word排版教程第5章处理表格和图表的技巧

word排版教程第5章处理表格和图表的技巧内容摘要：

ord 编辑表格时，经常涉及到更改表格列宽的问题，下面介绍更改列宽 和行高 最快速且最直接的方法： （ 1） 确认当前在【页面】视图状态下，如果不是，可以 单击【 视图 】 |【 页面 】 命令。 （ 2）将光标精确地 定位于 表格的列 或行 单元格 线上，这时光标会变成两条靠近的平行线， 使鼠标指针变成← ||→形状 ，此时， 按住鼠标 拖动网格线至想要的位置，如 图 所示。 （ 4）松开鼠标按钮，网格线就被重新定位。 图 按住鼠标拖动网格线至想要的位置 当使用网格线来更改列宽时，表格的 总宽度保持不变。 Word 会相应地增大或减小相邻列的宽度（这与使用标尺更改列宽正好相反）。 但是，如果按下 Shift 键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变。 如果在按下 Alt 键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到以英寸显示的精确列宽。 这两个键同时使用时，可同时实现这两种效果。 2．使用标尺更改表格列宽与行高 同样， 使用 文档 的标尺更改列宽 ，操作 步骤 如下 ： （ 1） 确认在【 页面 】 视图 状态下。 168 （ 2） 单击【 视图 】 │ 【 标尺 】 命令 ， 显示 Word 的标尺。 （ 3） 把光标定位 在 表格的内部，选中表格。 （ 4） 按住鼠标拖动 想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区（如 果将光标悬停于该暗色区 ，则会看到“移动表格列”的提示），如图 所示。 图 使用标尺更改表格列宽与行高 （ 5）继续按下鼠标按钮的同时，将暗色区（及相应的网格线）拖向期望的位置。 （ 6）松开鼠标按钮，这样网格线就被重新定位。 当使用 Word 的标尺来更改列宽时，表格的总宽度会相应的扩展或是压缩（这与使用网格线更改列宽正好相反）。 但是，如果在按下 Shift 键的同时拖动，则表格的整个宽度保持不变，且 Word 仅调 整与所选列相邻的列，以便再次更改。 如果按下 Alt 键的同时向右或向左拖动该列，则在移动网格时，会在标尺上以英寸显示精确的列宽。 同时按这两个键可产生这两种效果。 3． 使 用 【 表格属性 】 对话框 框设置 行高 与 列宽 如果要 精确 地设置表格 行高 与 列宽 的位置 ， 可以 用 【 表格 】 |【 表格属性 】 命令来 进行 设置。 方法 如下： （ 1） 选定需调整宽度的 一 列或多列，如果只有一列，只需把插入点置于该列中。 （ 2） 单击 【 表格 】 |【 表格属性 】 命令，弹出 【 表格属性 】 对话框，再选择 【行】或 【 列 】 选项卡。 （ 3） 选中 【 指定宽度 】 复选框，在后面的 微调 框 中 指定行高或 列宽 的数值 ，在 【 列宽单位 】 右边的下拉列表框中选定单位（或在【行高值】右边的列表框中选择是【最小值】还是【固定值】。 如要设置其它列的宽度，可以单击 【上一行】（ 【 前一列 】 ） 或【下一行】（ 【 后一列 】 ）按钮，如图 所示。 （ 4） 最后单击 【 确定 】 按钮完成。 169 图 使 用 【 表格属性 】 对话框 框设置 行高与 列宽 4． 平均 分布各列 表格的各列单元格 一个表格经过多次改变列宽之后，可能使表格的各列宽度不等，影响美观。 这时可以使表格的某些列的列宽相等。 方法是 请参看 节。 制作 具有单元格间距的表格 用户可以将一张如 图 所示表格设置 为 如 图 所示的具有单元格间距的表格。 图 制作具有单元格间距的表格 操作方法如下： （ 1） 将光标置于表格的任意位置上。 （ 2） 依次 单击 【表格】 |【表格属性】 |【表格】命令或选项卡。 （ 3） 单击【选项】按钮。 （ 4）在 打开 的 【表格选项】对话框。 选中【充许调整单元格间矩】复选框，并在右侧微调框中输入需要的数值，如 厘米，如图 所示。 （ 5） 连续单击【确定】按钮。 最后得出的如 图 右图所示效果。 170 图 选中【充许调整单元格间矩】复选框 数据排序 在编辑表格的文档中， 经常要用到排序功能， Word 提供较强的对表格进行处理的各种功能，包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。 Word 提供了列数据排序功能， 但是不能对行单元格的数据进行横向排序。 数据的排序 有升序和降序两种， 按类型分，一般可以分为按拼音和笔画排序两种，另外， 还有 一种是对 表格中的【计算列】进行排序 ，此为 特殊情况。 1．简单排序 Word 可以方便地对选定的表格进行数据排序。 方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上；单 击 如图 【 表格和边框 】 工具栏上的 【 升序 】 按钮 ，可使光标所在列以升序排列；单击 【 数据库 】 工具栏上的 【 降序 】 按钮 ，可使光标所在列以降序排列。 图 表格和边框工具栏 对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。 2． 复杂 排序 复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强；简单排序简单易行，但实用性差。 如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排序。 当只有一个索引 列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。 复杂 排序操作步骤如下： （ 1）将插入点置于要进行排序的表格中。 （ 2）单击 【 表格 】 菜单中的 【 排序 】 命令，出现 如 图 所示 的 【 排序 】 对话框。 （ 3）在 【 主要关键字 】 下边的下拉列表 框中选择第一个排序的域名。 （ 4）在 【 类型 】 列表框中，选定排序类型，如 【 笔画 】 、 【 拼音 】 、 【 数字 】 或 【 日期 】。 （ 5）选择 【 升序 】 单选项 ，进行升序排序，选择 【 降序 】 单 选项，进行降序排序。 （ 6）在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域 ，默认为【段落数】。 （ 7）如果要用更多的列作为排序的依据，可以在 【 次要关键字 】 和【第三关键字】选项组 中重复（ 3）至（ 6）的步骤。 （ 8）单击【选项】按钮，可以打开如图 所示的【排序选项】对话框。 171 在此对话框中 ：  【分隔符】选项组： 可以选择使用排序 记录中的域分隔符。 但不能使用段落标记作为域分隔符，因为 Word 已将段落标记预留为记录分隔符。 如果当前选择是 Word 表格，则“分隔组中的域”选项不可用。  【排序选项】选项组： 可以指定排序是否限制在所选列中 以及是否区分大小写字母。 当选中表格的中部分的列时，【仅 对列排序】单选按钮有效，否则默认为对不整个表格进行排序。  【排序语言】： 可以 单击要在 Word 中应用其排序规则的语言，在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言 进行排序。 图 【 排序 】 对话框 图 【排序选项】对话框 （ 7）单击 【 确定 】 按钮即可进行排序。 注意 ， 如果是按【姓氏笔画】排序时，不是按【姓名笔画】的递增（或递减）排列。 3． 表格中计算列的排序 如果按正常步骤进行 计算列排序 操作，先将插入点定位于【平均分】列或选中该列，再单击工具栏上的【降序】 按钮，将得不 到正确结果。 但同样的操作应用于其他各列（非计算列），排序结果正常。 可见，对于表格的计算列 进行排序 ，其操作较为特殊。 对于表格的计算列，要使用工具栏按钮对其进行正确的排序（升序或降序），必须设置该列各单元格计算结果的格式（最好使用格式符号【 0】），并保证其设置的一致性。 此外要保证该列中有一个空的单元格，如果没有的话，请在表格中插入一行，其位置不限。 在排序前，将插入点定位于该列中或选中该列。 如果要按升序排序，根据空单元格位置的不同情况，直接单击 1 次或 2 次【升序】按钮，可得到正确的结果（如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前，单击 1 次【升序】按钮即可；如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面，则要单击 2 次【升序】按钮）。 如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的，必须先单击 1 次或 2 次【升序】按钮（空单元格在标题行之前单击 2次，否则单击 1次），再单击 1 次【降序】按钮，才能得到正确的降序排序结果。 172 另外，使用【表格】 |【排序】命令，最多可指定 3 列作为排序依据（或称为关键字），各列的排序方式可分别指定为升序或降序。 其具体操作步骤如下：先选定表格中需要进行排序的数据清单，然后选择【表格】 |【 排序】命令，在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式，再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】，最后单击【确定】按钮关闭对话框。 在使用过程中可以发现，以上操作对非计算列有效，对计算列（如，【平均分】）无效。 因此，为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序，只要设法将计算列转换为非计算列即可。 事实上，表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的，计算公式为【域代码】，而计算结果则为【域结果】。 通过选中计算列，选择【编辑】 |【复制】命令，再选择【编辑】 |【选 择性粘贴】命令，在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】 |【无格式文本】，再单击【确定】按钮关闭对话框。 此时，通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列，可保留【域结果】（即计算结果）将【域】删除，从而使计算列成为非计算列。 即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。 最后再说明一点，在排序的表格中，如果含有合并单元格，不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序，但可通过【表格】 |【排序】命令进行，只要事先选中需要进行排序的数据行即可。 将表格转换为文本 在 Word 中，利用已存 在的文本可以转换为表格，相反，表格中的文本也可以 轻易地 转换为纯文本。 1．将普通表格文字转换为文本文字 如果 现在想将已有表格的文字转换为文本文字，可以使用下面的方法： （ 1）选定要转换成 文本 的表格，可以是表格的一部分，也可以是整个表格。 （ 2）依次单击【表格】 |【转换】 |【表格转换成文本】 命令。 打开 【表格转换为文本】 对话框。 （ 3）在【文字分隔符 】 区域中选定你定义的分隔符号，如果选用的符号上面没有，则在 【 其它字符 】 框中输入。 Word 将以指定的分隔符来分隔表格的文字。 （ 4）单击 【 确定 】 按钮，就将文本转换为表 格。 相反，对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格。 2．将特殊分隔符的文本转换为表格 利用 Word 表格菜单中的【将文字转换为表格】功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。 但是，对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则【将文字转换为表格】的功能变得无能为力。 如果在数据之间采用手工加入常规分隔符，当数据很多时，工作量非常大。 在这种情况下，可以先用 Excel 将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在 Word 中重新打开此文件 ，则可方便地转换为 Word 表格。 173 让表格中的文字分散对齐 分散对齐是 Word 提供的一种特殊的文字对齐方式，它主要是通过自动调整文字之间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的（即让表格中的文字平均分布于每个单元格中），采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多。 如在编辑一个表格时，采用常规的左对齐、右对齐或居中方式都显得不太美观，手工调整文字位置也不太方便，而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列，效果就比采用其它对齐方式要好得多。 为此，我们只需选定相关单元格，然后单击快捷工具栏上的 “分散对齐”按钮即可，非常方便。 在 Word 中，除了可以 将表格 按 内容（或窗口）相匹配，从而使表格显得既整齐又美观。 但有了这些功能还不够，在 如 图 的 表格中 ，还 可以按“按文字匹配” （也就是分散对齐） 设置使表格更美观。 图 不美观的表格文字 （ 1）选定需要进行匹配的列； （ 2）单击【格式】 |【段落】命令，或者单击【格式】工具栏中的对齐方式按钮 ，将将段落的对齐方式设置为【分散对齐】。 （ 3）单击【表格】 |【自动调整】 |【根据内容调整表格】命令。 最后会得到整齐的表格，如 图 所示。 图 设置后的整齐表格 匹配单元格中的文本还有 另外 一种 方法， 操作 步骤如下： （ 1） 选中要设置的表格或单元格， （ 2） 单击【表格】 |【表格属性】 命令。 （ 3）在打开的【表格】对话框，单击 【单元格】 选项卡。 （ 4）单击【选项】 按钮，打开如 图 所示的【单元格选项】对话框。 174 图 【单元格选项】对话框 （ 5） 在【选项】 选项组下 选中【适应文字】复选框。 （ 6）单击【 确定 】按钮。 此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小，显示在单元格中键入的所有文字可 以适应列宽。 如果表格中的文字越多，在 屏幕上显示的字体就。