济公沙锅餐饮管理北京有限责任公司采购管理手册

济公沙锅餐饮管理北京有限责任公司采购管理手册内容摘要：

运杂费 暂估金额）。 对于货款已支付，发票已收到，月末货物未到的在途材料或尚未验收的材料，由采购部进行管理，采购人员先根据发票金额填写入库单（注明应收数量及在途字样），并将发票拿到财务处确认金额，财务人员据此进行帐务处理。 待收到货物后，采购人员再办理正式入库手续，交由库管员管理。 该部分在途原材料应在采购部 采购月报中体现，并与财务部“在途物资”明细账进行核对，以保证帐实相符。 供应商或配送方直接配送到单店或现场的物品，由供应商或配送方根据采购部发出的配送指令直接向指定的地点送货，直接配送的物品应事先由质检员取样验收品质并签字认可，收货人负责根据采购清单对物品品质和数量进行验收并填写收货清单，经签字确认的收货清单一式四联，一、二联留存单店或现场（收货人）（第二联于月底财务稽核时送交财务处），第三联采购部核算员留存，第四联报销时送交财务部会计进行财务处理。 进度控制与事务联系 采购执行过程中，采购部应按询价、 订购、交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。 如未能按进度完成采购作业时，应撰写异常原因及预定完成日期，经主管领导审批后转送请购或使用部门，以便采取应对措施。 采购物品及外协产品在使用中出现问题，采购员应负责联系供货商，处理有关质量问题的解决、退换货、索赔等事宜。 外协产品生产加工过程中，相关业务部门应负责提供外协产品的品质要求并负责对加工单位的技术支持与质量监督。 采购结算 采购付款 采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间由采购部从财务部借款统一支付。 库房、单店等收货单位 在接收货物入库后，应及时将入库单或收货清单报送采购部 (单店由店管部审核后送采购部 )和财务部，采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付帐款台帐。 供应商或配送方应定期 (根据合同确定的结算期，在每月或每周 )凭收货清单与采购部核对应付帐款帐目，双方核对无误后向采购部申请付款。 采购部根据收货单位递交的收货清单、结算单与订货合同、应付帐款核对无误后，统一制订结算计划，结算计划由采购部核算员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急，结算计划经采购部经理 审核后，由营运副总审批。 采购部根据结算计划按资金使用申请程序 (见财务管理手册 )向财务部申请借款，财务部负责人对照资金计划审批后借出款项。 借款只能用于支付货款，不得挪为它用。 采购部不得自行保存资金，应于支付款项时向财务部支取借款，即借即付。 支付货款时财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购核算员必须在付款后 5 日内向收款单位索要发票等有关票据或证明文件。 如确实需要直接交付支票的，由采购核算员带正式合法发票 (或收据、结算单等原始凭证 )到财务部办理借款手续。 在向供应商或配送方支付货款时，采购部核算员应对 照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收帐款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。 报销 采购核算员支付采购货款后应依据财务规定的报销程序每旬办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部经理审批。 应付帐款的管理 采购部核算员负责采购应付帐款的管理，设立应付帐款台帐，定期编制客户往来对帐单发送对方单位，每月核对一次并妥善保存对帐记录。 对长期客户或重点客户，以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置专宗，保管好相关的业务合同、提货凭证、收付 款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等情况。 公司与单店的往来结算 供应商或配送方直接向单店送货后，单店应及时将收货清单报送财务部，财务部根据收货清单登记此项应付帐款的同时，应同时在该单店的帐户上登记该项应收帐款 (公司对单店的应收款 )。 公司向各单店配送货物后，配送单位应及时将配送清单报送财务部，财务部根据该货物的成本 (包括采购货物本身的价格、税金、运费和加工制作成本等 )在各单店的帐户上登记相应的应收帐款。 各单店应于每月 25 日与公司财务部按月核对物品调拔的往来帐款，编制调节表，双 方签章确认后，结清债权债务帐务。 采购成本控制 采购成本控制关键点 物品本身的采购价格、物品运输配送费用、物品存储费用以及存储过程中发生的损耗、采购物品占用资金的利息费用是采购成本的主要构成部分。 针对采购成本的主要构成要素，采购成本控制的关键点包括以下几个方面： 确定最优的采购价格 确定合理的采购订货量 确定最佳的采购物品配送方式 最优采购价格的确定 采用多种采购形式：包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等，通过对各种采购形式的对比，找出成本最低的采购形式组合以达到降低采购成本的目的。 决定合适的采购价格：通过科学的价格决定步骤，降低采购价格与采购成本。 决定一个合适的价格一般要经过一下几个步骤： 多渠道询价。 多方面收集了解市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。 比价：分析各供应商提供材料的规格、品质要求、性能等才能建立比价标准。 自行估价：成立估价小组，可由采购管理人员、技术人员、财务人员组成，估算出较为准确的底价资料。 议价：根据底价的资料，市场的行情，采购量的大小，付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。 合理采购订货量的确定 采购订货量的确定直接影响存货的缺货 成本、采购物品的存储费用、采购资金占用的利息费用及存货的损失成本等，因此确定一个合理的采购订货量是控制采购成本的关键环节。 合理采购订货量的制定包括以下几个步骤： 存货信息收集、存货信息分析、确定安全库存、确定合理订货量 存货信息的收集： 店管部库管员、单店每日应填写物品库存日报表，反映本部门现有存货物资的名称、单价、现有存货的储存位置、储存区域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。 采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方式及时提供已订货物资的未达存货日报表。 存货 信息分析： 店管部库管员负责将各种存货信息进行综合汇总，并结合盘点的实际情况对存货量进行修订，建立公司的采购配送管理信息系统，保证采购部、供应商或第三方物流、各业务部门、单店等能及时获得准确的存货信息。 确定安全库存量 安全库存量的确定由店管部调度员负责制订。 采购部根据各部门采购申请制定采购计划时，应在充分研究同期的采购历史记录、下期的经营计划的基础上，协助店管部调度员确定最佳安全库存。 “安全库存量”，应充分考虑保持正常经营活动所需的存货量，防止因缺货而造成经营活动的中断以及引起的经济损失。 根据物品采购时间的不同及货源的紧缺程度等，安全存货量的确定可根据历史经验估计、数学模型测算等方法确定，一般情况下，安全存货量的计算公式确定为：最大安全存货量＝某期间最大使用量－历史同期最小使用量。 确定合理订货量 采购部人员在制订采购计划时，应在充分分析现有的存货量（包括供应商或第三方物流的未达存货）、货源情况、订货所需时间、订货要求的最大或最小批量、货物运输到达时间等因素，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。 最佳物品运输配送方式的确定 物品运输配送方式直接影响物品的运输成本费、包 装成本费等，采购人员在订购过程中应要求供应商提供上述各项成本的详细清单，或与财务部相关人员合作，对上述成本作出分析，选择最佳的物品运输配送方式，提出降低成本的建议。 供应商管理 供应商信息收集与调查 供应商信息收集与调查由采购部负责，店管部、物品请购部门、使用部门等负责提供供应商信息及推荐合格供应商。 凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填写“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。 “供应商调查表”交采购部审核并存档备查。 如果供应商的生产经营条件发生变化，应要求供应商及时对该表进行补充和修改。 采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。 在每次供货结束后，店管部、使用部门等应提供供应商的供货实绩，采购部负责将供应商的业绩记于“供应商管理档案”，作为评审供应商业绩的资料。 选择供应商原则及方法 招标采购物品、长期定点供应商 (非外协产品 )的选择参照“采购招标管理”中规定执行。 外协产品、比价采购物品的供应商选择由采购部汇总初选合格、评审考察通过的供应商名单，并提供相关的分析资料，按以下原则进行选择： 同 等条件价格、质量优先； 同等条件信誉、实力优先； 同等条件服务优先； 同等条件下，厂家为先的原则 (供应商级别选择顺序：厂家 — 总代理 — 区域代理 — 指定分销商 — 经销商 ) ； 同等条件先本地后外地的原则。 供应商的评审 供应商的评审与选择由采购部负责组织，店管部、中心厨房、技术中心、单店或物品请购部门、使用部门等有关人员参加。 供应商的评审一般应在对“供应商调查表”及供应商报送的相关资料的分析基础上进行，必要时由采购部负责组织店管部、中心厨房、技术中心、单店或物品请购部门、使用部门对供应方进行实地调 查，就工艺技术，质量控制，供货能力等写出调查报告。 对不同重要度的产品应进行不同层次的评审或考察。 评审或考察的方式和程度，可视产品特点和实际需要确定。 若申请免做潜在供应商评审，采购员需递交“潜在供应商情况调查表”和书面的免审依据，报主管副总审批。 供应商评审的层次与周期 对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，报采购部经理审批。 对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等审核，审核通过后，认定其合格供应商资格，报主管副总审批，并每年复审一次。 对 于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度进行一次考评工作，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，并报营运副总审批，供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。 合格供应商须具备以下条件 有合法的经营资格； 营业执照复印件 (并已办理当年度年检 ) 税务登记证复印件 (并已办理当年度年检 ) 企业法人代码证书（个体经营除外） 商标注册证明（个体经营除外） 代理、经销商的代理、经销许可（授权书） 银行开户行资料 食品生产企业许可证、食品卫生许可证、卫生防疫检测报告、进口商品卫生许可 证 药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，产品生产许可号 符合公司的质量、安全、环保规定； 具有产品交付能力； 价格满足公司要求。