项目管理see7设备采购管理(编辑修改稿)

项目管理see7设备采购管理(编辑修改稿)内容摘要：

项目管理操作手册 73 （ 2）综合管理组。 （ 3）设备组。 （ 4）电气、仪表组。 （ 5）材料组。 （ 6）运保组。 5 采购部各组的主要职责 综合组： （ 1） 在采购经理的领导下开展工作。 （ 2） 协助采购经理工作。 （ 3） 各类文件、资料的收、发、保管。 （ 4） 各种文书的编制和汇编。 （ 5） 各类款项办理的归口部门。 （ 6） 协调各组的采购工作关系。 （ 7） 牵头协调外部与采购管理接口关系。 （ 8） 内部日常事务的处理。 （ 9） 对外的接待管理。 (10) 负责通知参加采购部组织的会议等活动的人员。 各组的专业职能 (1) 设备组：负责业主采购的各类动转、静止、定型和非标等设备的采购管理。 (2)电气、仪表组： 负责业主采购的各类电气、仪表及配件的采购管理。 (3)材料组：负责业主采购的各类材料的采购管理。 (4)运保组： 负责业主采购的设备、材料的催提货以及保管和发放工作。 各组的一般职能 在采购经理的领导下开展工作。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 74 编制、调整、控制 执行采购进度计划并书面报告执行情况。 编制、调整、控制、执行采购资金计划并书面报告执行情况 负责对设备、材料请购单、技术标书的复核。 负责各类设备、材料的询价。 起草商务标书并负责报审。 汇编招标文件并负责报审。 参加招标、评标工作。 参加技术、商务洽谈、起草合同。 督促、跟踪合同的执行。 对供货商付款申请的审查。 组织业主采购的设备、材料的验收。 参加处理合同纠纷、办理索赔。 编写工作报告。 负责收尾服务。 工作规定 采购计划由综合组汇编、编号后分发各组，各组分发到业务员执行。 设备、材料须在项目经理部认可的合格供货商短名单范围内进行招标采购，特殊情况各专业组报采购方案，须通过采购经理或项目经理书面同意方可执行。 洽谈业务、签定合同需两人同时进行。 实行合同会签单制度，业务员须按要求填写。 各业务员按统一格式建立采购物资台帐。 根据各业务员安排，运保组负责及时将设备、材料催提回厂 并妥善保存。 物资进厂，须有随货清单、合格证、质保书及价格等各类物资应有的相关资料，否则保管员有权拒收。 所有资料统一交综合组。 需检测的物资，由业务员填写报检单，由综合组联系有关部门进行。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 75 设备、大型电器、仪表等重要物资进厂后开箱验收，由业务员、综合组及施工部、设计部、监理、供应商等相关人员共同进行。 资料由综合组统一收存，逐项登记在册，并由业务员签字认可，然后，由综合组将清单和资料交综合部统一办理归档手续。 领料需由施工部开出领料单，要详细填写物资名称、型号 规格、数量、使用工号或岗位。 保管员要严格按领料单发放物资。 及时做好各类物资发放的台帐。 每周末综合组将付款明细制出报表交经理，同时按项目分类进行统计。 各业务员根据合同或工程进度需要在每周末提出下周资金需求计划交综合组。 综合组汇总后打印成《 特种 有机硅工程项目周资金计划安排表》一式 三 份交经理，用于资金平衡会上提出。 每月底综合组将资金支付情况分项汇总后交经理备查。 各业务员应根据财务的要求及时向对方索取发票。 取得的发票须在 1 个月内报帐（按发票上开出的时间计算），超过有效期，税务不让抵扣税部分，由责任人承担损失。 报帐需由业务员、保管员、综合组、经理签字或盖章后方可到财务报帐（要 符合 管理流程）。 报帐的物资须与财务存档的合同、采购清单相符，才准予办理财务结帐手续。 各类文件、资料的收发，均由综合组负责，并进行登记，有关人员领取或借阅，要办理相关手续。 6 工作内容 项目行政文件 （ 1）综合组： 1）签收各部门的来文，按附件 71 [来文登记表 ] 进行登录。 2）按附件 72[来 文处理专用纸 ] 要求进行文件处理并负责传送。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 76 3）负责各种来文的执行情况的检查与文件的保管。 （ 2）其他专业组负责对文件的执行并签署办理意见。 项目总控计划编制 （ 1）综合组 1）根据计划部门的工程项目计划纲要，按照采购经理的要求，负责各组编制的采购计划（草案）的汇总，协调。 2）汇总计划（草案）报送采购经理审批，牵头会同其他部门协调、调整、编制（完成）项目总控计划（采购计划），经监理公司审查，项目经理认可后分发各组执行。 （ 2）其他专业组根据计划纲要，按照采购经理的要求，结合本专业的具体情况编制专 业采购计划（草案），负责送综合组汇总、配合综合组编制项目采购计划并执行。 合格供货厂商长名单 （ 1） 常规设备材料 1） 采用宏达新材总公司及长江分公司的合格供应商。 根据签收的设计部门提供的合格供货厂商的长名单、各专业组提供的合格供货厂商的长名单进行汇总，协调各专业组编制合格供货厂商的短名单，报请采购经理审批查后，送监理公司审查，经项目经理认可后分发各专业组执行。 （ 2） 特殊设备材料 ：根据本专业设备、材料的具体情况，结合所掌握的实际数据 ，协调各专业编制合格供货厂商的长名单 ， 报请采购经理审批查后，送监理公司审查，经项目经理认可后分发各专业组执行。 设备、材料请购单 （ 1）综合组：收到设计部门的设备、材料请购单按专业进行分类，报请采购经理批准，分发到各专业组并负责汇总，经采购经理批准后送监理审查，项目经理认可，再下达执行计划。 设备、材料请购单详见附件 74。 （ 2）各专业组：进行复核并熟悉技术条件，根据采购计划初步组包，报监理公司审查。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 77 招标（询价）文件技术部分 综合组：接收设计部门编制或审核的，经监理公司审查的，并经主管技术的项目经理审批的招标（询价）文件技术部 分，按采购经理的要求，分发到相关专业组并负责汇总各专业组。 招标（询价）文件商务部分 对于进口设备、材料 （ 1）各专业组：根据采购计划，结合招标（询价）文件技术部分内容，编写本专业的、适用招标设备、材料的招标（询价）商务文件和邀请投标函，交给综合组，由综合组报采购经理及监理工程师审核后报项目经理审批。 （ 2）各专业组根据审核和审批意见修改招标（询价）商务文件和邀请投标函。 对于国产设备材料 （ 1）各专业组负责 编制 招标（询价）商务文件。 （ 2）采购经理、监理工程师负责审核招标（询价 ）商务文件。 （ 3）项目经理负责审批招标（询价）商务文件。 设备、材料分类组包 （）各专业组：根据本专业设备、材料的属性、采购计划（进度、资金）编写组包方案，送综合组。 （ 2）综合组：汇总、催促各专业组的设备、材料分类组包方案，报采购经理、监理公司审核后，经项目经理审批，各专业组按审核、审批意见修改并执行。 招标范围确定 （ 1）各专业组：根据本专业设备、材料的属性、采购能力，编写本专业的甲供方案，报采购经理审核后，送监理公司、项目经理部各部门会审，经项目经理审批，各专业组按审核、会审和审批意 见修改并执行。 采购计划调整 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 78 （ 1）各专业组：根据合同执行情况、总控计划、资金计划、施工计划、采购计划、外部环境变化情况，提报本专业的调整计划并参与综合调整与执行。 （ 2）综合组：汇总、协调各专业组的调整计划，负责报送采购经理审核，送项目经理部有关部门会审，调整的方案经监理公司审查，项目经理审批后，分发各专业组执行。 设备监制 各专业组： 1）编制监制方案， 报采购经理批准，送监理公司审查后分发执行。 2）执行监制工作，作好监制记录，及时报告执行情况。 3）书面 向采购经理、监理公司 报告监 制的结果并对其负责。 催交 各专业组： 1）根据施工进度计划、合同，编制催交方案， 报采购经理批准，送监理公司审查后分发执行。 2）根据批准的方案，具体的执行催交。 3）对催交的执行情况用书面形式报送 采购经理。 包装运输（适用于特殊情况） 各专业组： 1）根据设备、材料的特性编制包装、运输方案， 报采购经理批准，送监理公司审查后分发执行。 2）运保组根据批准的方案组织执行。 3）运保组根据执行结果书面保管综合组。 仓库初验收（适用于不宜立即或来不及开箱） （ 1）采购经理组织，外协单 位人员、各组相关人员参加。 （ 2）仅对外观进行检查、件数清点。 （ 3）签证，记录在案。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 79 开箱验收与现场交接 （ 1）采购经理组织。 （ 2）外协单位人员、各组相关人员、设计部门、施工部门、监理工程师、供货商参加。 （ 3）开箱清点，（含技术文件）逐一登记（验收记录使用厂现行的表格），例出偏差。 （ 3）各方签证，记录（抄送有部门）记录在案。 （ 4）凭材料、设备入库（ 长江分公司 现行使用的 格式 凭单）单入库。 （ 5）凭材料、设备领用（ 长江分公司 现行使用的 格式 凭单）单出库（进入施工现场的设备材料由施工单位 按 监理审 批程序执行）。 收尾服务 （ 1）采购经理组织，各专业组具体执行。 1）根据综合组的具体安排，与供货商联系，在最短时间内解决应 急问题。 及时书面报告解决结果，送综合组、监理公司备案。 2）根据合同、验收记录、照、录相资料等，负责向供货商要求赔偿，直至负责办理索赔手续。 （ 2）服务期限自开箱验收至合同规定的保修期满止。 （ 3）问题范围 1）开箱验收发现的问题。 2）施工部门在施工中发现的问题。 3）试车中发现的问题。 4）保修期内运转发现的问题。 特种有机硅 工程 项目管理操作手册 710 附件 71 来文登记表 序号 日 期 来文单位 标 题 归档编号 份 数 签收人 年 月 日。