【论文文献】谈管理中的沟通

【论文文献】谈管理中的沟通内容摘要：

在某些特殊情况下可以控制使用。 比如，第一，为了迅速处理管理中的重大问题；第二，由于上级主管部门官气严重，会妨碍时效。 第三，时效性特别强的信息需要立即向决策者汇报；第四，涉及个人隐私，需要保密的材料等。 有些企业设立总经理接待日、总经理信箱就是为了减轻沟通者的心理压力，以便对信息传递 进行控制。 对于向下沟通渠道来说，有些管理者往往坚持把信息直接送达需要它的部门，并实行 “反馈 ”制度。 对于非正式沟通，也应实施有效的控制，因为虽然在一些情况下，非正式沟通往往能够达到正式沟通难以达到的效果，但是，它也可能成为散布谣言和小道消息的渠道，产生副作用。 对信息沟通的控制是一门管理艺术，也是改善经营管理的重要一环。 管理者要提高管理水平，必须做好信息沟通的控制和管理。 在信息加工处理过程中也需要信息反馈。 这是确保信息准确性的一条可靠途径。 这种反馈要求是双向的，即下级主管部门经常给上级领导提供信息，同 时接受上级领导的信息查询；上级领导也要经常向下级提供信息，同时对下级提供的信息进行反馈，从而形成一种信息环流。 一般来说，无论什么信息，在加工处理后时，都需做出反馈，只是方式可以不同。 有实际价值的信息可以进行决策，采取行动；没有实际价值或暂时用不上的信息必须及时答复，加以反馈。 一条简单有效的控制办法是要把信息加工处理的情况定期反馈给信息提供者。 这样做，一方面可以提高针对性，减少信息提供部门的盲目性；另一方面可以加强信息发送者和接收者之间的心理沟通，提高团队士气，调动员工参与管理的积极性。 正式沟通与非 正式沟通渠道正式沟通是指在组织系统内，依据一定的组织原则所进行的信息传递与交流。 例如组织与组织之间的公函来往，组织内部的文件传达、召开会议，上下级之间的定期的情报交换等。 另外，团体所组织的参观访问、技术交流、市场调查等也在此列。 正式沟通的优点是，沟通效果好，比较严肃，约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。 重要的信息和文件的传达、组织的决策等，一般都采取这种方式。 其缺点是由于依靠组织系统层层的传递，所以较刻板，沟通速度慢。 非正式沟通渠道指的是正式沟通渠道以外的信息交流和传递，它不受组织监督 ，自由选择沟通渠道。 例如团体成员私下交换看法，朋友聚会，传播谣言和小道消息等都属于非正式沟通。 非正式沟通是正式沟通的有机补充。 在许多组织中，决策时利用的情报大部分是由非正式信息系统传递的。 同正式沟通相比，非正式沟通往往能更灵活迅速的适应事态的变化，省略许多繁琐的程序；并且常常能提供大量的通过正式沟通渠道难以获得的信息，真实的反映员工的思想、态度和动机。 因此，这种动机往往能够对管理决策起重要作用。 非正式沟通的优点是，沟通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及时了解到正式沟通难以提供的 “内幕新闻 ”。 非正式沟 通能够发挥作用的基础，是团体中良好的人际关系。 其缺点表现在，非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，易于失真、曲解，而且，它可能导致小集团、小圈子，影响人心稳定和团体的凝聚力。 此外，非正式沟通还有一种可以事先预知的模型。 心理学研究表明，非正式沟通的内容和形式往往是能够事先被人知道的。 它具有以下几个特点： 第一，消息越新鲜，人们谈论的就越多； 第二，对人们工作有影响者，最容易招致人们谈论； 第三，最为人们所熟悉者，最多为人们谈论； 第四，在工作中有关系的人，往往容易被牵扯到同一传闻中去； 第五，在工作上接触多的人，最可能被牵扯到同一传闻中去。 对于非正式沟通这些规律，管理者应该予以充分注意，以杜绝起消极作用的 “小道消息 ”，利用非正式沟通为组织目标服务。 现代管理理论提出了一个新概念，成为 “高度的非正式沟通 ”。 它指的是利用各种场合，通过各种方式，排除各种干扰，来保持他们之间经常不断的信息交流，从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。 实践证明，高度的非正式沟通可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决 ，减少了团体内人际关系的摩擦。 向上沟通渠道 向上沟通渠道主要是指团体成员和基层管理人员通过一定的渠道与管理决策层所进行的信息交流。 它有两种表达形式：一是层层传递，即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上反映。 二是越级反映。 这指的是减少中间层次，让决策者和团体成员直接对话。 向上沟通的优点是：员工可以直接把自己的意见向领导反映，获得一定程度的心理满足；管理者也可以利用这种方式了解企业的经营状况，与下属形成良好的关系，提高管理水平。 向下沟通的缺点是：在沟通过程中，下属因级别不同造成心理距离 ，形成一些心理障碍；害怕 “穿小鞋 ”，受打击报复，不愿反映意见。 同时，向上沟通常常效率不佳。 有时，由于特殊的心理因素，经过层层过滤，导致信息曲解，出现适得其反的结局。 就比较而言，向下沟通比较容易，居高临下，甚至可以利用广播、电视等通讯设施；向上沟通则困难一些，它要求基层领导深入实际，及时反映情况，作细致的工作。 一般来说，传统的管理方式偏重于向下沟通，管理风格趋于专制；而现代管理方式则是向下沟通与向上沟通并用，强调信息反馈，增加员工参与管理的机会。 向下沟通渠道管理者通过向下沟通的方式传送各种指令 及政策给组织的下层，其中的信息一般包括： 1）有关工作的指示。 2）工作内容的描述。 3）员工应该遵循的政策、程序、规章等。 4）有关员工绩效的反馈。 5）希望员工自愿参加的各种活动。 向下沟通渠道的优点是，它可以使下级主管部门和团体成员及时了解组织的目标和领导意图，增加员工对所在团体的向心力与归属感。 它也可以协调组织内部各个层次的活动，加强组织原则和纪律性，使组织机器正常的运转下去。 向下沟通渠道的缺点是，如果这种渠道使用过多，会在下属中造成高高在上、独裁专横的印象，使下属产生心理抵 触情绪，影响团体的士气。 此外，由于来自最高决策层的信息需要经过层层传递，容易被耽误、搁置，有可能出现事后信息曲解、失真的情况。 水平沟通渠道 水平沟通渠道指的是在组织系统中层次相当的个人及团体之间所进行的信息传递和交流。 在企业管理中，水平沟通又可具体的划分为四种类型。 一是企业决策阶层与工会系统之间的信息沟通；二是高层管理人员之间的信息沟通；三是企业内各部门之间的信息沟通与中层管理人员之间的信息沟通；四是一般员工在工作和思想上的信息沟通。 横向沟通也可以采取正式沟通的形式，也可以采取非正式沟通的形式。 通常是以后一种方式居多，尤其是在正式的或事先拟定的信息沟通计划难以实现时，非正式沟通往往是一种极为有效的补救方式。 横向沟通具有很多优点： 第一，它可以使办事程序、手续简化，节省时间，提高工作效率。