某机场饮食服务公司采购管理制度手册

某机场饮食服务公司采购管理制度手册内容摘要：

》、 《供应商业绩评价打分表》 和 《供应 现场评审表》、 供应商所提供的合格证明、报价表及相关资料。 （三） 供应商档案由采购管理员负责管理，其他人员未经采购储运部经理允许，不得随便查阅。 第二节 采购与验收 第二十二条 采购规范的建立 公司的采购规范包括采购原料技术标准、标准物料清单等 （一） 采购原 料技术 标准：是对包括原料质量、规格、等级等原料参数的明确要求，由公司厨政部负责制定。 厨政部应组织编制和定期修订公司厨政系统统一的技术手册，对所需各种原材料的技术要求给出明确的描述（格式参见 附件 7），为采购工作的 询价、 订货、验收 、退换货 等 提供 明确的 操作标准。 （二） 标准原材料清单（ BOM）是对物料进行统一的归类，明确采购的品牌、质量、规格参数和单耗等，同一类物料的品种、质量等级、产地和生产厂家、包装应尽量统一，减少单品采购的品种规格数量，便于规模采购，降低成本。 标准物料清单由采购储运部负责拟定，提交公司采购委员会讨论确定。 （三） 库房需要储存原料、物料的品种、数量，由 储运主管提出，报部门经理审批决定。 储运主管会同采购管理员、仓库管理员根据各单店经营消耗情况、各种库存原物料采购周期 的历史数据 情况 ， 共同制定各种库存原料物料的安全库存量和采 购点、 单次采购量等， 满足保证经营需要， 达到 库存最优。 第二十三条 采购申请与审批 公司各部门所有的物资采购都必须 填具采购申请单，办理审批手续。 （一） 采购申请的提出 1. 单店每天需要采购果蔬鲜活类原料、以及在库房不设库存的其他原料时，单店填报《原料采购申请单》（参见 附件 8），经厨师长审批后，在 16： 00 之前传报采购储运部。 高档原料上报总经理审批。 2. 单店需要的库存原料，直接填报《提货单》（参见 附件 9） ，餐食类原料经厨师长审批，其他 原料经单店经理审批后，交库房 办理领用出库手续。 3. 库管员对库房库 存原料 、物料 的数量进行监控，保证安全库存， 需要补充时由库管员提出《库存采购申请单》（参见 附件 10）。 4. 物料采购由使用部门根据经营状况和需要，提出采购申请，填报《物料采购申请单》（参见 附件 11），经店经理审核后上报 规划经营部 、总经理审批。 （二） 采购申请的审批 1. 在标准采购清单内， 单店 日常经营所需原料的采购申请，原料直接由采购管理员 负责审核后，即行组织采购。 2. 未列在标准清单中原料的采购申请， 需要首先提交公司厨政部的审批后，报采购储运部经理审批， 采购管理员组织采购。 3. 各种物料和高档原料的采购 申请应提前一周提出申请 ， 提交 公司总经理负责审批 ，为采供储运部预留 采购周期。 （三） 采购申请的变更 采购储运部如接到使用部门撤销或调整《采购申请单》的变更通知时，应优先处理，及时通知供应商并在采购计划中予以调整。 由于采购申请变更 所 造成的损失和责任由使用部门负责。 第二十四条 订购 （一） 《采购申请单》审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。 详细说明采购原料 、 物料的要求。 采 购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料 能否保质保量供给予 以 确认； （二） 对于无法保证按照质量、数量和期限 的 要求 按时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充分沟通，了解原因，督促其想方设法保证供应；确实由于客观原因无法保证时，采购储运部必须及时通知申购单位，同时采取相应的补救措施。 （三） 采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。 第二十五条 紧急采购 （一） 当 机场临时出现大面积飞机 停飞、 晚点延误 等紧急状况 造成 客流激增时， 采购部门 需要紧急采购以满足单店经营需要，完成机场餐饮的服务任务；由单店确定紧急采购的品种数量， 店经理 通过电 话通知采购储运部采购管理员， 说明紧急情况，立即组织采购。 需要审批的环节通过电话请示得到批准，事后办理《采购申请单》。 （二） 在当天提交的《采购申请单》中 未申报 的原料采购事项，如果确属紧急需求的，由单店经理 电话通知 采购管理员 ，经 审查 后先行采购，事后补办《采购申请单》。 （三） 采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。 采购人员与供应商联系， 按照单店要求的到货时间、数量，要求供应商备货送货。 如果现有供应商不能保证及时供货，可以在现有供应商之外临时购买，采购管理人员可以参考现行价格，免经询价 比价手续， 但 紧急采购 的供应商 也 必须 是符合公司相关要求，同时采购的货品也需具有检验检疫等合格证明。 第二十六条 验收入库 （一） 采购到货后 必须经过验收 合格签字， 才能 办理 入库 手续。 （二） 不设库存 原料 （果蔬鲜活类）的 验收 ， 由采购员、使用部门、库管员三方共同进行 ，现场确认， 三方一致 认定 合格 ， 签字 后方可 入库。 如果验收中三方不能达成一致时， 提交厨政部 进行仲裁。 （三） 库存 原料、物料必须经过验收才能入库。 验收由采购员、库管员共同进行。 一致同意 合格 ，经双方 签字入库。 必要时由采购人员邀请使用部门参与验 收。 如果验收中 出现分歧 时，提交厨政部（原料）、或规划经营部（物料）进行仲裁。 （四） 验收的主 要内容包括采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等 与采购订单、合同 和约定的标准 是否一致 ，票据与实物是否相符。 （五） 验收中 如果 出现来料质量 与采购标准不符 、被 判定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，可以降级使用时由采购人员与供应商交涉 ，确定 降价处理 、 换货 或者 退回。 如果 出现来料分量不足时，由采购人员与供应商联系立即补齐。 （六） 对于不需要的超量进货 、未经批准采购的 （非紧急采购） 、质量或规格与采购要求不符的原料、物料，库管员有权拒收。 对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正。 （七） 验货结束后库管员 按照实际收货的 重量、数量、单价和金额， 填报《采购申请单》中验收栏目，验收人员在规定的地方签字。 库管员办理入库手续， 验收中 如有 不合格情况， 应 记录并 汇总 向上报告 ，作为供应商考核评价的依据。 第二十七条 付款结算 （一） 验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息， 储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后每月 25 日前上报财务部 ； （二） 到达约定的结算期后， 供应商提交发票，由 结算 员审查 发票台头、 商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误 ，是否需要扣款 等。 经 储运主管 和部门经理审批， 到财务部办理 结算 手续。 采购 款项由财务部统一 安排 支付。 第三节 价格管 理 第二十八条 价格管理职责 （一） 采购 委员会 负责确定和调整公司采购所有原料和物料的价格。 （二） 采购储运部跟踪市场价格变化， 组织 共同采价询价， 及时准确提供价格变动的信息，提出价格调整建议。 （三） 厨政系统派人与采购人员共同市场采价，及时了解市场行情，保证原 料价格的监督和透明。 第二十九条 定价机制 （一） 果蔬鲜活类原料采用每周 为 一个周期确定 该类原料的 供货价格。 采购储运部根据市场行情的变化情况，向供应商发送报价通知。 每周一采购委员会确定本周的供货价格，从周二至下周一执行。 （二） 干货冻品类原料每月重新确定一次价格。 上月末最后一周周一确定下一月该原料价格，价格从 1 日至 31 日执行。 （三） 酒水类原料价格相对稳定，一般年度内保持价格不变，在采购合同中确定采供价格。 但如遇市场不可预测因素价格发生较大的波动（ 一般上下 10％之内 ）。 本着 双方共盈的宗旨，另行议定价格，重新签订合同。 （四） 物料类价格每半年重新确定一次。 确定的程序方法同上。 （五） 临时采购的各种材料，采取议价采购方式，由采购储运部与供应商商议确定，确定后直接采购实施，后报采购委员会备案。 表 4－ 1 原料分类 种 类 价格特征 定价周期 果蔬鲜活类 水果、蔬菜、海鲜肉禽等 经常变化上下幅度大 每周重新确定一次价格 干货冰冻 粮油调味品类 冰冻、干货、粮油、调味品等 价格变化缓慢 每月确定一次价格 酒水烟茶 酒水饮料、 咖啡 烟酒、茶糖等 价格基本稳定 合同约定 物料类 厨具餐具、 筷子纸巾、 台布餐布、电器桌椅等 价格基本稳定 每半年确定一次价格 临时需求 各种材料 － 议价采购 第三十条 价格的确定 （一） 采购人员要建立和跟踪自己的市场价格信息渠道（农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等），掌握即时市场价格信息。 （二） 每周四需要定价的原料供应商提出下一周原料的报价。 采购人员审查 供应商的报价，选出价格较高的品种作为重点调查品种。 （三） 采购人员 组织采价小组共同到市场采价。 采价小组的人员由采购人员、厨政部人员和单店后厨人员共同组成，各单店轮流派人参与采价，便于单店及时了解原料市场行情。 （四） 采价小组设定一些 原料品种，作为市场抽查采价品种，选择的原则为： 1. 单店需要数量较大品种； 2. 单店比较关心的 品种； 3. 市场价格较为敏感的品种 ； 4. 供应商报价较高的品种 设定采价的品种 数量 一般 为所采购品种的 20％～ 30％。 采价 结束后，填制《 原料 采价单》 （见 附件 12） ，参与采价人员 联合 签字。 （五） 采购人员 根据采价结果比价 ，分析抽查品种市场价与供应商报价之间差异比率， 与供应商进行价格磋商，初步确定供货价格。 确定的价格与采集到的价格最高不得超过 ％。 （六） 采购管理员 将 采价 人员联签的《采价单》、原料 供应商报价及 价格 磋商结果、 市场 价格 跟踪 信息 、定价建议等 ， 一并提交采购委员会审批，作为确定价格的 参考。 （七） 规划经营部经理作为采购委员会 的牵头组织 者 ，决定召集委员会 定价会议 或采用联签形式 ，确定采购价格。 如其公事外出， 提前 委托其他人员主持。 （八） 例行的 采购委员会会议 安排在 每周公司总经理办公会后进行。 （九） 如果采购储运部提供的价格信息 、供应商报价 之间 存在 较大 差距， 磋商无法达成意见时。 采购委员会 应 分析 价格差异原因，协助采价人重新确定采价渠道 、采价方法。 第四节 采购招标管理 第三十一条 需要引进新的供应商 时 ，又 满足 本 章第一节第十六条 条件 ， 一般应 通过招 标确定供应商。 有些情况不适合招标采购时，视实际 情况由采购储运 部征得 公司 总经理批准 后， 可以 不经招标 直接 通过询价比价方式 确定供应商。 第三十二条 招标 的具体工作 由采购储运部 负责组织， 采购委员会负责招标过程中的评标决策等。 第三十三条 招标程序 （一） 招标前， 采购储运部 组织 做好 招标准备工作， 做好招标工作 计划 ， 向上级 主管 领导 提交 组织 招标 活动的申请 ，经批准后实施。 招 标申请 包括：招标 采购 内容 、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、以及开标、评标的工作具体安排等； （二） 编制招标文件 ，经公司总经理审批后生效 ； （三） 发布招标信息（招标公告或投标邀请书） ， 接受 和处理 投标人对招标文件有关问题进行 咨询 ； （四） 接收招标报名， 组织对 欲 投标人 资格 进行审核 ， 向预审 资格 合格的发售招标文件； （五） 采购储运部 在规定时间和地点， 接收 符合招标文件要求的投标文件 ； （六） 采购委员会 举行 开标评标会 ， 确定。