文书档案管理系统软件结构说明

文书档案管理系统软件结构说明内容摘要：

沿着档案柜依次扫描，一 旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。 RFID 标签上 有一个可写的记录区，假若放入一些统计 数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。 查询借阅管理 可以实现 文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅 各项功能。 文档检索 ： 根据 档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项 检索 手段。 文档 检索 是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面： 检索用户 来自 不同部门，系统 提供多种多样的查询方式供用户选择。 为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制，根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。 文档调阅申请 ： 有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行 调阅。 文档调阅审批： 领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。 文档调阅： 通过 领导 审批的调阅请求用户可以方便地 调阅 电子文档。 借阅管理为网上借阅， 可以实现 自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要的 文档 ，并选取复印、打印、摘要功能。 统计分析 可以实现 分类统计、遗漏预警 功能。 分类统计 ： 可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。 遗漏预警 ： 对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。 基础数据维护 可以实现 分类维护、有效期限、密级、组织机构 功能。 分类维护 ： 如果发现档案缺失或错误，可以进行 分类 维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。 信息补充录入 ：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。 档案维护 ：完成日常 信息的修改、删除，所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生； 档案著录 ：对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。 有效期限： 根据文书档案管理期限 表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。 密级管理 ：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。 组织机构 ：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。 系统管理 可以实现 系统设置、操作日志、系统备份、版本说明 功 能。 系统设置 ：可以对系统参数进行设置。 操作日志 ： 系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。 为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。 系统将必要的操作日志记录在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。 安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。 系统备份 ： 对系统的重要数据进行安全备份。 版本说明 ： 对系统的版本进行说明，方便 维护。 业务流程 文书档案管理 流程 文书来源为 接收 纸质版或者 接收电子版后 打印成纸质版 得到 纸质 版的文书后 ，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。 机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再 向下 传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。 这样，机要室 继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直 到所有的阅读人员都 阅读完毕，并且不再进行向下传递。 当所有阅读人员阅读完毕后， 要进行 文书的存档操作 ， 电子文书 最终的 保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。 纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。 当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。 具体流程见图 6211。 纸 制 文 书 所 经 办 分 发文 书 接 收领 导 批 示文 书 室文 件 服 务 器分 类 安 全 系 统电 子 文 件 安 全 管 理 系 统分 发阅 读 人 员再 传 递 结 束归 档备 份结 束预 立 卷拆 卷分 类组 卷著 录12045 67 纸 质电 子 文 书纸 质批 示批示文 书 状 态 表 ：0 ： 已 接 收 1 ： 分 发 给 领 导 2 ： 领 导 审 批 完 毕 3 ： 电 子 化 完 毕 并 存 储 4 ： 分 发 5 ： 再 传 递 6 ： 阅 读 结 束 7 ： 已 归 档通 知短 信电 子纸 质打印登 录 系 统电 子 化 完 毕虚 拟 环 境电 子 化3回 执 图 6211 文书档案管理系统 文书管理 流程 文书来源为纯电子版 所 经 办 文 书 接 收文 书 室文 件 服 务 器分 类 存 储 安 全 系 统电 子 文 件 安 全 管 理 系 统分 发阅 读 人 员再 传 递 阅 读 结 束电 子备 份更 新 状 态结 束电 子 文 书文 书 状 态 表 ：0 ： 已 接 收 1 ： 已 存 储 2 ： 分 发 3 ： 再 传 递 4 ： 阅 读 结 束 5 ： 已 归 档10文件存储34登 录 系统5虚 拟 环 境存储完毕回 执2预 立 卷拆 卷分 类组 卷著 录打 印图 6211 文书档案管理系统 文 书管理流程 文书档 案分发流程 归档前分发 文书档案分发流程主要区分在 归档前分发和归档后分发 上， 归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。 具体流程见图 6221。 分 发机 要 室阅 读 人 员阅 读 结 束结 束再传递请求 图 6221 文书档案管理系统 文书分发流程 归档后分发 文书档案分发流程主要区分在 归档前分发和归档后分发 上， 归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。 具体流程见图 6222。 查 询 借 阅用 户 登 录 查 询电 子 文 书 借 阅 纸 质 文 书 借 阅申 请串 行 审 批分 发在 线 调 阅文 书 室 提 供 纸质 文 件结 束电 子 文 件 安 全管 理 系 统文 书 室未通过纸 质电子阅 读下 载打 印虚 拟 环 境 图 6222 文书档案管理系统 文书分发流程 功能说明 用户管理 用户管理用 户 维 护角 色 管 理权 限 管 理修 改 密 码序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键用 户 I DV a r c h a r ( 2 0 )否用 户 名V a r c h a r ( 1 0 )否科 室V a r c h a r ( 1 0 )否性 别V a r c h a r ( 8 )否年 龄I n t ( 8 )否电 话V a r c h a r ( 1 0 )否注 册 日 期V a r c h a r ( 1 0 0 )否密 级V a r c h a r ( 5 0 )否角 色V a r c h a r ( 1 0 )否密 码V a r c h a r ( 2 0 )否手 机V a r c h a r ( 2 0 )否地 址V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明E m a i l V a r c h a r ( 5 0 )否备 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否用 户 表序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键名 称V a r c h a r ( 2 0 )否权 限 I DV a r c h a r ( 2 0 )否备 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明角 色 表序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键用 户 组 名 称V a r c h a r ( 2 0 )否权 限 I DV a r c h a r ( 2 0 )否备 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明用 户 组 表 文件与档案管理 分 发 表文档管理文 件 接 收文 件 分 发文 件 维 护宗 卷 管 理文 件 归 档( 电 子 、 纸 质 )序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键分 发 人V a r c h a r ( 2 0 )否分 发 时 间V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 发 部 门V a r c h a r ( 1 0 0 )否备 注V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 发 状 态V a r c h a r ( 1 0 0 )否阅 读 人V a r c h a r ( 1 0 0 )否文 件 个 数V a r c h a r ( 1 0 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明分 发 文 件 明 细 表 序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键分 发 人V a r c h a r ( 2 0 )否 分 发 序 号V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 发 名 称V a r c h a r ( 1 0 0 )否备 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否状 态V a r c h a r ( 1 0 0 )否文 件 路 径V a r c h a r ( 1 0 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键文 书 编 号V a r c h a r ( 2 0 )否按 规 则 生 成收 文 日 期D a t e t i m e ( 8 )否收 文 号V a r c h a r ( 2 0 )否标 题 / 文 件 名V a r c h a r ( 1 0 0 )否份 数I n t ( 8 )否页 数I n t ( 8 )否来 文 机 关V a r c h a r ( 2 0 0 )否密 级V a r c h a r ( 1 0 )否来 问 途 径V a r c h a r ( 2 0 0 )否来 文 号V a r c h a r ( 2 0 )否承 办 单 位V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 类V a r c h a r ( 3 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明关 键 字V a r c h a r ( 3 0 )否简 要 描 述V a r c h a r ( 2 0 0 )否制 作 人 员V a r c h a r ( 1 0 )否文 件 类 型V a r c h a r ( 2 0 )否文 件 / 图 片 / 视频文 件 格 式V a r c h a r ( 8 )否 p d f 、 i s o有 效 期 限I n t ( 8 )否查 阅 人 范 围V a r c h a r ( 2 0 )否备 注V a r c h a r ( 5 0 0 )否档 案 信 息 表序 号 G u i d ( 3 2 ) 否案 卷 号V a r c h a r ( 2 0 )否按 规 则 生 成顺 序 号I n t ( 8 )否文 书 编 号V a r c h a r ( 2 0 )否日 期D a t e t i m e ( 8 )否页 号I n t ( 8 )否备 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否著 录V a r c h a r ( 1 0 0 )否题 名V a r c h a r ( 5 0 )否责 任 者V a r c h a r ( 1 0 )否名 称 数 据 类 型 是 否 为 空 说 明卷 内 目 录 表标 识V a r c h a r ( 3 0 )否 查询借阅管理 查询借阅管理文 档 检 索文 档 调 阅 申 请文 档 调 阅 审 批文 档 调 阅序 号 G u i d ( 3 2 ) 否 主 键借 阅 人V a r c h a r ( 2 0 )否借 阅 时 间。