紫光档案管理系统thamsv60技术白皮书

紫光档案管理系统thamsv60技术白皮书内容摘要：

企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。 档案是 每个 单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理最基础的部分。 因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。 档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。 紫光档案管理系统 THAMS 从设计上考虑了知识资源管理的发展趋势，在功能上更加侧重于 档案 的收集整理和开发利用，侧重于各种知识管理方式和结构定制工具的提供，为知识资源管理提供了技术 层面的 支持。 . 目标应用 紫光档案管理系统 THAMS 主要面对各 行业 的中高端用户，用以解决复杂的档案管理 问题。 紫光档案管理系统 THAMS 可以实现多全宗管理。 针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。 针对这些类型企业内立档单位众多、档案多级管理、地理分散等的特点，可以实现数 据集中或相对集中存储、业务分布式处理、实体属地管理；可实现档案统一管理、统一规划，并可实现跨地域的档案管理应用。 满足各 单位档案 现代化 管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。 尤其注重归档文件的 收集整理和信息服务两个关键环节，以先进的管理理念处理好文书、科技 和特殊载体等不同类别档案的收集整理和开发利用环节，使用户的工作量得到真正降低、档案信息服务发挥更大作用。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 3 2. 体系结构 . 系统体系结构 紫光档案管理系统 THAMS 可以分为以下四个 部分 ：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。 其体系结 构示意图如下：  信息采集部分 ： 主要完成各种渠道的数据采集工作。  档案管理部分 ： 主要完成日常的档案管理工作。  开发利用部分 ： 主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 4  系统维护部分 ： 主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。 . 存储体系结构 紫光档案管理系统 THAMS 对异构数据的组织和存储采取了“目录 — 文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电 子原文。 通过这种存储体系结构，可实现灵活的分布式的海量存储。 不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以实现分类存储和分布式存储。 这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。 . 技术路线 紫光档案管理系统 THAMS 采用 C/S 和 B/S 混合方式 实现不同的功能需求。 其中系统维护部分、档案管理部分、文件管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘发布功能等交互性处理要求较强的部分采用 C/S 方式实现。 采用 DELPHI 语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用 B/S 方式实现。 B/S 模式通过 WEB/中间件 /服务器 的 J2EE 技术架构实现。 以 XML 作为数据接口标准，以 Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。 同时采用成熟的主流技术，这些技术包括： OCR 技术 、 全文检索技术 、 XML 技术 、档案管理平台技术、加密技术 、 双层 PDF 技术、流媒体技术等。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 5 3. 系统功能介绍 软件总体功能设计如下图所示： 系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和 系统维护部分。 其中档案业务 部分 包括：文件 管理、收集整编、档案管理和开发利用 四 部分 ； 涵盖了档案业务中的收集整理、 档案管理、信息 利用 和鉴定销毁等 工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员。 档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或 手工 辅助实现档案的各项业务工作。 信息服务网站可以为用户提供方便、快捷的档案信息利用服务 ， 其中包含：档案检索、赋权管理、预约借阅、在线收集等功能。 系统维护 部分主要提供了一套系统的 个性化 定制工具，可以针对本单位的档案管理需求和规范，定制符合本单位使用的档案系统。 另外，可以提供与 OA 系统 或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和 数据交互。 下表为 系统 所有功能模块及子功能 简介： 序号 功能模块 子功能 功能简介 C/S端功能模块 1 文件管理 文件收集 按部门进行文件资料的 收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。 2 收集整编 收集整编 散文件 收集 、移交 、接收、整理和归档工作。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 6 3 档案管理 数据管理 对已归档的档案资料进行管理的平台。 综合管理 针对库房、资料和设备情况进行登记和管理，是提供档案部门管理档案以外信息的良好工具。 统计 对 系统 档案 数据 及其管理状况的统计。 鉴定销毁 对保管期限已满的档案 进行鉴 定和销毁。 4 开发利用 档案检索 对系统档案数据的全库检索。 借阅管理 档案实体的借阅管理。 统计 年报 提供国标年报和自定义年报统计功能。 档案编研 通过动态和静态专题库对档案信息进行研究和提炼。 光盘制作 用于将档案信息导出为标准光盘，可以脱机独立使用 和备份。 工作量统计 用于对系统用户工作量的统计和监控。 推送管理 特定档案信息的按需分发。 防扩散管理 防止档案信息非法传播。 5 系统维护 权限管理 对系统用户的功能权限和数据权限的管理。 数据维护 日志管理和回收站管理。 数据转换 提供 各种数据库格式的数据导入工具。 档案设置 档案库结构自定义的核心平台。 数据字典维护 对系统 中常用 数据进行定制和管理。 个人设置 用户使用个性化设定。 登录时间设置 可灵活设定人员登录系统时间约束条件。 参数设置 自定义档案 整理规则 、数据对应关系 和系统其它方面的设置。 自动更新配置 实现软件客户端版本的自动更新。 B/S端 功能模块 1 档案检索 条件检索 按照档案类型输入字段检索条件进行档案查询，包含高级条件检索。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 7 分 类检索 按照各个档案类型对应的分类表进行检索。 跨库检索 自定义档案库范围进行关键字检索，即多个档案类型库内同时检索。 全文检索 增值模块， 实现对电子文件内容的检索。 推送信息 个人所需特定档案信息的申请与接收。 信息统计 对档案利用情况的统计。 2 在线收集 在线收集 普通用户在线信息收集。 3 档案 编研 档案 编研 发布档案编研 成果。 4 借阅信息 借阅信息 个人实物借阅情况查询。 5 预约信息 预约信息 个人预约信息查询。 6 档案员审批 档案员审批 档案员赋权审批。 7 领导审批 领导审批 领导赋权审批。 8 赋权申请结果 赋权申请结果 赋权审批结果 查询。 9 系统设置 系统设置 B/S应用个性化设置。 . 文件管理 文件 管理 主要完成文件和资料的前期收集和管理工作。 主要包括文件管理（收发文）、工程资料管理和 其它资料管理。 数据主要来自部门文书移交数据（未从 OA 系统 中流转的收发文等信息）和其它系统产生的有价值的信息，文件管理的结构依据 用户 档案工作前置的要求将档案所要管理的内容前置到 OA 系统 中，档案人员仅进行审核工作，不再重复录入。 这些信息分三种情况来进行处 理：  对于 不 需要归档的文件和资料，保留在文件 库中，供检索和利用；  对于 需要归档的文件，将其归档到收集整编库中进行归档整理操作，而后转换到档案库。  对于 需要归档的 非档案类的资料，同样采取档案管理的思想和方法进行整个过程的管理，包括从收集、整理、鉴定销毁、查询、打印、编研等功能。 通过 文件管理 可以实现对文件和资料从产生开始就进行实时收集和管理，可良好的紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 8 进行文件和资料的前端控制，使文档收集更加及时、完全和完整。 本功能模块为办公室文书和资料管理人员提供了一个简洁规范的文件和资料管理界面，将文件和资料管理纳入档案管理的轨道，为 日后的查询统计工作提供数据源，实现了 “ 一次输入，多次利用”，在不增加办公室文书和资料员工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。 文件管理模块可以实现对文件和资料的分类、登记、修改、删除，以及各种文件资料报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。 . 收集整编 档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关 键 部分。 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 9 上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。 如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。 归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索 功能。 下面将 概述 这四个步骤的内容： . 数据收集 待归档数据的收集有以下三种方式：  系统接口导入 ： 与档案系统相关的现有其它应用系统的接口数据导入，如合同管理系统、工艺管理系统、明细表系统等。  扫描及手工录入 ： 兼职档案员或档案管理员手工进行待归档数据的扫描及手工录入。  其它方式导入 ： 指原有老档案系统的数据导入（关系型数据库）和以 Excel 或Access 方式存放的老数据的导入（需要符合一定的规范格式）。 . 数据整理 数据整理部分面向各 部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符 合档案规范的数据。 此部分系统主要提供以下功能：  自动分组（分类） ： 由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。  自动排序 ： 由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。  立卷（装盒） ： 由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级 /盒级字段信息。 此功能分为自动组卷（装盒） 和 手工组卷。  手工调整 ： 对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能。 包含以下功能点： 紫光档案管理系统 THAMS 紫光档案 源于清华 服务社会 10 增加 、 删除 、 修改 、 检索 、 数据排序 、数据导入导出、 案卷打散 、 文件拆离 加 入 、插录、转入其他库、批量修改、批量挂接。 . 移交接收 完成兼职档案员将整理好的数据移交给档案管理员并由后者进行确认接收的过程。 该过程包含以下功能：  移交 主要是 各部门的兼职档案员将本部门整理好的归档文件向 档案管理员移交，如果是案卷 /文件方式管理则以案卷为单位移交。 相关的移交单及移交清单由系统保存。 此功能主要提供 给 兼职档案管理员。  接收 档案管理员认为移交的数据没有问题后可以进行移交数据的接收，接收后相应的数据从兼职档案员的库中进入档案管理员的库中。 在移交时由兼职档案员打印移交单和移交清单与实体一并移交给档案 管理员，实体与移交单、移交清单对应合格后由档案管理员进行实体接收。 接收完毕后 的移交单和移交清单将保留以备查考。 此功能主要提供给档案管理员使用。  打回 档案管理员在系统中看到移交单和移交清单后，如果认为移交的数据整理不合格，打回给相应的 兼职档案员重新整理后再移交。 此功能主要提供给 档案管理员使用。  实体接收 档案管理员进行数据接收后由相应兼职档案员在系统中打印移交清单与实体一并交由档案管理员进行实体的对照接收。 . 数据归档 此部分主要是由各单位档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：  数据检验 ： 由档案管理员详细检查所接收的移交数据。  数据编目 ： 由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。  数据归档 ： 由档案管理员操作将数据归档进入档案。