1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法

1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法内容摘要：

三、“南京地铁 （项目） 工程归档文件目录”详见附件。 8 工程归档文件结构表 工程归档文件 全线总体文件 工程前期文件 征地拆迁文件 综合资料 全线竣工验收文件 综合文件 交 工验收文件 工程总结 质量 、安全 监督文件 竣工图缩图 合同管理及竣工决算 招投标文件 合同及协议 工程支付报表 工程决算文件 竣工图 勘测设计文件 地质勘察文件 测绘文件 初步设计文件 工程施工图设计文件 设计变更及有关文件 施工文件 进度控制文件 工程质量验收文件 测量资料 原材料检测资料 试验 和 检测 资料 监测资料 施工原始记录 施工日记 声像资料 监理文件 监理管理文件 监理 旁站记录资料 测量抽检资料 监理平行检验资料 第三方抽检资料 监理日志及声像资料 科研项目文件 运营调试和管理文件 四、 归档范围与主要内容 9 全线总体文件 ⑴工程前期文件主要包括：前期设计文件和地质、地震、环评等各专项文件。 ⑵ 征地拆迁文件 征地拆迁文件主要包括：征地拆迁文件、红线图等。 ⑶ 综合资料 综合资料 主要包括：上级批准文件及指挥部文件、指 挥部与各有关单位往来文件、财务决算资料、竣工审计报告、环保、消防、 人防、档案、 劳动、安全、卫生等报告。 ⑷全线竣工验收文件 全线竣工验收文件主要包括：初步验收文件和竣工验收文件。 综合文件 ⑴ 交工 验收文件 验收文件主要包括：土建、装饰装修、设备等子 单位以上 工程的质量验收文件。 工程交接文件主要包括“工程交接表”及相关的附件，交工、接受单位都要进行归档。 ⑵工程总结 工程总结主要包括：设计总结、 勘察总结、施工总结、 监理总结 、施工大事记 等。 施工单位总结主要包括：工程概况表，工程竣工总结 以及 施工单位 档案总 结（包括 案 卷 目录、 工程档案编制说明 、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录 、档案总结 ）。 工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，由总包单位编制并统稿，各分包单位的总结可附在后面，施工总结应包括以下主要内容： A、施工基本情况：包括工程范围；主要内容和技术难点；开工时间和竣工时间；工程完成情况。 B、计划管理：工程进度情况（包括与合同工期．计划工期的对比情况）；提前和滞后的工程项目及原因分析；计划管理方面的经验。 10 C、质量管理：质量保证体系及运行情况；工程质量情况自我评价；质量管理的经验及其教训； 质量评定情况。 D、技术管理：施工组织设计与指导施工情况；主要施工方案比选与执行情况；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情况及技术攻关情况；技术管理工作方面的经验；安全生产情况等。 工程档案编制说明 包括：工程项目简介 (开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等 )、工程项目档案简介 (分部工程的名称和档案的卷数 )、文件材料立卷过程中须说明的问题。 监理总结主要包括：专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评价意见报告 以及监理单位档案总结（包括移交档案的总目录、 工程档案编制说明 、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录）。 工程竣工总结应包括以下主要内容：工程规模及主要工程量；质量、进度和投资控制情况；对完成工程以及施工单位的总体评价；技术管理以及监理工作方面的经验和主要做法。 ⑶ 质量、安全监督文件 质量、安全监督文件：质量报监资料， 质量监督总结，安全监督总结等文件。 ⑷ 竣工图缩图 竣工图缩图包括 工程 施工 （合同 中标 内容） 范围内的平面图（标出控制点（节点） 、 座标和高程），完成工程的立面图（含地质柱状图）。 竣工图缩图在原图纸大小的基础上适当缩小，缩小比例以图纸的清晰为准。 合同管理及 竣工决算 ⑴招标、投标文件 （包括资格预审文件） ⑵合同、协议文件 ⑶土建、装饰装修、设备等支付报表 ⑷工程决算文件 竣工图 竣工图包括竣工说明和竣工图表 11 竣工说明应包括以下基本内容： ⑴主要工程数量、技术经济指标、施工过程和工艺。 ⑵工程变更的详细情况，包括工程量、施工方案、技术标准、材料等。 ⑶主要技术问题的处理情况。 ⑷其他需说明的问题 勘察设计文件 ⑴地质勘察文件 ⑵测绘文件 ⑶初步设计文件 ⑷土建、装饰装修、设备等施工图（及设计计算书） ⑸土建、装饰装修、设备等工程设计变更及有 关文件 设计变更的相关规定见“南京地铁工程设计变更管理办法”。 “设计变更及有关文件”涉及面广、形式多，包括各类设计变更、施工图会审、洽商记录等，但变更手续必须完备、资料必须齐全。 施工文件 ⑴进度控制文件。 进度控制文件主要包括：工程开工报告、施工组织设计、各类施工方案、进度计划审批表及与进度有关的所有审批报表。 ⑵工程质量验收文件 为区别于第Ⅰ卷“综合文件”中的 子 单位工程验收文件，该卷中工程质量验收文件主要为分部以下工程的质量验收文件。 ⑶测量资料 测量资料包括控制网设置、工程定位测量、基槽开挖测量 、 限界测量 等资料。 ⑷ 原材料 检测资料 质量证明文件应反映工程物资的品种、规格、数量、性能指标等，并与此同时实际进场物资相符。 复印件应与原件内容一致，加盖原件存放单位红章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间。 12 涉及结构安全、功能的有关物资应按工程施工质量验收规范及相关规定进行复试或有见证取样送检，有相应试（检）验报告，并按材料品种、性能对复试报告进行汇总。 ⑸试验 和检测 资料 试验资料主要包括施工试验记录和功能性试验记录。 施工试验记录是根据设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和计算结果，并得出试验结论的资 料通称。 检测资料指原材料检测之外的成品、半成品检测。 ⑹ 监测资料 ⑺ 施工原始记录 施工原始记录主要包括：预检记录、隐蔽工程验收、施工记录等文件。 依现行规范，对涉及工程结构安全、实体质量及建筑观感、需做质量预控的重要工序，应填写预检记录。 隐蔽工程验收应分专业、分系统、分区段、分部位、分工序、分层进行，隐蔽工程未经检查或验收未通过，不允许进入下一道工序的施工。 ⑻ 施工日记 施工日记应以（子）单位 /标段工程为记载对象，从工程开工起至工程竣工止，按不同工况由技术负责人 /专业工长负责逐日记载，并 保证内容真实、连续和完成。 施工日志除记录与工程施工有关的生产、技术、质量、安全、资料配置等情况外，还应记录施工过程中发生的重大、重要事件。 ⑼ 声像资料 监理文件 ⑴监理管理文件 监理管理文件主要包括：监理规划、监理实施细则，监理月报，监理会议纪要，监理通知，监理联系单、备忘录 、分包单位资质审核材料等。 ⑵ 监理旁站记录资料 监理旁站记录资料 主要包括：监理 旁站记录汇总表及旁站记录； 不合格 台账 ，质量事故报告及处理意见。 13 ⑶测量抽检资料 ⑷ 监理平行检验资料 监理平行检验资料主要包括：平行检验汇总表及平行检验记录，见证汇总表及见证记录，监理对材料、半成品、成品和工程质量抽测。 ⑸第三方抽检资料 第三方抽检资料主要包括： 测 量、 监 测 、检测、防雷 、信息监控 中心等资料。 ⑹监理日志及声像资料 科研项目文件 运营管理调试文件 14 第五章 案卷的编目与装订 一、案卷编目步骤 为便于工程文件的保管查找，文件采用统一的编目标识，组卷编目的步骤按照如下的顺序进行： 分类组卷→编目（卷内文件排列→编页号→填写卷内目录→填写卷末备考表→填写案卷封面）→填写案卷目录→装订。 二、卷内文件的排列 文字材料按事项、专业顺序排列。 同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 三 、编制卷内文件页号应符合下列规定： 卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“ 1”开始。 页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 折叠后的图纸 一律在右下角。 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 四 、案卷封面、卷内目录、备考表等填写要求 1．案卷封面（按地铁 提供的标准样张打印） 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。 案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者（各施工单位、监理单位全称），例如：南京地下铁道有限责任公司。 编制日期：应填写案卷内全部文件形成的最终日期 15 保管期限：永久 密 级：秘密 2．卷内目录（按地铁提供的标准样张打印） 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“ 1”依次标注。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号，没有文号者可不填。 责任者：填写文件的直接形成单位和个人（如材料复试报告应填写检测单位名称）。 文件材料题名：填写文件标题的全称（及主要内容或部位）。 日期：填写文件的产生日期。 页号：填写文件在卷内所排的起始页号。 最后一份文件填写起止页号。 3．备考表（按地铁提供的标准样张打印） 备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位 对案卷情况的说明。 组卷单位负责人、组卷人均需本人亲笔签字。 日期：填写最后完成日期。 备考表置于卷内文件材料尾页之后。 五 、文件排列与装订 文件盒中文件的排列顺序为：封面－扉页－卷内目录－竣工文件内容（按目录顺序以及施工和试验顺序排列）－备考表（封底）。 工程文件应采用线绳三孔左侧装订，装订时必须剔除金属物。 建设单位负责案卷的装订工作，施工、监理单位负责文件的分盒排列，分页存放，并剔除金属物。 文件盒式样 . 文件盒统一采用牛皮纸双裱压制的卷盒式，由工厂定制，外表尺寸为 310ｍｍ 220ｍｍ，厚度为 40ｍｍ和 50ｍｍ两种。 16 第六章 归档文件的管理、验收、移交 一、 工程文件的管理 工程文件管理实行责任制。 项目经理是施工文件管理工作的第一责任人，项目总工是直接负责人。 分包单位对自己工程文件的质量负责，总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责，并承担全面质量责任。 总监理工程师是监理 文件管理工作的第一责任人，同时，项目监理部对施工单位的归档文件 负有监督、检查的职责。 南京地铁 建设 分公司 、项目管理公司 对 工程建设 归档文件的质量负责，对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。 地铁总公司 总师室负责建设单位各职能处室建设文件的归档和档案管理工作。 建设单位合约预算处负责合同管理类文件、决算类文件的收集、整理并归档。 建设单位其他处室负责所管项目文件的收集、整理并归档。 二、工程文件的验收 工程文件验收的要求 同步性：工程文件应与工程施工同步，在分部（分项）工程验收和竣工验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收； 规范性：应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求； 完整性：各类施工资料应完整齐全，并相互交圈； 有效性：资料内容应真实、有效，不得弄虚作假； 科学性：资料分类、 编号、组卷应合理、科学，便于追溯、查询； 竣工图：应按规定要求绘制、整理。 工程文件验收组织程序 ⑴分部（分项）工程文件验收组织程序 项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位 17 审查。 监理单位审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。 建设 单位 验收： 地铁 建设 分公司 、项目管理公司 与现场项目工程师、监理 组成归档文件验收组，按本办法的要求，对工程文件进行质量验收， 对所存在的问题提出整改意见。 归档文件验收通过后，才能组织工程验收。 ⑵竣工文件验收组织程序 项目经理部自查：由项目 总工组织有关管理人员自查，通过后报送项目上级主管部门审查。 施工单位主管部门审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。 建设（监理）单位验收：建设单位总师室、建设 分公司 与项目监理部一起组成档案验收组，按本办法的要求，对工程文件进行质量验收。 并 对工程文件的真实性、完整 性、准确性作出评价，对所存在的问题提出整改意见。 三、工程文件的移交 标段 工程 中所有工程都通过 验收后三个月内，施工、监理单位必须向南京市地下铁道总公司移交一式三套归档文件和 对应 要求 的 声像文件 ，同时办理。