办公行政管理制度

办公行政管理制度内容摘要：

声像材料的背面编号。 （五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 （七）本公司各部门及各专业公司立卷所 需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。 第四章 档案保管期限 第十三条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。 长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 9 第十四条 确定公司档案保管期限的原则 （一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 （二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保 管。 第五章 档案的鉴定与销毁 第十五条 公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。 第十六条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 第十七条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。 第十八条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 第六章 档案的借阅 第十九条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案 需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。 第二十条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。 第二十一条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 第二十二条 借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。 第二十三条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。 第二十四条 借阅人对档案要妥善保 管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。 第二十五条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 第七章 罚 则 第二十六条 公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款 100元～ 500元，并予以通报批评。 第二十七条 公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。 对涂改、拆散或未经办 公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款 500元～ 1000元，并予以通报批评。 第二十八条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 第二十九条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。 因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。 第八章 附 则 第三十条 本办法由总公司办公室负责解释。 第三十一条 各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。 第三十二公 司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。 印章管理办法 第一条 为加强 11各专业公司和总公司各部门（以下简称 11各单位）印章的管理，保证印章的绝 10 对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果，根据《总公司办公制度》，制定本办法。 第二条 本办法所称印章是指 11各单位的正式印章作风公章和部门章）、专用印章（即合同专用章、财务专用章、海关报关章等）、手章（即各专业公司负责人用于文件、报表、票证等的个人印章）。 第三条 11 各单位应确定印章管理人员，负责本办法第二条所述印章的保管 并按有关制度和程序使用。 印章管理人员应是 11正式职工。 如印章保管人员必须出差或因病请假时， 11各单位负责人应指定临时人员保管。 临时保管人员也必须是正式职工并应相对固定。 第四条 印章保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、收到日期、原保管人姓名、批准人签名、保管人签名等。 如指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。 第五条 印章的保管必须安全可靠。 原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。 第六条 未经 11 各单位负责人或总公司主管该单位的 副总经理批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。 第七条 需用印时应先填写（使用公章申请表》，经 11各单位负责人签字批准后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人员用印。 第八条 用印文件文稿（包括合同、介绍信）等应复印，以留存备查。 第九条 不得在空白介绍信和空白纸上盖印。 第十条 用印登记项目包括：用印时间、用印编号、用印事由、批准人、经办人等（详见附件《使用公章申请表调》）。 第十一条 合同用印应按照总公司有关合同管理的规定执行必要的法规审核程序。 第十二条 未履行用印 登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和 11 各单位负责人。 第十三条 违反本办法规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该单位负责人的责任。 总公司车辆及驾驶员管理规定 第一章 总 则 第一条 为加强公司的车辆及驾驶员的管理，保证工作和业务用车，确保安全行车和车辆安全，制定本规定。 第二条 本规定适用于总公司及专业公司的车辆及全体驾驶人员。 第二章 车辆调配 第三条 根据工作需要 ，由办公室请示总公司总经理批准，对车辆进行统一配备和调整。 第四条 各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执行规章制度情况有管理责任。 第五条 总公司外事用车、总公司会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。 第六条 除总公司领导临时安排外，总公司车队不为业务部门及各专业公司出车。 第七条 原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经总公司分管办公室的领导批准。 第八条 24 小时内长途用车（单程 150 公里以上的），须经总公司分管办公 室的领导批准， 24 小时以上的，需报总公司总经理批准。 第九条 任何车辆外借必须经总公司总经理批准。 第十条 各单位应严格遵守本规定第二十五条及第二十六条的规定，配备车辆均属工作用车，应严格服从办公室车队的统一收车管理。 第三章 安全管理 第十一条 驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术， 11 保证车辆完好，杜绝事故发生。 未经批准不参加安全学习者缺席一次罚款 100元。 第十二条 总公司安委会和兼职安全员，负责组织交通安全学习并实施安全管理监督。 第十三条 出现交通事故，追究肇事者的经济责任，按事故损失金额的一定比例给予处罚：损失额5万元以上的，罚个人 6％；损失额 1～ 5万元的，罚个人 5％；不足一万元的，罚个人 500元。 非专职司机各降 10％比例。 最低罚款为保险公司的免赔数额。 未经批准私自出车或私事出车，按上述比例各加罚一倍。 第十四条 对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。 第十五条 专职司机全年安全行车，未发生过交通事故和造成经济损失的，对驾驶人员给予表彰并颁发安全奖，可按季核发。 第四章 油料管理 第十六条 各管理部门配备车辆所需油料由车队统一按核定预算办理购进，按单车每月定额标准发放，超出不补；节余归部门使用。 定额标准由办公室每季核定，全年按预算节余部分提取 30％作为车队节油奖励基金。 第十七条 车队设专人负责油票发放，造册登记，司机签字领取，每月上报办公室审核。 第十八条 各专业公司的耗油采用总额控制，集中购买，定量使用的原则，各专业公司财务部应按照排气量 2． 0以下车辆每月 210公升，其它车辆（排气量 2． 0以上）每月 300公升的标准作出费用预算，纳入本公 司的总预算。 在预算限额内按月或按季度集中购买油票，作为有价证券由各公司财务部专人保管，建立规范的领用制度，任何个人不得自行购油，集中购油不得突破限额。 第五章 维修保养 第十九条 原则上按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。 车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，车队技术审验，办公室主任审签，到指定修理厂维修，专人结算，超过审批预算的不予报销。 第二十条 业务部门及专业公司维修保养车辆参照第十七条规定自行负责。 第二十一条 办公室及车队对车辆进行不定期检查，内容包括： 本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者及所属单位领导分别罚款 50～ 200元，情节严重者停驶。 第六章 驾驶人员管理 第二十二条 总公司领导及部门总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由办公室统一调配。 第二十三条 专职司机应严格按规定条件由办公室商人事本部统一招聘。 各部门无权自行聘用司机。 第二十四条 业务部门及各专业公司临时聘用司机，须经办公室车队考核并签字同意后，方可聘用。 第二十五条 临时聘用的司机应服从车队的统一管理 ，不出车时一律到车队休息，不得在办公区内滞留。 第二十六条 其它工作车辆需要持有驾照的 11 职工驾车的，由各单位指定专人并商办公室同意，但严禁擅自交他人驾驶，违者收回车辆。 第二十七条 对于实际驾车经验不足一年或持实习证照的，需经车队技术考核合格并经所在单位领导同意后方准单独驾车。 第二十八条 各单位副职以下人员驾驶公司车辆的，应于每日下午五时前将车辆停到指定地点，钥匙交至车队，待下一个工作日上班时，到车队领取钥匙。 第二十九条 特殊情况需在第二十八条规定的交车时间内使用车辆的，须由用 车单位领导签署书面申请，报总公司总经理批准，交车队备案。 违反规定私自用车的，予以停驶或收车等处理。 第三十条 11 职工报考驾驶证，按规定程序报批，本人申请、部门领导同意，报公司安委会批准， 12 学车人员一律用业余时间自费学习。 不准用公司车辆学车练车。 第七章 附 则 第三十一条 车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于总公司的由办公室车队办理，所需费用按财务预算分别人帐；属于专业公司或子公司的，自行办理，费用自负。 第三十二条 本规定由办公室负责解释。 总公司司机人员文明礼仪规定 第一章 总 则 第一条 为了适应总公司业务的不断开拓与发展，更好地体现总公司的形象，建设一支高素质、讲文明懂礼貌、规范化的司机队伍，特制定本规定。 第二条 本规定适用于总公司车队及各专业公司的所有在岗专职司机。 第三条 总公司司机应严格遵守《总公司车辆及驾驶员管理规定》和（中国 11 发展总公司驾驶员守则）。 第二章 文明札仪规范 第四条 为了使司机人员保持良好的精神面貌，同时也为了更好地向外界展示公司的形象，公司所有司机人员应按有关规定佩戴胸卡上岗。 胸卡上印有中英文 对照的本人姓名、所在公司名称及公司标志图案。 第五条 司机人员应加强自身精神文明建设，不讲脏话粗话，衣着应随时保持整洁。 皮鞋经常擦油，在车内不准脱鞋。 第六条 司机人员应经常对所保管车辆进行清洗，按期打亮油，做到晴天停车后无灰尘，雨雪停车后无泥点。 前后风挡玻璃和车门玻璃要保持清洁，轮胎外侧和防护罩要经常清洗，做到无积土。 车内经常保持清洁，座套要勤洗、勤换，方向盘、仪表要擦净无尘土。 车辆平时应停在指定的地点，不要乱停乱放。 第七条 司机人员应加强公关礼仪方面的学习，熟悉不同场合的礼仪规则。 对 待客人要有礼貌，主动向客人打招呼并作自我介绍，然后打开车门将客人让进车内，关车间时要注意乘客的身体和衣物，防止被车门挤压。 如果客人有行李物品，自己应主动上前提供帮助，不要坐在车内旁观。 行车中应及时使用冷热风，听收音机或听音乐应征得客人同意，声音不要大大，以免影响客人思考或休息。 客人之间谈话，不得随便插话，客人问话，应礼貌回答。 开车送人应尽量送到门口，等人时不能只顾自己睡觉或看书，而应随时注意客人是否已出来。 如客人在门口等车，应主动开车到门口接客人上车。 遇大型活动车辆无法在近处停放时，应提前到门口或刚散场即到 门口主动向客人打招呼，请其稍等，回来开车去接。 如车辆堵塞，也可引导客人步行至停车处上车，不要让客人到处找车。 客人离别时，司机人员应主动向其。