同馨物业管理处管理制度

同馨物业管理处管理制度内容摘要：

，必须加封后传递。 不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。 机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在上述 ()款规定的发文簿上记载复制件的去向。 ，由制发部门的经理负责，请专人进行分发和传送，但必须履行上述规定的手续。 、其它无用物品的销毁，应确定一定的时间，由所管经理负责销毁。 ，由总经理办公室讨论处理。 ： 法律效力文件：包括公约、手册、指南等； 报告 /表格； 作业指导书 /工作手册； 程序文件 中管网房地产频道 18 3． 档案系统 管理档案系统是管理工作中一重大系统，所有员工都必须积极关心，需采用简单及容易明白设计，各员工应按照下列规定处理文件： （ 1）分管经理工作职责 ，并分解下达管理目标。 ，积极解决档案管理工作经费及其它问题，每年至少要召开两次档案工作会议。 办公室根据“档案法”和经理的年度方针、工作目标制定每年 工作计划。 (2)档案资料员工作职责 、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。 、正确地办理各种资料的动态注记。 ，不散失，不遗留，做好立卷归档。 分类要准确，装订要工整，要符合立卷标准。 ，每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。 为有效率地执行管理及不断完善管理运作，将采取下列安排： (1)会议召开之前应作 好准备工作，确定议题内容，准备好有关的会议资料、文件。 (2)各种会议一般应与办公室联系，对出席对象提前一天以上发出通知，以备会议出席者安排好工作。 (3)会议出席者应准时到会，如果无法参加，应事先向会议组织者请假，未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。 缺席者应事后及时主动补阅会议记录，了解会议精神。 (4)会议应坚持讲效率、开短会原则，发言者做到言简意赅，不作题外话但又要畅所欲言，要使各种会议都能起到应有的效果。 中管网房地产频道 19 (5)固定性会议为：总经理办公室会议，部门经理例会、部门例会、段组 例会。 (6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时，由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。 (7)出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。 如有来访客人或来访电话，安排适当人员作好接待记录，待会后再通知当事人处理。 如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，维护会议正常进行。 (8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容，于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。 (9)会议纪要，及所形成的决议、决定文稿应妥善保管，无关人员未经批准不得借阅。 (10)与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，手机请调至振动档，以维护会议正常进行。 (1)电话 司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿； ，因公事要求申请安装电话，须由部门或个人提出申请，办公室统一办理，报总经理审批后，交工程部实施。 ，除总经理办公室电话及传真机外，其余均不 具有国际、国内长途功能，任何人不得以任何理由申请开启 DDD、 IDD 功能，确因公需拨打长途的，应填写长途申请单，经办公室审批后指定拨发。 (2)复印、电脑、打印机 、打字是公司文书机要岗位，工作人员应严守岗位，非指定人员不得使用； 8:15 开机，下午 5:30 关机； 、电脑、打印机应遵守操作规程，注意爱护。 中管网房地产频道 20 (1)制定小区下月耗用材料的计划，并根据实际库存情况决定请购数量，并报审批。 (2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量，合格无误方可进库。 (3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处，个人专用工具要填写个人领用单，如有遗失由个人承担。 (4)领用工具如自然报废，要填写报废单，由主管以上签字认可，如属意外报废，要写明原因，由主管以上签字认可，否则照价赔偿。 (5)每月清库一次，做到帐物相符，对库存材料、工具及时申报给上级部门。 (6)仓库内物品摆放分类，地面保持清洁，易腐、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。 (1) 凡入库物料，需根据进仓单进行数量、外观、技术资料 和品质的检查、清点，对缺损和不合格物料，应及时在进仓单内说明。 (2) 物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案，帐卡物要经常核对，做到帐物相符。 如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。 (3) 入库物料要尽量合理堆垛，定量存放，过目成数，做到不歪不倒，搬运方便和安全不受损坏。 (4) 应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作，要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。 (5) 仓库内严禁吸烟和火种入内。 对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料，要定期重点检查和防护。 (6) 物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料 品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后，方可发料。 (7) 物料出仓后，仓管人员要及时清理库房，整理货垛，搞好库内整洁，并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。 中管网房地产频道 21 (8) 非本单位或本单位非有关人员，未经仓管人员许可严禁进入仓库，仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。 (9) 出库物料一般要成套领发，对散件及包装好的散装部件，应分别附有标明物料品名、规格的标签。 属配件的，还应标记“备品备件”文号。 (10) 任何负责物料运输的公司，在运送途中应确保货物的安全和完好。 特殊和贵重物料仓管人员应随车押运，做到接运及时、超卸安全、交 接准确。 (11) 对回收剩余或废旧的物料，仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管，并在入库时亦应办理进仓手续，另立帐册及时进行登帐。 (1) 员工应具备的礼仪 制服必须穿着整齐和清洁。 头发应定期修剪及梳理整齐。 胡子必须刮好。 皮鞋必须擦亮。 手指甲必须定期修理及保持清洁。 必须注意个人卫生。 必须佩带工作证。 见到相熟的业户，必须有礼貌地打招呼。 对所有业户的提问，必须有礼貌地耐心回答。 在早上，中 午及下午时间，在当值班之员工看到业主须问安，如早上好，午安及再见。 中管网房地产频道 22 即使面对无理取闹的业户主，亦不可随便恶言相向，必须耐心地解释原因。 若有必要时应转达上级处理。 在当值时应尽量面带笑容，保持亲切友善的形象。 即使正在向陌生人询问时，亦应尽量保持笑容及礼貌，切记不可无故厉声喝问，影响管理处形象。 当值时绝对不可粗言秽语。 绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食，更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。 不可无故迟到早退，即使有任何理由亦必须先向上级报告。 如因故未能上班，更应预先作出通知，以便安排 其它员工替补。 若有需要轮班当值，交接班必须准时，而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项，向下一班员工交代清楚方可离去。 倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达，则必须等待下一班员工全部返回后方可离去，以免岗位出现真空。  若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位，应先通知当值主管，并且必须等待其它接岗员到达方可离开，以免岗位出现真空。  若在巡逻时发现有岗位出现真空，应暂时接替有关岗位，并立即通知主管处理。  必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任，所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。 即使业户主 动提出，亦应该尽量礼貌地作出拒绝。 (2) 礼貌培训 a. 常备纸笔。 b. 在正常情况下勿让电话响闹超过三下。 c. 先说公司 /部门名称。 d. 回答勿离题。 e. 讲普通话，发音清晰，咬字标准。 f. 听时勿打断。 g. 记事 /留言要笔录，清楚，全面。 h. 尊称来电者姓氏。 中管网房地产频道 23 i. 提供进一步协助 /服务。 j. 友善、客气。 k. 让来电者先挂电话。 l. 挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。 m. 准备再接下一个来电。 (3) 服务行业以客为尊，电话应对以礼为本，人人学习专业应对方法，同事间不会互相开罪对方客户。 工作有准则，齐来遵守，借此给予客户第一个 良好印象。 亦以此将服务水平提高。 a. 接听和应对  前台 /接待员 /秘书回应：您好，公司 /部门名称。 请问有甚幺我可以帮您。  其它回应：您好，部门，自己的名字，请问有甚幺我可帮您。  说话。