客服部档案管理办法

客服部档案管理办法内容摘要：

行交接 按照《会员 信息档案移交清单》核对 核对无误后有伊舍小镇客服部签收 将 会员 信息档案及时建档、归档，并建立《 会员 档案资料移交 清 单》 案移交清单》单独存档，以备后查。 第十 条 会员 入 园 档案资料管理 会员 《入 园 通知书》发送前， 销售公司 需核查 会员 资料是否齐全 及通信地址是否有变更或准确等 ，如缺少资料，应在《入 园 通知 书 》 中 注明应补交的资料明细。 入 园 经办人按照《入 园 通知 书 》上应补交资料明细收齐资料，与 会员签订其他资料（《 住 所 实测面积结算表》、《授权委 托书》 等）并复印留存相关缴费单据（ 住所费用结算、公维 等），资料齐全后与 会员 签订《入 园会签单》，并 与客服部进行 移交。 客服部 按照《入 园通知书 》补交资料明细及《客户资料接收单》清点核对，如核对有误退回入 园 经办人催收资料，核对无误后双方在《 会 员 档案资料移交单》签字。 会员 资料当日归档，并更新入 园 电子台帐。 第 7 页 共 16 页 第十 一 条 会员 入 园 档案资料接收流程 资料不齐不予 办理 入住 第 8 页 共 16 页 会员 办理入 园 时，经办人按《入 园 通知 书 》 上的资料明细收齐资料 经办人与 会员 签订其他资料后签订《 入园会签单》 核对无误后在《 会员 档案资料移交单》双方签字 伊舍小镇客服部 将 会员 档案 资料 当日归档 会籍顾问 在 入园 前核查 会员 资料 如缺资料，在《入 园 通知 书 》上 注明应补交的资料明细 经办 人将所有入 园 资料存入档案袋， 并在档案袋上张贴经办人签字纸条 核对有误退回经办人，催收资料 与 伊舍小镇 客服部进行交接 伊舍小镇客服部 按照《入 园 通知 书》《会员资料接收单》的资料明细清点核对 第三章 会员 投诉 /报修档案管理 第十二条 会员 员 投诉 /报 修 档案内容 主要 为会员 投诉 /报修记录及附件（验房单、索赔 请示、应急维修请示、会员 信函、物业派工单或函件等）。 第十三条 职责划分 会员投诉 /报修档案管理工作由 伊舍小镇客服部 负责，其职责包括： 按照客服 工程维保维修处理流程 要求及时录入 会员 投诉保修事件； 按照归档材料接收并及时、准确归档，同时将结果录入 客服 工程维保维修处理流程。 办理档案查阅、借阅相关手续，为部门各岗位及其他相关部门提供信息； 做好 会员 信息档案的安全和保密工作； 第十四条 会员 投诉档案管理 会员 投诉、报修、索赔及应急维修等《 会员 投诉 /保修记录单》（简称报修单）经相关部门或经办 人处理完毕后，在报修单上注明完成过程及结果后向 伊舍小镇客服部 返单， 客服部 根据处理结果向报修方回访，填写满意度结果后将报修单按任务编号顺序当日归档。 《入 园 手续书》《验房单》的接收管理： 会员 办理完入 园 手续并对 住所 进行验收后，由物业公司将 《入 园 手续书》 第 9 页 共 16 页 及《验房单》复印件当日移交客服部， 客服部 复印验房单留存，同时将两单存入 会员 信息档案，签署《 会员 档案资料移交单》，并更新 会员 档案电子台帐（含入 园 日期）。 第四章 工程档案管理 第十五条 工 程档案内容 主要包括 会员 索赔档案、应急维修档案、维保处罚档案、质保金档案。