采购培训之三－谈判与议价

采购培训之三－谈判与议价内容摘要：

报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。 因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。 三、询价项目的 规格书 规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最 新版本 的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。 工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。 如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语 (Bilingual)形式呈现以利沟通。 若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如 DWG、 IGES、 DXF、 PRO/E等等，以方便供应商转换图档。 不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。 四、询价项目的 品质 要求 表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。 采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性， 综合使用数种方式来进行。 品牌 (Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。 不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。 或同级品 (Or Equal)：其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。 商业标准(Commercial Standard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完整描述。 对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。 材料与制造方法规格 (Material or MethodofManufacture Specification)：当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。 如果要求注明为 DIN 欧规时，其相对应的 CNS 或 JIS 规格也最好能予以注明。 性能或功芄娓 ?Performance or Function Specification)：此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与 (Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。 供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制做方能达到要求的细节部分，则留给供应商来解决。 工程图面 (Engineering Drawing)：工程图面是最能用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。 市场等级 (Market Grade)：通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。 样品 (Sample)：这是一种懒人的作法，样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比较普遍。 工作说明书 (Statement Of Work, SOW)：主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，一份完整的工作 说明书除了应该简单明了外，对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。 工作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让供应商来发挥创造工作上的附加价值。 如何作正确的询价（二） 询价 (Request for Quotation)是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。 在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。 如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。 但是在新 产品开发时，对于那些。