南大之星档案管理软件

南大之星档案管理软件内容摘要：

批量上传 ：单击上图中的“电子文件上传“按扭，就会出现如下的对话框，选定所要上传的一批附件，然后进行“提取全文”的设置，最后点击“上传”即可。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 16 页 从下图中可以看到在档案文件信息管理页面中进增了两处电子文件上传按扭，两处的功能是一致的。 此主题相关图片如下： 此主题相关图片如下： 针对不同记录的多个电子文件批量上传，可以实现批量上传对应于不同文件 /案卷记 录的电子文件。 有两种情况： 没有对应的文件案卷记录 . 这种情况 ,上传模块会自动创建文件案卷记录 ,并将电子文件上传挂接 到该文件案卷记录上。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 17 页 多个电子文文件对应一份文件则用序号隔开，但是名称要一致。 如：发文 , 发文 , 这两个文件系统会创建一条新的文件记录，以 “ 发文 ” 作为正题名，自动生成一个实体分类号和案卷号（以后可以批量修改），并且将这两个电子文件挂接到 新创建的这个文件上。 如下图所示： 此主题相关图片如下： 如果有全宗号、实体分类号、案卷号等信息，可以将之作为电子文件名称的一部分， 如： 01,2020jx13,发文 , 01,2020jx13,发文 , 没有全宗号： 2020jx13,发文 , 2020jx13,发文 , 没有分类号： ,发文 , ,发文 , 没有案卷号： 2020jx13,发文 , 2020jx13,发文 , 有全宗号和分类号： 01,2020jx13,发文 , 01,2020jx13,发文 , 系统会自动将全全宗号、实体分类号、案卷号写进新创建的文件记录中。 已存在对应的文件案卷记录 . 对于文件 \案卷记录已经存在的情况 ,可以分别对应的电子文 件自动 管接到所属的文件案卷记录上，前提是电子文件的命名要按照 下面列出 的规则。 这种情况电子文件名称中要有索要挂接的文件案卷的档号信息。 如：文件的档号为 全宗号 :01 实体分类号 :2020jx13 案卷号 : 所要上传是有 2 个 word 文件，则所要挂接到该文件的电子文件的名称 应该为： 01,2020jx13,电子文件名称 , 01,2020jx13,电子文件名称 , 注意上传方式，系统默认的是：新建记录并挂接电子文 件，上传以后系统将新建文件记录并挂接了两份电子文件，如下图所示： 此主题相关图片如下： 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 18 页 如果要将电子文件挂接到已有文件案卷记录上，则需将上传方式的勾选取消。 系统将会根据电子文件名称中的档号信息自动搜索对应的文件案卷记录， 如果搜索到，则将电子文件挂接到其上，如下图所示： 此主题相关图片如下： 如果没有搜索到对应的文件案卷记录，则创建一个新的文件记录，并将电子文件挂接到新创建的文件记录上。 电子文件名称如果没有可以省略，即直接为： 01,2020jx13, 如果有，则作为上传后该电子文件的附件名称。 如果对应的文件没有全总号，即：实体分类号 :2020jx13 案卷号 : 则电子文件的命名为： 2020jx13, 2020jx13,1.0001, 如实体分类号也为空则： , , 附：电子文件命名规则 : 全宗号 ,实体分类号 ,案卷号 ,题名 ,序号 .后缀 其中 全宗号、实体分类号、案卷号、题名、序号 可以任 选几个，只要按照规则的顺序即可。 序号表示属于同 一份文件 的多个电子文件的序号，如果只有一个可以不输。 如： 01,2020jx11,发文 , 2020jx11,发文 , ,发文 , 发文 , 发文 .doc ▼ 如果用户需要对所上传的电子文件进行编辑，可点击浏览下的图标，就可以看到这个文件 doc 格式的全文。 如果客户端装有 Word 软件，可以在浏览器中以 Word 的方式打开，其 排版的格式方便打印，但是只读，即时进行编辑也不影响服务器上的电子文件。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 19 页 ▼ 电子文件上传的时刻起就是归档，为了对便于易于替换改动的电子文件加以控制，系统在电子文件上传同时，记录其 电子文件原数据信息 与 电子文件 访问记录， 作为电子文件归档的元数据。 点击“背景信息”下的图标便可查看文件背景信息： ▼ 如果用户需要删除所上传的电子文件，则需点击 删除 下的图标，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除。 点击“确定”按钮完成删除。 ▼ 如果用户需要更新所上传的电子文件，则需点击“ 更新 ”超链接，系统进入更新页面 ， 点击 “浏览”按钮选定更新的电子文件，点击“更新”按钮完成操作。 ▼ 上传方式若选择 “ 只上传文件信息”，此文件就不上传到服务器上，而只是保存一个目录。 在图像、音频、视频的上传中是一样的。 （注：此设置只有在单个文件上传时才有，在批量上传中没有） 先选择上传方式为“只上传文件信息” 上传后的信息，出现序号为 2 的文件，如下图： 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 20 页 ◆ 如果用户需要将附件中的全文 追加到全文 后面 或替换原有全文，可以在上传之前选择“添加全文”后面两项；系统可以在上传的同时将电子文件中的内容提取出来存放到数据库中的全文字段以供检 索，否则存在于电子文件中的内容无法被系统检索到。 添加全文适用于word、 excel、 html 和文本即 txt 文件。 ▲ 图像 用户要对案卷或文件进行图像操作，可点击“图像”超链接或是“图像”按钮，系统进入“案卷、文件相关图像”页面，如下图。 该页面分为两部分， 分别实现“图像预览”和“图像文件的上传”。 和全文附件的上传操作方法一样，在“图像预览”中点击“电子文件上传”可以实现文件的批量；在“图像文件的上传”中点击“浏览”可以实现单个文件的上传。 ◆ 如果用户需要删除所上传的图像，可点击对应图片删除栏下的 “ 删除 ”，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除。 点击“确定”按钮完成删除。 ◆ 如果用户需要浏览某张上传图像原貌，可点击对应图片的预览图像，用户可在系统打开的 web 页面下浏览到原始大小的上传图像。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 21 页 ◆ 如果用户需要浏览 所有 上传的图像原貌，可上图中的“浏览所有”按钮，则该案卷下所有图像在系统打开的 web 页面下依次排列，供用户浏览。 ◆ 识别功能具体用法参见第九节“公文识别”。 （ 注：此功能限 OCR 版的用户使用 ） ▲ 视频、音频 用户要对案卷或文件进行媒体操作，可点 击 “媒体”或是“视频、音频”按钮，系 统进入视频、音频信息上载页面，如下图 与上文所述的全文上传的操作方法一样，它包括单个文件上传和批量上传。 单个文件的上传请点击“浏览”按钮 ，查找本地计算机以及局域网上所要上传的音频视频文件。 上图中选择上传的音频文件是本地计算机 E 盘下的“ ”，并重命名为“音频 01”，设定的上传方式为“上传整个档”。 点击“上传”按钮，系统将完成文件的上传。 批量上传请点击“电子文件上传”按扭。 下图中用户可以看到已经上传到服务器中的音频档案题名、源文件名、长度、格式等基本信息。 （注意由于媒体文件一般较大，上传整个文 件时，系统会有一定的时延，用户 请耐 心等候） 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 22 页 ◆ 如果用户需要 删除 所上传的音频或视频档，可点击相应删除栏下的“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除。 点击“确定”按钮完成删除。 ◆ 如果用户需要 播放 所上传的音频或视频档，可点击相应的播放栏下的“ ”图标，系统将启动相应的媒体播放器，如： Windows Media Player，进行播放。 第三节 目录打印 打印操作首先需要选择打印的记录，即打印的范围；然后选择打印目录的模版，即打印出的样式。 3． 1 打印范围的确定 系统支持以下几种入口确 定打印的范围：打印当前类目、打印所有类目、打印检索结果、打印队列； 3． 打印当前类目与打印所有类目 这是基于三级类目来确定的打印范围。 数据在录入时，已经预先按照三级树型类目的方式分类，如果要打印某个类目下的文件，可以先选择这个类目，然后点击“打印当前类目”，如果要打印真个表的文件，可以直接点击“打印所有类目”。 如下图红线所示。 3． 打印检索结果 当要打印的内容横跨多个类目的时候，一般采用先在表内检索出需要打印的内容，而后打印检索结果。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 23 页 3． 打印队列 如果需要打印个别的几个 文件，上述两种方式会比较麻烦，打印队列功能可以让用户将需要打印的文件添加到打印队列中，然后打印时，只要选择“仅打印打印队列中的文件”，就可以打印用户选择的文件。 还可以对选择的内容进行挑选与管理 ： 类目、检索与打印队列配合使用，可以使得对打印范围的确定方便而精确。 3． 2 打印目录模版的选择及具体设置 点击上面提到的打印按钮，就会出现下面的窗口，如下图。 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 24 页 从上图中可以看到目录打印里新增了导出到 Excel 功能。 该功能可以将数据导出到 Excel 表 ,其特点是不需要安装打印插件，但是客户 端计算机需要安装 Excel. 选择好需要导出的案卷文件以后 ,即选择一个模板 ,例如下图选择了案卷目录 ,点击导出到Excel 按扭 ,导出之后的格式如下面截图所示 : 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 25 页  自定义打印目录： 在自定义打印目录中是用户自己定制的一些打印模版，如右图里边这些打印目录都是我们系统提供的，这些打印模版都是根据国家标准定制的模版，如果用户在使用过程中这些模版不符合自己的实际情况，可在系统设置中的打印模版管理中自己定制打印模版，具体的定制方法参见 打印模版管理  自定义打 印选项： 自定义打印选项中的设置都可以在“系统设置”中“打印模版管理”中每个模版里设置好，这样以后打印的时自定义打印设置里都不要做设置。 “选择打印范围”中设置的是打印的范围，可根据打印的要求设置。 “包含序号栏”中设置的是打印目录中第一栏是否显示序号，系统中一般默认的都不包含序号，要显示的话选择“是”。 如右图  默认打印目录： 默认打印目录中是我们系统提供的打印目录，这些目录是根据国家标准设置的，用户不能进行修改。  打印设置选项： 打印选项中设置的是页面设置中的左右边距等其它设置，转换页次这块是在打印文件时用到，一 般情况下用户在输入文件时输入的时候再“页数”一栏输的是文件的实际页数而不是文件的页码，在打印的时候选择这一功能可以将输入的页数转换为文件的页码，打印页面设置中设置的是 南大之星档案管理系统 网络版 (B/S) 使用说明书 第 26 页 打印中的行高、左右边距等等如右图。 注：打印模版的设置在第三章第九节的打印模版中详细说明。 另外，系统还为用户准备了几个默认的打印目录，包括全引目录、案卷封面、备考表、案卷背脊等 （如上图的右半部分所示） ，然后用户可以进行目录打印设置以及打印的页面设置。 在选定好打印目录以及进行了相关的 设置以后，就可以点击“ 打印 预 览 ”按扭看到真实的打印情况，在您的机子。