宝龙行政管理制度

宝龙行政管理制度内容摘要：

交至指定资产管理部门，指定资产管理部门负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度在申请维修的预算内，则指定资产管理部门接洽定点维修商进行维护。 若在预算外，由指定资产管理部门提出拟处理方案，按总部办公资产采购流程，完成审核 /审批。 c) 各公司的办公资产维修由各公司总经办负责，使用部门填写《办公资产维修 /更换申请单》后交至各公司总经办，各公司总经办负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度在预算内的，经各公司执董 /总经理审批后执行。 若在 预算外，由各公司资产管理部门提出拟处理方案，按下属公司办公资产采购流程，完成审核 /审批。 d) 审批完成后，交由资产管理部门联系定点维修商进行维修，维修完成，维修记录由资产管理 宝龙行政管理制度 编号： PLZTXZXZ012020（ A） 页码：第 12 页 共 36 页 部门留存备查。 5. 办公资产借用 a) 办公资产未经资产管理部门批准不得外借。 b) 总部各中心办公 资产 的 借 用需由借用人填写《办公资产借用单》，到资产管理部门办理登记后方可借用，并应在规定时间内归还。 对价值超过 1 万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产，需经资产管理部门分管总经理审批后方可实施。 c) 员工离职时须将 个人 领用的 办公 资产 交回资产管理部门（按照岗位 标准配置的办公资产）， 由资产管理部门 按 领用记录清点、确认。 6. 积压办公资产出售 a) 长期存放不用或利用率低的办公资产可进行出售处理。 由资产管理部门（各公司总经办 ） 会同财务部门、采购部门对积压资产进行评估论证，出具出售处理办公资产报告（含处理原因、处理办法、残值估价）并列出明细表，经资产管理部门确认，原值单价 1 万元以下（含）或原值总价 2 万元（含）以下的办公资产，报分管董事 /副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以上或原值总价 2 万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。 b) 资产管理部门在办公资产出售后更新《办公资产明细账》。 7. 废旧办公资产报废 a) 已破损不堪无法修复、严重过时、利用率小、出售困难的办公资产可进行资产报废处理。 由资产管理部门对使用部门提出报废的申请进行审核后，经财务部门确认，原值单价 1 万元以下（含）或原值总价 2 万元（含）以下的办公资产，报分管董事 /副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以上或原值总价 2 万元以上的办公资产，经执行总裁审批后处理。 b) 资产管理部门负责在办公资产报废后更新《办公资产清单》。 8. 办公资产遗失处理 a) 办公资产因各种原因造成遗失后，相关中心（各公司）须及时报知资产管理部门，资产管理部门组织相关部门进行调查后， 交分管董事 /副总裁审批，以明确责任部门和责任人，并会同相关中心（各公司）估算，在充分考虑使用价值及重新购置价格后，确定赔偿金额及方案。 b) 资产管理部门拟定《遗失报告》，经财务部门确认，原值单价 1 万元以下（含）或原值总价 2万元（含）以下的办公资产，报分管董事 /副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以上或原值总价 2 万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。 遗失声明中需附带赔偿方案。 c) 《遗失报告》通过审批后，资产管理部门依据批复赔偿方案向相关责任中心（公司）和责任人寻求赔偿。 9. 办公资产盘点 a) 每年 12 月 31 日前，由资产管理 部门会同相关财务部门组成办公资产盘点小组，组织各中心（各公司）办公资产进行盘点，形成《办公资产盘点表》，并附上帐实符合情况统计分析、各中心各公司盘盈盘亏情况、原因、责任人等内容，由资产管理部门核定、分管董事 /副总裁审 宝龙行政管理制度 编号： PLZTXZXZ012020（ A） 页码：第 13 页 共 36 页 核、执行总裁审批后生效。 b) 地产公司应本着标准化管理、合理采购、有效使用、充分利用的原则，加强办公资产管理。 c) 商业 各公司资产管理部门应配合地产公司对办公资产的后期处理工作。 10. 资产处理原则 a) 加强管理，控制采购  总部制定地产公司的办公资产配置标准，包括设备品牌、型号及岗位配置标准、数量。  地产公司根据 岗位、编制和实际使用效益，合理编报采购计划，在保证经营管理需要的前提下，控制办公资产采购数量。  按照地产公司配置标准、数量采购的直接在月度预算中申报，未预算或超出标准配置的采购按照《办公资产管理制度》采购申请流程报批。  员工电脑一般不予更新，发生特别情况（如灾害、被盗等非正常使用状态）应申报后按实际情况处理。 b) 合理使用管理  地产公司总经办应加强办公资产使用管理，造册并按规定进行检查、保修，保证办公设备的合理使用寿命。  员工岗位变动或调动，其使用的电脑设备应随之继续使用或调配给岗位接班人使用；不得出现闲置办 公设备。  员工应爱护公共办公设备，按照规定合理使用，出现设备故障应提请总经办安排专业人士及时维修，继续使用。 c) 转让和充分利用  地产公司项目结束过程中，总经办应有计划的对办公资产进行清理和资产调拨，充分利用和发挥资产价值。  一般情况下地产公司资产就地转移给当地宝龙商业物业公司或自营店继续使用。  资产调拨时由地产公司财务部核定价值后转让给商业物业公司或自营店，对于残值在 1000 元以下的资产，地产公司造册并报总部资产管理部门核定后，可无偿调拨给商业物业公司或自营店使用。  对于无法正常使用、无继续使用价值或维修费用 高于残值的资产，由地产公司按《办公资产管理制度》相关规定作报废处理。  地产项目公司结束时，地产项目公司总经办应按照《办公资产管理制度》盘点要求，对全部资产最终处理结果上报行政管理中心行政部及总部财务管理中心备案。 11. 相关表单 a) 《办公资产采购审批表》 b) 《办公资产调拨单》 c) 《办公资产维修 /更换申请单》 d) 《办公资产出售 /报废 /遗失申请单》 宝龙行政管理制度 编号： PLZTXZXZ012020（ A） 页码：第 14 页 共 36 页 第五章 办公用品管理 1. 申购 a) 准则：公司所有人员应爱护、节约使用各类办公物品，申领人员应按如实需求填写《办公用品申购单》（见附件）。 如有特殊要求，需要申购《办公用品申购单》以外的用品，或 者超过标准配置额度的，须经 行政管理中心负责人 核准后方可采购。 《办公用品申购单》中“耐用品”类，原则上每人只能申请一次，如果发生损坏，可以凭损坏之物品以旧换新；“易耗品Ⅰ”类，三月以上申购一次。 b) 周期：实行月度申购。 c) 节点：每月 30 日前提出申购需求。 d) 额度：按各中心每月现有人员 30 元 /人标准，核算各中心每月申购额度； e) 在一季度总额度保持不变的前提下，各月额度可在一个季度内统筹使用。 f) 流程：由中心文员 /助理填写《办公用品申购单》 提交中心负责人审核签字 转交行政部作关联审核（同时须附上《办公用品领用台帐》 电子版） 行政部汇总各部门需求 上交 行政管理中心负责人 审核签字 行政部统一采购 *注：新进员工办公用品，待其办妥入职手续后，由行政专员根据《新员工基本办公用品配置清单》统一发放，无须申购。 2. 采购 a) 审核：行政部收到各中心《办公物品申购单》及《办公用品领用台帐》（电子版）后，核查申请物品是否符合配置标准，申请数量是否合理，如发现存在问题者，应立即与申请人沟通。 b) 实施：行政部根据审批后的《办公物品申购单》安排采购。 由行政专员向公司认定之供应商订货，并在 3 个工作日内到货。 如遇特殊物品，不能在目标期限内完成的， 应及时和需求部门沟通，反馈情况。 3. 入库 a) 验收：所购物资到货后，行政部行政专员应仔细核对订货单及送货单的内容，并检查物资的数量、规格型号、质量等，确认各项信息准确无误。 b) 入库：行政专员须填写《物品入库单》。 在入库单上须写明入库物品名称、单价、数量、金额及入库时间等信息。 再经过校对验收人员签字确认后，方可入库。 c) 发放 d) 行政部办妥办公用品入库手续后，及时通知各中心文员 /助理前来领取。 e) 行政专员根据各中心提交的《办公用品申购单》所申购的内容，发放物品。 并须由领取人员签收确认。 4. 领用 a) 各 中心人员领用办公用品，统一至各 中心文员 /助理处领取。 领取时，中心文员 /助理应考查领用人对于该物品使用周期的合理性。 （比如，领取完毕后，各中心文员 /助理须在《办公用品领用台帐》中作领用登记。 b) 各中心文员 /助理负责《办公用品领用台帐》的建立、更新。 须根据实际发生的入库、领用情况 宝龙行政管理制度 编号： PLZTXZXZ012020（ A） 页码：第 15 页 共 36 页 及时更新《办公用品领用台帐》，实际发生数量须与台帐帐面数量一致。 台帐须作为次月《办公用品申购单》附件上报。 c) 若各中心有特殊需求，各中心文员 /助理可统一于每周四下午 13:0017:00 至行政部行政专员处领取，并签 收。 5. 使用 a) 办公用品使用要物有所值，物尽其用。 公司全体人 员保证使用办公用品作为办公所为，并且有责任保管好自各领用之办公用品，合理地、节约地使用。 b) 复印纸应用于复印 或打印正式文件 ，不得用做草 稿 纸、包装纸。 各部门复印 /打印时，须自备相应数量纸张放入机器内，完成复印 /打印后及时取走文件，以杜绝遗失打印文件而重复打印；内部文件 可双面利用 废旧 纸张， 如：作为平时草稿纸、 打印修改校对稿等； c) 大头针、 回形 针等要反复使用； 办公用笔须替换笔芯重复使用 ， 以 充分发挥各种办公用品的最大使用效率。 6. 结算 a) 物资款以月结形式支付。 包括每月中途有零星或特殊采购，也在月末统一付款。 b) 行政专员对《物 品入库单》（送货单）和《办公用品申购单》报价做核算，并再次核对物资型号、实际采购价格及付款时间，确认无误后逐级上报审批付款。 c) 批准后送至财务部申请支付采购款。 7. 盘存 a) 行政部行政专员对办公用品库存负有保管、整理之责。 办公物品库存管理应做到整齐、有序、明晰，物品应按类整理摆放。 b) 行政部行政专员对进出仓库的物品应及时登记入账，账面清晰。 每月 25 日盘点库存，做到账实相符。 c) 行政部将不定期对各中心办公用品领用情况进行抽查。 8. 参考模板 a) 《办公用品申购单》 b) 《办公用品领用台帐》 c) 《新员工基本办公用品配置清单》 第六章 下属公司 车辆管理 1. 车辆配置 a) 各公司根据公司发展的不同阶段，按需要在规定范围内配置公务车辆（见车辆选型配置标准）。 b) 购买车辆前，应填写《宝龙集团车辆购置申请表》说明购车理由、拟购车型及报价，由 地产公司 总经理或商业集团总经理审核，总部行政管理中心行政部核定配置标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。 c) 购买营销推广用车或员工接送用车，需增加 总部 营销管理 中心签署意见，总部成本控制中心 核定价格，总部行政管理中心行政部核定配置标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。 宝龙行政管理制度 编号： PLZTXZXZ012020（ A） 页码：第 16 页 共 36 页 2. 车辆使用管理 a) 车辆由各公司总经办（办公室）主任统一管理， 以保证经营、管理、接待等公务用车为原则，任何人不得作为私人用途， 以 确保车辆安全。 b) 公司车辆由专职司机负责驾驶。 各部门有使用公务车需求时，使用人应填写《市内派车单》（附件 1）、或《长途派车单》（附件 2），详细填写用车事由、时间、目的地。 “派车单”须经行政管理部门负责人签字确认，驾驶员根据“派车单”出车。 若公务紧急，行政管理部门负责人不在，由行政管理部门负责人电话通知，可先派车后补单，否则，驾驶员有权拒绝出车。 c) 特殊情况下公司领导需要驾车执行公务，只限于本市范围内，长途用车必须由专职司机驾驶。 总经理长途用车（跨 省）需报备上级总经理，未报备的按严重违纪处理。 其他任何人未行政管理部门负责人批准不得擅自驾驶公司车辆。 d) 享受交通补贴或公司补贴购车人员在公司所在行政区域范围内（县市级）不得使用公务车，特殊情况须经总经理核准。 e) 车辆驾驶人员应遵守交通法规，严禁酒后驾车、违章用车。 3. 车辆驾驶员的职责 a) 严格落实岗位职责，驾驶车辆时必须严格遵守国家的有关交通法规条例，严禁酒后开车、无证驾驶；或未经同意私自把车辆交给他人驾驶。 b) 车辆使用后，应停放在各下属公司指定地点（长途车辆未返回、车辆维修期间、其他特殊情况除外），驾驶员私自使用车 辆或违规停放，视为违反劳动纪律，公司将按规定给予处罚（包括解除劳动合同），因此造成车辆损失的，除保险公司理赔的费用之外，其余的费用将由驾驶员本人承担。 c) 出车前，驾驶员应例行检查车辆的水、电、汽油、机油及其他性能是否正常，发现不正常应立即加补或调整（由于驾驶员的疏忽或操作不当造成车辆损失的，由驾驶员承担维修费用）；出车返回，要检查存油量等问题，发现存油量不足时，应立即加满，保证随时用车。 4. 车辆事故处理 a)。