一户式电子档案管理系统业务需求

一户式电子档案管理系统业务需求内容摘要：

可只对满足特定条件的文档进行统计；  统计内容包括个数、均值、和值、最大值、最小值等；  可进行横向分组与纵向分组的交叉统计，而且支持多级分组；  统计设臵可保存，便于再利用。  系统应提供打印功能，按要求的格式打印案卷目录、卷内目录、全引目录、全引目录索引、卷内备考表、档案封面、背脊等报表，生成的文件格式为标准的 Excel。 同时，系统还应允许用户自行定制各种模板进行打 印。  系统应提供扫描功能，扫描纸质的条形码，扫描纸质文档形成电子文档。  系统应提供导入电子档案功能。 利于纸质文档进入系统平台。 . 符合用户权限设置要求  系统应提供用户管理功能，管理员可以自行建立组织机构和用户。  系统应满足不同级别管理员权限的设臵，即分级授权。  系统应满足不同用户群的权限设臵，可按部门、角色、用户进行授权。  设臵权限要求细致，可以按保管期限、密级等字段进行授权，也可以对单个图纸文件、档案记录授权。  系统应满足不同操作类别权限的设臵，如可以分别设臵录入、修改、删除、查询、统计、浏览、下载、打印、 鉴定、销毁、编目、归档等权限。  权限设臵应在系统设臵时由管理员设定，各部门档案管理员还应该能对其所在部门的人员进行权限设臵。 13  授权应有时间范围控制，到期权限自动收回。  系统应提供权限查询功能，管理员能够了解用户对档案拥有哪些权限，在查询结果的基础上应可修改权限。 . 符合系统安全要求  系统内所有的数据均应能够选择性的导入导出，作为备份保存起来，导入电子文件加入本系统水印。  系统应具有日志记录数据库，不仅要自动记录用户对文档的每一步操作，而且记录系统启动、停止时间、系统运行情况，记录用户登录系统的时机、登录是否成 功等信息。 通过这些信息可以统计文档的使用情况以及用户的访问情况，为系统的安全提供了另一个保障（审计的功能）。  系统应提供在线监控功能，使管理员能够随时查看使用系统的用户数量及每个用户的状态、登录时间、 IP 地址等信息，必要时应能将用户签出。  在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件。  当系统介质使用的容量达到一定限度时系统应该能够自动发出预警信息，如：在管理人员登录时通知，发送电子邮件通知，通过手机短信通知。 . 符合全系统库房管理要求  系统应支持对档案的分期限分类分区域管理。  系统应支 持对库存档案的物理存放地的电子查询，与密集架建立关联，实现档案的快速物理定位。 14  系统应能对档案实现快速调阅、借阅、归还等。 . 符合与其他系统接口要求 系统应预留与省局大集中系统以及其它在用和在建的应用系统的接口，导入稽查类、法制类等数据，及完成数据互换和功能整合。 系统应能方便的与其它系统集成完成单点登陆。 . 符合系统技术架构要求  系统应该是完全 B/S 架构，录入、管理、查看、浏览等功能均应通过 IE 浏览器来操作实现，客户端零安装零维护。  系统开发应完全基于业界成熟的 J2EE 架构平台，采用 JAVA、 JSP、 Servlet、Web Service、 XML 等编程技术。  系统应支持 UNIX、 LINUX、 Windows 操作系统， Oracle、 SQLSERVER、DB2 数据库及 Websphere、 Weblogic、 TOMCAT 应用服务。  系统的存储层、数据逻辑层、业务层、表现层应分离，保证系统布署灵活，应可利用负载均衡技术，布署多台应用服务器。  系统应支持插件式开发，提供二次开发接口，可快速定制新业务功能模块。  在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件，支持 TB 级数据存储。 5. 术语解释  “ 档案 ” ： 特指徐 州市各级地方税务机关在过去和现在的工作中直接形成的各类 15 具有保存价值的各种文字、图表、音像、计算机电子数据等不同形式和载体的历史记录。  “帐外文件”： 帐外文件通常是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无“帐”可查的文件。 主要包括：领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的文件材料和内部机构在工作中产生的文件，如：局办公会议记录、部门工作计划及总结等。  “件”： 归档文件整理单位，与“卷”相对。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与 复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。  “卷”： 归档案卷整理单位，与“件”相对。 一般以一个事项或一个时间段为一卷，完整反映该事项或时间段内全部流转环节的所有相关内容应为一卷。 一般每卷的厚度应控制在 30 公分以内，若一卷厚度较厚，可再细分为卷一、卷二、卷三等。  “文件登记簿”： 特指公文处理系统中的登记簿，包括收文登记簿和发文登记簿。 上述登记簿是实现公文处理系统与本档案系统连接的重要纽带，即在本档案系统中调用登记簿，通过在登记条目上实现文件归档方法完成公文处 理系统所产生应归档文件的归档操作。  “档案文件库”： 即存放档案文件的仓库。 一个单位可以有多个档案文件库，相应存放不同类别的文件，文件的著录工作在相应的档案文件库中展开，一个档案文件库可以拆分成多个档案文件库，多个档案文件库也可以合并成一个档案文件库，以便于配合机构的组合和拆分。  “著录”： 对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 16 6. 收件管理 . 影印资料扫描 流程 说明： 纳服人员角色根据纳税人角色要办理的业务进入 对应 业务操作界面。 业务办理完成后，点击“采集资料”，系统显示资料条形码对应窗 口，纳服人员张贴条形码检查采集资料是否完整，张贴条形码之后通过条形码扫描枪录入该资料对应条形码，在系统中登记条形码建立采集资料和电子档案数据的一一对应关系。 影印资料人员收集登记后的资料一次放入扫描仪能容纳的扫描件数之后进行 17 快速扫描。 扫描仪会根据登记资料的条形码自动产生条形码 pdf 等格式文件。 系统自动检查扫描资料的完整性，对没有扫描的资料进行列表提醒，完成后的资料会通过系统自动上传至文件服务器。 影印文件存储采用分布式文件系统，可以将电子档案根据所属税务机关，分布存储在相应地市的文件系统节点中 ，降低了税务专网中网络传输的压力，增加了存储安全性 , 提高了文件查询和调阅效率。 由于影印处理流程的重要性，我们在此列出该流程的技术架构图，如下： 18 . 影印资料查询 影印资料查询包含三种方式： 工作事项查看方式 查询条件查看方式 一户式查看方式 说明： 1）查看可以先查看资料，然后通过点击感兴趣的资料进行查看，也可以直接以电子书形成查看。 2）查询条件方式就是根据各种查询条件（如工作事项类别、纳税人识别号、受理日期等）进行资料的查询 方式。 3）一户式查看方式就是根据纳税人识别号（税务管理码）进行定位，对该纳税人的所有工作事项进行全面查看的查询方式。 对应不同流程相同资料我们采取如下处理方式以满足业务处理需求： 1）针对公用资料在“资料条形码对应”挂接窗口中可以由用户选择是否公用以前资料，条形码录入框会显示所有该资料影印文档下拉列表或者最近一次影印资料供用户选择，如果用户不选择仍可按照条形码录入方式。 如果用户选择以前资料，则系统自动修改该资料的链接方式而不需要用户扫描该资料。 2）所有资料我们按照工作事项进行归类，在针对纳税人进行查询时 相同资料会显示不同工作事项标签，不会出现混淆的概念。 19 7. 图像识别子系统 . 图像识别功能 系统采用 OCR 识别技术， OCR 技术是光学字符识别的缩写 (Optical Character Recognition)，是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其它印刷品的文字转化为图像信息，再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的计算机输入技术。 使用 OCR 技术可以极大提高税务机构人员的工作效率；可以将 OCR 识别出的资料推送到风险管理平台。 图像识别的资料种类包含如下： 1）网上办税平台客户上传的影印资料 ； 2）征管系统流程采集的资料中没有在征管系统录入数据的资料； 图像识别功能由系统管理员在涉税事项管理中进行维护，对于需要进行图像设别的扫描件资料进行选择。 系统会根据选择好的扫描件资料在服务器后台自动进行识别操作，并转换为数据文件。 该数据文件会自动捆绑对应的影像文件，用户可以对该资料进行查询和修改维护等操作。 . 全文检索功能 档案工作中所说的全文检索实际包括两种类型：一种是仅对档案目录数据库进行检索，找到相关条目后再打开相应的档案全文，目前档案馆尚有很多档案没有电子全文，因此大多采用这种检索方式；另一种是真正 的全文检索，即直接对档案全文库进行检索，而且是对档案全文进行逐字检索。 很明显，后一种检索方式的查全率比前者要高出很多，使用户能从浩如烟海的档案馆藏中找到更多所需信息，更深入地开发利 20 用档案信息资源。 本系统通过 OCR 技术将扫描图像中的文字变成文本格式，使得对图像中的文字进行逐字检索，从而实现了真正的全文检索。 用户在本系统全文检索功能中，可以选择在固定关键词类型中输入自己要查询的关键词进行查询，也可以在全文检索关键字录入框中输入。