杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及解决对策

杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及解决对策内容摘要：

公司培养了一批从事专业舞台灯光音响系统工程方面的优秀专业人才，在本领域内取得了优良的业绩，且在业内具有良好的声誉。 二零零三年度至今参加区、市、省政府采购招标，公 司员工以严谨的态度、吃苦耐劳、诚恳做人、踏实做事的精神，先后完成了浙江省未成年管教养人员管理所、浙江省未成年犯管教所、杭州市公安局集中关押所、杭州剧院、浙江京剧团、杭州市委办公厅、杭州市西湖区人民政府等 280 多项电子显示屏、舞台灯光音响、视听会议系统、闭路监控系统工程，积累了大量的工程经验，并得到了用户的一致好评。 公司为浙江演艺设备技术协会理事单位，已获得专业音响工程综合技术能力等级二级资质、专业灯光工程综合技术能力等级三级资质、建筑智能化弱电工程专业承包三级资质和安全技术防范行业资信等级三级资质。 并且先 后荣获杭州市西湖区优秀企业，杭州市工商联系统先进会员企业荣誉称号。 公司被第一批列入杭州市人民政府采购诚信供应商名单，并深受用户单位的高度评价。 杭州洛康公司是一家代理批发、安装多媒体设备的私营企业。 具体的组织结构关系见图 ： 图 杭州洛康公司的组织结构图 杭州洛康公司电算化会计档案管理的特点 历史档案积存量大 公司为了提高会计核算效率、降低会计核算成本，于 2020 年初开始在财务科全面开展会计电算化工作。 经过 5 年的发展，会计电算化的优越性以得到充分的展现。 它不仅大大 降低了公司会计核算的成本，同时也提高了公司会计核算的效率。 但是，随之产生的大量的电算化会计档案给公司会计档案管理工作带来了很大的麻烦。 如，机制纸质档案与电子档案在性质上的较大差异，要求公司对已经产生的数量巨大的电算化会计档案进行更为细致的管理。 档案日产生量大 经六年的发展壮大，公司已培养了一批从事专业舞台灯光音响系统工程方面的优秀专业人才，在本领域内取得了优良的业绩，且在业内具有良好的声誉。 随着公司声誉的不断提高，公司的业务量也呈现出逐年激增的趋势。 2020 年全年公司承接各种业务 2020 多项 ，平均每天接受业务 5 项以上。 每天巨大的业务量、加之电算化会计档案的特点，使得公司电算化会计档案的日产生量巨大，给公司的会计档案管理工作带来了巨大的压力。 杭州洛康公司电算化会计档案的管理方法 杭州洛康公司为了加强对电算化会计档案的管理控制，主要在以下四个方面展开工作： 对机制会计档案的管理控制 机制会计档案包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案 , 也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 公司对机制会计档案的管理控制主要通过以下三 步来实现： 第一步，对机制会计凭证类进行管理控制。 公司相关制度规定：会计电算化操作员在向会计电算化系统输入记账凭证前，必须对原始凭证的合法性、正确性进行审核；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。 审核记账员在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证要一张张进行审核，不得在期末使用“ 成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。 二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。 而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还通过记账人员及会计机构负责人或会计主管签章，收付款记账凭证还应由出纳人 员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。 机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。 编号间断时，在断号后要在第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。 现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。 第二步，对机制会计账簿类进行管理控制。 公司相关制度规定：现金日记账每天在计算机里记账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的丢失或被抽换。 年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。 同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，不允许等到期末集中记账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。 此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。 总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人在账册封面上签章并加盖封印。 一般可根据公司实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年１月末应全部完成此项工作。 当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。 第三步，对机制财务会计报告类进行管理控制。 公司要求：公司的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。 公司在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。 此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。 对机读会计档案的管理控制 机读会计档案包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或 光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据 , 包括会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式与计算公式 ) 等数据和会计数据库。 公司对机读会计档案生成的管理控制主要通过以下两个方面来实现： ⑴对机读会计档案存储介质进行管理控制。 公司对机读会计档案储存介质的选用没有什么明确的规定，相关人员在选购时一般遵照价格优先原则。 ⑵对机读会计档案备份进行管理控制。 公司规定：机读会计档案备份的方法必须符合国家相关制度、规范的要求；机读会计档案备份的时间及次数由相关财务人员视情况决定，每次除在本机硬盘备份外 ，同时还应制作软盘备份。 比如，月中做一次备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。 同时，公司要求对备份出来的机读会计档案采用“ 数字签名”进行加密。 对计算机系统档案及财务软件系统档案等的管理控制 计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化。 计算机操作系统及网络操作系统型号。 会计电算化软件系统名称、版本号 , 与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。 公司财务人员及公司管理层对与计算机、财务软件相关的系统档案的 重视度都不高，他们认为系统档案并不属于电算化会计档案范畴；公司相关制度对系统档案的管理也没有做出明确规定。 因而，通常情况下公司财务人员不会对那些与计算机及财务软件相关的系统档案进行专门的保存和管理。 对电算化会计档案存放环境及保管年限的管理控制 公司对电算化会计档案存放 环境及保管年限这两方面的管理很不规范。 电算化会计档案的存放环境管理方面，公司没有为电算化会计档案建立专门的保存室，也没有为电算化会计档案配备专门的管理人员。 电算化会计档案的保管年限管理方面，公司一直以来就没有为电算化会计档案的保管年限管理建立专门的内部管理制度，财务人员在实际的操作过程中一般遵照手工会计模式下的存档制度对电算化会计档案进行管理。 3 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及原因 杭州洛康公司虽然制定了一些与电算化会计档案管理相关制度，但是在实际的电算化会计档案管理工作中仍然存在着一些不 容忽视的问题。 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题 档案保存完整性不足 公司财务人员受各种因素的影响 ,往往只是将打印出的保存在纸质介质上的会计档案（机制会计档案）和保存在磁性介质上的会计档案（机读会计档案）进行收集归档 ,而不重视将那些与财务软件及计算机系统相关的系统档案进行收集归档，破坏会了计档案的完整性、更不符合国家相关制度的规定，对日后相关工作的开展带来很大的麻烦。 2020 年 6 月，公司应税务部门的要求，调阅了 2020 年第一季度的一批机读会计档案。 当税务人员将机读档案往公司 财务系统输入时，却出现了数据无法输入的问题。 经税务人员分析，出现数据无法输入的主要原因是公司更换财务软件而引起的现有财务系统与原有数据不兼容。 后经公司相关财务人员证实，公司出于实用性考虑确于 2020 年初用金蝶财务软件替换了公司原有的用友财务软件。 当税务部门要求企业提供原有财务软件的系统备份及相关信息时，却被告知公司没有将原来用友财务软件的相关系统档案进行备份保存。 由此可见，杭州洛康公司虽然制定了一些相关电算化会计档案管理的制度，但是制度本身以及相关人员在制度落实方面还存在比较大的问题，充分暴露出了杭州洛康 公司在电算化会计档案管理方面的不足。 档案备份不规范 公司财务人员虽然对储存在财务系统里的会计数据进行备份，但是其备份的时间及方法都不符合规范、随意性很大。 ⑴备份的时间方面。 公司相关制度没有明确规定备份的时间，相关财务人员也没有形成及时进行备份的意识。 一旦由于意外或人为误操作造成系统数据丢失或遭破坏，就很难将会计资料在最短时间内、最小损失的情况下恢复原貌。 我在该公司进行毕业实习期间就发生了一起由备份不及时引起的。