办公室行政工作-行政办公室管理制度

办公室行政工作-行政办公室管理制度内容摘要：

不得提前或早退；工作时间内不得吃零食、 打游戏，确保办公环境的安静有序。 进入他人办公室，必须先敲门，征得许可方可进入； 已开门或没有门的情况 下，应先打招呼，如 “您好 ”、 “打 扰一下 ”等词语后，再进入。 禁止使用公司电话打私人电话，聊天。 接拨公务电话言语尽量简洁，做到长 话短说；接听电话中要使用文明用语：您好 请 谢谢 对不起 再见。 办公设施的摆放应尽量做到在入口处一目了然，整齐划一。 办公设备应保持固定地点放置，不得随意变换位置。 办公台面只允许放置电脑显示器、鼠标、电话机、台历及少量必要的办公文 具，放置物品所占面积不得超过办公台面的 1/2。 为了使办公职场人性化，办公区域内可以放置一些个人喜爱的物品，但要保持办公场所的整洁 美观。 办公桌下只允许放置电脑主机、废纸篓等必需物品。 1办公文件、业务资料须分类整理归档，编制目录或索引，放置在固定地点， 并作相应标识，以便于查找。 1办公桌摆放整齐，做到横平竖直，要注意保持与参照物之间的摆放位置，不 得随意变动。 办公坐椅不用时放置于办公台下，椅背或扶手紧靠办公台外沿。 1办公设备应保持清洁、干净，不得出现灰尘、纸屑及其他污渍。 1办公室电脑及网络由专人维护保养，任何个人不得私自更换系统；所有电脑 不得安装游戏软件、 优盘在使用前，必须确保无病毒；专人使用电脑，应设置密码；上班时间不得使用电脑做与工作无关的事情。 1办公室摆放文件柜、设备柜、办公桌、饮水机、电脑等办公设施，应规范、 合理、整齐并随时保持清洁。 1办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。 1与同事见面时主动打招呼；在办公室内不得私下议论、窃窃私语；使用文明 用语、禁止用方言与他人交流。 1办公室人员不得擅自翻印、复制、抄录和摘取公司私密文件。 1及时做好办公室日常安全事务工作地自查， 注意做好防火防电。 离开座位时，将办公台面整理好，将机密文件、公章、票据、现金和贵重物 品存放好，且把椅子摆放整齐。 2在办公室区域走路时，要舒展肩背，不要弯腰、驼背，有急事也不要跑步， 可快步行走。 2下班时随手整理自己的办公桌；关闭空调，关窗，断电，门反锁。 2离开办公室后，每个人都要记住自己是一位公司员工，出去的一言一行，一 举一动，都代表着公司的形象。 2凡违背上述规定者，第一次予以口头警告改正，第二次处罚 20 元引以为戒， 第三次自动离职。 2本制度自公司公布之日起执行。 2本制度解释权归行政部。 陕西圣爱米伦乳品营销有限公司 20201217 行政办公室日常管理制度 目录 一、办公室管理制度 .......................... 3 二、考勤制度 ................................ 3 三、出差管理制度 ............................ 4 四、例会制度 ................................ 5 五、公文管理规定 ............................ 6 六、邮件收发管理制度 ....................... 10 七、办公室设备管理制度 ..................... 11 八、员工请假、休假与薪给制度 ............... 12 员工休假项目 .............................. 12 员工法定假 ................................ 12 带薪假 .................................... 12 病假 ...................................... 13 事假 ...................................... 14 迟到与早退 ................................ 15 值班制度 .................................. 15 1 旷工 ...................................... 16 九、档案管理制度 ........................... 16 公司档案范围 .............................. 16 公司档案管理体制 .......................... 17 档案管理工作 .............................. 18 档案借阅、利用工作 ........................ 19 附 则 ...................................... 20 十、接待管理制度 ........................... 20 接待范围 .................................. 20 接待程序 .................................. 20 接待标准及要求 ............................ 21 十一、印章管理规定 ......................... 21 2 一、办公室管理制度 行政办公室各分办公室对自己所在办公室负责，保 证办公室清洁，物品摆放整齐有序； 各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好； 行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌 待人，集体活动时必须统一穿工作服； 在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗； 办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等， 做与工作无关的事情。 不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊； 上班时间禁止吃东西； 讲话要文明，有礼貌。 上门办事 的要热情接待，接 电话时必须说 “您好、再见 ”，杜绝 “不知道、不清 楚 ”等词语。 如有涉及公司机密，不可告知的内容 要委婉的拒绝。 二、考勤制度 公司的考勤实行打卡制。 所有内勤员工应于每个工 作日的早 9： 00 前到公司，其他上班时间按规定的 正常时间为准； 3 凡迟于上班时间到岗，早于下班时间退岗者，即为 迟到、早退。 无故不到或擅自离岗一小时以上，视 为旷工； 请假必须填写请假条，并请直属领导签字批准。 假 期结束按时上班并要提前找行政人 员销假。 如果假 期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷 工； 不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再补写 假条； 必须在当日早会前请假，否则视为迟到； 无故旷工 1 日内由行政办公室处理，停职反省写出 深刻检查， 1 日以上者交公司处理； 每个月月底由行政人员统计考勤记录，汇总成考勤 表交给财务人员； 外出业务人员，需填写外出登记表。 三、出差管理制度 为规范出差行为，确保出差目的的实现，确保差旅 费合理使用特制订本制度； 员工或部门领导出差，由上级领导直接安排，如跨 4 级委派应先通知其直接领导； 出差人员在指定的时间出发，在预定的时间到达目 的地，不得借出差之机游山玩水或故意绕道延长出 差天数； 出差人员返回后必须提交出差报告或考察报告、会 议记录、经主管领导批准后方可填写差旅费报销单； 出差人员必须维护工作形象，不得参与任何影响公 司形象的活动，不得接受客户宴请，不得接受客户礼物，不得私自提高食宿标准。 四、例会制度 会议安排的原则为：小会服从大会，临时会 议服从 例会。 各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临 时会议、部门会议，因处置突发事件而召集的紧急 会议不受此限制。 除公司级例会外，会议提拟人应 至少提前一天向行政部提出会议室使用申请； 会议发起人或部门应在会议举行前收 集和准备好会 议相关资料； 行政部负责会务工作，如会场布置、仪器准备、瓜 5 果茶水准备及会中的端茶倒水等； 如会议有摄像需要，会议发起人应至少提前半天通 知行政部； 参会人在会议期间应将手机调至静音或震动等不打 扰会议进行的模式，会间原则上不允许接听电话。 若为紧急情况，应离开会场后接听； 非参会人员不得进入会场。 若紧急情况需与参会人 协商，应在获得会议主持人允许后，方可离开会场 进行商议。 五、公文管理规定 为了规范公司 各类公文的收发、审批、处理，特制 定本制度； 本公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复 问题，指导或商洽工作的重要工具，由行政部实行 统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、 准确、及时、安全； 公文管理在公司分管经理的领导下，由行政部主任、 秘书、文书和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签 6 发、归档进行管理，相关部门要密切配合； (4) 对于急件、急电，或是无法及时请示行政部领导批办 的特殊情 况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，再另行汇报； 机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存 放。 一般的函件，可由行政部转有关部门处理； 业务往来的文件由行政部主任和文书根据文件内容 要求经公司领导批示后，交有关部门处理； 凡是写给 “四川非常有效科技有限公司 ”且没有具 体部门和姓名的函件一律由行政部拆阅。 写明部门和姓名的直接转给相关部门处理； 引用的公文要写明标题、发文部门、公文编号和发 文时间。 公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序； 在使用简称时，应先用全称，再加以说明。 字体要 规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称，约定俗成的可以用简称； 注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计 表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉 7 伯数字外，其他均用汉字书写； 公文由行政人员根据相关会议或精神起草，由行政 部主任核稿，送总经理审批，然后安排打印，行政 部盖章、发送。 分送要填写文件收发登记表； 核稿的重点：看有无必要行文要素；是否符合国家 的 方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔 接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定 或是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号 是否合适等。 如发现不妥之处，必须进行修改，属 于重要内容或是原则性问题，则应退回起草部门修 改； 专业性公文由对应部门起草，分管领导审批后按原 程序进行； 重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及 其他重要公文，由董事长签发。 一般性公文由总经 理签发； 签发的 公文，不得做任何修改，如需要修改的需要 重新送签。 公文发送的范围、份数根据其内容确定， 8 需要的发够，无关的不发； 每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档 案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定 保存期限； 重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、 讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等公司内部 发文；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书 都在归档范围； 公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表 等；与有关单位签订的重要合 同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利 等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简 报，照片，其他资料也都需要归档管理； 需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部 门、标题、文号、份数，报主管领导批准后，方可 销毁； 各部门及有关人员，对公文中涉及本公司应保密的 事项，必须严守机密不准随便向他人泄露； 所有发文，文件原稿 (经领导签字 )审核稿件连同正 9 本二份送行政部存档。