湖南省“教育行政办公系统”应用单位经验介绍(编辑修改稿)

湖南省“教育行政办公系统”应用单位经验介绍(编辑修改稿)内容摘要：

息处理的数量和质量。 系统中的催办模块在开机时或工作过程中不定时提醒管理者未办事宜，从而保证了办文、收文的工作效率。 第三，办公自动化使文书处理与档案管理融为一体具备了可行性，档案材料的电子文本归档更为便利，同时为档案利用提供了一条简便快捷的检索途径。 （二 )降低了管理成本 教育行政办公系统实施后，全校逐步取消了纸质文件的印发，除涉密文件和有特殊需要的情况外，所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，大大减少了纸 、墨等物质的消耗，提高了办文速度，简化了工作流程，改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，节省了人力物力，全校办公经费开支大大缩减。 一个节约、清洁的校园正逐步呈现在学校师生面前。 （三 )增强了管理的科学性和民主性 首先，增强了管理的科学性。 充分占有信息是进行科学管理的前提。 对于学校领导来说，教育行政办公系统作为信息处理与管理的集合，是决策的支持系统和信息工具，全面实施办公自动化，信息渠道的畅通，使领导决策变得迅速科学；对于中层管理者来说，教育行政办公系统是信息管理和信息中转系统，既可查询、分 析、提供信息，又能接收上级的指令和对下级部署工作任务，使上下沟通畅通无阻，非常方便；对于普通管理者来说，教育行政办公系统又是事务 /业务处理系统，为管理人员提供良好的办公手段和环境；对于普通的教职员工而言，教育行政办公系统是信息查询和信息来源系统，学校发布的公告、通知、统计信息等都可以很方便地随时上网查询。 10 其次，增强了管理的民主性。 办公自动化环境下，教职员工可以通过办公网络随时了解和关注每一项决策制定、制度出台的基本过程，以及学校各项工作的进展情况，并可向有关部门和领导提出合理的意见、建议，使学校管理工作更 能反映教职员工的意愿，充分体现民意。 由于系统能够详细记录文档的流转踪迹，各级管理人员和普通教职员工都可以及时了解文档流动踪迹，做出流动定位，有效地提高了对文件传递过程的民主监督。 （四 )更新了思想观念。 办公自动化的实施，促使管理人员改变原有的工作模式和思维方式，逐渐抛弃繁琐的手工操作和落后的通讯手段，不仅仅在办公方式、技术手段上进行革新，同时必须解放思想，与时俱进，使思想观念跟上时代的进步，以适应现代化办公、网络化办公的需要。 现在学校很多管理人员在自己家中安装了办公软件，休息时间也可以进行公文处理和办理各 种办公业务，办公场所不再局限于办公室，体现了“办公随时随地”的理念。 笔者以为，办公自动化环境下的“办公室”概念有进行重新界定的必要。 （五 )扩大了学校影响力。 办公自动化的成功实施扩大了学校影响力。 作为省内老牌的大专院校，我校办学历史较长，具有鲜明的办学特色，办学条件也日趋完备。 为了完善学校的基础设施建设，提升综合实力，学校克服重重困难，于 2020年底完成了校园网建设，并在省内较早地开通了“教育行政办公系统”，基本实现了“无纸化办公”，被批准为教育部电子政务试点单位。 办公自动化的运行，促使教职员工学习和使用 现代化办公技术，在工作水平和思想观念上有了较大进步，促进了学校管理工作；使学生增强爱校敬业意识，自信心和自豪感得到提升，师生精神风貌焕然一新，对扩大学校影响力产生了积极作用。 至今，我校已经基本实现每人都有一次以上的培训。 办公软件应用以来对传统的办公方式产生了急剧的冲突，办公流程和方式已经是大不一样，针对这一情况，我们制定了新的办公流程，采用了全新的办公模式，所有的文件、通知、告示、公布及表格等都使用了电子文档，极大地减少和节约了纸张的使用，使用办 11 公软件以前我校 1个文件最少需要印制 50份，如今除必要存档的 1份纸质文件外再不需要印制，平均每份文件至少节约 32张纸， 2020年一年我校共发文件 120份 ,其中党发文件 146页，校发文件 282页，共 428页，全年预计节约纸张最少21400张，极大地节约了办公经费、节省了办公时间、提高了办公效率。 三、前景展望 （一 )集成化、多媒体化与智能化 为了有效地进行决策、合作和及时实现信息共享，提高办公效率和效能，在最大程度上发挥 OA的作用，使资源共享更便利，利用方式更自由，民主决策更科学，办公自动化势必向集成化、多媒体化和智能化方向发展，这是 OA发展的必然趋势。 （二 )文档一体化 办公自动化为文书处理与档案管理融为一体提供技术上的保证，使文档一体化具备了现实可能。 但很多已实现网上办公的高校，在实施办公自动化的初期未充分考虑电子公文归档的问题，所以无法在网络环境下通过系统程序将电子公文向档案馆归档，随着系统的运转，校园办公自动化系统中的电子公文日积月累负担沉重。 因此，加强电子公文的网络化归档和管理工作，实现文档一体化将成为OA系统完善和发展的重要课题。 （三 )数字化办公 在不远的将来，所有的办公业务都应该可以在网络环境下完成，实现数字化办公。 从管理体制和工作习惯的角度 来看，全面的数字化办公还有一定距离，但从技术发展角度来看，特别是互联网技术、安全技术和软件理论的发展，实现数字化办公是完全可能的。 数字化办公必然冲击现有的管理体制，促使其发生变革，同时也意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员对原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变还比较困难。 尽管如此，全面实现数字化办公仍是办公自动化未来发展的方向。 12 截止 2020年 9月底，我校实施教育信息化、办公自动化已有两个多年头了，现在我校各职能部门已全部实现了办公自动化，办公软件的安装也由最初的“送上门安装”变 成了今天的“请上门安装”，甚至有部分家住校外的教职工申请将办公软件安装到家里；如今，我校已基本实现了教育信息化和办公自动化。 办公自动化，作为高校信息化建设的基本单元，在高校管理体系中占有相当重要的地位。 信息化建设进程中，人们需要在思维方式、心理素质、思想意识、行为准则、社会观念、生活态度、管理决策等方面都经历一个向现代化的转变。 这种转变是深层次的、全面性的、革命性的。 通过不断改进管理手法，更新管理理念，与时俱进，将 OA系统广泛应用到高校管理实际当中，有效整合学校资源，从而为全面建设数字化、信息化校园打下坚 实的基础。 13 重视和加强行政办公自动化工作 提高学院管理水 平 湖南工程职业技术学院 湖南工程职业技术学院是经湖南省政府批准、国家教育部备案、隶属于国土资源部门，独立设置的一所公办全日制普通高等院校。 为适应信息化发展形势，构建高效的行政办公自动化工作平台，根据省教育厅的统一安排和部署，我院于今年元月和７月，分别在南、北两个校区开始使用行政办公自动化系统。 到目前为止，行政办公自动化在我院运行了一段时间，总体来说运行情况良好，既提高了我们的工作效率和管理水平，也节约了管理成本，得到了学院领导和广大教职工的 认可。 下面就我院行政办公自动化工作，谈几点做法和体会： 一、实施行政办公自动化系统的做法 （一 )领导重视，是顺利实施行政办公自动化的有力保障 我院领导对这项工作十分重视：一是在年初的工作计划中列入预算，投入专项资金约 3０万元用于购买防火墙、办公软件和专用服务器等设备，并配置多台计算机来满足各个处室工作的需要，为实施行政办公自动化奠定了物质基础。 二是请专家来学院讲课。 今年是学院迎接人才培养工作水平评估之年，时间紧，任务重，但学院的领导对行政办公自动化工作非常重视，在年初和七月份举办了两期培训班，特聘请省教育厅 信息中心专家授课，全体行政工作人员脱产学习２天，系统学习行政办公自动化相关知识，尤其是全体院领导也在百忙之中抽出时间，亲自参加培训。 三是在实际操作过程中，各行政工作人员互相学习，积极使用办公软件，院领导也主动学习和使用办公软件。 确保了行政办公自动系统在我院顺利实施。 （二 )积极宣传，是顺利实施行政办公自动化的前提 14 新鲜事物层出不穷，对一个新的事物，必须靠宣传的力量来了解、熟悉、使用、甚至喜欢它。 在。