 64 八、来文处理笺 表格： 65 九、工作日志 表格： 66 十、各班次工作日志 表格： 67 十一、会议签到表 表格： 68 十二、电话联络表 表格： 69 十三、公司印章使用登记表 表格： 70 第二章 公关策划部 公关策划部在总经理办公室的直接领导下，主要承担两部分工作：一是对内在总经理的领导下，实现内部的宣传、推销、促销、特色服务、形象改造等活动，提高服务质量，实现服务环境的推陈出新，稳定浴客，让浴客满意，努力实现企业经营目标；二是对外通过参与各项社会活动、联络新闻媒体、推出全新的广告形象、公众认可的公益形象等，创造深刻的公众印象，宣传企业文化，树立企业良好的社会形象，为企业发展创造好的外部条件。 为扩大客源、加强企业的特色性、改进服务质量和满足浴客的要求，增设各种特定的服务项目、开展各种宣传、广 告、公关活动，都要由公关策划部进行相应的策划。 第一节 职责范围及组织机构。