广东省邮政投递管理规范试行

广东省邮政投递管理规范试行内容摘要：

档。 保持各类业务资料完整无损，不得涂改。 营收资金、业务资金管理 投递部对收取的延伸服务费、退包费、代收款、代售品以及出售品等所取得的营收资金应及时进行核对，指定专人及时收缴，YQGD 005─2020 22 办理缴款手续。 管理人员须不定期抽查各项营收资金的真实性。 每日投递终了，管理人员应将营收资金、业务资金送存市局规定银行；根据各项原始资料及存行单编制日报表，审核无误后，一并送上级相关部门稽核 、列帐。 代售品、出售品报刊收据等要视同有价票、券、卡管理，建立请领登记签发制度，设立进、销、存登记本，有编号的必须详细记录编号，顺号发放、使用。 报刊发行款要严格执行专款专用、预订预收、带款要数、钱帐分管、日清月结制度。 上门收款金额达一万元以上的，应当不少于两人使用机动车辆护送；十万元以上的，须使用运钞车，由二名押款员（指经警、保安或临时指派负责保卫的人员）护送；一百万元以上的，应增加押款人员或请押钞公司的押钞车押送。 投递部应及时对欠款进行追收，投 递员办理离岗、离职手续前，须由所在投递部进行核实确认，确保其各项资金已足额缴清。 不得私自设立帐户，严禁截留代收货款、清分货款。 款项收取应遵循收款人与开单人分离互控的原则。 特殊情况，应采取相应有效的财务监管办法。 安全管理规定 邮件安全防范  邮件分拣人员分拣邮件时要小心处理邮件，发现邮件内件有异常时，要立即报告单位领导及上级主管部门。 YQGD 005─2020 23  严禁投递作业车辆搭乘闲杂人员；严禁将邮件、报刊带至非工作场所；严禁无关人员翻阅邮件、报刊。  未出口给据邮件必须妥善保管，其他普通邮件要按指定位 置存放，确保安全；包裹及窗投邮件须由相关责任人进行日结核对，并安全存放。  加强外部投递作业的安全监管，投递员外出作业时，确保作业车辆及邮件的安全。 消防安全  灭火器材充足、有效、放置合理；火灾报警、消火栓和喷淋系统性能良好；消防系统不正常时，要及时报告主管部门和维护单位。  员工懂得灭火预案，会使用消防器材、懂得报火警。  办公生产场所、包裹房、仓库，必须符合消防安全要求，严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品。  动火作业要办理动火证作业手续，采取安全防范措施。  保持消防通道畅通，有安全出口标志，严 禁在消防通道堆放物品或将通道门上锁。  消防设备配备符合有关标准，摆放在明显易取处，并定期检查。  灭火器、防毒面具等消防设施须摆放在易于取用的指定位置，不得随便移动。 消防设备按有效期及时更换。 特种设备（含机动车辆）安全 YQGD 005─2020 24  车辆制动、车灯、方向、轮胎、雨刮等性能良好，随车工具、备用轮胎等必须齐全，车内配备灭火器。 驾驶人员须对上述情况进行检查后，方可出班作业。  驾驶员持“准驾证”上岗，特种作业人员持证上岗，有年审记录。  驾驶员须遵守交通法规，严禁违法驾驶、疲劳驾驶。 用电安全  电源线与信号线要分开敷设；生产（办公）场所无乱拉乱接电源线，无超负荷用电；室内电源线路套管，无裸露带电金属线；生产场所不得使用电炉、电热水壶等大功率电器；电器设备接地良好，无漏电现象。  生产场所内电气线路和设备安装符合安全用电和防火要求，并定期检查维护。 案件和事故的处理  发生案件：案件发生后，要保护现场，立即报告主管部门，必要时报告公安部门，提供线索协助侦破案件。 发生抢劫案件时，按防抢预案处理。  发生事故：立即组织救援，保护现场并立即报告主管部门，必要时报告公安部门，配合相关部门做好事故 的调查处理工作。  遇到突发事件，组织本单位人员根据上级有关规定的防范预案处理。 YQGD 005─2020 25 其它安全防范  投递部定期进行安全检查，班组每天实行班前班后安全检查；一般隐患要及时排除，对安全隐患要做好记录，落实整改。  投递部要根据库存现金量的多少设置保险箱或铁皮柜存放现金，确保资金的安全。  投递人员要严格遵守交通法规，不得违规行驶；投递车辆进入住宅小区须慢速行驶，注意小区内行人的安全。  做好企业内部重要信息及客户资料的保密工作。 凡涉及企业商业秘密及不适宜对外公开的文件、材料、凭证、台帐、原始记录等资料，必 须妥善保管，不得外泄。 业务档案 管理规范 业务档案管理部门要定期编制报表，统计汇总本投递部的各类信息，包括档案管理情况、台帐、统计资料的管理情况、验单和查单的处理情况、无着邮件的处理情况和赔偿邮件的处理情况，并加以分析，为领导的生产决策提供科学依据。 档案管理规范 档案接收：接收各投递部门移交来的档案记录材料，面交档案由双方当面按照登注清单核对验收；寄交档案由档案部门到指定生产部门领取并办理交接手续，档案处理人员领回后，开拆查验移交档案是否齐全。 档案存档管理：档案要按年度、投递部等种类登记并分类，YQGD 005─2020 26 按照分类和编号图书化陈列于档案存放架或档案柜内，明确标注档案种类，方便检取，同时要由专人负责档案存档，对档案进行不定期查阅和检查。 档案查阅管理：  严格遵守档案保密制度，不准无关人员查阅。 局内部因工作需要查阅档案时，应由主管领导批准；  查阅时要做好记录，不得将档案拆开、划销、涂改，或私自携带出室；  其他单位因案件需要查阅档案时，必须经当地县以上公、检、法部门出具证明，并由相关局主管领导批准；  公安、国家安全、检查机关、人民法院依据法律规定 需要调阅业务档案时，必须携带本市公、检、法部门出具的书面证明，办理调阅和交接手续。 被调阅的业务档案，档案室应留存副份备查。 档案销毁管理办法：  除上级指示需要延长保管期外，必须按规定期限销毁，不得任意提前销毁。  保管期满的档案，必须登列清单，报请上级相关领导批准后，方可销毁。  销毁前做好记录，记明档案种类、日期、处理方法，并由相关处理人员签证。  由两名以上人员在指定地点销毁。 销毁时必须严格遵守保密YQGD 005─2020 27 制度，不得将档案散失，不得剥取邮票，不得摘录、泄漏用户名址。  销毁档案时，由管理人员现场监督 ，共同销毁，发现问题，当场制止并及时报告领导。  尚未结案的档案应妥善保管，待结案后进行处理。 查验处理规范 投递部接收邮件发现邮袋破损、水湿、散落以及邮件等异常情况时要及时复核，发现问题需按《邮件处理规则》及时向封发局发验。 数据维护管理规范 日常数据维护  投递部必须指定专人做好每日投递邮件量、投递员工作量等数据维护统计工作，每月汇总，并及时归档。  投递道段信息、投递员工资料等基础数据需由专人维护，需调整时应及时向上级主管部门反映，调整后需及时更新。  各项统计工作要做到统计数字、业务 凭证、原始记录三相符。  台帐原始记录资料要按月整理、按年装订成册，指定责任人妥善保管；保管人员调动必须办理移交手续。  统计人员应定期检查班组原始记录登记情况，并统计资料进行分析，严禁多列或变相多列投递业务量。 系统信息 维护  承担速递物流投递任务的投递部，信息维护员应每日按要求在系统做好投递信息反馈工作。 YQGD 005─2020 28  承担商函投递任务的投递部，信息维护员需及时更新名址库信息。 设备 管理规范 日戳管理规范  投递日戳必须由主管人员或指定专人妥为保管，非工作时间任何人员不得拿取投递日戳。  投递日戳使用必须建立专用交接登记簿，做好签领手续，使用完毕应交回主管人员集中保管。  日戳应在规定范围内使用，不得借给他人。  根据作业计划更换日戳字钉，不得提前换戳或倒换日期使用。 每次更换字钉后，均应在日戳打印簿上加盖清晰戳印，经主管人员检查无误后方可使用。  保持日戳清洁和完好，日戳和字钉严重磨损应及时更换。  发现日戳丢失，必须立即报告有关领导和上级部门处理。 车辆 管理规范  负责做好本单位邮政车辆档案管理，建立车辆行车日志和出班前、归班后的用车登记制度；正确填写行车日志，做到登记数字真实、项目齐 全，并按时上报。  每月按规定填报车辆运行情况综合月报表并及时上报。  定期组织驾驶员进行法律法规、业务技术的培训工作。  做好车辆的技术使用，防止重使用轻维护的不良倾向，保持邮政车辆状况良好。 YQGD 005─2020 29  归班后的邮政专用汽车，必须停放在指定位置，未经主管部门批准，非工作时间不得动用车辆或将车辆停放在非指定位置。  严格执行车辆交接班制度，所交班车辆的证件齐全、油料充足、技术状况良好、车容整洁。  带有邮政标志的通信车辆不得承包、租借。  驾驶邮政车辆的人员，必须持有广东省邮政企业机动车准驾证。  做好邮政车辆的日常维护工作。 主 要内容是：坚持三检，即出车前、行车中、收车后检视车辆安全及各部机件连接的紧固情况；保持四清，即保持机油、空气、燃油滤清器和蓄电池的清洁；防止四漏，即防止漏水、漏油、漏气、漏电。 其他设备管理规范  投递 PDA 等手持终端等特种设备和其它机器设备必须保持良好的技术状态，必须由专人进行保管、维护。  投递 PDA 等手持终端等特种设备的领取、使用需做好相关登记。  各种设备发生故障时需及时上报、维修。 标志服管理规范  员工在工作期间，必须正确穿戴，做到整洁、配套、统一、规范。  投递部应设立标志服 的管理台帐，登记标志服发放、使用和YQGD 005─2020 30 回收情况。  由于个人原因造成邮政标志服丢失的，由当事人按原价自费购买。  邮政标志服不得以任何形式赠送、租借给非邮政人员，如私自赠送、租借给非邮政人员，给本邮政企业造成声誉和经济损失的按严重违纪处理。  邮政标志服季节换装时间，原则上从每年的 5 月 1 日起换穿夏装， 11 月 1 日起换穿春秋装。  员工辞职时，应按规定回收。 “ 5S”现场管理规范 按照省公司《投递生产现场 5S 管理实施纲要》要求，推行现场“ 5S”（整理 Seiri、整顿 Seition、清扫 Seiso、清洁 Seiketsu、修养 Shitsuke）管理，对投递部生产作业现场进行定置定位管理。 按照科学、合理、方便的原则， 依据 作业 流程 和 环境条件 绘制定置图， 将场地划分区域，物 品 定（位）置存放，减少生产现场的不安全因素 ；生产用品、用具严格按定置图所标位置摆放，如有变动，应及时更改，报相关部门备案；设备、设施一经安装投入使用，不能随意挪动其位置；工作终了，所有用品、用具要及时归位，设备、物品定置图以外的用品不得进入定置区， 达到 “有物必有区，有区必挂牌，挂牌必分类，按图定置，图物相符 ”、 “以物对号，以号对图，图号相符 “。 做到“三无”、“四固定 ”、“五干净”。 “三无”即： 无积尘、无污垢、无垃圾；“四固定”即：邮政用品、用具、YQGD 005─2020 31 邮件、私人物品放置要固定，即定位存放；“五干净”即：地面干净、台面干净、墙面干净、门窗干净、设备干净。 具体规范如下： 投递部外场地的现场管理  投递部外墙、门窗应清洁、完好，不得有污损、涂画。  车辆应在指定地点有序排放。  局所招牌等各种标牌标志按规范制作、悬挂。  节假日或宣传促销活动张挂的标语、旗帜及各种宣传用品的应整洁有序，事后应及时清理现场，恢复原貌。  保持邮政信箱（筒）外观整洁，标志明显，做好日常清洁。 生产作业现场定置定位管理规范 投递上墙资料 投递部内在指定位置悬挂业务公告板、仪容镜、时钟、投递区 域图、投递员岗位职责、投递作业流程图、现场 5S 管理标准等资料；不得随意张贴、悬挂不合规范的纸张和其他物品。 邮件容器  空袋：按型号对折向外，露出“中国邮政”字样及袋型标号，整齐存放于指定区域；每种型号只能按列堆位，堆放界限清楚；未用完邮袋按要求摆回散袋堆放处，现场不留任何散落空袋；所退空袋整齐码放于指定位置。  空信盒：现场原则上不得存放空信盒。 特殊情况下有滞留时 ，在指定位置按同一方向、同一高度分类依次排列。  理信筐：在指定位置按同一方向依次摆放。 YQGD 005─2020 32  空集装箱：在指定位置整齐摆放，朝向一致，界限清楚。 用品用具  生产用品：各种单式、账册、登记本分类整齐摆放于公物柜指定位置；封套、袋牌、绳扣、铅丸、塑料扎条、日戳、夹钳（钢钳、塑料钳）、条码识读器等按类分开，按方便取用的原则整齐摆放，班后及时清理，保持地面干净整洁，台面抽屉归位无杂物。  安全用品：安全帽整齐放于规定位置；消防器材在规定位置存放，定期检查。  分拣封发、终端设备：所有生产作业现场的分拣封发、 终端设备必须保持使用前、中、后的正常、顺畅、整洁和保养；工作终了，清理检查分拣封发、终端设备；终端。