word排版教程第3章版式设置技巧

word排版教程第3章版式设置技巧内容摘要：

、起始行号  垂直对齐文本的方式  页码的格式和位置  报版样式的栏数  页眉与页脚的文本、位置和格式  页边距、纸型、页面方向 使用分节符 1． 插入分节符 插入分节符的具体操作步骤是，单击需要插入分节符的位置，单击【插入】 |【分隔符】命令。 打开如图 【分隔符】对话框。 在【分节符类型】中的选择需要的分节符类型。 分节符有几种类型和作用，如表 所示。 注意：要查看分节符的类型，可以切换到普通视图下才可以看到。 69 图 【分隔符】对话框 表 分节符类型 类 型 作 用 下一页 插入一个分节符并分页，新节从下一页开始 连续 插入一个分节符，新节从同一页开始 奇数页 插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始 偶数页 插入一个分 节符，新节从下一个偶数页开始 2． 改变分节符类型 如果需要改变文档中分节符类型，可以使用两种方法进行： （ 1） 单击需要修改的节。 单击【文件】 |【页面设置】 |【版式】命令或选项卡，在出现的【页面设置】对话框中，在【节的起始位置】下拉列表框中选择所需所需的分节符类型。 如图 所示。 图 在页面设置中更改分节符类型 按照表 所列分节符类型和作用，在【新建页】、【新建栏】、【接续本页】、【奇数页】中根据需要选择要更改的分节符类型。 .接续本页：表示不插入分页符，紧接前一节排版文本。 .新建 栏：表示在下一栏顶端开始打印节中的文本。 .新建页：表示在分节符位置进行分页，并且在下一页顶端开始新节。 .偶数页：表示在下一个偶数页开始新节（常用于在偶数页开始的章节）。 .奇数页：表示在下一个奇数页开始新节（常用于在奇数页开始的章节）。 （ 2）切换到【普通视图】下来查看分节符的类型，然后选定分节符，按【 Delete】按钮，把分节符删除，再重新插入需的的分隔符。 要在页面视图或大纲视图中显示分隔符，也可以单击【常用】工具栏上的【显示 /隐藏编辑标记】按钮 ，来显示分隔符。 70 3．删除分节符 删除分节符的操作步骤 如下： （ 1） 先单击【常用】工具栏上的【显示 /隐藏编辑标记】按钮 ，来显示标记，然后选定要删除的分节符，也可以切换到【普通视图】下来查看分节符的类型。 查看分节符的类型如图 所示。 图 查看分节符的类型 （ 2） 选中分节符后，按 Detele 键。 就可以删除指定分节符了。 如果在页面视图中无法选中分隔符，可以把光标定位在分切符前面，然后按【 Delete】按钮，同样可以像删除普通字符一样把分节符删除。 特别注意： 在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式。 该文本将变成下一节的一部分， 并采用下一节的格式。 使用分隔符 分隔符并不属于分节符的类型。 但它与分节符同在于一个对话框中出现。 在编辑一个较长的文档时， Word 会根据页边距的大小和打印纸张的大小在适当的位置自动分页；当用户增、删或修改文本时， Word 将根据需要自动调整分页。 这种由程序插入到文档中的分页符叫做软分页符或浮动分页符，在普通视图下， Word 在屏幕上将把它显示为一条水平虚线。 但有时，用户需要在特定的位置插入一个“硬”分页符来强制分页，譬如，一本书的每一章都须从新的一页开始，则在下一章的开头须加上一个硬分页符。 在文档中插入硬分页符的方法很简单，只要将插入点定位到要分页的位置，然后按下 Ctrl＋回车键就插入了一个硬分页符。 这时，如果在普通视图下，用户将在屏幕上看 71 到一条带有“分页符”三字的水平虚线。 与文本编辑一样，对“分页符”也可以进行选定、移动、复制和删除等操作。 插入硬分页符的另一种方法是：将插入点定位到要分页的位置后，选择【插入】菜单中的【分隔符】命令，在弹出的【分隔符】对话框中选择【分页符】选项，单击【确定”按钮后，便在插入点处插入了硬分页符。 另外，分隔符类型中还有换行符和分栏符两种。 换行符：结束当前行 并使文本在图片、表格或其他项目之下继续（文本将会在不包含与左或右页边距对齐的图片或表格的空白行中继续）。 分栏符：在插入点所在位置插入手动分栏符。 分节后的页面设置 可以使用不同的分节符来进行分节，分节符表示节的结尾插入的标记。 分节符包含节的格式设置元素，例如，页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。 如果已将文档划分为若干节（节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项，若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚等属性，请创建一个新的节），可以单击某个节或选定多个节，再改变纸张大小。 分节后 ，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。 由于在没有分节前， Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。 只是注意要将【应用于】下拉的列表框中选择为【本节】选项即可，如图 所示。 图 分节后的页面设置 72 分节后页码编号 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。 其具体操作步骤如下： （ 1） 把光标移到要添加页码的节中，单击【插入】 |【页码】命令，出现【页码】对话框。 （ 2） 单击【格式】按钮，弹出如图 所示的【页码格式】对话框。 图 【页码格式】对话框 （ 3 在【页码编排】选项组选中【续前节】单选按钮，就可以与前一节的页码顺序接排，如果重新编号，就选中【起始页码】单选按钮，然后在后面的微调框中输入起始的页码号即可。 分节后页眉与页脚的设置 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。 用户可以为某节页面或者页脚进行单独或者相同设置，操作步骤如下： （ 1） 把光标移到该节中，单击【视图】 |【页眉和页脚】命令，在分节后的文档中弹出 【 页眉和页脚 】 工具栏。 （ 2） 在页眉或切换到页脚状态下， 单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮 ，让它不处于凹下去的状态，即让它的页眉或者页脚与上一节相同，如图 所示。 如果要使用分节后采用不同的页眉和页脚，可以再次单击 按钮，恢复为初状态，然后重新设置或输入自己的页眉和页脚文字即可。 如图 所示。 73 图 与上一节相同的页脚 图 与上一节不相同的页脚 保留文档原来的版式和分页 在默认情况下， Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。 这样，只要字体不改变，任何人都可以查看和打印该文档，而原来的 分行和分页不变。 但如果打开一篇用早期版本的 Word 或 WordPerfect 创建的文档， Word 会根据所用打印机安排该文档的版式。 如果要让一篇文档的版式与打印机无关，用户可不让 Word根据文档中的字体安排该文档的版式。 其操作步骤如下： （ 1） 单击【工具】 |【选项】命令，然后在弹出的【选项】对话框中选择【兼容性】选项卡。 （ 2） 取消对【选项】列表框中的【用打印机标准设计文档版式】复选框的选择，如图 所示。 图 选中【用打印机标准设计文档版式】复选框 74 因为在 Word 中处理文档时，只有选中【 用打印机标准设计文档版式】复选框才影响该文档的显示效果，此方法不能永远改变该文档。 如果要恢复该文档原来的版式，则再次选中该复选框。 在 同一页中使用多种版式 在对文档进行排版时，有时会需要分栏或不同的版式，应用【分节符】实现此操作很方便。 （ 1） 将光标放在需要添加“节”的位置。 （ 2） 单击【插入】 |【分隔符】命令。 （ 3） 将【分节符类型】设置为【连续】。 （ 4） 单击【确定】按钮。 （ 5） 分别为各“节”文本设置不同的分栏格式，如设置页面纵横混排，可以分别将各“节”的“纸型方向”（页面设置对 话框）设置为纵向或横向即可。 制作页眉和页脚技巧 页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。 可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名、作者名以及文档的水印效果等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。 如向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时， Word 将插入相应的域。 域确认在更改文档时能自动更新页码，并在打印文档时更新日期、时间和其他对象。 如果看到的是例如 {PAGE} 或 {DATE} 的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，可按 Alt+F9进行更新页码。 利用域的设置，还可以在页眉、页脚之间自动插入文档中的各级标题。 在 Word 中，页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本（如日期或页码等）的“域代码”。 域代码与普通文本有所不同，它在打印时将被当时的最新内容所替代，例如生成日期的域代码可以根据计算机的内部时钟生成当前的日期，倘若用户第一天录入的文档到第二天才打印时，那么打印时将使用第二天的日期；同样用于生成页码的域代码将在各页面上打印最终的准确页码。 创建页眉和页脚 如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下 ，依次选择【视图】 |【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。 如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。 进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页脚了，如图。 75 图 【页眉和页脚】编辑状态 通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。 【页眉和页脚】工具栏按钮说明如表 61 所示。 表 61 【页眉和页脚】工具栏按钮说明 按钮 名称 说明 插入自动图文集 选择自动图文集插入页眉和页脚所需的地方 插入页码 用于插入随时更新的页码 （域）。 在页眉和页脚中插入了页码后，无论文档如何编辑，每页的页码都会自动更新为顺序的页码。 插入页数 插入自动更新的页数（域）。 在页眉和页脚中插入了页数域后，就会自动显示当前文档的页数 设置页码格式 设置页码的格式以及页码编排方式 插入日期 插入自动更新的日期（域），会自动显示当前的日期 插入时间 插入自动更新的时间（域）， 会自动显示当前的时间 页面设置 打开页面设置对话框，设置为节或文档的页眉和页脚的奇数页、偶数页、首页之间是否相同 显示 /隐藏文档文字 单击该按钮，可以将正文隐藏起来，再次单击又可以显示正文 同前 如果在不同的节中设置页眉和页脚，单击它可以使当前的页眉和页脚与上一节的页眉和页脚具有相同的内容。 页眉页脚间切换 如果当前在页眉区域中，单击它可以切换到页脚区域，反之亦然 显示前一页 如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以切换到上一 页的页眉、页脚中 显示下一页 如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以进入下一页的页眉、页脚中 关闭页眉和页脚 关闭页眉和页脚的设置，切换到正文编辑状态 注：自动图文集是存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。 每个所选文字或图形录制为一个【自动图文集】词条并为其指定唯一的名称。 可以在【自动图文集】菜单栏（如图 ）上的词条列表中、从【自动图文集】菜单（在【插入】菜单上单击【自动图文集】也可显示该菜 单）中，或使用【自动图文集】对话框（在【插入】菜单上指向【自动图文集】，然后单击【自动图文集】命令）进行选择并插入自动图文集词条。 76 图 自动图文集菜单 （ 1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的域。 如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。 如果看到的是类似 {PAGE} 或 {DATE} 这样的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，那么请按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。 （ 2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果，如图 所 示。 可依次单击【工具】|【选项】命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项，如图 所示，就可以取消域底纹的显示了。 图 用域代码显示页码 图 是否显示域代码 设置页眉或页脚高度 进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。 要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下： （ 1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的 【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。 拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。 如图 所示。 77 图 调整页眉区域至正文区域之间的距离 （ 2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。 如图 所示。 图 调整页脚区域至正文区域之间的距离 （ 3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确和直 观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已经确定，所以直接在这里设置。