复旦大学图书馆采购管理制度选编

复旦大学图书馆采购管理制度选编内容摘要：

向招投标领导小组说明情况，由招投标领导小组决定调整价格或解除或终止合同。 招投标领导小组决定解除或终止合同后，图书馆应当妥善处理善后事宜。 第三十五条 招投标领导小组应于解除或终止合同后立即决定重新招标事宜。 第七章 附则 第三十六条 本细则未尽事宜由招投标领导小组决定。 第三十七条 违反本细 则规定的本校人员，由学校按照国家和学校有关规定予以处分、处罚。 第三十八条 本细则自颁布之日起生效实施。 第三十九条 本细则由招投标领导小组负责解释。 复旦大学图书馆 2020 年 11 月 10 日 15 复旦大学图书馆仪器设备与家具采购管理办法 一、常设图书馆仪器设备与家具采购小组 （以下简称 采购小组） ，成员由党政联席会议任命，由分管仪器设备及家具 采购 工作的副馆长任组长，由 办公室 分管副馆长、办公室主任、数字化部主任和专业技术人员组成。 二、采购的范围是：计算机 及外围设备 、网络设备、办公设备、家具及相关的部件。 三、采购程序与制度： 对于超过 70 万元的仪器设备 和 30 万元以上的 家具，把采购需求提交给校资产管理处，申请招标采购。 申请招标采购的过程由学校资产管理处实施：校资产管理处向相关公司发出采购招标，由学校纪委和校资产管理处通过专家库随机选出专家组成评标组进行评标；评标后，由资产管理处出面组织向 中标单位按中标价进行批量采购。 对于金额较大 (20 万元 金额 70 万元）的 仪器 设备 和金额在 10 万元 到30 万元 间的家具 ，报馆党政联席会议同意后 ， 由本馆采购小组自行组织招标，向信誉和售后服务好的至少三家以上公司提出采购需求，汇总各家公司投标报价，提交馆采购小组成员评标，讨论、比较，选性价比 高、售后服务好 、且 质量可靠的品牌提出采购建议， 并向 党政联席会议 通报。 如有必要也可提交学校资产管理处招标采购。 对于 一般金 额 家具 设备或部件（ 仪器设备： 1 万元 金额 20 万元 ；家具：1 万元 金额 10 万元）的采购，由采购小组进行货 比三家，选择性价比 高、售后服务好 、且 质量可靠 品牌的厂家或公司，也可选择上一次（一般 6 个月内）采购选择的资质高、服务好和价位合适的中选单位，并报馆党政联席会议或主要馆领导同意后实施采购 ，必要时也可以组织内部招投标。 报价要保留书面材料备查。 1 万元以下的设备或部件、家具，由采购小组负责审查同意后采购。 对需要图书馆自行组织的招标会议至少需要 3 名或以上采购小组成员参加 ，另外每次视情况邀请一名最终用户代表参加 ；对 1 万元以上且不需要组织招标的采购项目可通过电子邮件等方式征询采购小组成员意见后实施采购。 采购合同原件按 要求交馆长办公室存档备查，其他需归档材料按照馆相关归档制度由采购小组整理交办公室专人归档备查。 本馆采购小组组织的各类采购活动 ，应有馆党总支 成员 参与监督。 馆领导对采购小组成员进行 教育与监督。 采购小组成员不得收受与采购有关的单位提供的礼金和有价证券等 ，如有违反按相关规定处理。 四、本规定依据《 复旦大学关于仪器设备、家具招标采购的有关规定 》（ 2020 16 年 9 月 5 日颁布实施）、《复旦大学物资采购管理规定》（ 2020 年 2 月颁布实施）制定。 如有冲突，以学校管理文件为准。 五、本办法自颁布之日起实施， 2020 年 9 月修订的 《 图书馆关于计算机设备采购的规定》 和《图书馆关于办公 设备采购的规定》同时 停止实行。 复旦大学 图书馆 2020 年 3 月 修订 17 复旦大学图书馆仪器设备与家具采购管理实施细则 本实施细则依据《图书馆 仪器设备与家具采购 管理办法 》（ 2020 年 3 月修订版）制定。 一、 采购申请 各部门申购 仪器设备与家具需填写《图书馆物资申请单》 （见附件一），详细写明设备 家具 名称 、数量、规格 /型号、申购理由，由所在部门主任和分管馆长签字确认。 二、采购审批 进入采购流程的申请单需要按照规定根据单次采购金额大小， 对应相应 审批权限 ，提交采购人员或馆采购小组或学校实施采购 （具体操作流程见《附件三 ：图书馆 仪器设备与家具 采购操作流程》）。 对 进行询价的采购任务需要填写《 图书馆物资采购处理单》 （见附件二），并按程序进行审批。 单次采购设备金额小于 800 元，家具金额小于 500 元的低值物品或者日常办公消耗物资，分别由系统部主任和办公室主任进行审批，决定全馆资源调配或者采购。 采购情况 一个季度汇总一 次，报分管设备家具的馆长。 三 、采购合同 订立合同范围：标的数额超过 一万元的采购，必须订立书面合同（ 学校要求不签订合同 的除 外）。 订立合同前谈判：订立合同的谈判至少要有 3 位本馆人员参加，其中至少 1名为馆领导。 谈判须做记录，参与人员均须在记录上签字。 特殊情况下无法按本条程序执行，在事先得到馆长授权情况下，可与供应商进行谈判，并在十天内补充授权书等相关资料，记录备查。 了解合同相对应主体方的主体资格：进入实质性谈判之前先要了解合同相对应主体方的主体资格 (首次谈判对手 )，要求对方出示有效身份证明、企业 法人营业执照、事业单位法人证书、委托代理授权等证明，并留取证明复印件。 合同条款：按照《复旦大学合同审核与备案规定》确定合同条款。 国家的示范文本和学校的格式合同应当优先使用。 合同审核：合同标的数额超过《复旦大学合同审核与备案规定》第八条所规定的须送交学校法律事务所审核。 合同送审人员（采购小组秘书）将馆长确认的合同电子版交图书馆负责 OA 行文管理的馆务秘书，馆务秘书在 1 个工作日内将合同送交校法律事务所审核。 审核后的意见在 1 个工作日内返回给合同送审人员。 合同修改：合同送审人员应按法律事务所的审核意 见对合同进行必要的修改，并与订立合同相对应主体方联系确认。 18 合同盖章：合同送审人员（采购小组秘书）负责将合同文本送学校主管部门审核盖章。 合同备案：合同原件及采购过程的相关材料按 《复旦大学图书馆办公家具及设备采购档案归档细则》 规定存档，相关负责人保留复印件备查。 合同检查：对该规定执行情况本馆将定期组织检查。 四 、采购验收 仪器设备由使用部门及系统与数字化部负责验收 ；办公家具由使用部门及办公室负责验收。 由采购员与保管员联合填写《物资验收单》、《图书馆低值资产报账及验收单》。 采购员 和各部门档案员根据采购合同， 督查 物资采购中产生的 档案文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字。 对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待厂家补齐后方可办理相应手续。 五 、登录付款 资产登录 物资验收合格后， 采购员按照学校规定将单价 800 元以上设备 (或单价 500 元以上家具 的资料提交给 资产 管理员， 资产 管理员通过学校 URP 资产管理系统做资产登记。 家具点击“家具报账” —— “新增报账单（院系）”，进行填报；设备点击 “设备报账” —— “新增报账单（院系）”，进行填报。 填报 完成后，贴固定资产标签。 由资产管理处返回《复旦大学资产报账单》，一式三份，二份提交财务付款做帐，一份留存馆财务，第二年的三月份归档。 付款程序 完成资产登录后，采购员将相关凭证交财务人员进入付款程序。 具体分三种情况： （ 1）全额付款：需提交《图书馆物资申请表》、《图书馆物资采购处理单》、《物资验收单》、货物发票（含清单）、合同或协议原件、《复旦大学资产报账单》或《图书馆低值资产报账及验收单》。 （ 2）首次付款：需提交《图书馆物资申请表》、《图书馆物资采购处理单》、合同或协议原件。 （ 3）尾款结清：需提交 购置货物发票（含清单）、《物资验收单》、《复旦大学资产报账单》、《图书馆低值资产报账及验收单》。 六 、文件归档 一次采购单件或批量金额在 40 万元人民币（ 万美元）及以上，小于 70 万元人民币（ 10 万美元）的设备；或批量金额 10 万元人民币及以上，小于 30 万元人民 19 币的家具，馆内招投标工作结束后需将全套资料报送资产管理处备案作为签订合同的依据。 资料包括谈判小组成员名单、向供应商发出的询价函、所有邀请供应商的最终报价单及谈判小组的评审意见和结论。 评审意见和结论应有谈判小组成员和部门主管领导的签名。 其他具体归档 参见《复旦大学图书馆物资采购档案归档 办法 》。 七 、 本实施细则自颁布之日起施行。 解释权归图书馆党政联席会议。 复旦大学图书馆 2020 年 6 月 21 日 20 复旦大学图书馆物资采购档案归档 办法 一、总则 第一条 图书馆 物资采购 档案 分仪器设备与家具两部分。 本 细则自 公布之日起 实施， 解释 权归图书馆党政联席会议。 第二条 仪器设备档案是 指本 馆 所 属 仪器、设备的全套随机材料及其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。 办公家具档案指本馆所有的书架，阅览、办公桌椅等专用家具在 其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的，具有保存价值的载体材料。 二、归档要求 第 三 条 为了保证仪器设备 和家具 档案的完整性、准确性、系统性，避免不必要重复，对仪器设备档案归档提出如下要求： （一）归档重点是价值 1 万元以上的仪器设备 和办公家具 项目； 归档范围包括 订购仪器设备 和办公家具 的申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）及批复、准购批示 ； 订购仪器设备 和办公家具的 合同、会谈纪要、记录及重要来往函件 ；对方主体资格证明文件（企业法人营业执照、事业单位法人证 明、委托代理人身份证明等）；重要合同的法律事务所审核意见；采购招投标文件和仪器设备采购小组评审记录等。 （二） 根据本馆实际情况，单件价值不足 1 万元的计算机、打印机、传真机、扫描仪、读码器等仪器设备及其软件等， 在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的载体材料，具有保存价值 的，也列入归档范围。 （三 ）同一型号的仪器设备 、家具 ，档案室只保存一份完整、准确、系统的技术资料，其余均由使用单位保管； 办公室资产管理员在做固定资产登记时，负责进行仪器设备型号查重工作，将属于本馆 订购的仪器、设 备型号是第一台 的，同时通知使用部门和办公室档案员，协助做好技术资料的归档工作。 （ 四 ）在购置仪器、设备时，订购的仪器、设备型号是本 馆 的第一台，在经费许可的情况下应订购两套技术资料。 一套存档案室，一套由使用单位保管利用。 （ 五 ）对本 馆 仅有一套的技术资料 、 管理性文件材料及其它材料全部归档，仪器设备使用单位使用常用技术资料（复印件）或常用技术资料由使用单位保管使用，档案室保管档案案卷目录。 （ 六 ）仪器设备使用 部门 应积累、整理仪器设备在安装、调试、验收、使用、维护、改进过程中形成的材料，并根据《仪器设备使用与维护记 录本》的填写说明，用钢笔认真填写仪器设备的使用、维护。 21 第 四 条 凡 需要归档的仪器设备 和家具 文件材料，都 应 符合《 复旦 大学 图书馆 档案 管理办法 》 的要求，包括： 图样清晰、字迹工整、装订整洁，用钢笔书写，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸和其他易褪色的书写材料书写、绘制。 三、归档简目 、流程和时间 第五条 归档简目： （一）图书馆物资申请单及批复； （二）图书馆物资采购处理单及说明； （三）谈判、竞标过程产生的合同及相关文字材料（如邀标书、中标单位投标书正本以及招标专家小组意见等）； （四）技术参数、性能指标及质量 保证等相关质保资料； （五）图书馆采购设备验收单 （六）财务付款证明及固定资产号。 其中，若采购过程中签订了采购合同，按（一）（二）（三）（五）（六）项归档；若采购过程中没有签订采购合同，按（一）（二）（四）（五）（六）项归档。 第六条 归档责任人 物资采购过程中，图书馆采购小组秘书负责收集整理归档简目中除（三）、（六）之外的所有材料，并在采购完成后交图书馆财务人员，由馆财务人员收集齐（六）中材料后一并交馆档案员归档；对于学校或者馆内组织招投标中产生的归档简目（三）中的材料，由采购小组秘书直接交馆档 案员归档。 第 七 条 物资采购产生的档案每年三月份提交给馆档案室。 四、 档案管理和检查 第 八 条 建立和健全 物资采购 档案为 各部门 工作内容。 （一）把仪器设备档案的收集、积累、整理、分类、立卷、归档和保管纳入仪器设备管理人员的职责范围； （二）按规定向档案室移交仪器设备档案； （三）仪器设备档案要完整、准确、系统，并建立借阅手续。