学术科技部工作手册(编辑修改稿)

学术科技部工作手册(编辑修改稿)内容摘要：

（ 2）只有规定类型的票据方可报销 ； （ 3）各院请注意票据的种类、填写内容与所报项目是否吻合 ； （ 4） 每一张票据背面 都必须写明：简要用途、经手 人（各院学术部长签字）、证明人（各院学生会主席签字） ； （ 5）请注意有些项目团委规定不能报销 ； （ 6）由于采取若干场一起上报的方式，现金下发会较慢，请耐心等候专人通知。 4. 文字记录：根据录像整理文字记录，同活动总结一并交与负责人 （三） 智能控制设计大赛 （ 1） 活动简介 “智能控制”电子设计竞赛是华南理工大学自动化科学与工程学院举办的一类科技竞赛活动，意图将之从高水准的课外科技活动提升为广州高校本科自动化领域，电子设计领域的一个具备代表性的学生专业知识展示平台。 作为华南地区自动化领域的重要技术中心，自动化科学与工程学院通 过此次活动旨在培养电类本科学生的实践与创新能力，并以此发掘自动化领域的优秀人才，催生优秀的自动控制设计作品加以应用。 因而，“智能控制”竞赛将作为自动化科学与工程学院学生工作，乃至华南理工大学学生素质拓展计划的重要组成，具备高水准，参与人数广泛，关注度高等特点，并承担着相应的技术创新任务。 （ 2） 活动流程  策划提交 智控的举办一般在 5 月份，故最好能在一开学就着手活动策划，参考往届资料，把握活动要点。 这个时候学生会刚完成换届，在北校区的学生会成员不多， 因此最好可以邀请 1—— 2 个兄弟部门合作共同举办，策划完成并完 善后做好工作组分工，一般为统筹、物资与现场、联系这三个组别。 分组完成后 各 小组熟悉各自工作，进一步完善策划细节。 策划的经费预算一块比较重要，主要支出为前期宣传物资、奖金和奖状打印三大块，具体的经费可参照往年经费实际使用记录作预算。  场地申请 场地的申请包括 开幕式场地和评审场地（颁奖如果不和自动化活动月闭幕式一起的话也要提前申请好）  前期宣传  前期宣传需准备的物资包括：海报、横幅、宣传单、报名表、大赛网站建设、 宣传短片制作、 Q 群（队伍交流群、工作群）创建、报名邮箱申请。  大赛网站提供报名表外，另开通一邮箱提供 报名表下载，防止网站故障不能打开。 另外接受报名的邮箱一定要设置 自动回复 ，以便报名的参赛队伍确认报名成功。  前期宣传的安排需注意和 报名表的发放回收相结合 ，北校区建议采用只接受网上报名的方式，这样摆摊宣传就可以只安排在开幕式前，南校区可以在开幕式前发放报名表，开幕式后摆摊回收。 南北校区宣传和报名总体要专人负责 ， 宣传 物资管理要 专人负责 ，每次做完宣传要做好下一次宣传的物资的交接。 此外报名表和网上报名情况的统计也要安排好相关人员负责。  张贴宣传海报前统计好各相关专业（自动化、电信、电力、机械、微电子等）大一至大四学生 的宿舍分布，有针对性地宣传，必要时可考虑采取扫楼行动。 横幅要在活动申请时一同申请，必须在横幅上面注明活动序号，否则保安会把横幅收下。  大赛网站要尽早联系好相关人员完成制作 （一般是联系信息部 ，如果本部门能有熟悉相关技术的人员亲力亲为更好 ），并与网站制作者保持直接联系，以保证大赛过程网上信息发布和更新的及时性和准确性。  另外还要制作大赛 宣传短片 ，可以通过校内网分享等方式扩大大赛宣传，同时开幕式上也需要播放。  Q 群宣传很重要，要尽早拟好 Q 群宣传语或 flash 等 Q 群宣传工具，注意信息要点不能错漏。 可参考第四届 Q 群宣 传语： （ 关键信息 ：报名方式、大赛网址、大赛 Q 群、联系方式、开幕式时间地点、主办单位、承办单位、致谢）  注意点： 1. 横幅海报传单内容一定要严格审，不能出现丝毫信息错漏； 2. 提前申请好网上报名邮箱（可设为自动回复），邮箱名字与活动相关便于记忆 3. 在 Q 群上宣传时注意信息不能有缺漏错误，因为网上转发速度很快，有错误影响很大。 4. 事先列好每个部门负责哪个宣传时段和注意哪些宣传问题，同时提前一天晚上提醒一次。 5. 提前到校团委进行海报粘贴地点、横幅悬挂地点、现场派发申请表地点的申请，不熟悉的话要问一下 师兄师姐。 尤其是南校区那 边，对申请物资和申请场地一定要专人负责，并且要提前申请，不然 可能 申请不到。  小技巧： 宣传材料的打印 ： 园园图文快印，五山街茶山商铺 10 号，联系方式02085283947， 13710819317 陈萍。 qq： 313514231 OR455967659，可以先将电子版发过去，隔天拿成品。  物资准备 活动 过程持续时间较长，阶段性比较明显，故而物资准备也根据大赛的阶段划分为几大块，在此不赘述，详见各相关阶段物资要求 ，参考各届策划表单。  开幕式 暨赛题发布会  智控大赛的开幕式可以说是学术部仅有的一个仪式性质的活动，每一 届的部门成员实际参与组织这类活动的机会都很少，对这类活动的熟悉程度不够，故建议找比较熟悉仪式类现场工作的文艺部多取下经或请他们协助，特别是关于现场礼仪和主持人的跟进和指导工作。 礼仪不妨找一位文艺部的相关人员（正副部长，女生最好）协助带领。  开幕式看似简单，但要准备的 物资 也不少，而且比较零碎 （如装赛题的文件袋、麦克风、宣传短片、台签、海报横幅 、揭幕牌 、加分票 等） ，所以事先一定要整理归纳好，现场按单清点。 另外一个关键是开幕式嘉宾名单的确定 ，包括校领导、学院领导、评委代表和基地相关负责人等 ，并确认现场发言的领导有哪些，是否需要我们准备相关发言稿。 开幕式前嘉宾邀请函的制作、揭幕牌的制作、揭幕牌架的借用、礼仪和主持人的确定、鞋子及服装的借用、麦克风和台签借用、赛题的打印工作 、笔记本电脑的准备等都要尽量提前做好。 附： 一般邀请老师名单 有 黄道平、陈立定、方昌始、梁佑彬、史步海、王孝洪、陈安（让学院老师选哪些人合适，或者再让老师推荐一些评审老师）  提前联系好信息部成员到现场 拍照 （特别要拍揭幕瞬间），另外我们自己也要准备好相机和拍照人员，以防信息部那边有突发状况人员未能到场。 工作人员尽量提早到现场，进行 场地布置和多媒体设备的调试。  开幕式内容并不多，领导发言的长短随机性也很大（一般来说都很短），所以整一个开幕式的 时间安排 和控制是关键 （策划是死的，人是活的，往届策划的时间分配不一定是合理的，要学会自我分辨，制定真正合适的流程时间安排）。 其中赛题讲解和答疑环节要进行的话，建议现场发放相当部分打印版赛题（初、高级组和智能车组同装订为一份），可以预留一定时间给大家熟悉一下赛题，再由基地相关人员 对赛题 进行一些 说明。  此前和 基地 负责人要保持良好沟通，包括赛题的定制和开幕式现场答疑人员的安排。 此外还要协商好是否提供部分 元器件、大赛期间是否对外开放实验室等相关问题。  加分票 （ 个创新学分）按照往年模板做好，到学院盖章。 （之前要跟老师沟通好，确认加分） PS： 加分票可以预留多一些，宁多不可缺，否则不够再打印并跑去办公室盖章是比较麻烦的事。  开幕式结束当天要尽快把 电子版赛题 发布到大赛网站供下载。  中期统计和答疑 包括报名队伍信息统计和公布、 Q 群答疑 报名结束后整理出的报名表要发到大赛网站公示。 报名和队伍信息统计的时候一定注意信息不能出错，电子版报名表的信息最好用“复制 +黏贴”的方法统计，这样可以避免出错，纸质版信息统计的时候 一定要注意要检查信息是否有误，特别是参赛者姓名和学院信息。 报名结束后开通 Q 群答疑邮件 ,方便队伍提问并尽快提供解答 ,同时关注群里的交流信息 ,统一收集发到开通的群答疑邮件中。  评审准备  文档资料 包括邀请函、评分细则、评分表格、工作人员须知、参赛队伍须知、队伍签到表等，具体可参考往届资料。 评分细则由基地出，评分表格学生会这边拟定，由基地审核，双方协商修改确定。  邀请评委： 根据往年经验并和部门或基地师兄师姐了解情况，初步拟好评委名单后，到学院办公室交给团委老师请求确定最终名单。 邀请函要用粉红 色纸打印，参考往年模板（使用 CI），注意评委名字和称谓一定不能错，可以到学校或学院网站查证。 学院老师的办公室、联系。