公司文件管理规定范文

公司文件管理规定范文内容摘要：

严格文件清退制度，做到月一小清，季一中清，年终进行总清，并将公 文分类立卷存档，对于上级限期上交的文件，要登记造册，及时上交。 6． 3． 3 不列入上交范围的文件，或保留、或销毁，公司文件一律为机密以上级别，凡销毁文件必须交公司办公室进行登记，统一销毁，不得泄露机密，各部门不得私自处理，个人不得销毁文件，严禁向废品收购站变卖一切文件、刊物和资料。 6． 3． 4 凡因工作需要借阅文件的，按以下情况处理。 6． 3． 4． 1 公司领导借用必须登记、退回注销。 6． 2． 4． 2 公司其他部门和人员借用，必须经公司办公室经理同意后，方可办理，并履行文件借用交接手续，不准私自出借文件。 6． 3． 5 管理文件的机要人员必须严格执行党和国家的保密制度，不经领导批准，不得将秘密文件给任何人阅读，不得私自将文件带出办公室，不准为个人需要，摘引秘密文件内容。 6． 3． 6 严禁闲谈秘密文件事宜，严禁私人通信中涉及文件中的秘密。 6． 3． 7 任何人不准将机密文件带出公司外，公司领导确因工作需要带回家的，要妥善保存，不准家属翻看，凡外出开会使用，要严密看管，不得丢失。 6． 3． 8 如有违犯上述规定，发生丢失文件、失密、泄密者，视情节轻重、危害大小，追究责任。 公务接洽管理 7． 1 公务接洽定义 公务接洽指企业 外部人员来公司联系公务，由办公室人员负责接待并将来人公务内容形成书面文件，交公司办公室进入行文及文件管理程序。 7． 2 公务接洽程序 7． 2． 1 公务接洽登记 外部人员来公司后，由办公室负责接待的人员详细了解来人公务内容，并整理填写在专用登记表上，登记内容包括：来人单位、姓名、公务内容、联系方式、日期等。 7． 2． 2 接洽登记分类 由公司办公室根据来人公务内容将其分为重要事项和一般事项两类，并分别进行处理。 7． 2． 2． 1 重要事项 重要事项转呈公司办公室经理，由办公室经理批转公司主管领导，主管领导批示后进入催办 、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制度》执行。 7． 2． 2． 2 一般事项 一般事项由公司办公室批转有关部门进行接待和处理，由承办部门接待处理结束后将办理结果形成书面文件，返回公司办公室后进行一般文件处理程序。 浙江省工业企业档案分类编号暂行规则 (1991 年 9 月 5 日浙江省档案局印发 ) 为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，根据国家档案局下发的《工业企业档案分类试行规则》 (国档发〔 1991〕 20 号文件 )精神，结合 浙江省工业企业档案工作实际，特制定本暂行规则。 第一条 本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法、类目设置、编号办法及其所含基本范围。 第二条 工业企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 第三条 工业企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 第四条 工业企业档案分类设置十个一级类目 ，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技 术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。 第五条 工业企业档案分类二级类 目按照 企业管理职能和档案特点设置 (详见附表 )，附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设、减少或不设职能二级类目。 不设职能二类类目的大类可采用年度分类、如党群工作年度。 第六条 工业企业档案分类二级 以下类 目设置，参照附表中的基本范围，结合企业实际确定，但分类的层次不宜过多。 第七条 关于工业企业档案分类中的类目标识及案卷编号问题。 十个大类采用 0—9 阿拉伯数字标识。 二级及二级 以下类 目标识一般采用阿拉伯数字，从 01 开始标识。 产品、设备、基建、科研类也可以采用项目代号 (产品、工程、设备的代字或代号 )标识。 类目与类目之间采用小黑点 “.”断开。 案卷号的编制方法。 (1)设二级职能类目的大类可在 最小类下跨年度 编制流水号，采用横杠 “—”连接。 相同年份的管理性档案一般应做到永久在前，长期在中，短期在后。 (2)某些大类下亦可采用年度来分类，其类号可采用年度号 (四位数 )标识，案卷号的编制应做到一个年度编一个流水号，年度与流水号之间用横杠 “—”连接。 请将类目 代号和案卷号标注在案卷封面归档号栏中及案卷背脊上 (可分段标注 )。 第八条 干部职工档案类，企业可以根据实际情况由综合档案室管理或其他有关部门管理，设置干部、工人、离退休、死亡职工四个二级类目，其中干部档案类 目设置按 《干部档案工作条例》有关规定执行。 第九条 声像、照片及其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号。 由于其载体形式特殊和保管要求不一样，可以分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。 对 照像 底片的分类编号，只需在全宗号下编制大流水号。 格式如下：全宗号 一 底片流水号。 无全宗号的单位可将全宗号空出。 第十条 本规则于 1992 年起执行，这以前形成的档案，已经 整理组卷 的企业可以根据实际情况维持不动。 第十一条 各企业可以结合各自的实际情况编制本单位档案分类大纲和编号办法。 第十二条在此以前有关工业企业档案的分类一律以本暂行规则为准。 第十三条本暂行规则由浙江省档案局负责解释。 附表：《工业企业档案分类编号方案》 工业企业档案分类编号方案 一级类目 名称及 标识符号 二级类目 名称及 标识符号 基 本 范 围 党 群 党务工作 01 党委综合工作、党员代表大会或党委其它有关会 议，党委办公室其它事务 工作等。 组织工作 02 组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。 宣传工作 03 理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。 工 作 0 统战工作 04 民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作、华侨工作，民族事务，宗 教事务等。 纪检工作 05 党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。 工会工作 06 职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动 等。 共青团工作 07 组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作 协会工作 08 各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。 行政 管理类 行政事务 01 企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长 (经理 )办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。 公安保卫 02 公安保卫社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。