某医药企业信息管理系统及项目管理分析(编辑修改稿)

某医药企业信息管理系统及项目管理分析(编辑修改稿)内容摘要：

42 一、 项目背景 1． 医药行业背景 目前，国内的医药流通体制正在发生重大变化，现有的国有、集体经营、四级批发模式将被多种所有制企业并存的集约化配送、连锁制取代；国家宏观 政策调控力度不断加大；同时我国加入世贸组织后，最大的冲击将发生医药流通领域，外商进入医药商业的管制将解除，危机与机遇并存的时代将来临。 经营方式的变革和日新月异的新技术的应用，使流通企业迎来了高速发展的新纪元。 面对危机与机遇，出路只有一条，通过改革和创新，提高管理能力，提高核心竞争能力。 通过实行物流配送和零售连锁经营方式，导入规范化管理系统，建立信息化平台。 借助先进的计算机技术、网络通信技术、基于先进管理模式的计算机管理系统软件，在根本上把管理从粗放型转向数字化管理，借助自动化系统，实现集团化、专业化、信 息化的规模经营，实现集中管理，使业务周期缩短、成本降低、提高核心竞争力。 1． 公司现状 公司是一个已有近五十多年经营历史的老企业，经营中西药品、医疗器械、玻璃仪器、化学试剂四大类商品，经营规模年 5 亿元以上。 是 XX 医药商业的“龙头”企业，也是首批通过 GSP(医药商品质量管理规范 )认证企业。 山西地理环境特殊，三面环山、西临黄河，太原是全省药品供应的物流中心，公司一直是全省药品主要的物流中心。 建有 3000 平米的立体仓库，现代物流的雏型已经形成。 这座立体仓库，主体为两层，一层为半地下，设三层货架，二层为高架库， 设六层货架，内设冷库、阴凉库，常温库，可以实现药品全方位立体化物流管理。 随着公司经营规模的不断扩大，经营方式的多样性，企业的管理也越来 越复杂。 面对不断蓬勃壮大发展的业务，企业在管理上必须跃上一个更新的台阶。 实现统购分销、统一物流管理，建立企业整体现代化管理系统已成为当务之急。 公司 1997 年便使用了小型数据库下的局部计算机管理系统，该系统在开展业务合作、实现局部数据共享、有效化库存管理等方面为企业带来了可见的绩效，为实现企业的规范化管理打下了坚实的基础，积累了信息化管理的理论准备和实践经验。 但该软件系统构建 的相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈，数据库技术及开发工具的不断升级、系统的构建越来越不能适应公司目前和未来的各种管理需求。 公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了极大重视。 准备将公司各职能机构的信息系统进行统一，使信息共享，消灭信息孤岛，加强管理、提高效率、增加效益。 通过实施计算机管理系统的过程，可以逐步提高企业整体经营管理的水平；提高企业整体计算机应用的水平；提高计算机部门技术实力。 二、 项目需求分析 2． 企业结构 公司管理部门主要由以下部门组成： 公司 管理部门 人力资源部 质量管理部 财务物价部 业务信息部 监察审计部 经营部门 药品站 新药站 成药站 器械站 化玻站 益源连锁 北城分公司 第五分公司 二三分公司 并州分公司 第一分公司 物流中心 党委工作部、监察审计室、人力资源部、经理办公室、质量管理部、财会物价部、业务信息部、安全保卫部、工会办公室 公司经营部门主要由以下部门组成： 药品站、新药站、成药站、器械站、化玻站、益源连锁、北城分公司、第五分公司、第二、三分公司、并州分公司、第一分公司、经营科、技术服务部、清欠办、物业中心等 2． 项目整体目标分析 公司需要建立的信息管理系统，对批发、配送等业态进行集中统一管理，达到数据共享，实施全面的计算机管理。 在全部业务实现计算机网络应用的基础上，对资源进行合理调配、降低企业的经营及管理费用；通过先进的手段，为用户提供高水平的服务，不断扩大市场规模；通过计算机网络实现信息的快速采集与分析，确保企业决策层及时准确地了解企业的实际情况，以适应变化得越来越快的市场，为企业做出快速准确的决策；全面提高企业内部的运行效率和管理水平，增强企业核心竞争力。 通过与公司领导们的沟通及实地调研，结合公司多年成功的药品经营的经验，对公司项目目标细化，主要包括以下方面： 1. 资料管理：使公司内部的编码统一。 2. 合同管理：加强合同管理，使经 营规范化。 3. 采购管理：建立物流整体采购配送的信息平台。 4. 批发销售管理：实现信息网络化管理，实现业务系统数据的核算、汇总、集成。 5. 配送管理：建立立体仓库的信息化管理。 为用户建立订购系统、为厂家提供商品流向查询。 6. 客户档案和信誉度管理：建立合理的信誉指标体系，控制经营风险。 7. 人员考核：建立合理的考核指标，准确考核员工的工作业绩。 8. 市场分析：为公司经营管理者提供快速、准确、多角度，全方位的统计。 9. 财务接口：实现财务与业务系统的对接，降低人员的劳动强度。 10. 系统管理：为企业不断优化业务流程提供技术基础。 11. 系统开放：为 提高公司的计算机应用能力，对公司提供系统开发平台。 公司商业自动化系统以实现企业的最佳效益为目标，采用先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，以高效的信息处理体系为基础，将对企业的各个层面进行全面、细致、规范的管理。 为实现管理手段的科学化、现代化和规范化，建立一套先进的操作环境。 通过为公司设计实施的商业自动化系统的使用，能够达到以下目标： 1. 精确、实时地反映和准确处理公司各项业务活动，实现企业药品“进、销、调、存、结”的一体化管理，准确是信息系统的基础。 通过药品信息和数据的传递，将进货环节、配送环节 、销售环节、结算环节和计划环节的所有工作联系统一起来。 进货部门根据电脑资料可清楚地知道药品流向、周转情况，准确及时地进货；货、仓的进、出、存货一目了然；自动完成价格查询、销售信息采集和消减柜存帐目等工作；核算部门通过计算机自动对各项数据进行汇总和帐务处理，并打印出各种报表供上级部门审阅；中高层管理人员不但可以查看各种报表，也可以通过计算机了解各种资料，发现问题及时处理。 计算机化管理大大节省了人力，提高了准确程度，通过计算机网络快速、准确地获取第一手的信息和数据，加快了信息的传递和药品流通的速度，为企业在商战中获胜提供了可能。 2. 真正实现单品的批次管理。 单品的批次管理需要全面掌握每种药品的“进、销、调、存、结”情况，靠手工来实现大型企业的单品管理是不可能的。 将单品管理渗透到整个商业物流的每一个环节，管理者可对所经营的药品的进行准确的跟踪，为实现 GSP 持续认证打下坚实的基础。 3. 有效控制药品的进货，避免药品短缺或重复进货； 由于流通业导入专业化分工机理，产生出像生产流水线一样的高效率。 本系统特设置采购业务的管理，一方面，通过完善的前期采购计划，根据药品的不同性质、不同属性，不同管理方式，不同结算方式来控制药品 的进货量与进货额，实现权限管理。 另一方面通过标准的安全储量管理，来建议、预警药品的订货时间、数量、频率等，完成最佳效益点订货，从而有效的控制库存储量与库存药品结构的最佳配比管理。 4. 优化药品结构，减少资金占用； 公司主力药品的销售情况决定着公司的命运，因此主力药品周转不快，体现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了。 为了药品结构的合理化，必须对药品公司的主力药品是什么进行具体的认定。 通过本系统的销售分析，可知客户群的消费水平和主力药品的种类、价格和品质，判断二者是否一致，客户对各种药品的需要是怎样一种倾向，这 种药品今后是否有很大的销售增长。 药品公司管理者在作销售分析之后，就要采取措施把客户所希望的药品种类、品质和数量反映到药品的构成方面。 5．合理控制库存，提高资金利用率； 在药品公司经营中，准确掌握药品的销售情况，及时处理滞销药品，调整进货内容，提高药品周转率是非常重要的问题。 如果通过计算机管理系统分析药品周转率 ,就能很清楚的知道哪些是呆滞药品 ,相应的就可尽快采取停止进货、促销等策略以减少其库存 ,从而最大限度的减少损失。 6. 及时、准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的最高管理层，提供可靠、完整、科学的 决策依据。 每一个成功的商业企业，都离不开企业决策者对市场的准确预测和成功的发展战略。 在企业制定计划时，通过计算机系统的分析，将大大提高制定计划的科学性。 信息管理系统将使公司真正拥有计算机管理系统、决策系统，企业的业务经营活动、各项计划的核算、统计工作，包括计划报表的汇总、药品进、销、存的统计核算、财务会计活动等都可以利用计算机来进行。 由于计算机负担了全部业务经营活动的核算和资料储存业务，使得企业的经营决策有了科学的依据。 7. 加强对员工管理考核的科学性，提高劳动效率，充分调动员工的积极性、创造性。 目前 ，商业企业手工操作方式下，大量的人力只能忙于记帐和统计，商业信息管理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信息共享，通过数据库技术储存上百万甚至上亿条的信息数据，并且快速地进行统计和核算，并可通过条形码技术加快药品的流转速度，所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率提供了可能，节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作；同时由于手工操作的劳动量大，工作人员的负担重，造成出错率相当高，不仅为企业的经营核算带来很多不便，同时也会对企业信誉产生不良的影响，而商业信息管理系统准确、完善、强壮，提高了企业办公人员的 工作质量。 三、 解决方案 3． 新的管理体系建立 管理体系包括资金管理与控制、信息管理、物流管理、财务分析、预算管理等。 加强资金管理目的是提高资金利用率，充分利用企业的闲散资金，有效使用提高效益。 建立企业信息高速通路，实现企业信息的全面管理与控制。 统一物流管理，涉及资金往来及资金有偿占用问题，解决不同部门保管帐与商品帐的问题，管理运输、仓储等相关费用问题。 例如：将采购配送中心单独成立一个内部核算机构，采购、配送、仓储业务全部集中在此机构，但不做销售。 此机构财务独立核算，记录对外的应付帐、内部的应收帐，配送中心库存帐及内部费用帐。 当采购配送中心设立成独立法人时与其他公司是销售关系，隶属于某个公司时与这个公司是调拨关系。 预算管理是为了保证企业目标的实现。 费用管理、销售计划、回款计划、付款计划等子计划，这些计划需按公司、部门、岗位、人员管理，并可以支 持提示和报警操作，支持不同单位的统计。 加强库存商品成本核算的合理性及准确性；加强财务统计分析功能；加强资金预算管理和应收帐的合理控制等。 3． 建立网络与计算机管理系统 计算机管理系统是企业的管理者的管理思想的载体，通过完善的计算机网络与管理系统使管理者的要求有效地在各个业务部门执行。 四、 系统功能模块描述 系统主要由系统管理、资料管理、采购管理、库房管理、零售管理、批发销售管理、财务管理、统计分析、 GSP 管理、帐务管理十大模块组成，系统流程如图 1 所示。 图 1 系统流程图 4． 资料管理 “资料管理”模块可以对商品资料，供货商资料和客户资料进行查询、维护工作，包括如下功能： 资料管理 商品资料 供货商资料 客户资料 商品资料查询 商品资料维护 商品价格调整 商品调价确认 调价历史查询 调价增减值表 更改商品货号 首次经营审批 商品分类编码 供货商资料查询 供货商资料维护 调整供货商编号 采购合同管理 采购合同查询 客户资料维护 客户资料查询 增加客户单品扣率 客户单品扣率维护 客户询价单 客户类别扣率设置 商品类别扣率设置 商品类别设置 销售合同管理 1． 商品资料管理 “商品资料”管理模块可以实现对公司经营的所有药品信息进行录入、修改、查询、删除、调价等操作，包括商品资料查询、商品资料维护、商品价格调整、商品调价记帐、调价历史查询、调价增减值表、更改药品货号、首次经营审批、设定商品分类编码等。  商品资料维护 内容应该包括：货号、条码、拼音编码、品名、规格、单位、剂型、厂号、厂牌、处方类型、商品类别、管理权限、报检、报检文号、报检日期、报价、报价文号、报价日期、公费医疗、批发价、零售价、定价依据、批准文号、文字商标、商标、商品属性（普通、进口 、特殊）、大包装单位、大包装数量、中包装单位、中包装数量、最低储量、最高储量、化学名、化学名拼音、别名、别名拼音、 GMP 认证、价单存放位置、资料存放位置、保质期、最低销售扣率、税率、首营、货位、停用、功能主治、查询名、查询拼音等。 其中“货号”可以根据用户的药品分类规则及编码自动生成。 “商品属性”分为普通、进口、特殊、非药品，根据不同的属性业务操作流程可以不一致，从而满足 GSP 认证的要求。 “停用”属性可以标志该商品是否出于停用状态，如果是则不能对该商品进行采购、销售等工作。 “查询名”是药品商品名、化学 名及别名的综合字段，它不需要用户填写自动生成，利用在业务流程中可以实现三种名称的一体化查。