信息化项目管理doc28-项目管理(编辑修改稿)

信息化项目管理doc28-项目管理(编辑修改稿)内容摘要：

准备、测试方法未能准备好而影响到项目的正常运行，因为信息化系统的优势是数据处理，把这些最困难的事情放到人工来准备，难度自然就很大。 我们可以从一些 ERP 项目中所填写的数据资料记录来看到数据资源有多大的份量，可能有上万张表格需要填写，几十箱的纸张消耗。 单单是这些静态的数据资料还不够，需要把采购、销售最的结余数导入到系统之中，这些资料的状态控制更为复杂，比如材料采购方面的数据，材料订单的执行情况可能就会复杂，需要反复检查所有订单的收货情况。 中国最庞大的下资料库 (整理 . 版权归原作者所有 ) 第 11 页 共 27 页 CIO 还需要特别注意到人才方面的储备，信息化项目中的大部分资源都体现在人身上，技术进步的速度和系统的个性化特点，都要求很高的人员素质才能理解到系统存在的各种逻辑问题，是保证项目成功的第一要素。 7. 4 IT 项目实 施过程的知识管理 任何一个作为 IT 项目团队的领导者，对下面的情况一定不会陌生：  以前写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候很难找到，在海量的文档中寻找需要花费很多时间与精力；  由于项目实施顾问的调动或者企业内部项目小组成员的变化，使双方的沟通发生困难，许多事情要从头做起，或者由于人员的流动使得重要的资料和文档丢失；  在项目过程中，项目小组成员遇到难题不知道向谁请教或者手头没有联系方式而错过了解决问题的良好时机；  在项目实施过程中，产生了许多思维的火花或者在某个问题上有一些心得体会，希望 和项目小组成员共享并得到他们的反馈，但是找不到一个合适的技术平台来进行。 IT 实施项目一般具有周期长、人员多、牵涉面广的特点，而且由于信息化项目本身具有很强的技术性与专业性，在项目实施过程中必然产生大量的文档、数据。 这些项目中大量产生的信息如需求分析、建议、解决方案和最终结果等应当加以记录、整理、规范，以便与项目中查阅、交流，而且作为整个实施过程的记录它还给以作为实施双方检查进度和确认双方责任的一个重要工具。 在项目实施过程对于企业的项目小组成员来说也是一次学习过程，对于项目实施公司来说则是一个知识转移的过程 ，通过培训、讨论、文档提供等多种方式把自己的实施经验传授给客户方成员。 问题的产生、解决方法、思路、解决方案在整个过程中，必然产生了大量的知识经验，管理这些知识可以尽快促进整个项目组的进步，并且在项目实施后对于企业来说也是一笔宝贵的知识财富。 如果有一个很好的支撑 IT 项目全过程的知识管理平台，将可以有效解决上述问题。 它可以运用多种现代信息技术的最新成果，在应用中有助于实现项目中的人员管理、资源管理、进度管理、沟通管理、质量管理、范围管理、风险管理与知识管理的多重链接，直接上升到信息的动态协调与调度的层次，而且 知识管理平台作为业务活动中知识引擎，可以驱使项目活动更快、更好的执行。 ■ 项目知识管理的主要需求 谈到项目知识管理，首先我们需要对整个项目的知识管理的需求进行一个分析， IT 实施可以说是一种非常知识密集性的项目，在整个项目过程中将要涉及与产生大量的知识信息。 一个普通的 IT 项目实施所产生的信息量必须以 G 来衡量。 如此大量的信息如果没有组织管理起来，信息的搜寻与定位将耗费大量的时间成本，没有管理就无法使用，大量的知识就会像许多公司的局域网一样变成信息的垃圾堆。 在 IT 项目过程中主要涉及以下的一些信息需求： 1．项目 文档  标准文档 这些文档的目的是提供项目实施方法，策略，风险，效益和假设等信息，以及有关项目资源需求的依据。 具体来说，这些文档将是以下信息的唯一来源：  实施范围：目标里程碑，成功因素  实施方法：管理，环境，其它业务需求  技术处理策略  项目实施政策，风险和假设 中国最庞大的下资料库 (整理 . 版权归原作者所有 ) 第 12 页 共 27 页  验收标准和需求改变管理  文档规范 项目在实施过程中也会产生大量的阶段性的文件，为了方便对项目实施中的信息的统一还必须有基本的文档管理规范、各种文档的有基本模板，具体来说有以下这些文件：  项目工作日志  项目工作报告  项目小组工作计划  标准调 研问卷  项目相关文档模板  项目知识库 2．动态信息发布  新闻  通知 3．项目组成员沟通  项目小组成员信息  项目交流信息  bbs 交流社区 4．电子工作流  公文流转  会议管理 ● 项目信息管理 从项目组中不同项目人员层次来考虑，他们对于知识的需求也是大相径庭。 他们对于知识管理的需求的重点是不一样的，具体的知识管理需求如下所示：  项目双方高层领导 了解项目的进展状况，为项目实施安排必要的资源，他们会比较关注项目管理的中的整体进展，有时他们会直接作出一些指示安排。  项目经理 对项目作出计划和安排，监控项目的进展，指 导项目组成员展开工作。 项目经理负责在项目知识管理平台中建立项目计划安排，发布通知，并把项目的人员工作与项目计划链接起来。  项目人员 明晰自己的工作任务安排及时了解项目中的工作信息。 ■ 项目知识管理的关键要求 知识管理的是项目管理的推动器。 它为整个项目实施提供了一个良好的知识管理平台，但是根据项目管理的本省的特性要求，要求项目知识管理平台还要考虑与项目管理相关的一些关键的技术要求。 首先，不能要求用户去学习了一种新的工作方法后才能使用他们的软件。 用户的软件上集成的解决方案和基础结构越多，就应该越少的要求他们 放弃已经熟悉的工具。 一个知识管理解决方案的成功与否最终要在人们与组织的信息之间的相互作用这点上来判断。 如果用户需要改变他们的工作方法才能在一个知识管理系统内工作，那幺培训的支出就会很大，而让用户参加这个系统的动力就会变得很小。 其次，项目知识管理平台能够把项目中所有的信息知识结合起来，项目中的信息变化万千而且涉及到项目计划、企业各层次人员、企业变革管理等。 这就要求知识管理平台能 中国最庞大的下资料库 (整理 . 版权归原作者所有 ) 第 13 页 共 27 页 够把所有的知识与信息集成起来，并且能够根据项目组中不同人员的知识需求满足所求。 最后，由于项目中的利益关系人员有很强的流动性，如实施 公司的顾问可能随时离开，企业的高层领导出差在外，但是关心项目的进展，这要求知识管理平台能够有很强的移动适应性，要求知识管理平台在使用上有很强的多种系统兼容性，因为由于技术上、时间上的差异，项目关系人的所使用的操作平台是五花八门的，有 UNIX、 LINUX、 Windows系统，时间与财务上的限制使得我们不可能要求所有的人使用统一的平台。 根据知识管理的内涵已经项目管理的要求，我们作为项目管理中的知识管理平台应该能够满足以下四个知识管理标准：及时、协同、标准、安全。 ● 及时 有经验的项目经理都知道在项目过程中发 生各种变更是项目过程中非常正常的现象，对于这些变更必须尽快的让项目组的成员了解，迅速调整个人的工作安排与计划，否则，在项目过程中发生项目拖延就是不可避免的了。 因此对于项目中的各种信息需要尽快的发布出去，对于项目中的各种文档能够迅速的归档组织，而且项目知识管理平台与项目管理的各种技术可以有限的结合在一起，项目过程中的任何成果在上传到知识管理平台之后，可以迅速的反应到项目知识管理平台上去，通过项目知识管理平台，项目经理以及项目指导委员会等没有直接参与项目的成员也可以通过项目知识管理平台，及时了解项目实施的进展状 况。 及时的另一个方面的意思是，利用知识管理平台的各种技术把各种知识组织起来，在需要的时候可以迅速的定位、发布、传播相关的资料，使知识的利用达到最迅捷的速度。 而且也只有在信息技术的帮助下才使得这种需要成为可能，各种信息技术如搜索引擎技术，知识链接、知识地图、知识历程图等技术与方法，为信息化项目实施的知识管理提供了多种多样的工具。 ● 协同 IT 项目实施是一个牵涉面很广，它必然要求能够在知识管理平台上能够反应与响应在项目实施中的各种协同关联关系，同时作为项目管理的辅助工具也要求项目中的知识信息能够思想与项目管 理的关联。 IT项目实施过程中设计多方面的协作。 这些协作主要体现在：  企业高层与实施方高层的协作  企业项目小组成员与实施方小组成员的协作  企业内部 IT技术部门与其它业务部门之间的协作  项目小组与企业业务部门的协作  各层次计划间的协同  实施不同周期的之间的协同 这些协同与协作，体现到知识管理平台上上表现为各种信息之间的关联与映像，在项目知识管理平台上可以清晰的看到：  各个项目组成员之间的关系  各种项目文档的流转程序  项目计划安排下的日程关联  项目组成员与项目计划之间的关联  项目文档与项目计划的关联  项目流程与 项目文档之间的关联 这就要求项目知识管理平台能够把这些信息整合到一起，使这些信息实现无缝链接。 这 中国最庞大的下资料库 (整理 . 版权归原作者所有 ) 第 14 页 共 27 页 对知识管理中知识的组织功能提出很高的要求，但同时，还要求在项目信息的储存与组织是足够简单，容易操作，否则，虽然知识管理平台从理论来说，可以实现知识管理的无缝连接，但是由于操作复杂，没有操作性，在执行中大打折扣，那幺知识管理平台也就失去其实用的价值。 ● 标准 标准的要求也体现在两个方面：  项目中各种知识的产生、流转过程符合项目实施时所规定的规范，要求项目组各成员按照规范发布信息，如项目中发生各种变更、风险等变化时 ，项目组成员要按照项目操作规范，进行报告，申请对项目计划进行调整，得到项目组领导批准之后，迅速把相关的变更信息通知到个人。 而且这些文档必须保留，以供历史追溯。 要求知识管理平台能够提供这样一个标准的知识处理程序。  项目中的各种知识都是以各种文件的形式体现出来，为了便于知识的检索与管理，所有的文件必须符合规定的文件格式规范。 如文件的命名规则、文件版本的控制、各种文件的模板规定等等。 这一点可以通过知识管理平台的操作规范以及发布标准的文档模板来实现。 ● 安全 安全的要求体现在两个方面：  对信息的发布修改进行一定的 控制，并且对于关键信息的发布必须加以审核，防止由于误操作或者别有用心的破坏，导致关键信息的损坏，或者不当信息的传播。  让项目组中相关的成员看到相关的信息，项目组有项目指导委员会，项目领导小组，项目组成员，从人员的构成来说又可以基本分为实施方与客户方，有些信息由于和一定的组织权力相联系，这些信息只能项目组领导成传阅，还有一些信息，由于各种考虑，如项目计划草稿，项目分析草稿等实施方可能考虑只能项目实施方成员内共享，这就要求项目知识管理平台能够从多方面满足项目阅读权限的控制需要。 ■ 项目知识管理的案例分析 为了 对项目的实施过程进行更为有效的控制、规范项目实施过程中的文档管理，促进项目组内的沟通和交流，很多企业在项目开始实施之后，都设立一个专门的系统服务器来规范相应的文档管理。 中国最庞大的下资料库 (整理 . 版权归原作者所有 ) 第 15 页 共 27 页 图 715 C 公司利用文件服务器对项目的文档进行管理（来源： AMT－企业资源管理研究中心） 上图是一家公司在信息化项目实施过程中在项目组成员的电脑中和文件服务器中所设置的文档目录。 在项目的实施过程中，项目组成员可以把各自的文档按照不同的分类上传到各个文件夹之中。 这些分类包括：  00－项目合同与发票 主要用来存放项目的合同和各个阶段的费 用支付情况等信息。  01－项目总体计划和相应的管理标准 主要用来存放项目的总体计划和相关的项目管理标准和规范，比如说项目的考核制度、项目的数据编制规范等等。  02－项目进度报告 主要是用来存放项目各个阶段的阶段计划、进度报告以及每周工作汇报等文件。  03－项目范围管理 主要是用来存放项目范围的控制文件等。  04－项目变更管理 项目的实施过程中可能会发生一些项目范围、目标以及内容的一些变更，这些变更的申请、批准等文件都存放在这个文件夹之中。  05－项目问题报告 项目问题报告主要用来存放项目中出现的各种问题的纪录，以及双方对这些问题的交流讨论结果和解决方案等。  06－风险和争议报告 在项目实施过程中需要不断对项目过程中的风险进行科学的评估，这些评估文档就存放在这个文档之中。 此外，企业与咨询公司在项目实施过程中的争议、以及这些争议的解决方案也存放在这个目录里面。  07－阶段确认报告 阶段确认报告主要是企业对项目各个阶段的实施情况给出的确认说明书。 阶段确认报告表明了项目上一个阶段的结束和下一个阶段的开始。  08－项目备忘录和会议纪要 在项目的实施过程中，企业和咨询公司双方都会提交很多的沟通和交流文档，这些文档一般都会 作为项目的备忘录放在这个文件夹之中。 此外，双方每次会议的会议纪要也存放在这个文件夹之中。  09－质量检查和审计报告 在项目实施过程中的质量检查报告和审计报告一般存放在这个目录之中。  10－文档管理和模版 在项目的实施过程中，企业和咨询公司必须按照规定的格式。