哈佛管理之办公室管理制度

哈佛管理之办公室管理制度内容摘要：

用水 灌救。 ，立即在地上打滚，较易扑灭。 ，后抢物。 抢救物品时，应先抢救帐册、凭证及重要文件或贵重物品。 ，应用湿手巾掩着口鼻。 ，应利用绳索或电线等物从窗口逃生。 □ 窃盗防范 (二十五 )现金、贵重物品及机要文件，下班后应放置于安全之橱柜中，指定专员负责保管。 (二十六 )守卫人员应随时注意进出人员。 (二十七 )夜间值勤的守卫人员，应于规定时间在公司内巡逻。 (二十八 )主管对经管财物人员应随时注意 其私生活是否严谨，以防监守自盗。 (二十九 )携出物品时，应先取具公司规定之物品携出证件，保卫人员凭证查验放行。 (三十 )办公室应于夜间加班人员离去后关闭门窗，并确实下锁。 (三十一 )窃案发生后，应保护现场，报有关单位侦察。 □ 风灾、水灾、地震之防护 (三十二 )气象机关发布台风警报后，守卫及有关单位应随时注意收听报告台风动向的广播转知总经理、经理或厂长。 (三十三 )台风接近本地区前，采取下列预防措施： ，如有特别防范设备，亦应装上。 灭炉火，关闭不必要之电源或煤气。 ，应搬进室内，或加以适当之遮盖。 、蜡烛、油灯等照明物品及雨衣、雨鞋等雨具。 ，应紧急修缮。 ，集中待命，准备抢救灾害。 (三十四 )强烈台风袭击时，应采取下列措施：。 ，不可生火，生火时应严密戒备。 窗破坏时，警戒人员应采取紧急措施。 (三十五 )公司房舍有被洪水冲及之处，应采取紧急预防措施。 (三十六 )为防止震灾，易燃物不应放在高处，以免落地造成灾害。 □ 身体伤害的预防 (三十七 )有危险性之工作应由熟练人员担任，派人在场监督。 (三十八 )发生伤害时，应急将受伤者送劳工保险指定医院治疗。 (三十九 )工作地点的顶上可能落下伤人物体时，工作人员应戴安全盔帽。 (四十 )使用强烈腐蚀性的浓酸时，应使用安全的工具，避免与身体接触。 (四十一 )在灰尘飞扬中工作者 ，应带上口罩及眼镜。 (四十二 )使用电气器材时，应注意绝缘是否完全及是否有导电物体接近电源。 (四十三 )操作起重机时，应注意吊起物体底下及附近是否有人。 (四十四 )使用塔架或扶梯，应严密检查是否坚固。 (四十五 )玻璃、洋钉或铁丝等不得任意抛弃。 (四十六 )不得穿着松弛衣裤操作机器或走近操作中之机器。 (四十七 )工具应放置于工具箱中，工具箱应尽量放在地面。 (四十八 )尖锐工具应有防护圈盖，且不得放置于衣袋中。 (四十九 )锻铸或焊接时应注意远离他人，并应戴必要的眼 罩。 五十 )汽车机车、堆高机、起重机其驾驶员必须领有驾驶执照或为公司指定人员，无照人员不得驾车，亦不得练习驾车。 (五十一 )驾驶汽车或机车必须严格遵守交通规则。 (五十二 )特种作业的监督人员应明了该项作业的特殊危险，随时告知其属下工作人员。 (五十三 )遇停电时要立刻关闭总开关，送电时在开各开关之前，要先开总开关。 开主开关时须预先与关系者联络。 (五十四 )凡电器机器的修理，更换保险丝检查或其他有触电之危险时必先关闭开关而后行之。 (五十五 )高压电线作业未先确认死线前不可进行作 业。 □ 机械工具的处理 (五十六 )使用机械工具前必须先检点有无异状，无异状时始可使用。 (五十七 )初次用的机械或新装置使用的机械类，必须得所属主客的准许，并听取说明后始可操作之。 (五十八 )原动机或动力传动装置，开始发动时应先用口号 (呼声 )或适当的方法联 络同事周知，再确认周围的安全状态后行之。 (五十九 )机械的清扫注油时应转动停止后行之，但得特别许可时不在此限。 (六十 )如无必要避免机械的空运转。 (六十一 )计器类要经常做正确的保养，尤其是密闭加压机械更要严 加留意。 (六十二 )对于压力计、温度计及其他计器类要特别小心操作，并在其规定的示度范围内使用。 (六十三 )玻璃器具材料等的装卸、切断或其他使用均需留心，慎防破损，除非经特别允许作业外，一定要戴手套工作。 □ 空袭的防护 (六十四 )关于空袭的防护，应严格遵守政府防空法令规定外，悉依本准则办理。 (六十五 )本办法所称空袭避难，系指发布紧急警报后，或突然遭受空袭时，人员、车辆、重要文件所应采取的避难行动。 (六十六 )实施避离时，应遵守下列事项： ，熄灭炉 灶烟火，关闭自来水龙头。 ，不得在街巷之间、防空壕洞前或户外徘徊观望。 ，应躺伏地上，紧靠墙基，将头部及胸部稍微抬起，使腕着力于地，并以棉花掩塞耳孔，口略张开，以防爆炸及震动的伤害。 ，或携带半导体收音机，收听广播消息。 ，应依照规定执行勤务。 (六十七 )紧急警报发布后，人员行动准则如下： ，应立刻携带重要文件、帐册、财务等进入指定的地下室或坚固建筑物底层，实施避 难。 ，携带重要文件、帐册、财务等应就近利用地形地物，实施掩蔽。 (六十八 )紧急警报发布后，车辆 (包括甲、乙种车辆 )行动准则如下： ，应就近向马路两旁疏开停放，但在干道向郊外行驶中的车辆，得继续驶往郊外疏散。 ，应一律禁止行驶。 ，不得进入市区，就近疏开掩蔽。 (六十九 )紧急警报发布后，消防人员应立即出动，驶往指定地点，分别执行下列各项任务：。 (七十 )夜间听到警报，守卫人员立即熄灭一切灯火，严禁露光。 (七十一 )本准则经呈准后施行，修改时亦同。 八、卫生管理准则 ，特订定本准则。 ，除另有规定外，悉依本准则行之。 ，除总务及生产单位 (安全卫生委员会 )负责外，全体人员，须 一体确实遵行。 ，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、 污垢或碎屑。 ，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。 ，应严禁随地吐痰。 、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。 ，保持清洁畅通。 ，应于使用前施以适当的消毒。 、尘灰、粉末之工作，应遵守下列规定： (1)采用适当方法减少此项有害物的产生。 (2)使用密闭器具以防止此项有害 物的散发。 (3)于发生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。 、粉末或有毒气体散布场所的工作，或暴露于有害光线中的工作等，须着用防护服装或器具者，应按其性质制备。 从事于前项工作人员，对于本公司设备的防护服装或器具，必须善用。 ，应依下列的规定： (1)各工作部门须有充分的光线。 (2)光线须有适宜的分布。 (3)须防止光线的眩耀及闪动。 照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿使有所掩蔽。 、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。 ，温度之调整以暖气冷气或通风等方法行之。 ，均须保持清洁卫生。 、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。 ，置于明显之处以防污染而便利取用。 每月必须检查 一次，其内容物有缺时应随时补充。 ，修改时亦同。 九、值班管理制度 第一条 本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项： (一 )临时发生事件及各项必要措施。 (二 )指挥监督保安人员及值勤工人。 (三 )预防灾害、盗窃及其它危机事项。 (四 )随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。 (五 )公司交办的各项事宜。 第二条 本公司员工值班，其时间规定如下： (一 )自 星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。 (二 )例假日：日班上午八时起至下午五时止 (可随办公时间的变更而变更 )。 夜班下午五时半起至次日上午八时止。 第三条 员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。 并应置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。 第四条 值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。 第五条 值班员工遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。 如遇其职权不能处 理的，应立即通报并请示主管领导办理。 第六条 值班员工收到电文应分别依下列方式处理： (一 )属于职权范围内的可即时处理。 (二 )非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。 (三 )密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。 第七条 值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。 第八条 值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。 第九条 值班员工在值班时间内，擅离 职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失者，从重论处。 第十条 值班员工因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。 第壹拾壹条 本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。 十、总台值班管理规定 第一条 总台及各楼层值班小姐，统称总办文员。 第二条 总办文员上班须着工作装、化淡装。 第三条 总办文员要按以下程序工作： 8： 15到公司，穿工作服，检查打卡机，挂领导值班牌，开空调机 (夏天 )； 8： 20，站 立迎侯员工上班，主动递送卡片； 8：30收卡。 由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。 第四条 总办文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。 第五条 各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。 文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。 会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人 员倒茶水。 会议结束后，立即清理会议室。 第六条 值班文员应推迟 30分钟下班，各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。 如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知总台。 当天值班的总台文员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。 第七条 总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或 50元以上， 100 元以下罚款处理，屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。 十一、企业总机管理制度 第一 条 总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经批准不得进入机房。 第二条 话务员在值班时，应坚守岗位，做到： 、转迅速、准确； 、清晰，回话礼貌、耐心； ； ，爱护设备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作； ； ，不窃听电话，不泄漏机密。 第三条 凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到 履行登记手续，填写登记卡，经批准 后，总机房才能办理。 未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。 第四条 原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到 履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。 第五条 机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准干与工作无关的其他事情。 第六条 话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。 第七条 话务员应定期进行用户的访问，不断改进服务质量。 第八条 电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。 第九条 应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。 十二、企业电话机线管理制度 第一条 我厂通讯设备及线路的维护保养工作应严格遵循邮电部电信总局关于市内电话用户交换管理的有关规定。 第二条 机线维护人员应熟悉并掌握本厂使用机线设备的性能、结构原理及其测试、调整、维修技能。 要严格按照邮电部电信总局关于《市话用户交换机技术维护标准和周期》的规定， 切实做好机线的经常性维护保养工作。 第三条 机线维护人员应与话务人员密切合作，共同努力，使通讯设备、仪器、 工具经常保持整齐清洁，完整完损，性能良好，运行正常。 第四条 应负责组织领导适时编制年度、月度通讯设备线路的维护修理计划。