机电公司档案管理办法含常用表格流程(编辑修改稿)

机电公司档案管理办法含常用表格流程(编辑修改稿)内容摘要：

务师负责进口报关单、信用证单据、进口免税文件、国际货物运费支付文件、对外付款、承兑通知书等的收集、整理；由中心秘书归档。 采购中心监造工程师负责监造报告（现场见证表、文件见证表）、产品合格证、检测报告、材质证明书等监造文件的收集、整理；由中心秘书归档。 项目现场采购管理员负责对现场设备文件（包括设备商检记录、索赔文件、厂家现场服务记录、设备验收、设备出厂资料、设备消缺、修补或更换记录）、备品备件、专用工具交接清单等的收集、整理、归档。 工程中心 现场项目经理为项目现场文件的管理者，负责文件的形成、积累、完整、质量，对项目现场文件责任到人。 如项目部未设现场项目经理，此项工作由项目经理承担。 现场项目总工负责对项目现场文件进行原始性、准确性、完整性的鉴别；不定时的抽查，监督责任人做好文件管理工作；负责竣工之后向电厂及档案室完整的移交档案。 如项目部未设现场项目总工，此项工作由现场项目经理承担。 各专业专工是各自专业内施工文件的责任人，负责施工文件收集、整理工作，建立电子目录表格。 各专业工程资料收集范围及整理规范详见《现场文件控制管理规定》。 行政中心 负责行政管理中股权管理类、人事类、合同协议类、知识资源类、行政综合类等文件的收集、整理、归档。 （具体内容详见《档案分类及标准规定》附件 1） 财务中心 4 档案管理办法 负责账册、凭证、会计报表、税务申报资料、审计报告、资产评估报告、贷款合同、担保合同等会计档案的收集、归档、保存。 档案的管理可分为收集归档、利用、鉴定销毁、统计、保密、保管等工作。 公司档案工作流程详见流程 1。 收集归档 收集范围公司在各项目工程中形成的具有保存价值的，或者与公司关系很密切的文件材料都属收集归档范围（详见《档案分类及标准规定》中的附件 附件 附件 3）。 工程档案中未中标文件不作为公司归档文件，由文件形成部门自存。 各部门在移交档案时必须填写文件资料交接单（附件 1），并由档案室检查其内容是否齐全、完整，是否经有关部门审核是有效文件，是否符合档案要求，对不符合要求的档案有权拒收，要求其整改。 档案的利用 档案的利用分查阅、借阅二类。 查阅档案是指要在阅览室内进行，不得外借或复印档案。 借阅档案是指确因工作需要必须借出利用档案。 查阅档案须填写文件调卷申请单（附件 2），并由档案室确认文件密级后提交领导审批。 秘密级档案请本中心负责人审批后查阅；机密级档案常务副总裁审批后可查阅，绝密级档案公司总裁审批后方可查阅。 借阅档案须根据不同密级、在借阅期内是否进行复印利用来填写文件调卷申请单。 秘密级档案须本中心负责人批准后方能借阅或复印；机密级档案须公司常务副总裁批准后进行借阅或复印；绝密级档案原则上不准借出，只能在档案室内查阅，如有特殊需要，须经总裁领导批准，方可借阅或复印。 如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。 对于经常性借阅同一性质档案的岗位可以填写借（查）档案授权书（附件 3），直接获得最终借阅批准人的授权。 授权后的部门或岗位借阅该类型的档案只需本中心负责人批准。 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，档案产生部门中心负责人签署意见后，进行各级审批借阅。 借阅档案应严格履行登记手续，办理借阅登记，认真审查审批权限是否符合规 5 定的要求，并当面点交清楚。 档案管理办法 借出的档案材料务必定期归还。 借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。 归还时严格检查，并在借用登记予以注销。 档案鉴定、销毁 档案鉴定工作由所属档案的产生部门领导或中心负责人和档案管理员共同组成。 各中心每年应对本中心档案（非项目资料）进行一次汇总，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限后移交档案室。 各中心每年应对本中心自存文件进行一次检查，对超过保存期限、不具有保存价值的文件编制销毁清册（附件 4），提出销毁申请。 经中心负责人初审，档案管理员核对后，报行政中心负责人签字终审。 方可销毁。 档案室档案销毁的具体工作由行政中心档案室管理员承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册。 销毁清册送档案产生部门经理进行初审，本中心负责人签字。