办公室管理制度规范全套

办公室管理制度规范全套内容摘要：

第六条 值班员工收到电文应分别依下列方式处理： (一 )属于职权范围内的可即时处理。 (二 )非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。 (三 )密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。 第七条 值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。 第八条 值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。 第九条 值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失者，从重论处。 第十条 值班员工 因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。 第十一条 本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。 十、总台值班管理规定 第一条 总台及各楼层值班小姐，统称总办文员。 第二条 总办文员上班须着工作装、化淡装。 第三条 总办文员要按以下程序工作： 8： 15到公司，穿工作服，检查打卡机，挂领导值班牌，开空调机 (夏天 )； 8： 20，站立迎侯员工上班，主动递送卡片； 8： 30收卡。 由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注 明原因。 第四条 总办文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。 第五条 各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。 文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。 会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。 会议结束后，立即清理会议室。 第六条 值班文员应推迟 30分钟下班，各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人 时，应锁门关灯，做到人离灯灭。 如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知总台。 当天值班的总台文员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。 第七条 总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或 50元以上， 100元以下罚款处理，屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。 16 十一、企业总机管理制度 第一条 总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经批准不得进入机房。 第二条 话务员在值班时，应坚守岗位，做到： 、转迅速、准确； 、清晰，回 话礼貌、耐心； ； ，爱护设备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作； ； ，不窃听电话，不泄漏机密。 第三条 凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到 履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理。 未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。 第四条 原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到 履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机房回单到财务部门结 清费用。 第五条 机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准干与工作无关的其他事情。 第六条 话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。 第七条 话务员应定期进行用户的访问，不断改进服务质量。 第八条 电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。 第九条 应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。 十二、 企业电话机线管理制度 第一条 我厂通讯设备及线路的维护保养工作应严格遵循邮电 部电信总局关于市内电话用户交换管理的有关规定。 第二条 机线维护人员应熟悉并掌握本厂使用机线设备的性能、结构原理及其测试、调整、维修技能。 要严格按照邮电部电信总局关于《市话用户交换机技术维护标准和周期》的规定， 17 切实做好机线的经常性维护保养工作。 第三条 机线维护人员应与话务人员密切合作，共同努力，使通讯设备、仪器、工具经常保持整齐清洁，完整完损，性能良好，运行正常。 第四条 应负责组织领导适时编制年度、月度通讯设备线路的维护修理计划，报送有关主管部门归口平衡，并组织督促机线维护人员按时完成维 修计划。 第五条 机线维护人员应认真作好日常维护保养工作的原始记录积累，保管好通讯设备及维修情况的技术资料。 主要原始记录应包括： ； ； (年度、月度 )； 、用户卡片； ；。 主要技术资料应包括： ； ； 、杆线、分机设备布置图；。 第六条 各单位话机安装、拆迁，应书面向 提出申请，经 批准后，由机线维护人员负责装、拆、迁，并开具 内部协作加工单，按实核算材料、工时费用，交财务转帐。 第七条 机线维护人员应随时将自己的去向 (工作地点 )用电话告知总机房，以便在通讯设备发生故障，可随时召唤，尽快处理。 十三、 电话管理规定 第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。 第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 第三条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。 第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为： “ 您好， 公司 ” 当方告知分机电话 时，说： “ 请稍等 !” 如分机占线，说 “ 电话占线，请稍后再打 !” 接听内线电话的用语为： “ 您好，总台 !” 其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。 18 第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。 有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。 行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。 负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一 定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。 第六条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款 50元。 屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。 第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款 50元；私挂香港或澳门的，每次罚款 100元；私挂国外长途电话的，每次罚款 500元。 屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。 第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。 部门正职负责人 ，经申请可报销电话费。 其他员工公司不予考虑电话问题。 十四、长途电话管理办法 第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。 第二条 电话的管理由管理部总筹负责。 使用则由各单位主管负责督导与控制。 第三条 电话使用须知： (一 )辖区内的洽公。 (二 )时间以三分钟为限，自我控制。 (三 )注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。 (四 )使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。 第四条 长途电话使用须知： (一 )各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间 、联络事项及交涉结果。 本表每月转管理部呈总经理核阅。 (二 )长途电话限所长以上人员挂拨。 (三 )一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准 (无所长者由该单位主管核准 )。 (四 )禁止挂用私人长途电话。 (五 )违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。 19 十五、电脑室管理规定 (一 )电脑室员工应遵守公司的保密规定，禁止非电脑室人员进入电脑室。 输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。 违者视情节轻重给予处理。 (二 )电脑室员工必须按照要求和规定，科学地 采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。 (三 )信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。 任何人不得将信息载体带出电脑室。 (四 )电脑室员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。 对各种设备应按规范要求操作、保养。 发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 (五 )电脑室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。 (六 )严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。 违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。 (七 )电脑室设备应由专业人员操作、使用。 禁 止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。 十六、 企业计算机管理制度 (一 )总则 第一条 随着科学技术的发展，对企业经营管理工作的要求也越来越高，采用计算机对企业进行管理，是提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径。 在企业生产经营中推广应用计算机管理，对增加工厂经济效益将起积极的促进作用。 (二 )计算机的管理和使用 20 第二条 归口管理单位：。 (主要指单板机 )管理为总师办。 (以下内容不包括实时控制用单板机 ) 第三 条 管理员职责：。 ，负责机器及外设、备件的计划、采购。 ，组织开发成果鉴定。 ，组织计算机技术培训。 第四条 硬件使用： ，需提出上机申请，经批准后按规定机型、外设使用。 ：单次上机、每月定时上机、每日定时上机三类。 ，上机时间较多的单位，可以申请配置机器。 第五条 软件管理： ，应向企管科提出申 请。 、协作开发、委托开发三类。 (三 )软件开发任务书的编制与审批 第六条 编制依据： ； ；。 第七条 任务书内容： ； ； ； ； ； 、人员安排、协作单位情况；。 第八条 任务书的审批： 设计任务书编制完成后，由企管科组织有关科室进行审议，认定可行后，由企管科科长批准。 (四 )软件鉴定 第九条 鉴定的基本要求： 21 软件全部开发完成后，需经三个月到一年的实践运行 (视软件复杂程序 )，才能申请鉴定。 第十条 鉴定资料： 软件鉴定前，必须向鉴定小级提供下述资料 (其中 37项资料各二份 )。 ； ； ，对外存外设的要求，软件支撑环境； ； ； ； ；。 第十一条 鉴定小组 的组成与鉴定程序： 、企这科、计划科、财务科、总师办、标准化室等单位负责人组成，厂长担任组长； ： (1)软件设计者对软件的介绍； (2)宣读标准化审查报告； (3)用户代表发言； (4)操作示范； (5)讨论鉴定结果及提出进一步修改的建议； (6)通过鉴定报告，鉴定小组成员并签字。 第十二条 鉴定后的工作： 、存档；。 第十三条 软件的维护与完善。 ，并对软件操作者和后 续开发人员进行业务指导； ，年底应向计算机管理人员提供修改的程序清单。 (五 )操作证管理 第十四条 操作证由企业管理科统一归口管理，每年审核一次。 第十五条 办理操作证由本人申请，单位领导同意，通过应知应会考试，成绩合格者才能发给操作证。 第十六条 申请操作证的人员应掌握一种或一种以上的计算机语言，了解计算机的结构和操作规程。 第十七条 操作人员能按操作证规定的机型、外设操作。 22 (六 )机房管理 第十八条 凡与计算机有关的业务联系由企管科负责人接洽。 第十九条 进入机房工作，要认 真填好上机申请表，经主管负责人审批后，方可上机操作。 第二十条 外单位人员因工作需要进入机房时，必须由企管科办理审批手续。 第二十一条 参观机房由企管科安排，进入机房后听从工作人员的指挥，未经许可，不得乱动机房内设施。 第二十二条 进入机房必须换鞋，严禁吸烟，不得高声喧哗，自觉维护室内清洁卫生。 第二十三条 软件复制经有关软件人员批准，方可进行。 十七、 计算机安全管理制度 本文涉及的电脑设备，包括电脑室电脑设备及由电脑室负责安装在其它部门或单位的电脑设备。 (一 )病毒防护 (1)装有 软驱的微机一律不得入网； (2)对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档； (3)对于尚未联网计算机，其软件的安装由电脑室负责； (4)任何微机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由电脑室负责安装； (5)所有微机不得安装游戏软件； (6)数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供； (7)软盘在使用前，必须确保无。