第2章格式化文档(编辑修改稿)

第2章格式化文档(编辑修改稿)内容摘要：

， （ 2）单击【格式】 |【首字下沉】命令。 打开如 图 【首字下沉】对话框。 （ 3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】、【下沉】和【悬挂】 3个框。 一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。 通常下沉行数不要太多，大概 2 ~ 5 间就适合了。 否则使文字太突出，反 而影响文章的美观。 35 图 【首字下沉】对话框 在【字体】、【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】，【下沉行数】为【 3】行，在【距正文】微调框中输入下沉 的字符与段落正文的间距量。 最后，单击【确定】按钮。 如果觉得效果不是很好，可以再重复上面的操作步骤，直到满意为止。 最后得到如 图 所示的首字下沉效果图。 图 首字下沉的效果 页面垂直对齐方式 设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。 设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】 |【页面设置】【版式 】命令或标签。 在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如 图 所示。 图 选择垂直对齐方式 36 如 图 所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。 图 段落垂直对齐方式的各种效果 设置文本对齐方式 在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。 文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。 如图 “底端对齐”、 “居中对齐” 和 “顶端对齐” 的文本对齐方式。 图 文本对齐的常 用三种方式 设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】 |【段落】 |【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图 所示。 图 设置文本对齐方式 37 控制段落的自动分页 排版的时候， Word 一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。 其实 Word 的分页功能十分强大，它不仅允许用户手工对文档进行分页，并且还允许用 户调整自动分页的有关属性，如，用户可以利用分页选项避免文档中出现“孤行”、避免在段落内部、表格行中或段落之间进行分页等，可满足用户的任何要求。 尽管 Word 会根据页面大小及有关段落的设置自动对文档进行分页，但我们仍然可以对 Word 自动分页时的有关禁忌规则进行适当的修改，以达到控制 Word 的自动分页状态的目的。 调整 Word 自动分页属性的具体操作步骤如下： （ 1）选定需调整分页状态的段落。 （ 2）单击【格式】 |【段落】命令。 （ 3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡，如 图 所示。 图 【换行和分页】选项卡 （ 4） 在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项： 【孤行控制】：防止 段落 单独 出现 在一页顶 部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。 如图 左图所示，当一个段落跨页时，而在下一页只有 1行时，就会自动让 下一页 段落占有 2行，而在上一页中多留一行空白 ； 又如图 右图所示， 当 一个段落在前一页仅占有一行时，会自动把这一行强制分到下一页中去，即不让该段落出现“孤行”。 38 图 孤行控制 【与下段同页】：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段放在同一个页面上。 如图 【与下段同页】复选框前后的效果。 在一些标题之间，就会 较多 出现这种情况， 如果标题可以在前一页 排放，而后面的正文无法与标题在同一页时，就会自动将标题强制排在下一页中去。 图 【与下段同页】的效果 【段前分页】：在所选段落前 强制 分页。 不管该段落在上一页中是否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】，则一律把该段 强制排到下一页中去，如图 所示。 【段中不分页】： 防止将该段打印 到两个不同的页面上。 一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。 如图 所示，当一段文本在一页中排不下时， 自动把整个文本强制排到下一页中去。 按照不同的需要设置对文件进行分页，可以满足了用户特殊的要求。 39 图 【段前分页】的效果 图 【段中不分页】的效果 给段落 硬分页 Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就 无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。 在文档中插入分页符的操作步骤如下： （ 1）单击需要重新分页的位置。 （ 2）单击【插入】 |【分隔符】命令。 （ 3）选择【分页符】选项。 如图 所示。 图 插入分页符 （ 4）单击【确定】按钮。 此时， Word 会根据分页符对文档进行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在 下 一页上。 在普通视图方式下，文档仍然是连续显示，但通过显示专门的【分页符】来反映页面的分布情况（自动分页符在屏幕上 显示为一条贯穿页面的虚线、人工分页符在屏幕上 40 显示为标有【分页符】字样的虚线），从而满足了用户对文档进行编排的需要。  当页面中填满文字或图形时， Word 会插入一个【自动】分页符（也称软分页符），并另起新页。 要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。  在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。 在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有【分页符】字样的单点划线。 取消后台重新分页功能 通常用户对 Word文档进行某些修改之后 ， Word 立即会将修改结果放映出来，其中就包括立即对文档重新进行分页显示，这是通过 Word 的后台自动分页功能来实现的。 在页面视图方式下本功能有助于用户随时了解页面的变化情况，但在普通视图方式下，由于屏幕并不直接显示页面的变化情况，且 Word 在打印预览及打印时会再。