公司财务部相关制度、规定和管理流程

公司财务部相关制度、规定和管理流程内容摘要：

转入的款项必须先经基本账户再转入相关费用户和纳税专户进行支出，包括利息转款支出、资产购置支出等，从而通过基本账户体现公司每期费用开支总体情况。 （ 3） 费用专户包括基本账户、纳税专户和其他代扣款费用专户，由财务部统一管理，款项来源根据部门月预算和资金计划，经资金结算部签批意见，再由财务总监核准后，最后由执行总裁和总裁审批。 （ 4） 财务部门根据业务开展的实际需求，可指定一结算账户专门用于支付购油款，便于核算和监控。 （ 5） 集团公司各单位间的往来款项，须通过各单位指定的结算账户进行调拨。 （ 6） 大型在建 工程项目资金收支的账户，视同独立核算单位的账户实行专户专人管理。 银行账户内资金的调拨管理： 针对公司内银行账户间的每笔资金调拨与划拨业务，必须严格执行每笔审核、审批制度，为此特明确规范使用《资金内部调拨通知书》， 作为公司财务内部控制的必要手段和款项划拨的重要依据 ： （ 1）“公司内银行账户”是指经总裁审批同意开立的所有光汇集团公司的收款户、贷款户、日常费用户及其他扣款费用专户； （ 2）公司内部每笔资金调拨和划拨时，仅限资金结算部人员或财务人员填写《资金内部调拨通知书》，《资金内部调拨通知书》一式二联，一联财 务联，一联结算联；按设定的审批程序逐级审批，财务部出纳负责办理相关的支票领用审批和转款银行业务； （ 3） 《资金内部调拨通知书》最后由总裁签批后，出纳即可按通知书内容在规定的银行账户间及转款时限内准确无误办理资金调拨和划拨业务； （ 4） 公司内部资金调拨申请部门为财务部或结算部，各部门应作好资金调拨情况记录，以便审核公司资金状况，对于同一笔资金的调拨，严禁重复申请或审批； （ 5） 公司资金对外支付业务，仍按原规定执行《转帐支票领用审批表》审批手续； （ 6） 公司提现业务，仍按原规定执行《现金支票领用审批表》审批手续。 第二条 银行印鉴的 管理 银行印鉴分为存款印鉴和贷款印鉴，存款印鉴一般由财务专用章和法人代表章组成。 贷款印鉴由法人公章、财务专用章、法人代表章、财务负责人章组成。 银行印鉴章实行分开保管，相互制约的原则。 其中：财务专用章和财务负责人章由财务负责人或其指定人保管。 法人公章、法人代表章，由法人代表或其授权人保管，若加有出纳印章时，该章由出纳员保管。 在使用印鉴章时，必须有完备的审批手续（包括有完备的贷款手续、付款审批手续和启用印鉴审批手续），方能使用，否则，保管印章的任何一方都有权拒绝。 第三条 银行支票的管理 银行支票一般有银 行普通支票、汇票委托书、电汇凭证和本票等。 银行支票由出纳员根据实际需要购买并负责保管和使用。 银行空白支票应视同现金进行保管，开出支票时应有完备的审批手续 (详见请款及报销审批程序流程）。 填写支票应规范：日期、对应科目、收款人、付款内容必须填写清楚，错时应盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。 开出支票应设立备查账簿进行登记，支票及登记薄上均必须有领用人签字。 第四条 贷款的担保与抵押规定 集团公司为允许范围内的单位作贷款担保，必须由结算部提出申请，报财务总监核准后，再报执行总裁和总裁审批。 公司原则上 不为其他单位提供担保，或互保。 公司为联营、合资单位作贷款担保，必须取得联营、合资对方的反担保或“共担风险承诺书”。 集团公司所属的各公司不得擅自为集团公司内部以外的任何单位和个人作经济或信用担保，联营、合资单位非经董事会同意，也不得为任何单位作担保，否则所引发的经济和法律责任概由当事人承担。 集团及所属公司贷款原则上不以固定资产作抵押，若确需办理抵押，必须经董事局（会）研究批准，方可抵押。 第五条 采购货款、采购费用支付的管理 购货合同及运输合同的审批：按照采购合同审批和运输合同审批的程序 进行审批。 申请购货款：货款及运费根据采购合同及运输合同中的付款条件，向资金结算部报资金计划，经规定的程序审批后，办理付款手续。 付款： （ 1） 出纳员根据采购合同及请款审批单，汇同结算部一起到指定银行办 理（支票、汇票或其他）付款手续，付款票据办妥后，由财务人员随同采购人员负责送交供货方（银行派人跟踪的可一同前往），付款前必须先确定货物是否存在，经核实无误后，方能交票（经公司资信评估小组认定的信誉很好的单位除外）。 （ 2） 运费一般在货运到后 ,由采购部门申请 ,经审批后付款。 （ 3） 采购地的有关费用，数额在 2 万元以上的，由财务人员在送货 款时， 负责支付， 2 万元以下的，可以由业务员支付后，回来凭票报销。 结算：交款时必须及时向对方索取收款收据、增值税发票及发货通知单， 并办理完货款结算。 第六条 资金收入的管理 收款由财务部负责。 （ 1） 所有款项的收取都必须由财务人员负责办理，其他人员协助。 （ 2） 为确保资金的安全、快捷，对于同城银行转账支票，应尽量办理“实时支付”入账。 （ 3） 对于由客户直接划款的，根据银行进账单或银行转款凭证与我司结算专户当日发生数进行核对，予以确认。 （ 4） 对于现金，应及时送存指定银行结算专户，原则上不得坐支。 对于特殊需要，存入 存折账户的现金，应报财务总监审批。 （ 5） 对于银行汇票 ,需经专业银行验证无误，方可接收。 货款收款财务确认及签章放单 （ 1） 货款到账的确认，原则上应根据银行或客户提供的进账单原件进行认定，特殊情况下可结合采用电话查询、网上银行查询和其他必要的资金到账确认方法进行，目的是保证货款资金到账的及时性、准确性和安全性。 （ 2） 只有通过财务出纳、会计审核签字确认货款到账后方可在销售单据上签注“收款专用章”，交相关部门办理提货手续。 特殊情况下的签章放单行为应有足够保证并经财务总监审批后方可进行，目的是在不影响业务正常开展情况下保证货 物的安全性和销售业务的畅通。 （ 3） 财务人员在审核各种收款单据时，对审核审批后的单据主要内容有人为变更、修改之处的应予以拒收。 报告 出纳每天必须向财务经理、财务总监、执行总裁、 总裁报送银行存款、现金库存日报，主管会计每月应与出纳核对银行存款、现金收支账目及余额，并按规定向主管领导报送相关报表。 第七条 进口付汇核销的管理 《贸易进口付汇核销单》由财务部统一向银行申领，统一填写。 《贸易进口付汇到货核销表》由财务部统一向外管局申领，集中保管，统一填写。 核销期规定 即期信用证项下的核销单，原则 上一个月内核销完毕，远期信用证项下的核销单原则上一个半月内核销完毕。 核销单的核销由财务部负责办理。 在办理核销单核销手续时，应提供核销单、报关单、核销表等资料。 核销单核销完毕后，核销人员应及时把《贸易进口付汇到货核销表》、《贸易进口付汇核销单》第二联留存备查。 进口付汇核销相关业务需要时由资金结算部负责协助办理，财务总监负责协调。 外汇账户的日常管理具体参照第一条“银行账户管理”有关规定执行，公司外汇账户的年检工作由财务部负责，必要时由资金结算部协助办理。 （五）费用管理制度 第一条 费用的归口管理 :费用分为可控费用与不可控制费用，采取分级归口管理办法，各部门负责其预算限额内的可控费用，不可控费用由财务部集权控制。 第二条 费用控制实行预算管理制度 每年年终前一个月内由各部门编制下年度可控费用预算，经主管领导核准后，报财务部预算组初步审核，并汇总汇编。 财务部在年度终前 10 天内，将综合汇总后的预算，报财务总监核准后，再提交总办讨论通过。 在年终后 30 天内，由执行总裁主持召开各部门预算平衡会议，确定各部门年度费用预算，报经总裁批准后下达各部门执行。 新一年开始，各部门必须按下达后的年度预算严格执行。 每月根据其预算，在 25 日前编制资金使用计划，报财务部审核汇总，再由财务部送结算部核准，报财务总监签批后，于次月一日前由结算部下达用款计划，并向财务部开出划款通知单，将款转入专户使用。 若遇不可预测的费用，必须报预算变更申请表，经总办审核，并报执行总裁和总裁批准后，按调整后的预算实施。 每季末，财务部将各部门费用执行情况进行汇总，与预算进行对比，分析差异原因，提出改进措施，对于明显预算偏大的费用，应根据实际情况进行适当调整。 财务部将预算执行结果，报财 务总监、执行总裁和总裁，并向各部门进行通报。 年度终了，各部门超支或节省的费用，按公司考核兑现办法进行奖惩。 第三条 差旅费管理办法 员工出差分为国内出差和国外出差。 按出差目的和所办事项分为： （ 1）商务性出差，包括派出招商引资、商业贸易合同谈判、异地采购、付款等为达成经营目标而进行的公务活动。 （ 2）事务性出差，包括派出处理法律事务、追讨款项、建立公共关系等非经目标而以促进管理为目的进行的公共事项。 （ 3）非公务性出差，包括受公司委托或指派外出进修培训，法定的上岗前培训、国内外非商务性考察与培训等 旨在提高员工个人素质的公派外出事项。 员工出差前应填写《出差申请审批单》和《出差行程计划表》，经部门经理签注证实后，按出差期限由授权主管视情况需要事先予以核定，并依权限予以批准。 出差员工凭批准的《出差行程安排表》通知相关部门或外单位安排接洽、住宿及工作配合等，出差员工另凭批准的《出差申请审批单》到财务部依公司规定办理借支一定数额的差旅费，并在出差返回一周内办理报销手续。 出差授权制度审批权限如下： （ 1）出差前必须填报《出差申请审批单》，经以下主管人员批准后，复印一份《出差申请审批单》报人力资源部（ 考勤）备案。 未及时填报《出差申请审批单》者，必须先告知人力资源部，回来后立即补办《出差申请审批单》。 （ 2）境外出差或非公务性出差，必须由执行总裁和总裁批准。 出差授权审批权限表 人 授权 员及 出差 方式 期限 出差 时间 部门 经理 主管副总 总裁或 执行总裁 一、 商务性、事务性出差 （一）境内 副总裁、总监、总裁助理 03天 * 3天以上 * 部门经理、副经理经理助理 03天 * 3天以上 * * 高级文员及以 下 03天 * * 3天以上 * * * （二）境外 * * * 二、非公务性出差 * * * 注：加“ *”者为所主管领导必须签批 因公出差的差旅费用分为交通费、住宿费、伙食费、市内交通费、邮电费和特别费等，差旅费用实行包干的办法，即“划分等级，分项计算，总额包干，调剂使用，节约归已，超支不补”的方法。 出差人员的交通费（不含出发地和目的地的市内交通费）按下列标准实报实销从出发地到目的地来回交通费用。 （出差交通工具附表） 出差交通工具附表 交通工具 职务级别 飞机 火车 轮船 汽车 总裁或执行总裁 头等仓 软卧 头等仓 按实 副总裁、总监、总裁助理 商务仓 软卧 二等仓 按实 部门经理、 副经理、经理助理 经济仓 硬卧 三等仓 按实 高级文员及以下员工 经济仓（特批） 硬卧 三等仓 按实 （ 1) 能享受高一等级舱位，出差日该班（航）次无相应等级仓位的，不享受差额补助。 （ 2) 交通费需要单据认定，无单据者，由个人自理。 （ 3) 使用公司交通工具者不再补助交通费。 （ 4) 出发地至出发港 /码头的来回交通原则上由公司接送，没有安排接送的，可实报实销来回车费，确因时间急迫或其他特殊需要以的士出 租车作交通工具的，应需事先征得部门负责人或主管副总同意，出差回来应填制《市内乘坐特殊交通工具申请单》报行政总监批准。 （ 5) 对乘坐飞机须要特批的员工，必须经总裁或执行总裁批准。 （ 6) 对超出标准乘坐的交通工具，如没有主管领导的批示，其差额均由本人负担。 住宿费及伙食费、当地交通费、邮电费、洗衣费用等杂费，除总裁和执行总裁实报实销外，其他人员出差一律按下列标准补助包干核付（人民币元或等值外币）。 出差住宿费及杂费附表 项目 标准 级别 每日住宿费及杂费 （住宿费占二分之一、餐费占四分之一、其他杂费占四分之一） 境外（包括港澳特区） 境内 总裁和执行总裁 实报实销 实报实销 副总裁、财务总监、行政总监、营销总监、技术总监（含副职）、总裁助理 2500 880 部门经理、副经理（含助理） 1600 680 高级文员及以下职员 1500 320 （ 1) 如本公司备有住宿场所或出差人员由接待单位免费安排住宿，不再补助住宿费，如免费安排伙食，不再补助餐费。 本公司备有办公住宿场所的办事处，按下面第 11 条规定执行。 （ 2) 出差天数计算含在途天数，但扣除返回当天的住宿费标准。 （ 3) 随同出差二日（含）以上的员工，包干费比照级别较高员工的 标准执行。 （ 4) 若出差员工二人或三人及以上属合住一。