采购管理模式与应用研究

采购管理模式与应用研究内容摘要：

料均认为是独立需求，按照既定的 最大库存、最小库存、以及订货点确定采购的原材料品种、采购的时间、采购的 数量。 现代采购模式是指准时制采购 (JIT)，它是一种直接面向需求的采购，以定单驱动，供应与需求双方都围绕定单同步化运作。 采购部门在制定采购计划的同时，供应商就在准备物料。 采购订单一旦下达下去，供应商就能在很短的时间内 交货。 当需求变化时，制造订单驱动采购定单的调整，实现采购的动态调整。 准时制采购比传统的采购方式大大增加了供应链的柔性和敏捷性，对于降低原材料的采购价格、大幅度减少原材料库存、提高生产率等方面作用明显。 生产复印机的美国施乐（ Xerox）公司通过实施 JIT 采购，使采购物资的价格下降了 40%～ 50%，库存降低了 40%，劳动生产率提高了 2%。 2）定价采购模式与议价采购模式 按原材料价格达成方式划分，可以分为定价采购和议价采购。 定价采购是指 按照企业与供应商事先商议好的价格进行采购，不受当时市场价格 的影响。 采用 定价采购，一般是企业与供应商有长期稳定的合作关系而采用的采购策略，既保 证货源稳定，又能享受价格优惠。 一些原材料消耗较大的生产企业基本上都采用 这种方式，如钢铁企业进口大量铁矿石都是采取定价采购；议价采购是指企业根据原材料市场的价格状况，与供应商进行“讨价还价”而采用的一种采购方式。 在原材料价格波动较快、采购量少、原材料供应充足的情况下，采购企业不与固定企业签订长期供货协议，而是根据市场价格变动情况灵活选择价格最低的原材料；或者是与固定企业签订长期供货协议，但原材料价格根据市场变化而浮动。 3）集中采购模式与分散采购模式 按原材料采购的集中度划分，可以分为集中采购和分散采购。 集中采购是指 采购企业建立专门的采购部门，统一集中定期采购企业所需的各种原材料。 集中 采购一般实行招标采购的方式，是采购方赢得市场，控制节奏，保护产权、技术 和商业秘密，取得最大利益的一种理想的采购方式。 分散采购是企业下属的各分公司、子公司、分厂、车间或班组，根据其生产需要自行实施的原材料采购方式。 分散采购方式比较灵活，一次性支付的资金少，但是由于各部门自行采购，采购价格和成本高、时间长、效率低，而且由于控制度低，难 免会产生暗箱操作。 4）人工采购模式与电子商务采购模式 按采购所使用的工具划分，可以分为人工采购和电子商务采购。 人工采购是 一种传统的采购方式，采购部门根据企业生产进度和原材料的消耗情况确定原材 料采购的时间和数量，然后采购人员寻找原料供应商、进行价格谈判、签订采购 合同、发出采购订单进行采购。 随着现代科技的发展，电子商务采购或网上采购日益盛行。 它是采购企业充分利用现代网络资源，在网上发出订单，供应商在收到订单后立即组织货源供给采购企业。 采购企业与供应商的信息系统相互连接，供应商可以根据采购企业的生 产进度查询原材料需求量，从而小批量、高频率的供应原材料。 电子商务采购体现了现代企业信息化、自动化、网络化和柔性化等特点，已经成为现代企业追求零库存、实行准时制采购的重要组成部分。 ④ 原材料采购的原则对于企业来说，要实现有效的采购，在采购过程中应当遵循适质、适量、适价、适时、适地的原则。 ⑤ 原材料采购的制度及方式 采购制度指企业采购中采购方式及采购行为准则。 在采购工作实践中，采购 制度通常主要有三种方式：集中化采购、分散化采购和混合化采购。 采购方式指企业在采购中运用的方式和形式的总称。 经常采用的采购 方式主要有三种：议价采购、比价采购和招标采购。 原材料采购流程 原材料采购流程是指由企业选择和购买生产所需的各种原材料的全过程。 原 材料采购流程一般分为原材料供求分析、制定原材料采购计划、实施原材料采购 计划和评估原材料采购计划四个方面。 如图 所示。 其中，原材料供求分析包括用户需求分析和资源市场分析；制定原材料采购计划包括确定采购时间、确定采购数量、确定采购方式；实施采购计划主要包括选择原材料供应商、进行原材料商务谈判、签订原材料采购合同和原材料进货实施；评估采购计划主 要是评估原材料采购绩效。 图 原材料采购流程 一个完善的采购流程应满足所需原材料在价格与质量、数量、区域之间的综合平衡，也就是说，原材料价格要合理，原材料质量在允许的范围内，原材料数量能保证生产的连续性，原材料采购区域选择具有经济性等。 原材料采购物流作业 原材料采购物流作业是指企业通过有组织的计划，选择与购买生产所需的物料、零部件等材料，并对该过程进行监督控制的过程。 在这个过程中，企业应 首先明确生产所需的原材料需求，制定采购需求计划；其次，根据采购需求计划， 选择合适的供应商，通过与之协商谈判，签订合同购买所需原材料；最后对采购 过程进行监督、评价、调整。 如图 所示： 图 原材料采购物流作业流程 ① 制定原材料采购计划 用料部门请购和搜集信息：生产部门的原材料需求是整个原材料采购程序的 启动器。 在申请采购前，各部门 (如生产部门、维修部门等 )应在本部门生产计划的基础上明确自己的需求，包括所需原材料的数量、质量、单价、技术要求 等。 从而针对性地通过各种渠道搜集相关信息。 如原料市场上的供求状况、资源分布情况、供应商供货能力、交通运输情况、商业信誉等等。 原材料采购决策：采购决策部门在对各部门需求信息进行汇总以后，结合期 初库存余额，经过价格与数量、质量、区域之间的综合平衡，判断请购需求的可 行性和必要性，从而编制出具体的采购计划，并确定采购途径。 ② 实施原材料采购 1）认证选择供应商 一般来说，对供应商的选择要坚持目标定位、信誉良好、优势互补、共同发展的原则；对供应商的评价因素包括供应商的供应能力（生产能力、质量控 制能力等）、供应物料的价格、供货时间的准确性以及供应商的人力资源状况、财务状况与商业信誉、管理制度与风格、顾客满意度，供应商相对于本企业的地理交通等。 对供应商的选择程序： a. 初选。 决策部门应通过媒体信息、实地考察等手段，初步遴选出若干有实力的供应商。 并向其发出竞标邀请； b. 样件试制认证。 由设计、工艺、质量管理部门等组成评估小组对供应商提供的试制样品进行评估。 从样品的技术、成本和质量等方面对供应商进行进一步淘汰 ； c. 中试认证。 由评估小组对供应商提供的小批量物料进行认证。 因为样品的试制认证合格不代表小批量物料能符合质量要求； d. 批量认证。 对于合格通过中试认证的供应商还要进行批量认证，以确保供应商的批量生产能力、批量生产的质量控制能力以及交货时间控制能力。 2）签订原材料采购合同 在选择认证了合适的供应商以后，即可与供应商签订合同。 明确有效的合同 应包括合同号、合作方、执行日期、商品、产地产商、质量、订单安排、价格及 付款、支持与合作、包装、发运、与交货、保险、检验、违约与索赔、纷争解决 等内容。 合同签订 以后，在规定的日期即开始执行。 3）发出原材料采购订单 采购合同签订以后，应该向供应商发出原材料采购订单。 采购订单 (PurChasing Order，P/0)是一个组织向另一个组织购物的凭证，它是采购部门的重要单据，可以是书面的，也可以是电子的。 采购人员在发出采购订单前应确认订单中所有项目是否存在谬误。 一份完整的订单至少应包括 :P/O 编号、采购方公司名称地址、供应商名称地址、进料项目名称、数量、价格、质量要求、技术标准等条款。 4）监督原材料采购合同履行 原材料采购合同的履行对企业的生产 和销售有着重大影响。 因此，在合同执 行期间，有必要对采购合同的按质按量按期履行进行严格的管理监督。 对于不能 很好履行合同的供应商应采取及时催货、促使质量整改、索取经济赔偿甚至取消 供应商资格等措施。 5）原材料验收与入库管理 购物单位质检部门对货物进行检验。 如果检验合格，即可通知库房登记接受 物料入库。 如检验发现问题，应根据问题性质及发生原因，妥善解决。 对于偶然 性问题，可由检验部门与订货部门、供应商或运输商协调处理；对于经常出现的 质量问题、应向供应商正式发出质量改正通知单，限期改正质量问题；对于 一些 重大问题，应确定是设计方案的问题还是供应商的问题，前者要修改方案，后者要对供应商进行处理，包括质量整改、索赔损失甚至取消供应商紧急订购、寻找 替代品、调整生产计划等。 一旦原材料检验合格，采购企业就要开始原材料的入库管理工作。 入库管理工作分为入库搬运作业和在库管理作业。 入库搬运作业是在库管理作业的前提和基础，它包括原材料分类、数量核查、搬运、登记入册等一系列环节。 在库管理主要是在原材料入库后至出库前的时间里，对原材料仓储空间规划的布置、仓储搬运设备的选择、储位编码与原材料编号、原材料分拣与调整、不断的核 查与改进以及日常维护作业。 6）结算 对原材料进行复检以后，应准备付款申请单与合同、物料检验单、物料入库 单据、发票等一起交由主管人员审核，在审核确定各单据合同标号、物料名称、 数量、单价、总价、供应商等方面的一致性和正确性以后，即可通知企业财务部 门在合同规定的付款时间付款。 ③ 评估原材料采购绩效 采购工作的绩效评估不仅是对已经完成的采购工作的效率和成果的评定，而且对整个采购工作流程进行改进和调整具有指导意义。 根据对采购工作不同流程 的评估，绩效评估的内容可以分为采购准备评估、采购管理评 估、采购程序评估 和采购结果评估。 供应链采购管理 采购管理的含义、目标与内容 采购管理就是指为保障企业物资供应，降低采购成本而对企业采购环节进行 的管理活动。 包括对企业采购或供货过程进行的计划、组织与控制。 通过实施有 效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、采购品种、采购批 量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证经营活动的有效开展，在降低企业 成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面发挥着积极作用。 因此，采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域 之一。 采购管理的总目标是为了保证企业的物资供应，怎样才能保证物资供应的有效性，通过采购管理达到在确保适当质量下，能够以适当的价格，在适当的时期，从适当的供应商那里采购到适当数量的物资的目标。 采购管理的主要任务包括三个方面：一是通过采购管理，保证企业所需物资的正常供应；二是通过采购管理，能够从市场上获取支持企业进行物资采购和生产经营决策的相关信息；三是与供应商建立长期友好的关系，建立企业稳定的资源供应基地。 供应链采购管理的含义与特点 供应链采购是指在供应链内部企业之间的采购，即供应链内部 的需求企业向 供应商企业采购订货，供应商企业将货物供应给需求企业。 供应链采购管理是供 应链管理的重要内容之一，它在供应链供需企业之间架起一座桥梁，沟通生产需 求与物料供应。 在传统的采购模式下，采购部门根据用户需求，结合企业库存和生产能力制 定采购计划，然后确定采购方式，向多个供应商发出采购意见，经过漫长的谈判 与协商，选择价格最低的供应商作为本次合作伙伴，通常合作是短期的。 由此可 以看出，传统采购模式存在以下弊端：一是传统采购过程是典型的非信息对称博 弈过程；二是对产品质量控制难度大；三是供需关系 是买卖关系，缺乏合作；四 是缺乏应付需求变化的能力。 而供应链采购与传统采购相比较则呈现出以下一些特点： ① 从为库存而采购到为订单而采购的转变。 在传统模式下，采购的目的就是为了补充库存。 在采购过程中缺乏主动性，制定的采购计划很难适应市场需求的变化。 供应链采购完全靠订单来驱动，使供应链系统得以准时响应用户需求，从而降低库存成本，提高物流速度和库存周转率。 ② 从企业采购内部管理向外部资源管理的转变。 传统的采购管理完全是企业内部的事情，其采购目标就是保证企业正常生产的前提下，降低采购成本，获取效益。 在这种模式下 ，企业要花许多人力、物力、财力和精力去选择供应商、洽谈价格、进货方式、货款支付方式、货物检查验收等，增加了企业采购成本。 在供应链采购模式下，企业充分利用外部资源、利用供应商的作用来保证自身的采购工作，变事后把关为事中。