天地控股公司合同管理制度流程汇编

天地控股公司合同管理制度流程汇编内容摘要：

4．法务主管审核，确保合同整体内容合法，文字表述准确； 5． 执行 董事审批； 6．盖章，确保盖章的文本与批准的文本一致； 7．存档。 第三章 合同权限管理 合同审批权限一览表 合同类别 合同最终批准权限归属 控股法务主管 控股执行董事 控股董事长 设计类合同 总价在 50 万以内 (含 ) 总价在 50 万 200 万 (含 ) 总价在 200 万以上 前期类合同 总价在 50 万以内 (含 ) 总价在 50 万 200 万 (含 ) 总价在 200 万以上 策划类合同 总价在 50 万以内 (含 ) 总价在 50 万 200 万 (含 ) 总价在 200 万以上 工程类合同 均属执行董事 采购类合同 均属执行董事 基地房屋租赁合同 均属执行董事 大型房屋租赁合同 均属董事长 土地出让合同 均属董事长 顾问类合同 均属董事长 借款合同 均属董事长 担保合同 均属董事长 按揭合作合同 均属董事长 大型项目合作合同 均属董事长 其他合同 总价在 50 万以内 (含 ) 总价在 50 万 200 万 (含 ) 总价在 200 万以上 销售类合同 销售类合同根据公司目前经营业务类别可分为商品房销售合同 、砂石销售合同、苗木销售合同三类，一般都采用已经公司批准的格式合同，格式合同的最终批准权属控股公司董事长；实际签订销售合同时，如采用已批准的格式合同且销售价格在公司已批准的范围内的，则商品房销售合同由销售主管和主办会计审批；砂石销售合同和苗木销售合同由子公司财务经理 、 总经理 (及执行董事 )审批；如实际签订销售合同时，对已批准的格式合同有变更的，则除以上审批环节外，须由控股公司法务主管批准；如实际签订销售合同时，销售价格低于公司已批准的销售价格的，则除以上审批环节外，合同须由销售价格的最终批准权限人批准。 注 ：以上审批权限仅仅说明了合同的最终批准人，在实际报批合同时，合同管理制度中规定的各专业审批环节仍缺一不可，各部门、子公司须按 OA 系统中最新的固定流程执行。 如任何合同须执行“特殊合同批准流程”的，则最终审批权均归属控股公司董事长。 第四章 合同编号管理 一、合同编号原则 合同编号共 12 位，编号中包含公司拼音缩写 (4 位 )、提交审批的年月数字 (6 位 )、序号数字 (2 位 )。 二、合同编号方法 1．合同编号的前四位为签订公司名称拼音字母的缩写，具体如下： 天地 控股为：“ GYKG” 天地 房产为：“ GYFC” 天地 建设为：“ GYJS” **科技为：“ GGKJ ” **实业为：“ JJSY” **** 为：“ SSGD” 天地 航运为：“ GYGY” **材料为：“ JCCL” **置业为：“ HXZY” **房产为：“ ZYFC” **园艺为：“ SJYY” 2．合同编号的第五位至第十位编号为合同提交审批的年月。 3．合同编号的末两位是当月以该公司 (项目部 )名义签订的合同的序号。 例如： 2020 年 11 月， **有限公司共签订了 10 份合同，则第三份合同的编号为：YHSY20202003。 4．若有新增公司，则编号方法同上。 5．合同签订前几个环节文件 (如目标执行批准书、招标文件、客户批准书、中标单位批准书、考核价格批准书、执行价格批准书等 )的编号方法与合同编号方法相同，即同一份合同的各签订环节中文件的编号均为同一编号。 三、合同编号管理 合同编号由法务部统一管理 (其中 天地 建设及 梦想 置业的编号分别由该两个公司的行政助理统一管理 )，各部门须使用编号的，均须至法务专员 (或相应的行政助理 )处索取，法务专员 (相应的行政助理 )需做好统一管理、 登记及发放，避免错误编号及重复编号。 第 五 章 格式合同管理 一、格式合同定义 本制度所指的格式合同是指使用频率较高且合同条款较为确定 (即合同签订过程中所需另行填写的不固定内容较少 )的一种规范合同。 二、格式合同审批流程 格式合同由最常使用部门 (子公司 )起草，或由最常使用部门 (子公司 )上报需求，提出主要内容及要求，由法务专员负责起草，经技术责任人、财务责任人 (若不涉及技术专业性条款或具体商务条款的，则无需经技术责任人或财务责任人审核 )、部门 (子公司 )负责人及法务主管审核通过后生效，并在生效之日，将 空白格式合同一份交证章管理员备案。 三、现有格式合同 公司现有已批准使用的格式文本有： 采购类合同：材料采购合同 (附件 10)、设备采购合同 (附件 11)、设备采购及安装合同 (附件 12)、钢筋供货合同 (附件 13)、水泥供货合同 (附件 14)、 预拌混凝土供货合同 (附件 15)、钢管轧头租赁合同 (附件 16) 工程类合同：工程施工承包合同 (适用于 天地 房产与 天地 建设内部总包合同，附件 17)、包工包料工程承包合同 (附件 18)、建设工程内部承包责任书 (适用于 天地 建设与项目经理签订的合同，附件 19)、清工 班组工程承包责任书 (适用于项目部与清工班组承包人签订的承包责任书，附件 20) 设计类合同：景观设计合同 (附件 21)、内装修设计合同 (附件 22)、弱电设计及施工合同 (附件 23) 策划类合同：广告全案策划服务合同 (附件 24)、展位设计制作合同 (附件 25)、礼品 (宣传册等 )设计制作合同 (附件 26)、广告发布承揽合同 (附件 27) 销售类合同：销售代理合同 (附件 28)、购房意向书 (附件 29)、砂石销售合同 (附件 30) 苗木销售合同 (附件 31) 租赁类合同：大型房屋租赁合同 (附件 32)、 基地房屋租赁合同 (附件 33) 第 六 章 合同注意事项 一、合同用章要求 合同主办部门在将合同文本提交证章管理员加盖公章之前，必须保证 合 同文本中所有须填写的内容已填写完整，尤其是合同签订时间、地点、代表签字等内容，所有已具备的附件均与合同正文一起交证章管理员盖章 (需双方盖章 )，对于经批准后同意在合同原文本上作修改的，则必须在修改处加盖双方修正章或公章。 证章管理员在加盖公章之前必须核对须加盖公章的合同文本与经批准的合同文本是否一致，合同文本中所有须填写的内容是否已填写完整，尤其是合同签订时间、地点 、代表签字等内容，所有附件是否均已提供，核对无误后方可加盖公章；对于合同文本页数在两页以上的合同，除需在签署页上加盖公章之外，还需加盖骑缝章；对于合同文本中有涂改之处的，经相关流程批准确认是经合同双方认可所做的修改，则必须加盖双方修正章 (若无修正章，则可以公章代替 )，同时提醒主责任人要求合同对方单位加盖修正章 (若无修正章，则可以公章代替 )。 二 、系统命名规则 为了规范 OA 系统中合同签订各环节流程的命名，以便今后查寻，特明确规则如下： 1．命名必须完整简要，且能体现整个流程的关键性内容，杜绝出 现“词不达意”或“题不对文”等现象。 合同签订过程中 相关 环节流程的文件标题中必须明确如下几个要素： (1) 项目名称 (2) 标的名称 (3) 发文目的 2．以 11 号项目电梯合同为例，各环节流程的命名应如下： (1) 招标文件 (报价书 )批准流程的文件标题： 11 号项目电梯招标文件审批； (2) 合同批准流程的文件标题应为： 11 号项目电梯供货合同审批。 第三篇 合同跟踪管理 第一章 合同跟踪管理 一、合同跟踪内容审批流程 为了确保每份合同签订后需跟踪内容的完整性及准确性，特制 订了《合同跟踪内容审批流程》。 本流程分两个阶段执行，首先为书面整理及审批阶段，其次为系统录入及审批阶段，适用于各公司、各项目、各部门所有合同跟踪内容的整理、录入及审批。 1．合同跟踪内容的书面整理及审批阶段 (1) 部门行政助理整理合同跟踪内容 合同签订后 1 个工作日内，部门行政助理在部门负责人的指导下根据《合同跟踪内容表》(附表 5)要求完成合同跟踪内容的整理，并通过 OA 系统的“合同跟踪内容审批流程”提交审批，要求款项名称、金额、收付款方式、收支部门和对应的成果验收内容准确完整。 (2) 部门 负责人审核收付款对应的成果验收 部门负责人在 1 个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项收付款对应的成果验收内容完整无遗漏。 (3) 财务部经理审核款项金额和对应的收付款方式 财务部经理在 1 个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项款项名称、金额、收付款方式和收支部门准确无误。 (4) 法务部主管复核 法务部主管在 1 个工作时内完成合同跟踪内容的复核，确保每项款项名称、金额、收付款方式及对应的成果验收内容与合同约定相符。 2．合同跟踪内容的系统录入及审批阶段 (1) 部门行政助理在 1 个工作时内将已经最终批准的收付款内容录入项目管理系统，将每项成果验收内容作为一项事务录入项目管理系统，并将每笔收付款与对应的各项成果验收事务相关联，然后分别通知财务部经理及法务部主管审核已录入系统的合同跟踪内容。 (2) 财务部经理及法务部主管在 1 个工作时内分别核对款项名称、金额、收付款方式、收支部门等是否与合同约定和最终批准的跟踪内容相符以及每项收付款是否已与各项成果验收对应的事务相关联，核对无误后分别点击“审核”键。 注：房屋销售合同 (意向书 )的跟踪在房产销 售软件系统中实施。 二、合同跟踪内容录入注意事项 1． 合同概况中的“合同号”指按本制度汇编第一篇第四章要求编写的便于公司内部查询所用的合同编号，若最终合同文本上采用对方单位所提供的编号的，仍须按本制度要求进行内部的合同编号并录入系统；录入系统的合同号必须编写正确，一旦保存即无法更改；“批准流程”指合同的批准流程，明确该流程是为了便于在今后的合同跟踪过程中查询合同整体内容；“关联项目”指合同所属的项目及部门，若某份合同同属于某一项项目和某一个部门，则必须同时关联该项目及该部门，以便通过项目及部门均可查 询该合同。 2．合同收付款项是合同跟踪内容的关键组成部分，即合同跟踪的核心内容。 在录入时必须遵循以下原则：除预付款、定金等到期即付的款项外，其余每笔收付款均需对应一项或多项成果验收内容 (至少一项 )，可通过“添加成果”键添加对应的成果内容；成果添加完毕后，还需将该项收付款内容与成果验收内容对应的目标进行关联，以便通过项目管理系统实时反映成果内容完成情况；收付款项的“预计日期”即预计收付款日期，合同跟踪人必须定期维护，务必使日期合理、准确，如果日期不合理、准确，将影响该项收付款项资金计划的报批。 3．如有部分合 同义务不属于任何一项与合同收付款项对应的成果验收内容，但其对合同的履行起到关键作用的，则该类义务需在“主要义务”栏内摘录 ，并 关联与该项义务相对应的事务；“我方联系人”即该项义务的主要责任人，由部门 (子公司 )负责人指定；开始日期及结束日期均应予以明确，以便查阅、跟踪、预警之用；“说明”栏中须填写合同主要义务内容及未履行义务的违约责任。 第二章 合同履行跟踪 合同跟踪内容录入管理系统且经批准后，各项收付款及成果验收的责任人及参与人员可通过项目管理系统查询自己负责的合同相关工作内容，作为提示做好 本项工作及查询各项工作进展的辅助手段。 一、质量控制 1．合同履行过程中，部门 (子公司 )负责人及相关责任人必须共同就对方所提供的各项阶段性成果或合同履行过程中的各关键环节进行严格的质量把关，并按各类成果验收单的验收内容、流程及权限进行验收，确保对方所提交的最终成果满足我方要求。 同时， 所有在合同履行过程中发生的关键性事务 (相关事项的请示、内外文书的审批、阶段性环节论证、成果验收及存档等 )均应通过管理系统在成果验收或合同义务相对应的事务项下进行反应，以确保通过管理系统向总公司全面反映合同的具体履行情况。 2． 合同履行过程中，若合同对方到期未履行其应履行的义务 (成果 )的，则部门 (子公司 )负责人必须在该项义务 (成果 )届期之日启动催告程序，即向对方送达要求限期履行该项义务并 (或 )承担相应违约责任的函告。 3．合同履行过程中，我方向对方交付的任何成果、资料或函件必须经对方书面确认或签收 (具体要求见本篇第三章内容 )，以确保证据效力。 二、收款控制 1．部门 (子公司 )负责人及相关责任人可以通过管理系统及时查询每笔收款是否到达应收时间，是否具备收款条件； 2．对于已经达到应收时间、但由于我方义务未履行造成无法收款的，部门 (子公司 )负责人应督促该项义务的责任人及时履行相应义务，并与对方单位做好沟通工作，情况严重的应协同相关部门共同商议处理方案； 3．对于收款期限已到、我方相应义务履行完成的，应及时向对方单位收款。 对于相应的义务履行完毕必须有相应的书面依据加以证。