xx信息化咨询系列报告——采购系统目标流程报告(编辑修改稿)

xx信息化咨询系列报告——采购系统目标流程报告(编辑修改稿)内容摘要：

主要负责： （采购仓储业务相关部分） 负责采购、仓储一体化中需财务部审批的项目。 主要审批项目：采购资金支付、结算审批、退货审批、盘点报告审批等。 审批组构成：财务部会计、主管、部长、总会 /监等。 1 资金计划员 主要负责： （采购仓储业务相关部分） 负责编制资金平衡表，报公司审批。 负责将公司资金平衡会确定的资金计划下达各单位。 负责资金计划执行情况统计、分析； 1 采购结算会计 主要负责： 对采购发票进 行审核。 应付账款的管理。 进行付款确认和核销。 材料核算会计 主要负责： 收集材料核算需要的各种原始单据。 采购发票的录入。 对外购物资进行入、出库成本核算。 2 成本会计 主要负责： 各种原材料消耗的成本汇集、归类和成本计算。 2 现金出纳 主要负责： （采购仓储业务相关部分） 采购资金的现金支出。 2 银行出纳 主要负责： （采购仓储业务相关部分） 采购资金的银行存款支出。 2 总账会计 主要负责： （采购仓储业务相关部分） 对采购仓储业务中财务核算部分进行审核。 安全保卫 2 保卫 主要负责： （采购仓储业务相关部分） 对外购物资或维修物资到厂进门时进行检查，确保安全； 顺序 业务序列 角色 角色职责 备注 用料审批组 对物资维修等出厂时进行出门检查，确保安全； 本章节描述的是支持业务目标流程能够正常进行的内容，如果没有这些基础管理内容，目标流程是无法运行的。 基础管理内容：采购基础管理、库存基础管理、计质量基础管理、财务基础管理。 供应商是企业供应物流关键的外部合作伙伴，供应商管理的好坏直接影响着企业生产过程、生产产品的质量与成本。 根 据沈阳 XX 现行采购业务流程与关键需求分析，考虑 ERP 信息化系统应用，规划供应商管理的主要内容包括：供应商基础信息动态管理、采购业务执行监控 供应商选择、供应商历史交易信息查询与统计分析、供应商评估，如图示： 集 团 级 供 应 商 基 础 信 息 动 态 管 理集 团 级 供 应 商 分 类集 团 级 供 应 商 基 本 信 息 管 理集 团 级 采 购 业 务 执 行 监 控 供 应 商 选 择集 团 级 采 购 合 同 审 批 供 应 商集 团 级 采 购 业 务 审 计 供 应 商集 团 级 供 应 商 历 史 交 易 信 息 查 询集 团 级 供 应 商 供 应 物 资 价 格 查 询集 团 级 供 应 商 质 量 信 息集 团 级 供 应 商 交 期 履 约 情 况 查 询集 团 级 供 应 商 综 合 信 息 查 询集 团 级 供 应 商 档 案 分 配公 司 级 供 应 商 基 础 信 息 动 态 管 理公 司 级 采 购 业 务 执 行 监 控 供 应 商 选 择公 司 级 采 购 合 同 审 批 供 应 商公 司 级 采 购 业 务 审 计 供 应 商公 司 级 供 应 商 历 史 交 易 信 息 查 询公 司 级 供 应 商 供 应 物 资 价 格 查 询公 司 级 供 应 商 质 量 信 息公 司 级 供 应 商 交 期 履 约 情 况 查 询公 司 级 供 应 商 综 合 信 息 查 询公 司 级 供 应 商 评 估公 司 级 供 应 商 评 估 标 准 制 定公 司 级 供 应 商 评 估 数 据 收 集公 司 级 供 应 商 评 估 计 算公 司 级 供 应 商 评 估 报 告公 司 级 供 应 商 供 应 存 货 关 系 维 护公 司 级 供 应 商 业 务 冻 结 与 解 冻公 司 级 供 应 商 详 细 信 息 管 理集 团 级公 司 级集 团 级 采 购 询 报 价 审 批 供 应 商公 司 级 采 购 询 报 价 审 批 供 应 商 一、 集团级 供应商管理： 集团级 供应商管理主要角色： 集团级 供应商 /价格 /合同管理员； 集团级 基础信息动态管理 （ 1） 集团级 供应商基础信息动态管理主要内容包括： 集团级 供应商分类、集团级 供应商基本信息管理、集团级 供应商分配； （ 2） 集团级 供应商分类  统一供应商分类：从集团供应商管理角度，考虑各公司供应商管理需求，考虑采购、仓储、质检、计量、财务业务需求，统一规划进行供应商分类；  供应商分类信息共享； （ 3） 集团级 供应商基本信息管理  统一供应商基本档案管理；  统一供应商编码规则；  供应商基本信息主要内容包括： 供应商档案内容 供应商档案内容说明 备注 基本信息 供应商编号、供应商名称、供应商简称、外文名称、所属行业、所属地区、纳税人登记号、法人代表、经济类型、注册资金、企业代码证以及质量认证情况等。 联系信息 营业地址、通信地址、邮政编码、联系电话、电真、邮箱地址和网址等。 收发地址 发货地址名称、联系人、电话、所属地区、是否默认地址等。 开户银行 银行名称、银行账号、银行地址、是否默认开户银行等。 （ 4） 集团级 供应商档案分配  供应商档案分配（到各公司）； 集团级 采购业务执行监控 供应商选择 集 团 采 购 合 同 / 供 应 商 / 价 格 审 批 流 程物 料 使 用 者公 司 审 核 组 集 团 审 核 组 集 团 合 同 跟 踪 采 购 员提 供 供 应 商三 家 以 上上 报 价 格商 务 谈 判草 拟 合 同执 行 采 购 、 反馈 采 购 信 息走 访 、 提 出意 见确 认 供 应 商 及价 格走 访 、 审 核 、确 认 供 应 商 标提 出 建 议合 同 条 款 审 核盖 章 合 同 执 行 跟 踪使 用 记录 集团级 供应商 /采购价格 /采购合同审批流程说明： （ 1） 对采购员报审供应商进行审核，通过走访、上网、电话等形式；启用集团供应商管理机制，并 参考公司审核意见作出决定。 （ 2） 对采购员所报价格进行审核，首先确认以什么样的方式确认合作供应商； （ 3） 两种形式：比价和招标 （ 4） 按招标流程进行 （ 5） 比价，参照历史价格、现有市场价格及公司级审核意见，作出决定。 （ 6） 对规定范围内的合同进行审核 （ 7） 对执行合同进行跟踪。 集团级 采购业务审计  集团级 供应商 /采购价格管理员，实时查询采购业务执行数据，对采购业务执行过程中供应商选择进行监控；  定期 /不定期对各公司、各采购部门进行现场供应商审计与检查； 集团级 供应商历史交易信息查询 通过沈阳 XX 整个集团公司采购与仓储一体化系统的应 用，可以实时查询、统计、分析供应商历史交易信息，主要包括： （ 1） 存货供应商价格查询： 对各公司、各种存货的供应商供货的价格情况进行统计，查询一定时间范围内每一存货由哪些供应商提供以及各供应商供货的最低价、最高价、平均价、最新价等，并可以图形方式对各供应商的购进价格进行对比分析； （ 2） 供应商供应存货价格查询： 对各公司、各供应商供应存货的价格情况进行统计，可查询一定时间范围内每一供应商提供了哪些存货以及各供应商供应存货的最低价、最高价、平均价、最新价等，并可以图形方式对各供应商的购进价格进行对比分析； （ 3） 供应商质量信息： 根 据各公司、各种存货采购到货的检验记录查询供应商供货的质量情况，包括合格品数、不合格品数、合格品率、交易次数、不合格次数等信息； （ 4） 供应商交期履约情况查询： 根据各公司、各种存货采购计划的实际执行情况查询供应商供货的交期履约情况，包括未按计划到货的次数、数量、金额等信息； （ 5） 供应商综合信息查询： 按各公司、各种存货、各供应商查询存货的询价、订货、到货、质检、退货、索赔、入库、开票、付款等信息。 （ 6） 供应商评估结果查询： 查询各公司、各供应商评估结果。 二、 公司级 供应商管理： 供应商管理主要角色： 供应商 /采购价格 /采 购合同管理员； 供应商基础信息动态管理 （ 1） 供应商基础信息管理主要内容包括： 供应商详细档案管理、供应商供应存货关系维护、新引进供应商管理、供应商业务冻结 /解冻； （ 2） 供应商详细档案管理 根据集团下发的供应商基础档案，输入供应商详细信息； （ 3） 供应商供应存货关系维护  可以按存货维护供应商，或按供应商维护存货；  供应商供应存货关系维护主要内容包括：存货与供应商的对应关系、供应商供应存货的质量等级、供货配额、发货提前期、装运提前期、最小订货量等； （ 4） 新引进供应商管理  遵守质量管理体系要求，进行新引进供应商业务 ；  新引进的供应商，评审通过的，向集团申请，由集团加入供应商档案中进行统一管理、信息共享； （ 5） 供应商业务冻结 /解冻  供应商业务冻结：主要完成对供应商冻结处理，供应商冻结后不能进行业务处理；  供应商业务解冻：主要完成对供应商解冻处理，供应商解冻后可以继续进行相关的业务处理；  供应商冻结业务查询：主要完成对供应商的历史冻结纪录的查询。 采购业务执行监控 供应商选择 （ 1） 采购业务执行过程中供应商选择的控制： 根据各类物资采购业务流程，由采购审批组对采购询报价过程、采购合同签定中供应商选择进行审核； （ 2） 采购业务执 行过程中供应商选择的监控：  供应商 /采购价格管理员，实时查询采购业务执行数据，对采购业务执行过程中供应商选择进行监控；  定期 /不定期对采购部门进行现场供应商审计与检查； 供应商历史交易信息查询与统计分析 通过沈阳 XX 采购与仓储一体化系统的应用，可以实时查询、统计、分析供应商历史交易信息，主要包括： （ 1） 存货供应商价格查询： 对各存货的供应商供货的价格情况进行统计，查询一定时间范围内每一存货由哪些供应商提供以及各供应商供货的最低价、最高价、平均价、最新价等，并可以图形方式对各供应商的购进价格进行对比分析； （ 2） 供应商 供应存货价格查询： 对各供应商供应存货的价格情况进行统计，可查询一定时间范围内每一供应商提供了哪些存货以及各供应商供应存货的最低价、最高价、平均价、最新价等，并可以图形方式对各供应商的购进价格进行对比分析； （ 3） 供应商质量信息： 根据采购到货的检验纪录查询供应商供货的质量情况，包括合格品数、不合格品数、合格品率、交易次数、不合格次数等信息； （ 4） 供应商交期履约情况查询： 根据采购计划的实际执行情况查询供应商供货的交期履约情况，包括未按计划到货的次数、数量、金额等信息； （ 5） 供应商综合信息查询： 按供应商查询存货的询价、订货、到 货、质检、退货、索赔、入库、开票、付款等信息。 供应商评估 （ 1） 供应商评估标准制定：  供应商评估标准可以考虑包括定量标准、定性标准；  定量标准：包括价格、质量、供货及时性、付款条件等；  定性标准：包括服务水平、可持续发展能力等； （ 2） 供应商评估数据收集 供应商评估数据主要来源包括两种方式：  系统自动采集：通过沈阳 XX 采购与仓储一体化系统的应用，可以实时根据供应商评估制定的标准，自动采集供应商历史交易数据；  手工输入系统：如针对定性标准，主要由不同角色人员进行人为打分； （ 3） 供应商评估计算 根据已设置的供应商评估标 准，并根据采购历史交易信息对供应商进行评估并得出评估分数的过程。 （ 4） 供应商评估报告  供应商排名表：按照供应商评估分数对供应商进行排名；  按存货 /存货分类的供应商排名表：按照供应商在某种存货或存货分类上的评估分数对供应商进行排名。 （ 5） 供应商基础信息调整 根据供应商评估报告，完成对供应商的最终评定，如合格供应商、不合格供应商； A 类、 B 类、C 类供应商等，根据评定结果，修改供应商基础信息。 采购合同管理主要包括：采购合同类型设置、采购合同版本规范、采购合同审批管理、采购合同执行与执行情况统 计分析，如图示： 集 团 级 采 购 合 同 类 型 设 置 大 宗 原 燃 料 国 内 采 购 大 宗 原 燃 料 进 口 采 购 辅 料 类 物 资。