腾云酒店客房管理系统使用说明书(佳驰软件

腾云酒店客房管理系统使用说明书(佳驰软件内容摘要：

询 ...........................................................................................95 十 . 报表中心 ...............................................................................................................95 营业日报表 ..................................................................................................95 预定类报表 ..................................................................................................96 接待类报表 ..................................................................................................97 收银类报表 ..................................................................................................99 财务类报表 ............................................................................................... 100 客房报表 ................................................................................................... 101 经理报表 ................................................................................................... 102 销售报表 ................................................................................................... 102 第 5 页 一 . 操作说明约定 本操作说明对一些格式、规范和动作作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对本操作说明内容的理解。 . 格式约定 项 目 表述方式 实 例 项 目 名 【】 散 客工作窗口中有很多需要输入内容的项目如【姓名】、【证件号码】等 菜 单 菜单名 预定 表示预定是菜单 按 键 确 定 表示按钮，如 确 定 表示确定按键 系统信息 “ ” 用“”表示系统自动生成体、显示或 提示的信息。 二级菜单 执行 菜单名 1→ 菜单名 2 执行 登记 → 散客登记 ，表述的意思为：单击主菜单 登记 下的子菜单 散客登记。 注 释 框 注释框中的内容是对箭头所指信息的解释 注意信息 对于需要引起注意或补充的内容加以说明。 . 常用图标和操作 （ 1）单选框 表示几个中只能选择一个 ， 表示已被选中。 （ 2）多选框 表示几个中同时能选择多个， 表示已被选中。 （ 3） 表示表中有多条信息， 为当前选中信息。 （ 4） 表示有多个选项，单击 可以选择其中一个。 第 6 页 （ 5） 表示数字选项，可以通过上下箭头进行时间和数字的调整。 . 相关概念 ● 散 客：是一般零星客人的总称。 ● 协议单位：指跟宾馆签订价格和服务协议的单位，协议单位宾客入住宾馆按照协议价格进行结算。 一般不交押金，由财务收款。 ● 联 房：联房主要用于散客，一般把散客中账务需要一起结算的房间进行联房设置。 ● 拼 房：即按床 卖房，同一个房间中住多个单独结算的客人时需进行拼房操作。 可以定义拼房房价。 ● 钟 点 房：酒店在白天临时提供给客人休息 ,不过夜的情况。 可以定义钟点房房价。 ● 午 夜 房：宾客凌晨入住宾馆 ,相对天房房费较为便宜。 可以定义凌晨房房价和生效时间段。 ● 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 ● 红 冲： 处理或检查账务处理的过程中，发现处理过的业务中由于某一笔会计分录处理不恰当，需要进行更正，为保持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再重新进行正确 的账务处理。 ● 电话接口：连接电话计费系统和宾馆管理系统的文件，通过电话接口可以实现在宾馆系统中直接读取电话计费系统中的数据。 避免重复录入客人数据，且可以避免操作员给客人开卡但不登记信息私自吞钱的情况 ● 门锁接口：连接门锁计费系统和宾馆管理系统的文件，通过门锁接口可以实现在宾馆系统中直接读取门锁系统中的数据。 ● 户籍接口：连接公安户籍系统和宾馆管理系统的文件，通过户籍接口可以实现在宾馆系统中直接将宾馆系统入住信息发送至公安部门。 . 软件界面说明 第 7 页 本系统采用灵活易懂的房态图设计方式（房态图设置详见本书 ），它能使今后的操作更加方便快捷，建议操作者应优先选用在房态图上操作的方式。 房态图分为四个区 :分类查询栏、房态显示区、右键功能区 ,和房态显示区。 系统在实时房态图上可对客人进行查询操作。 房态显示区 : （ 1）该区中每一方格代表一个房间，不同的颜色代表不同的房间状态。 如 :房间图 表示房间号为 220的豪华单人间 ,默认绿色表示当前状态为空房间。 这些方格的大小和颜色以及显示方式等均可以通过 系统设置 房态设置 进行调整。 （ 2） 房态标识（即方格中的符号）： 代表钟点房； 代表团体房； 代表协议房； 自用房； 保 密； 预定； 今日预离； 明日预离。 该区方格中的注释与方格的颜色及形态相对应，方格后边的数字表示当前菜单栏 工具栏 房态图显示区 房态标识区 刷新 /关闭房态图 第 8 页 该房态的房间数量。 例如： 表示此颜色为预留房，当前预留房有 2间。 （ 3）分类查询栏 : 提供用户可按房态 ,楼层 ,类别来分类显示房态图，并可使用 房号定位 功能快速定位某个房间。 （ 4）右键功能区 : 在任意房间图上右键单击即出现该菜单，我们可以通过该菜单进行接待登记。 图 A 空房间 图 B 入住房 . 操作规则 请用户在使用前熟读本使用说明 书，如在使用过程中有任何疑问，请拨打我们的服务热线进行咨询。 1 禁止不熟悉本软件系统或操作的人使用，否则可能带来系统破坏，使系统数据混乱。 2 软件安装以后，不要随意改动操作系统的设置，例如：系统时间、计算机名和 SqlServer 数据库等，否则易造成系统数据出错。 3 不按操作规则使用的客户造成系统数据错误，责任自负。 二 . 基本操作 第 9 页 进入宾馆管理系统 网络版用户首先需要确定服务器端的电脑已经在运行。 宾馆管理系统 ()提供时间为 30 天的试用期。 在这30天内 ，您可以免费使用这款软件，并且在您正式使用时，试用期内的数据可以完整保留。 第一次使用软件，请将您购买的加密狗插入计算机的 usb口。 会有提示框提示：‘这是您第一次使用软件，请按照提示激活软件’或者双击‘ ’打开加密狗服务 如果您机器可以连接互联网，将信息填写完整后，点击 激活 如 果 您 的 机 器 不 能 连 接 互 联 网 ， 请 您 拨 打 电 话073182908361/82908362/82908363，并请您将产品名称、加密狗号、单位名称、联系人、手机号码、电子邮箱和详细地址这六项信息告知。 第 10 页 将获得的 16位激活码填入，点击 激活。 双击宾馆管理系统 .exe打开软件。 进入登录界面，用户名为 system，密码为 888888。 首次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间，网络版用户需确保客户端与服务器的时间一致；正常使用后严禁更改操作系统的时间，因为软件会自动过账，以防出现混乱的过账数据。 若出现如下问题： 请检查 SQLserver是否已开启服务，并打开安装目录下的【数据库配置 .exe】检查服务端计算机名（或 IP 地址）、 sa 的密码是否正确，测试连接。 退出宾馆管理系统 宾馆管理系统支持多种不同的退出 方式，常用的有以下两种： （ 1）执行 安全退出 → 安全 退出 ，系统提示“您确定要退出系统吗。 ”，单击确定即可退出。 或单击系统右上角的。 第 11 页 （ 2） 也可以执行 安全退出 → 暂时离开 暂时中止系统操作。 退出系统后会提示“您是否现在备份数据库”，推荐选择 是 ，并将文件备份到一个固定的文件夹中，（默认为安装目录下的 backup 文件夹中）每隔一段时间定期做一次备份。 三 . 系统设置 用户单位设置 用户单位是指宾馆的名称等信息，此名称会在各入住单、账单、收款单等的标题显示。 执行 系统设置 → 用户单位设置 弹出设 置的对话框，输入相应的信息，单击 确 定 即可保存设置，用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提示出来。 单位名称不可修改，如果需要修改，请将您的加密狗号和新单位名称提供给经销商以获得授权码进行修改。 系统设置 执行 系统设置 → 系统设置 ，弹出系统设置的对话框，在 系统设置中可对以下内容进行设置： 第 12 页 (1) 基本设置 ： 1. 本机不参与房租过账：此项服务端不需选此项，其它收银端选择此项，只使一台电脑进行房租过账即可以防止多台收银机重复过账的问题。 2. 使用拼房功能： 拼房是指多个人共同承担房租的方式共同租 住一间客房 并共同使用公用设施。 选中此项后，右键点击房态图的一间房会出现拼房的选项。 3. 使用月租房功能：计费方案上拥有按月计的功能，如下： 4. 禁止修改系统时间：设置此项后，直接修改系统时间会使软件自动关闭，这样可以保护营业数据，重开软件时会自动过账。 5. 启用操作员授权功能：选中此项后，若操作员使用某种功能时没有权限，会自动弹出一个授权登录框，可使用有此权限的操作员 第 13 页 名和密码进行授权，且当班操作员不会因此改变。 6. 禁止修改系统时间：选择此项，直接修改系统时间后软件会自动退出，这样可以保护营业数据的正确性，重开软件时会 自动进行过账。 7. 启用自动备份数据库功能：此功能应该在服务器上进行设置，备份路径应该选择服务端电脑中存在的路径 8. 启用房间打扫记录：设置此项后，由打扫房改变房态到干净房时，弹出打扫人选择框。 9. 信用卡预授权：设置此项后，支付方式中将会添加信用卡预授权方式。 10. 手工费用每天入账：设置此项后，费用入账界面将出现： ,选择按每天产生，则费用将会在设置的时间点自动过账。 (2)房态设置 客户可随自己的喜好对系统主界面房态图的显示方式进行设置。 第 14 页 1. 颜色设置及自定义房态标识： 此设置后，入住房的方太图颜色是橘黄色，且最 底下显示。 2. 房态表显示方式：【全方位图】以矩形的方式排列，按房号排序；【按楼层】按楼层顺序排列 . 3. 房态图方格大小：系统支持 1215*885； 1500*1095； 1800*1305；2370*1710 等大小格式。 4. 预定房转预留房：可以设置“预定房提前几个小时转为预留房”。 客人预订的房间在空房状态下时，会预订入住前 26 小时显示为预留房的颜色，提示操作员此房间有人预留。 5. 预定房预订单取消：可以设置“预定房超过预定时间几个小时后自动将该订单取消”。 注：定金大于 0 的预定单不会自动取消， 第 15 页 需要在 账务中心 撤单 中的撤销 预定手动删除，并且退定金。 （ 3）账务设置： 包括三类关于账务的设置：①结账时金额取整方式；②营业日设置的时间点；③撤单的限制规则；④入住 \消费 \结账设置，如下图： 1. 宾客接待与收银分开：在入住登记时将没有押金的输入项。 此时若要收押金，在 财务管理 收银 中收取（未选择此设置时没有 收银 功能）。 2. 登记时允许修改入住时间：在入住时的来期输入框变为可以修改。 建议不选择此项以保证营业数据正确。 3. 回头客人入住时自动显示最后一次入住同房型房间时的折后价：若A上一次住过豪华套间折后价为 200元，本次入住豪华套间时自动显示折后 价为 200元。 4. 客人延时退房采用手动加。