南北n7外贸erp管理系统

南北n7外贸erp管理系统内容摘要：

14 台可和预警系统、审批系统相联系，制定、提示所要处理的工作信息。 内部  内部 是一个任务和消息提示程序，具有个性化的个人任务提示和消息发布功能。  每个人在自己的计算机用自己的用户名和口令登录后，当系统中有该人相关的审批任务、预警信息或发布的消息时，内部 会在系统窗口下自动弹出，提示现在有任务或消息需要完成。  内 部 在登录系统后自动启动。 邮件管理  邮件归类 ：公司所有业务邮件资源全部自动存放在系统中，并按照业务、客户、合同、国别、性质等业务内容，进行多级次的划分，实行邮件统一管理，分类统计、查询、管理，便于业务跟进、业务归档和业务移交，对客户、订单的邮件进行通阅，管理业务进程。  邮件分发： 公司固定岗位的人员，可以将接收到的公司统一对外的邮箱中的邮件，分别转发给具体的销售人员、投诉处理部门等，实现快速响应。  邮件群发： 公司新产品发布、客户重点关心产品推介，以及公司产品目录、市场宣传资料等，都可以按照系统中的客户邮件 地址（可按照关注商品、地区、联系人等条件过滤查找），进行邮件群发。  邮件模板： 随附大量标准外贸商业函电格式，使公司对外联系的商业用语、函电标准化，提高服务质量。  和业务系统无缝链接： 在业务系统中的功能模块，可随时、自动启用南北邮件系统。 例如，出口报价、应收催款等模块，可以将结果自动直接发送邮件。  安全机制： 普通人员，对邮件（包括废件箱内容）无物理删除权限；只有系统管理员，才具有物理删除邮件的权力。 15 自营出口标准业务流程管理 采 购 合 同自 营 发 货 单入 库 通 知入 库 回 单采 购 发 票出 库 回 单销 售 发 票货票对应必 须 要 货 票 对 应 完 毕 才能 做 出 库 商 品 选 择自 营 出 口 合 同开 始商 品 信 息 及 条 款 可 以从 报 价 单 拷 贝 过 来报 价 单到 证 登 记条 款 录 入 审 证出口合同号信用证信息出 口 收 汇出 口 单 证核 销 单 领 用预 付 货 款付 货 款付 国 内 费 用（ 采 购 环 节 ）付 国 内 费 用（ 销 售 环 节 ）付 国 外 费 用 、佣 金出 口 报 关 登 记 16 询报价管理 出口报价  支持按照多种计算方法生成对外报价（利润率－ 外销价；换汇比－ 外销价）；也可以根据外商的还盘计算本次报价的利润率和换汇比，以及根据原有的利润率、换汇比倒算厂价。  报盘时，基于 按外销价计算利润率 的方法，系统自动生成 3 种价格条款（ CIF/CFR/FOB）的报价矩阵，并可打印输入（含图片）。  可根据公司销售策略，以及销价指导价、折扣率，自动形成对外报价。  可以记录并显示历次报盘、还盘信息。  报价单可以直接导出通用 OFFICE 文件格式，并可以直接打印预览，发送传真和 EMAIL。  报价管理可以和邮件管 理系统结合，录入报价信息后，可通过系统直接发送邮件给客户。  对每一报价单可以实现盈亏预测，预测结果作为本业务在执行过程中的成本跟踪单进行管理监控。  提供“汇率风险减值准备”的功能。 系统中可由公司统一规定当前的汇率风险减值准备，并在 ERP 系统中登记。 系统自动将 汇率风险减值准备 参与报价计算。  报价单可以支持网上审批。  报价单生效执行后可以直接生成对应销售合同。 采购询价  可以针对某个供应商、某种商品查询以往的历史报价记录和成交记录。  可以针对某个商品在多个供应商之间进行工厂间比价，以及同一工厂不同历史时期的 历史询价查询。  支持对询价单的成本测算、成本追踪、网上审批。 17  询价单中询价商品的价格结果可以直接进入商品信息中作为最新的采购价格使用。 签约管理 自营出口合同  对国外销售合同或外销形式发票 (P/I)的管理。  实现按部门、人员、商品、客户、业务类型等对合同订单进行分类管理。  实现合同从询报价单的生成以及合同数据之间相互拷贝等合同快速生成模式。  实现跟单预算，对每合同可以实现盈亏预测，预测结果作为本业务在执行过程中的成本跟踪单进行管理监控。 支持对汇率风险、信用风险的预测。  实现版本修改（痕迹保留）。  支持合同文 本条款的范本导入。 合同和 WORD、 EXCEL 高度集成。  实现当前合同和当前合同客户的历史往来跟踪以及当前盈亏和进程的实时查询。  合同商品可支持多计量单位和商品图片录入。  支持大销售订单下的多笔采购的运作方式。  支持大销售订单下的分批次出货甚至不同订单下相同、不同工厂货物混合出货的情况。  实现业务环节的时效性提示预警功能。  实现相关业务的采购合同和销售合同的自动匹配。  支持合同网上审批。  支持合同条款之间的相互纠错。  支持非标准合同的预警。 18 国内采购合同  支持国内采购的处理。  支持多个采购合同对应一个销售合同。  实现对“零库存、非零库存”业务模式的管理。  选择“供应商”，系统会带出相应信息。  实现采购合同和对应出口合同的数据关联，采购合同可以拷贝销售合同商品，保证合同商品的一致性。  采购合同中采购商品超过合同预算中采购商品的金额时，系统可以预警提示。  采购合同对应的条款能够生成并打印成标准合同。 出口信用证管理 出口信用证管理根据外贸企业的实际操作流程，内容包括催证、到证登记、到证查询、业务员认领和信用证审核。  实现出口信用证统一登记管理。  支持查询未到证的出口合同，以及此合同信用证条款的金额。  支持信用证的网 上认领。  信用证修改、追加和审批功能。  信用证到证登记时，登记商品信息，发货时通过信用证号确定发货商品明细。 自动跟踪信用证议付信息；可查询每个信用证的开证金额、余额、发货总数量；以及查询每个信用证下，每票货的应收外汇、已结外汇、待结汇的情况。 出口信用证在业务系统中的作用： 仅限于到证登记（用于业务认领），体现在出口进程查询中、以及信用证使用金额统计中。 因此在业务系统中登记的内容是极少的关键信息（满足信用证的业务认领需要即可）。 采购到货管理  系统实现对采购执行过程中的入库通知、验收入库、到货确认的管理。 19  系统可以自动从上级单据（如合同）中拷贝相关信息生成发货及出库信息，提高了业务处理过程中的工作效率。  系统通过发货处理自动核销库存商品余额。  系统支持用户可根据合同 /订单管理工作的不通商品购销要求来进行以上各项内容的添加、修改等操作（如按照各别计价或单品管理时，可以有选择的对库存商品进行出库确认）。 存货管理  系统可根据采购发票进行货票对应，自动进行成本确认。  系统可进行“库存业务”和“直运业务”两种不同库存处理模式的管理。  系统允许到货入库（或发货出库）的商品在与采购合同的商品数量、重量、品质、规格不一致 的情况下录入系统，但是系统会根据企业管理制度设置审批确认流程。  实现库存占用的锁定管理。  实现库存调拨管理。  实现库存存量预警管理。 出口发货单管理  针对国外销售订单及销售合同发货过程的管理。  系统可进行“库存业务”和“直运业务”两种不同库存处理模式下的发货处理。  系统通过状态反映出运的各个环节，业务部门在出运准备状态录入出运通知相关信息，船运部门在待出运状态录入运输相关信息。  对每一票出运的信息进行记录登记，生成出运通知单。  支持一个合同的商品进行多次出运的业务模式。  可以支持多个合同的商品，安排一次出运 的业务模式。  支持合作出口业务模式下的零库存业务的发货方式。 20  输入提单日期和交单天数后，系统自动计算交单期限，交单期限的内容，将被自动预警。  可从合同拷贝，自动生成出运信息；同时如果一个合同分成几次出运，可对出运商品的数量进行核销。  发货单收汇方式如果是信用证方式时，通过对应信用证中商品明细与发货单中商品明细比较，为相应的业务担当给出提示信息，从而再次确定发货商品明细。 出口排运、订舱管理  储运部门根据业务员录入的合同出运计划，进行排运管理。  支持一笔合同项下的同一种商品分成多次出运。  可对出运商品的工厂交 货期以及生产数量的最后确认，便于对工厂的生产进度进行监控和跟踪。  支持对相同起运港、目的港和客户以及相近装运期的多个合同进行归并，由储运部门统一租船订仓。  由于特殊原因，在实际装柜量小于排运量的情况下，对于差额部分，可进行运后撤排管理。  系统可自动筛选出已排运未定舱的业务，并进行相关订舱信息的处理。  可查询相关合同的排运信息、订舱、出运信息。 提单管理  系统可以对提单回单、交单进程进行跟踪记录。  可以设置提单预计回单、交单期限，并根据预计回单、交单日期进行即期或逾期提醒预警。 出口单证管理  根据业务、储运、 结汇部门的要求（对报关、对商检、对客户、对财务等）可以实现同一业务生成多套单证，实现储运单证不同口径不同 21 数据的同时体现。  单证基础数据从相关合同、信用证及发货单中自动获取。  支持各种套打和非套打的打印格式，打印格式均可自定义。  支持同一单据的多种打印格式。  单证在打印时可以直接通过系统发送传真或 EMAIL。  在打印预览时可支持临时修改。  支持单证的查询和统计功能。  支持多张发货单制作一张单证。  单证信息均可以挂接附件。 交单议付管理  对银行交单议付信息进行登记。  可对交单议付登记同时增加信用证拒付登记。  交 单记录：公司内部（储运和财务部门之间的单据交接情况记录）。 出口核销单管理 以核销单为线索，实现包括核销单的领用、发放及最后的匹配、核销。 将全公司的收汇信息输入电脑，能够准确查询到每笔业务的收汇核销情况及核销单的分布情况，杜绝了核销单的丢失、逾期，加快了核销单的周转速度。  核销单实现购回的批量自动登记。  核销单实现内部网上领用申请。  核销单网上发放，自动判断当前业务是否具备领用条件。  核销单交单系统自动判断报关信息登记等交单条件。  核销单匹配实现自动匹配和模糊匹配方式。  核销单作废处理功能。  核销单的手工 使用和登记信息。  支持核销单的状态查询以及各环节领用时间的监控，对于到期核销单进行预警提示。  核销单金额与报关金额有差异时，系统进行预警提示。 22 采购与费用发票管理  对于采购成本核算的主要依据为供应商提供的增值税发票或者公司内部提供的成本构成发票。  采购及费用发票金额超过合同预计金额，系统提示并进行特殊审批。  成本发票可作为财务入帐依据并通过此环节进行管理监控。  对于出口增值税发票的管理同时可作为生成退税上报表依据。 出口销售发票管理  销售开票可以实现网上申请与审批。  销售发票可根据销售发货单自动生成。  支持 将同一个客户的不同业务可以开在一张销售发票上。  对于出口销售发票南北软件可以直接打印并支持套打。 收款（汇）管理  对收款水单实现统一登记分步认定。  收款信息认定可按照人员、合同、发票等进行单项匹配。  收款信息实现多币种管理。  收款认定时，系统提供当前业务的已收付信息的查询。  业务员认领水单并拆分到相应合同。  业务员确认、分拆后财务再次确认这笔收款才真正到合同。 付款（汇）管理 付款申请流程：  新建付款单，输入收款客户信息，付款金额，付款明细。  提交至部门经理审核。 部门经理审核通过后，提交至财务经理审核。  出 纳确认付款。 付款申请控制： 23  当付款的费用超过预算金额时（付国内费用申请：付款的费用总额和预算费用 总额做比较），系统控制不准提交。  预付货款：如付款子类型是“预付货款”时，将该笔业务项下采购合同中的预付金额，与该付款单的申请金额做比较，大于等于申请金额的可以付款。  付款单打印：在付款单成功提交以后，才能打印。 （后面的所有付款打印都一样）  支付货款申请，如果在出口合同中有溢装条件，在溢装比例允许的范围内，支付的货款可以超出合同的预算货款金额。  选择付款合同号系统调入签约采购合同未支付的采购金额。  支付货款（非 预付款）申请必须选择对应货款的处于执行状态的出口发货单。  多合同支付货款时，合同对应工厂必须相同。  付款单可以采用红冲方式，将相同供应商的不同合同支付货款红冲改变付款合同。 不同供应商的合同不能红冲。 退税管。