xx公司业务流程重组报告(编辑修改稿)

xx公司业务流程重组报告(编辑修改稿)内容摘要：

图 3 配套件的采购流程图 （二）配套件的采购流程说明 配套件是指客户订购的、为助力转向泵配套的产品。 ZF 公司在销售助力转向泵的时候，为了满足客户的需求，往往销售为助力转向泵配套的产品。 有时部分客户为了省事以及怕引起质量上的扯皮，往往同时采购一些安装助力转向泵用的配件和助力转向泵传输的一些配件。 包括一些冲压和焊接件、传动件、标准件等。 小批试制 PM与供应商 柜架合同 PM 采购订单 供货商 送货 PM检查、汇总 单据办理入库手续 PM QA 检验 PM通知供货商 整改，索赔 供货商整改结 果反馈至 QA FA 付款 PM、 RD、 QA 选定供应商 定 点 试制协议 OTS 认可 这些配套的产品是根 据客户的需求而采购的。 目前， ZF 公司配套件的采购流程如下： （ 1）选定合格的供应商（供应商的选定将在后面介绍）。 （ 2）采购和物流控制部向研究和开发部申请产品图纸并交给供应商。 供应商据此提出报价。 采购和物流控制部与研究和开发部负责价格审核以及与供货商的谈判。 总经理进行审批并最终定点。 （ 3）研究和开发部与供货应签订试制协议。 供应商进行试制。 由研究和开发部、质量保证部负责 OTS（ Original Tools Sample 工装样品）认可。 OTS 通过后，采购物流控制部发认可通知。 （ 4）采购订单，供货商进行小批 生产，并须通过研究和开发部、质量保证部以及采购和物流控制部共同负责进行的 PPAP（生产件批准程序）认可。 （ 5）采购和物流控制部根据销售计划和生产计划，与供应商签订框架合同；研究和开发部与其签订技术协议。 （ 6）采购员每月提前发出下月的采购订单，进行交货监控。 质量保证部作入厂验收，合格后在送货单上签字。 采购和物流控制部凭此回单做入库单。 在所有要求都符合后，采购和物流控制部通知财务部，关于接收的货物，财务部在确定后付款。 （ 7）对于供应商不能及时交货或发生质量不合格情况，则采取必要措施。 （三）配套件的采购流 程的不合理之处 在初步选点之前， PM没有针对需求制定详细的采购信息，也没有批准程序；这样对所采购的物品的质量要求、价格目标和供应商要求都没有明确的目标，选择潜在供应商就有很大的盲目性，造成效率很低。 定点之后，没有把供应商加入到合格供方名单中；而且既然定点开始试制零件，就应签订采购合同，否则试制成功后再签合同，价格又如何确定。 关于价格的审核，不应由 RD 和 PM， RD 注重的是技术开发，对价格的构成不一定很清楚，而应由 FA 和 PM来共同审核。 三、国产化件（新产品）采购流程分析 （一）国产化件（新产 品）的采购流程图（见下图） （二）国产化件（新产品）的采购流程说明 （ 1）选定合格的供应商。 （ 2）采购和物流控制部向研究和开发部申请产品图纸并交给供应商。 供应商据此提出报价。 采购和物流控制部与研究和开发部负责价格审核以及与供货商的 谈判。 总经理进行审批并最终定点。 （ 3）研究和开发部与供货应签订试制协议。 供应商进行试制。 由研究和开发部、质量保证部和制造工程部负责 OTS（ Original Test Sample 首件样品认可）认可。 OTS 通过后，采购物流控制部发认可通知。 （ 4）根据采购订单，供货商进行小批生 产，并须通过研究和开发部、质量保证部以及采购和物流控制部共同负责进行的 PPAP（生产件批准程序）认可。 （ 5）根据采购和物流控制部生产计划，采购和物流控制部与供应商签订框架合同；研究和开发部与其签订技术协议。 图 4 国产化件（新产品）的采购流程图 （三）国产化件（新产品）的采购流程不合处 现有的流程中没有指出应送德国检验的程序；选点之前也没有制定详细的采购信息；定点的供应商没有加入到合 格供方名单中；没有供应商正常供货后的业绩考评。 RD 国产化计划 PM 推荐供货商家 (多家 ) PM RD QA 初步选点 GM 审批 PM向 RD申请图纸给供货商 供货商报价 PM FA 核价、谈判 GM 审批、 最终定点 RD 发 试制协议 供货商试制 RD、 QA、 MM OTS 认可 PM发认可 通知 PM发要货 通知 PM发生产 计划 PM 签框架合同 供货商小批生产 RD QA PM PPAP 认可 RD 签技术 协议 供货商 四、设备的采购流程 （一）设备的采购流程图 图 5 设备的采购流程图 （二）设备的采购流程说明 由于 ZF 公司在成立的时候，需要购买大量的设备，因此对设备的采购流程有详细的规定： （ 1）制造工程部提出设备投资规划，该规划须经董事会的审批并交由总经理审阅。 （ 2）制造工程部请购，由财务部负责项目控制，并交由总 经理审批。 （ 3）采购和物流控制部会同制造工程部选择二个以上的供货商。 （ 4）采购和物流控制部会同制造工程部与各供应商进行技术洽谈。 （ 5）采购和物流控制部和制造工程部在收到各供应商的初步报价后，做出各ME 设备 投资规划 BOD 审批 GM 审阅 ME 请购 GM 审批 PM ME 选点 ME 技术 FA 项 目控制 BOD 审批 PM 询价 ME 进行 价格对比 GM 决策 PM ME 谈判 GM 价格技 术方案认可 ME 技术协议 PM合同 MM 备件 GM 会签 PM跟踪办 理相关手续 PM进 厂通知 PM索赔 ME 资料归档 QA ME MM 验收 FA 付尾款 ME 开箱安装调试 供应商的技术对比表和价格对比表，并审批。 （ 6）对比文件提交给总经理后与供应商再进行深入谈判，并进行第二轮的技术、价格谈判（通常是选出二个供应商）。 （ 7）最终的价格、技术方案交由总经理审批。 （ 8）批准后，制造工程部签订技术协议，采购和物流控制部签订商务合同，质量保证部签订质量协议。 设备备件方面由制造和维修 部负责。 总经理会签上述协议与合同。 （ 9）采购和物流控制部按合同办理必要的运输、保险、报关、商检、预付款及开立信用证等手续，并跟踪交货期和到货期。 （ 10）安排装运公司将货物运至公司，采购和物流控制部会同制造工程部、质量保证部作设备开箱检验，并对设备质量进行跟踪，及时通知供货商进行索赔。 （ 11）设备最终验收后，采购和物流控制部根据双方签署的终验收报告认可作最后付款。 五、原材料采购 ZF 公司生产所用的零件大多为现成的产品，因此对原材料的需求很少。 故对原材料的采购流程未作详细的规定，仅给出如下的原则： 根 据年度、季度计划，研究和开发部与供应商签订技术协议，采购和物流控制部签订商务合同。 并由总经理审批。 采购和物流控制部负责安排每月进厂，并负责清点，质量保证部负责质量检验合格，采购和物流控制部负责安排付款，否则通知供货商整改并进行索赔。 六、一般采购件的采购 （一）一般采购件的采购流程图 图 6 一般采购件的采购流程图 申请部门 “申请单” PM询价能力 评估资质评定 FA 预 算控制 相关部门备案 FA 电脑类 AD 家具类 QA 量具类 GM 审批 PM签订 合同 /订单 PM安排办理 （进口）手续 PM安排 进厂入库 申 请 部 门QA 检验 PM安排付款 PM索赔 （二）一般采购件的采购流程说明 （ 1）一般采购件系指不直接用于生产的物品，包括电脑及配件、办 公家具、量具等。 （ 2）申请人提出采购申请单。 （ 3）采购和物流控制部负责 询价以及能力、资质评定。 财务部负责预算控制。 （ 4）申请物件需到相关部门备案，电脑类由财务部负责，家具类由行政部负责，量具类由质量保证部负责。 （ 5）部门经理批准，总金额大于 5000 元需总经理审批。 （ 6）采购和物流控制部负责签订合同或订单 (附录 D)，办理相应手续并安排进厂入库。 （ 7）申请部门或 QA负责质量检验，合格后采购和物流控制部认可付款，否则采购和物流控制部进行索赔。 七、化学品的采购 化学品指的是生产所需要的、含有特殊化学成份的产品。 包括油品、清洗剂、切削液等。 由于目前 ZF 公司所用的化学品对人体 没有太大的危害性，因此并未对化学品的使用提出过高的要求。 具体规定如下： （ 1）申请部门提出申请。 若是首次购买，采购和物流控制部要求供货商提供安全数据表，制造和维修部进行环保审核，进行安全性审核。 金额大于 5000 元的，还需总经理批准。 （ 2）若该化学品用于生产，由采购和物流控制部制定计划并按计划进行采购；否则由申请部门直接交由采购和物流控制部进行采购。 （ 3）采购和物流控制部负责安排入化学品库。 八、关于合格供应商的评定程序 （一）由采购和物流控制部选择供货商并填写“选定供货商申报表”（附录 A），并向供货商 发出“质量保证能力调查表”（附录 B），由供应商按要求内容填写，质量保证部、研究和开发部、制造工程部和采购和物流控制部派人调查、核实，并将此表附在选定供应商申报表后面，由采购和物流控制部按申报表规定的程序进行审批，获批准后，将申报表分发至质量保证部，研究和开发部和制造工程部。 （二）若原合格供货商处新增加同类型产品，可免提供“质量保证能力调查表”，若顾客提供经批准的供货商或 CKD 零件，可免除本程序上述（ 1）过程。 第二节 物流控制流程分析 一、 国内材料入库操作流程 （一）国内材料入库操作流程图 图 7 国内材料入库操作流程图 （二）国内材料入库操作流程说明 供应商在送货时，出示 ZF 公司提供的送货单三份，在 ZF 公司指定的场所供货。 仓库管理人员检收供应商供货的内容需确认： （ 1）记载在送货单上的物品与实际物品名称、规格和数量是否与采购订单一致； （ 2）供货的物品包括状态及零部件的损伤或遗漏状态； （ 3）供货没有异常时，送货单 2 份由 ZFSJ 保管， 1 份由供应商保管，此时仓库保管员需对其进行批号控制管理（进口物品入库以同样的方法进行），方法如下： X X X X X X X X X X （如 0401112005） 仓库号后两位数 年 月 日 当日进货次数 1000 五金和工具仓库 1001 原材料仓库 1002 半成品仓库 1003 成品仓库 1004附件仓库 1005包装仓库 1006电器仓库 1007化学品仓库 1008 设备仓库 1009 杂件仓库 （ 4）如上内容中，因供应商的错误而发生退货理由时，向供应商退货，并采取措施； （ 5） 检收时没有问题的话，进行到货处理并对供应商的交货情况进行记录。 对照订货而无异常时，发行检查委托书（ 2 份） 退货场所等待 厂家退货 送货单（三份） 检收 订货对照 发行委托检查书（三份） 检 查 检查不合格 检查合格 入 库 通知采购员 检查委托书样式说明及用途 1P：检查（等待）委托书 —— 白色 (供 QA检查履历用保管 ) 2P：物品收领（保管）证 —— 黄色（入库及 ZFSJ 保管用） 物品的检查 （ 1）供货商把货物和检查委托书放在待检区，而委托检查； （ 2）检查标记种类：使用于掌握检查有无的情况。 （ 3）检查者从接受到委托检查书 1 天内要检查完。 （ 4）是加急品，仓管员依采购员的要求实施加急检查。 （ 5）检查合格 （ 6）检查不合格 a 依检查基准认定为不合格时，在样式的确认栏上标为不合格； b 把不合格的检查内容记录起来，作为质量管理的指标； c 对不合格的物品，仓管员从 QA接受货物和样式； d 不合格情况记录在供应商交货情况记录上后，确认的确是不良品，立即将其中一份送货单盖上退货章印交于采购人员后， 2 天之内向供应商退货。 e 退货之前，相关放在退货等待场所； f 退货处理时，出示出门证以正门出入使用。 入库处理 （ 1）检收、检查合格后，仓库管理员作入库处理； （ 2）仓管员将确认后的送货单 1 份交于 采购员，以便于安排付款。