基于oracle平台的知识管理和协同办公解决方案

基于oracle平台的知识管理和协同办公解决方案内容摘要：

多站点 文件 管理 基于策略的记录和存储管理 文件 病毒检测和扫描 迁入 /迁出 管理 在线编辑 Web界面 基于策略的自动 文件 版本管理 事件驱动的工作流 和基于 工作流调用的 Web services 基于 Web Services的开发接口 ， 和 Oracle电子商务套件的集成 企业级信息库 存放企业级的信息，例如企业规章制度、大事记等等。 企业级信息库中有一个企业级的信息库管理员，管理员可以设置企业级信息库中每个目录的访问权限，通过这种操作可以把一些信息的维护下放给企业中的员工。 部门级信息库 存放部门、科室级的信息，例如部门内的业务数据等等。 部门级信息库中有一个部门级的信息库管理员，管理员可以设置部门级信息库中每个目录的访问权限，通过这种操作可以与企业内其它部门进行信息交换和共享，例如有研究室 A 和 B，双方的研究过程需要用到对方的研究成果或者资料，这样 A 和 B 两个部门的信息库管 理员可以建立一些资料目录，设置这些目录只能被这两个的成员访问，这样两个部门在研究过程中，通过访问这些目录实现信息共享，从而可以提高一些研发效率。 个人级信息库 用来存放个人的信息，系统在创建每个用户的时候会同时建立每个人的个人信息库，依据 Files 的个人文件夹的原理，每个系统用户默认有 50M 的资源空间，当然个人资料夹的大小可以依据实际需求修改。 从 Files 的信息组织原理看，个人级的信息库是独立的，是完全属于个人的空间，每个人的个人文件夹不属于企业级、部门级信息库，即企业级、部门级管理员无法管理个人级信息库。 另外，系统管理员在初始化系统的时候可以设置是否给每个员工建立其个人信息库，并设置个人信息库的配额。 版本控制与网络存储子系统 主要功能 一般来说，版本控制系统能够实现以下一些最基本的功能：  能过管理文件的版本  保存任意一个文件的不同版本  记录修改者、修改原因  同时修改一个文件时，尽可能地自动合并修改；在不能合并时，给出提示  比较不同版本之间，或与当前文件之间的差异  获取任意版本的文件  对不同的版本的文件给出标记，方便日后审查  访问控制：阻止未经授权的修改和查阅 主要特点 空间上集中统一 管理 由于采用服务器 /客户端方式（嵌入 Office 的 Applet），尽管用户可以在自己的本地留有备份，但最终唯一有效的只有服务器端的那个原始拷贝。 一定程度可以解决一致性问题、冗余问题。 时间上全程跟踪记录 工具将会自动记录每个更改细节，和不同时期的不同版本。 一定程度可以解决冗余问题、事务性问题、并发性问题。 操作权限控制 对于不同 用户，对文件 可以定义不同的访问权限。 一定程度可以解决安全性问题。 采用 Oracle 内容服务的实现方式 如上图， Oracle 内容服务提供自动版本化和手动版本化两种版本化模型 ，用户可以在此设置在服务器上保留的最大版本数，所有的版本化设置都是针对目录夹的，即所有该目录夹下的文件都继承目录夹的版本控制设置。 用户在类似于资源管理器的信息库界面中，可以任意的检出和检入处于版本化控制的目录夹下的文件，用户检入检出某个文件后，会在列表上显示版本化信息，如上图和下图。 打开网络上的版本 屏蔽 Office 的打开文件按钮，换成我们的“打开”按钮，当用户点击该按钮时，弹出我们实现的打开文件对话框，根据用户的权限读取服务器上的用户可以操作的文件列表和用户可以处理的版本库。 用户选择某个需要编辑 的文档，根据用户的权限，将文件下载到本地，并调用永中的 API 进行只读打开或者可写打开，同时通过 API 自动打开修订功能，屏蔽取消修订功能操作。 保存、记录修改原因、建立版本 屏蔽 Office 的保存按钮，换成我们的“保存”按钮，当用户点击保存按钮，系统弹出我们实现的保存对话框，用户可以在这个对话框中填写修改原因，并签入一个版本，系统将用户的文档保存到服务器上。 比较并合并文档 用户点击我们实现的“比较并合并”按钮，系统弹出“比较并合并”操作框，打开版本库中的文档，通过文档的修订信息比较两个文档，并进行合并。 项目协作工作区 通常，当人们为某一共同的目标工作时，他们会相互 交流沟通，发送一些包含有价值信息的电子邮件。 多个修订版经过来回传送，最终很可能导致关键资源的遗失。 而当某个人新加入工作时，就不容易得到“立刻投入工作”所需的历史信息。 因此 业务 系统中的各种文件、规章制度和业务系统中的业务运行数据并不是企业知识体系的全部，而在企业各个项目建设过程中产生的文档资料，对于一个企业来说，往往也是非常宝贵的知识，它不仅可以作为历史资料保存，更重要的是可以应用于新的项目中，使得在今后的项目建设中能够最大限度地利用经验，借 鉴教训。 企业需要一种快速的工具实现部门级和项目级的协同和信息共享，并可以把这个过程中沉淀的知识与企业信息知识库有机的结合起来。 通过 Oracle Workspace， 你 可以 根据业务需求快速创建一个专门为项目服务的网站（项目协作工作区 ）， 根据客户需要，可配置 “项目管理工作空间 ”、 “新产品发布活动工作空间 ”、“销售团队协同工作空间 ”等等。 通过浏览器，项目成员可 以在这个工作区进行项目的交流沟通、文档共享、讨论、任务分派管理等。 用 Oracle Workpspace 维护在所有与某个项目相关的所有资源（文件、想法、日 程安排等）， 在这里每个人都可以确定他们能找到和答复最新的信息。 OracleWorkspace 整合了企业的协同和内容平台，所有的信息文档可以直接保存到企业后端的内容服务中。 Oracle Workspace 以工程项目、事件为对象，集成了协作交流、文档共享、用户管理、日程安排、 网络会议、 任务分派等功能。 利用 Oracle Workspace 可以策划活动、方便采购、集思广益以制定新销售战略 , 响应客户或监控产品的推出过程。 Oracle Workspace 是一个完全基于 Web 的应用， 突破了传统的障碍 , 使工作小 组可以在防火墙之外一起协作 , 而且只需几秒钟就能实现与供应商、伙伴和客户的安全协作。 它把群组的协作技术提高到了一个新的层次，让非计算机方面的业务人员也能独立创建即时的共享工作空间。 为项目小组提供协同工作的全方位支持 ， 功能模块包括：  团队成员在线信息  文档共享区  团队会议及日程管理  任务分配及完成状况跟踪  团队成员讨论区  信息公告版  团队对外公开邮箱  工作空间模板化，可自由配置 在线支持系统 在线支持系统主要为员工提供在线的帮助，当遇到任何产品或者工作上的问题时，能够通过该系统查找并获得相应的信息 ，我们认为该系统的功能可以分为两个层次，第一个层次是在线协作管理，能够统一管理企业中所有的人员资源，第二个层次是在线知识库管理，能够帮助企业建立信息知识库，统一规划和管理整个企业的知识资产，帮助企业员工快速获得所需的知识。 如何使在不同工作地点的用户进行有效及时的沟通 和管理 ，如何快速找到相应的专家，如何快速的与客户和合作伙伴联系。 建立企业的即时消息应用，可以拓展已有的电子邮件的沟通交流的方式，还可以大大提高员工的工作效率和响应能力。 不同于 Inter 的即时消息应用，企业的即时消息必须是一个安全的、可扩 展的并且能与企业已有的目录和应用紧密集成的协作应用。 Oracle 实时协作平台 可以帮助快速的部署和实施即时消息 、 Web 会议等实时协作 应用。 Oracle Messenger 可以让用户感知到在线交流的机会，方法就是提供定制的人员列表，这个人员列表可以是企业内部的同事、也可以是外部的客户。 定制完成后，下一次用户登录服务器，就可以自动感知到他们是否在线，是否可以进行交流。 Oracle Messenger 可以直接从企业目录中 获取用户的身份信息 ，包括用户的邮件、职位、部门和联系方式等。 Oracle Web会议还支持多 种的 实时交互方式，包括基本的 消息讨论、 电子白板、共享屏幕、举手问答、音频会议 等。 一旦用户发现某人在线，他们就可以通过发送即时消息开始交流，可以通过Messenger 安全的交换文件，也可以进行语音交谈。 也可以邀请其它用户加入到聊天室进行群组讨论。 用户可以根据当前的任务，选择 使用全功能的 Web 会议。 比如，要 共同设计一个图纸细节， Web 会议可能就是更好的方式。 最后会话的 就可以 记录保存下来备忘。 O racle W eb Co nf erencing 对于在线知识库，可以参考前面的企业信息库的建设。 综合 办公管理 系统 功能描述 综合办公管理系统主要简单描述系统的功能和特色，具体功能实现需要根据客户实际需求来调整和取舍。 综合 办公管理 系统覆盖了日常办公的所有功能，划分为公文流程管理、个人办公 、 公共信息管理、综合办公管理和系统管理 几个 功能模块。 该 系统组成 大致 如下图所示： 发文管理 综合 办公管理 子 系统 综合办公 公共信息 管理 公告栏 公共资料规理 公共通讯录 电子论坛 公文 流程管理 系统管理 待办事宜 电子邮件 任务接收 日程安排 任务下达 出差管理 外事管理 请假管理 文件管理 移动 办公 个人通讯录 组织机构管理 用户管理 数据字典 权限管理 公文汇总 个人办公 收文管理 车辆管理 会议管理 接待管理 公文流程管理 公文 流程管理 系统， 包括收文、发文、公文归档查询、各种办公流程灯， 具体包 括公文的草拟、登记、管理、归档、查阅 、任务下达、请假、出差、外事等业务 功能。 通过这个系统，可以完成所有公文办理中涉及到的操作。 用户所具有的这些公文办理功能均在系统设置中由权限确认，其中当用户具有草拟、登记、管理、归档、查阅权限时，在公文办理系统中出现相应的图形按钮。 公文草拟 办理自办公文，实现自办公文在系统内的流转。 公文编辑器采用 Office 编辑器，可以对文本进行字体、字号、颜色等的设置，除文本编辑外，而且可以编辑表格、插入图片。 用户也可以直接导入永中的集成文档。 流程定义 系统提供统一的流程引擎 ，可以支持各种业务流程的定义、监控和记录，对公文流程，可以 为公文的流转定义流程，设置对象的属性。 用户可选择系统中已定义的模板直接使用，可以在选择模板的基础上修改完善满足自己的需求，然后使用。 可以在空白的流程中按需定义自己的流程再使用；也可以给对象设置各种属性，以满足用户的需求 痕迹保留 为了方便批阅公文以及保留笔迹，用户可以用全文手写核稿的方式编辑公文内容，可在公文的任何地方修改其内容；编辑完毕时，可以加盖电子印章，确认修改；退出全文手写核稿后可以选择电子签名，经电子签名后的修改内容任何人都不能修改，以 确保修改内容的完整性和保留笔迹。 手写 用户在输写意见时可以用手写办理意见的方式，以方便用户批阅。 随时可以将各层用户的手写审批意见以及正文意见汇总以便查询及打印。 信息自动写入公文 公文的相关信息（公文的文号、标题、主送单位、主题词、发文数量、操送、发文时间、发文单位）是随着这个发文流程不断建立起来的。 其中的一些信息还需要写回公文的正文中，对于类似的情况，在本系统内，用户就不需要去重新编辑公文了，系统会自动回写公文的。 版记生成 在公文行文规范中，要求在公文尾部要加入一个表格（版记），用户通过本系统将自动生 成该版记（按照国家标准生成）。 公文套打 对于公文来说，同一类公文，它在格式上有一部分是不变的，所以一般的企事业单位预先都会让印刷厂统一印好一批公文模版，这样就要求我们的系统支持套打，对于那些预先印好的部分不打印。 公文追踪 用户可以通过这项功能跟踪自己草拟的公文，可以对这些公文进行监控。 公文登记 办理上级公文，实现上级公文在系统内的流转。 公文登记流程与公文草拟流程大致相同，只是公文登记的内容不可以改变。 对于经过扫描进入系统的公文，我们特别提供了导入一个 zip 文件组的功能，可以将扫描的公文按页一次性地 导入本公文系统。 我们系统还提供扫描控件。 公文管理 公文管理一共提供了两种功能，他们分别是：公文的流转监控、归档前（结束公文流转）确认。 公文的流转监控 查看现行流转公文的运行状况，并可查看公文的原文及各个运行对象的修改内容和办理意见。 根据具体情况修改公文的流转流程。 归档前（结束公文流转）确认 在本系统中，必须有人来确认公文是否流转结束，并把它转为待归档公文。 公文归档 归档已经待归档的公文。 本系统。