系统构成(编辑修改稿)

系统构成(编辑修改稿)内容摘要：

安排，并能自动提醒待办事项。 批阅公文和评阅文件时可以使用与实际工作方式近似的笔输入方式，也支持声音输入方式。 同时用户可以查询各种信息。 167。 功能介绍 电子邮件引用 Lotus Notes 功能，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件。 可联结 Lotus CCmail 和各 种 Email。 ◇ 阅读来信 为了阅读信件，您必须先打开您的邮件数据库。 任何时候您都可以迅速打开它，尽管有时您会在别的模块中处理事务，也不必退出。 当您有新邮件时，系统立即会给您声音和视觉的提示，帮助您阅读新邮件。 ◇ 写信 通过电子邮件的功能，您可以与别人交往，您可以将信寄给任何一个通过网络和您的 Notes 互联的人。 同时，您还可以把信寄给那些您的网络之外的人。 可以让您的信件有各种不同的格式，使它更吸引人，更易懂。 ◇ 回转 收到信后，您可能想回封信。 回信不像写信那样麻烦，得从头开始。 您只需要写信件的 内容，然后发了就行。 因为收件人的地址正是给您写信人的地址，回信的主题也是与来信的主题相关的。 在您的回信中还可以直接引用来信的原文。 ◇ 转发来信 读完信以后，您也许还想让别人也能看到它。 不需要重新再写一封，您只需把原信转发出去。 除此之外，还可以加入您的注释。 ◇ 删除信件 删除一封不需要的信件可以使您更方便地寻找需要的文件，同时它能够节省存放邮件数据库的 Notes 服务器的硬盘空间。 删除信件分为两个步骤，首先告诉系统哪些信件要删除，系统会在这些信件旁做一个标记，然后让系统15 开思 /OA R5 产品简介 将做了标记的信件删除。 ◇ 保存 来信 保存一封信以便以后再读。 要保存信件只须把它留在来信时放置它的收件箱文件夹中就行了。 然而，这样做有可能会使信件越来越多，以至于难以查找，所以最好的方法是将它们移到其他的文件夹中，文件夹的个数随您定。 ◇ 查阅信件 邮件数据库包括许多文件夹和视图，允许您用不同的方法查阅信件。 ◇ 整理信件 信件经过整理后，就可以非常容易找到要找的文件。 通过强大的网络工作流模式，系统按照用户定义模式，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。 日程安排可以用于个人时间管理、群组日历的查询。 可以进行约会、工作委托。 可以通过日历进行查看安排好的各种约会，同时还提供了时时提醒功能。 用户可将名片登记并进行管理查询和打印，同时可根据需要将部分名片共享，供他人使用。 查询分为匹配查询与模糊查询，还能全文索引，每个人只能看到自己的名片集及共享的名片集，对于输入重复的名片还给予提示警告，通过 Lotus Notes 复制技术，所有由个人分别收集的名片将汇编成整个单位的名片总集，可以轻松地找出所有需要联系的名片主人，并方便 地通知他们参加产品发布会或邮寄贺年卡等等。 齐全的企业级通讯录，达到信息共享。 并具有上下级单位结构显示功能。 由报告管理员管理有关报告，定义每类报告的流转流程（每类报告可以有多个报告管理员，每个报告管理员也可以管理多个报告）。 起草报告者可以对其进行维护、查询、提交此报告，也可以打印报告。 开思 /OA R5 产品简介 16 ◇ 修改 您可以对自己起草的报告进行维护（包括修改报告内容、增加或删除授权人、提交报告等工作），也可以对其他用户授权于您的报告进行维护。 但要记住报告 提交后将不能再做维护。 ◇ 新增 如果有事要申请，您就可以在此起草报告，然后进行申请。 ◇ 通知授权人员 在您设定了授权人员后，您可以立刻发个邮件给授权人。 那么授权人就会知道他被授权，以后可以对此报告进行维护。 ◇ 提交 每份报告由报告起草者自己提交。 提交时系统根据报告类别自动选择流转流程。 报告提交后不能再做维护。 对已经提交但尚未批复的报告，起草者可以撤回报告，并在撤回后对报告进行维护。 ◇ 打印 您有两种工作方式可选择：有纸化和无纸化。 如果要有纸化工作，您可以打印此报告，打印出的报告内容包括起草者 、所有审批者的姓名、日期及审批意见等信息。 ◇ 删除 对不要的报告可以进行删除工作。 删除报告分为两个步骤，首先告诉系统哪些报告要删除，系统会在这些报告旁做一个标记，然后系统将做了标记的报告删除。 ◇ 全文索引 每份报告只有报告起草者及该类报告管理员可以查询，但起草者可以授权其他用户查询此报告。 ◇ 修改 报告管理员可以对您管的这类报告的流转流程进行修改。 ◇ 新增 报告管理员可以新增报告类型，同时定义此类报告的流转流程，还可以设置此类报告的适用部门。 ◇ 删除 17 开思 /OA R5 产品简介 报告管理员 可以删除他所管的报告类型。 综合查询系统可对系统中所有信息进行信息导航和全文索引。 开思 /OA R5 产品简介 18 167。 3 行政办公 167。 系统概述 用户可通过此模块完成行政事务，其中包括收文管理、发文管理、档案管理和会议管理。 以下是此四个主要模块的简介。 （请参看“行政办公”结构图） 行政办公“行政办公”结构图发文管理收文管理 会议管理收文登记文件查询文件归档收文办理档案管理流程定义发文拟稿文件查询文件归档发文办理流程定义发文登记未封卷案卷借阅管理案卷管理已封卷案卷待组卷文件查询会议计划会议查询会议记录会议室管理 167。 功能介绍 收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括权限设置。 在登记收文过程中提供了四种方式（文件引入、标准字段电子公文调入、扫描 和直接输入），并将登记后的收文送领导批示或阅读（批示的流程完全可以根据需要自己定义），处理结束后将文件进行归档。 管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。 ◇ 新增流程 可以对用户各种收文流程进行新增，只有管理员才有此操作权限。 （包括流程名称、此流程的管理员即能够修改此流程的人员以及简要说明）。 ◇ 新增步骤 每个收文的流程都有若干个步骤组成，您可以随意定义步骤数（如 319 开思 /OA R5 产品简介 个步骤， 4 个步骤）；对于步骤名称也可以根据需要定义 （如秘书审批）；同时对用户角色定义（如秘书）；然后涉及用户为单个或多个；再选择人员。 一切都可以根据您的需要进行定义，使用更加灵活。 ◇ 新建 登记员对已签收的文件进行登记，登记内容包括公文标题、文件分类、公文字号、紧急程度、公文种类、主题词（能够自动校验）、秘密等级、公文页数等，以及文件其他项、正文内容等。 其中系统还会自动生成一些登记项，如文件流水号、登记员、登记日期、当前处理状态等。 ◇ 拟办 当登记员无法确定此收文的流程，他可以提交某一用户进行拟办（如某办公室主任），让他 来选择收文的流程，使用起来更加灵活。 ◇ 进入流程 确定收文流程后，您就可以进入选择的流程，也就是按照您选择的流程开始进行流转 ,系统会帮助您自动找到第一个步骤，不再需要您每次人工地去选择人员。 ◇ 文档格式 公文原文可以通过网络接收或调入不同格式（如 MS Word、 Lotus WordPro、MS PowerPoint 等）的已存在的计算机文件内容，也直接接收扫描文件。 ◇ 意见一览 在文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。 ◇ 编辑 如果您有足够的权限，可以对 登记中的收文进行修改、更正（如修改一些登记项，文件内容等）。 ◇ 删除 如果您有权限，您可以将一些登记中收文删除。 ◇ 打印 如果觉得有需要，您可以随时打印收文标题及其内容。 ◇ 电子公文调入 如果收的文是标准字段的电子公文，您就可以直接调入。 系统将实现来文自动登记。 开思 /OA R5 产品简介 20 ◇ 上一步 当您接受到别人提交给你的待批阅的收件，您可以返回上一步骤即将文件退回。 ◇ 下一步 当您完成批阅后，您可以将文件送到下一人员进行处理。 如果您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。 ◇ 个人 意见 填写您的个人意见。 可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键盘输入。 ◇ 显示文件 在填写个人意见是，还可以查看文件的所有信息（包括文件的基本项、文件的其它项、文件内容等）。 ◇ 流程跟踪 对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过此文件的人员及其此人员批阅通过的时间等信息。 也可以查看到文件整个流转过程，文件的去向（如文件在谁处等等）。 ◇ 查看流程 可以查看此待处理收文文件的整个流程的过程。