erp项目实施建议书(编辑修改稿)

erp项目实施建议书(编辑修改稿)内容摘要：

的整体情况 有一个初步的理解 与把握。 IGMT 模块 选择 以及用户 许可证 可能与销售合同中的内容不一致 ，那么尽早提出使客户了解，再做出决定 XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 14页 共 32页 1. 根据用户的实际情况，我们建议使用 IGMT 成本与报价、样板 单管理、销售单管理、物料需求管理、采购管理、仓库管理、订单进度监察 7 个模块。 2. 共有 4 个业务员、 2 个采购、 2 个仓库人员、 1 个系统管理员和总经理使用系统。 建议用户购买 10 个用户许可证。 可以 满足 目前 的使用需求。 结合 IGMT 之后的 业务流程 主要就客户需要解决的问题或达到的目标 做相关流程的 简明说明，不需要对整个流程解释，整个流程的解释工作 将会在 实施中逐步完成。 可能与客户方目前的流程不一致， 要与客户达成一致， 明确哪些过程是通过系统 处理 ，哪些是不通过系统处理的。 应该 有一个简明的业务流程操作说明 ，即只针对数据的流 程进行说明，而不详细描述具体的操作细节或规则。 1. 报价管理 a) 当客户给出一个款式的纸样时，业务人员根据客户的要求进行物料询价 ，以及人工费等其它各项相关费用的估价。 并将收集到的信息陆续录入 IGMT 系统中。 其中，在进行物料询价时可以利用系统提供的价格查询功能查询同种物料不供应商的最低价格，这些价格信息 既 可以由用户在使用系统时先期录入，也可以由系统根据采购信息自动生成。 b) 当以上信息基本确认后，业务员可以利用系统提供的利润率计算器得出相应报价，打印出报价单，交由客户确认。 c) 当客户需要对报价进行修改时，业务员应利 用系统提供的版本管理功能创建一个新版本的报价单，交由客户确认。 （创建多版本的报价单是为了便于在不同的版本之间进行比较 分析 ） d) 当客户确认 报价后，将相应版本的报价单确认。 转入样板的制作流程。 2. 样板管理 a) 根据报价制作样板时，可通过复制功能将所有在报价中输入的数据（主要包括客户、款式、和物料信息）复制过来，提高工作效率并减少 人为 输入导致的出错，真正做到信息的一次输入，多次利用。 XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 15页 共 32页 b) 在样板制作过程中，业务员应根据实际情况及时更新其中的物料信息（包括用量以及损耗等），尺码表 信息，以及生产说明。 为今后的大货生产提供可 靠的 依据。 其中，对于有些已经在计算机中编辑好的文件，可以使用附功能直接添加到系统中而不需要重复录入。 c) 当样板被客户确认并签署销售（大货）合同后，在系统中确认相应的样板单并转入订管理流程。 3. 订单管理 a) 在创建一个新的订单时，如果是以前做过的订单，则只需要找到该订单后直接复制即可，否则可以从样板单 或报价单 中进行复制。 b) 当完成以上工作后，业务员需要根据情况修改订单的价格信息，按颜色、尺码分类款式数量，以及最终出货的目的地和交期。 c) 如果该订单需要外发，则业务员需要进入外发合同管理模块中建立委外加工合同并打印， 交由外发厂 并负责进度跟进。 d) 如果客户已经给予我们一份很清晰、准确的尺码表和生产说明等格式文件 （日本单情况较普遍） ，则直接将这些文件交由工厂（自己的工厂或外发）即可，否则需要进入生产单管理模块打印出生产单交由工厂。 e) 在进行以上工作的同时，业务员需要进行面、辅料的准备工作，包括： 面、辅料的 单位用量及 需求数量确认，库存结余查询，以及物料采购的准备 以及 跟进等。 这些工作分别与下面的 3 个模块有关。 4. 物料需求管理 a) 一般来说，在制作样板时已经 收集了不同物料的用量和损耗，这里业务员只需要将那些需要进一步精确的数据在系统中做 一些调整 并确认 ，然后由系统自动计算出每个物料的需求数量即可。 b) 有了需求数量之后，业务员则需要查询库存中是否有该物料结余，如果则应先使用库存中的物料，如果没有或者不够时才需要考虑采购。 XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 16页 共 32页 c) 根据我们的经验以及用户的实际情况，建议将相同款式或者使用种面料的并入一个物料协调分配管理计划组中，便于同种物料在不同的订单之中根据开工先后次序进行调配。 同时也便于物料的管理。 d) 建议经常使用系统提供的物料状态查询界面进行物料状态的查询，及时与供应商和生产部沟通信息，协调 物料准备与 生产 安排。 5. 物料 采购管理 a) 当需要采购 时，应利用系统提供的自动查询采购需求功能搜索要的物料，同时尽量将相同的物料合并购买，这样在与供应商的谈判当中可以适增加 一些优势。 需要查询某个物料的历史价格时，可以使用系统提供的历史价格查询功能。 b) 对于某些物料，如果需要控制只能一次全部收货时，可以在系统中设定那么如果供应商分批送货时，系统则不允许进行相应的收货操作，那么财务在系统中查询不到相关记录时就不会付款出去。 c) 一般情况下，有些物料在收货时都会有一些与当初购买时的数量不符情况，为了避免收货人员不加核对、控制，就盲目收货，可以在系统中设置超收 或少收的百分比，这样当收货人员进行相关操作时，系统就会根据当时采购的数量自动进行预警提示，大加强了对物料收货的控制。 6. 物料 库存管理 a) 对于每一笔的物料进出交易，都必须在系统中进行。 以便 为日后的成本分析提供准确的基础数据。 这里应该有专门的物料协调员或相关业务员进行物料分配，发单的准备工作，仓库管理员只需要根据相关的物料进出单据进行收 料、 发料，以及其它仓库管理的基本工作，例如：库存盘点等。 7. 订单 跟进及 进度管理 a) 根据业务情况设定订单进度的各个主要监控点，例如：样板是否已经寄送客户经确认、面料是否已经备齐 等等。 并根据订单日期、交期，或者其它相关的监控点定义每个监控点的最晚完成日期。 这样，每当客户输入一张订单后，系统就会自动计算各个监控点的相应的最晚完成日期。 因为不同的订单根据面料或者生产工艺不同可能会由不同的进度项目组成，并且各进度的完成天数和负责人也可能不同，因此我们提供进度规则设定，允许你定义多个不同的进度规则。 同时，你可以在规则优先级设定中当单内XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 17页 共 32页 容符合哪些条件时，应先使用哪一条规则。 系统会根据你的设定自动为符合条件单选择相应的进度规则生成进度表。 b) 对于各个监控点，你可以手工确认该进度是否已经完成 并填写相关的备注信息，也可以根据情况不同选择让系统根据其它模块中的信息自动设置它完成状态，例如：当你在采购模块为某订单采购了足够的面料，系统可以根据该信息自动在进度监察模块中设置面料已经备齐的状态。 c) 当实际使用系统后，您可以通过 进度统计报表分析各监控点的完成情况，通过比较各监控点的目标日期、调整日期和实际完成日期，用户可以得出完成每个各监控点通常所需要的时间，由此来定期调整主档案中对进度和规则的设定。 用以： 1) 进度负责人工作效率分析； 2) 进度规则设定分析； 3) 客户习惯分析； 4) 某款式服装定货至 交货所需的时间分析。 8. 成本分析 a) 当订单完成后，可以通过系统提供的订单成本分析比较最初的报价预算以及后实际费用。 对于物料成本，系统可以从仓库的发料信息中自动提取，而对于水、电等其它成本，则需要用户自己在系统中录入。 b) 在进行成本比较时，不仅可以比较总的盈亏情况，还可以知道具体是哪些项目盈利了哪些项目亏本了。 例如：可能订单总体上有 20%的毛利，但是面料 A 有 60%的亏损，而面料 B 有 100%的盈利。 对于面料 A 60%的亏损，还可以知道 是 因为用量计算失误导致的还是因为价格因素影响，从而为日后的数据准备提供准确的信息。 可以预见的系统修改以及修改报价 根据 我们自身的 实施经验以及客户的实际情况告之客户在项目实施中可能会做的修改以及相应的修改费用，让客户在项目开始前就有一个整体的预算。  报表修改  在客户所购买的实施服务中，实施人员在客户现场进行实施服务时， 可以要求由实施人员进行报表修改。 一般情况下，一张报表的开发周期不大于 3 天（从确认客户需求的下一个工作日开始计算）。 例如：在 202091 日客户与我们的实施人员确认好报表修改需求，一般情 况下，我们会在 202092~202094 三天内 完成 设计开发， 于 202095XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 18页 共 32页 正式交货。 也就是说，如果客户购买我们 4 节的实施服务，可以享受最多 4 张报表格式的免费修改。  在客户所购买的实施服务结束后， 艾格文对每张报表根据修改内容 的多少以及难易程度收取 人民币 315 元 ~1575 元不等。  系统修改（艾格文根据修改工作量按照每人每天（ 8 个工作小时）收取 1500 元）  软件接口开发（艾格文根据修改工作量按照每人每天（ 8 个工作小时）收取 1500 元）  原有系统数据导入 （艾格文根据修改工作量按照每人每天（ 8 个工作小时） 收取 1500 元）  培训天数增加 （一位艾格文培训讲师每天（ 8 个工作小时）的培训费用是 1200 元） 5 项目组织结构 及工作职责 使客户理解要取得项目实施的成功，项目组成员应该包括哪些角色，以及每个角色的工作职责。 这里需要指出的是有时一个人是可以担任多个角色的。 而且一般说来，最终用户并不属于项目组的成员。 根据我们的经验，一般需要至少是业务主管以上级别的员工才需要参与到项目前期实施中，而最终用户的培训 则 是在项目实施 的 后期，并且只 占 整个项目中很小的一部分。 项目组织结构 给出项目组应包含的角色，以及这些角色应该由 客户方，还是艾格文来担任。 XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 19页 共 32页 项 目 发 起 人 项 目 经 理 项 目 经 理 业 务 负 责 人 I T 技 术 人 员 最 终 用 户 客 户 方 成 员 艾 格 文 成 员艾 格 文 咨 询 顾 问 项目组成员工作职责 说明每个角色的要求以及工作职责，使客户理解应该安排哪些员工参与到项目的实施中，以及这些员工在项目实施中的工作职责。  项目发起人（客户方） 该项目发起人被委任监督项目的整体发展方向，并使该发与 客户方 现在及将来的运作策略相一致。 项目发起人由公司的 一把手（或 决策者 ） 充当。 主要涉及任务如下：  确保指派合适人选参与项目 ,并协调人员分配的冲突；  决策超越项目实施范围的重大议题；  批准重大 的项目变化，解 决 客户方 业务运作与影响项目质量、进度的问题的冲突， 并提供有关问题决议的批准认可 ；  监督项目实施情况，及时听取项目进展情况，并做项目发展指示。  项目经理 （客户方 amp。 艾格文方） 艾格文 及 客户方 双方的 项目经理对该项目的成功负责，组织协调项目各方面的行动。 为了履行这些职责 ,项目经理必须和所有与该项目有关的合作伙伴紧密协同。 项目经理的职责： XXX 公司 IGMT 项目实施建议书 艾格文公司 版权所有 版本： 第 20页 共 32页  根据正式的项目范围及合同的指导方针实施项目；  向项目项目发起人提供项目进度汇报；  制订项目计划及进度表；  明确项目中的业务需求，并区分其优先次序以解决资源冲突；  对项目的各方面提 供更改管理支持；  对不同的部门提供适当的需求信息，这些信息将影响 IT 技术支持，包括数据转换，接口，系统安装、维护及管理；  根据项目的各重大阶段合理计划，安排，回顾并批准资源分配；  在采用新的 IGMT 模 块 的功能情况下，确保新的业务策略及程序的实施；  管理该项目组以及协调与客户方内部业务部门的沟通交流；  设立项目组织、明确职责，确保成员具备应有的技能和经验。  回顾里程碑事件并批准项目组的重大可交付使用的文档，包括各阶段完成后签字确认； 客户方及艾格文项目经理最主要的职责就是计划、控制 ， 最终圆满完成应用系统 的实施。 客户方 及艾格文项目管理计划职责 ：  如有需要，与客户方和艾格文的项目经理进行正式会晤，但每周必须有至少一次会议（包括电话会议），回顾项目的进展与活动；  与客户方业务部门保持联络，以确保有合适的用户面谈，讨论及培训；  出席项目发起人的例行及特殊会议，审核及批准推荐的方案； 客户方 及艾格文项目管理控制职责 ：  根据质量控制标准，审核各组所提交的可交付的工作；  确保各项工作在项目计划规定时间。