办公室管理规划

办公室管理规划内容摘要：

使用人员查阅。 各部门的关键性类别文件夹密码需上报公司管理领导，以便公司高层查阅管理。 5. 办公经费的预算编制、调配及管控 办公经费专指公司为了正常运营而对办公场所及办公人员所需物资或事务的资源投入，其支出范围涵盖办公场所物业费、检修费、水电费、邮电费、印刷费、其他资本性支出（如办公设备 /耗材购置费）和其他专项支出（如招聘费、会议费、培训费）等，不包括因销售事项支出费用（如差旅、招待）和财务事项支出费用（如劳务费、税金）。 办公经费管理制度将根据《办公室管理总则》中的办公室环境管理规范守则、办公室物资管理规范守则、培训 /会议管理规范守则、日常事务管理规范守则等公司制度标准来设立。 办公经费预算的 编制 办公经费 预算 将根据实际工作需要和精打细算的原则进行编制，追求准确性、真实性和合理性。 办公经费预算编制工作 涉及到 公司各部门 管理的各个方面 ， 集预测与决策为一体 ，编制方法参考如下： 1） 前期收集汇总： 办公经费管理人员将对公司上一年度各部门的办公经费开销进行收集汇总，并对开销进行细致分析，区分常规性日常办公开销和专项性办公开销。 对上一年度的超额性开销或低于常规标准的办公开销要了解原因，避免走入分析误区。 2） 分析和总体预估： 办公经费管理人员须结合公司的运营情况、人员变动等背景对上一年度的办公开销进行细致分 析，并根据公司的下一年度战略发展进行办公经费总体预估，预估的原则应是根据公司未来一年的发展做稍微的合理性超前，以避免不能匹配公司未来办公运营的需要。 3） 各部门上报需求： 办公经费管理人员制作办公经费预算表格供各部门填写，各部门对目前各自的运营情况进行精准判断，根据实际的需求预估及填写，如销售人员应对未来一年中平均每个月的项目有基础判断，每个项目平均需要多少份投标文件，平均每份投标文件需要多少页纸，以此来判断未来一年在消耗纸张方面的开销。 特殊的专项办公经费开销应提前明确出来，不划作常规性日常办公开销预算。 4） 汇总讨论： 办公经费管理人员对各部门所报上来的办公经费预算进行汇总，并分别与各部门主管进行讨论及确定最终预算额度。 所确定的最终办公经费总预算不应超过原办公经费管理员根据上一年度办公经费开销和未来公司运营规划作出的总体预算预估。 如有超过应要求各部门重新审核提交。 另外，办公经费管理人员应对公司整体办公经费预算进行保密，各部门只有权限知道对应本部门的办公经费开销预算。 5） 编制及上报： 办公经费管理人员根据各部门最终确定的预算额度，以月为时间长度单位按部门、需求类别来编制办公经费预算表，明确出下一年度每个月 的各项办公经费开销预算规划。 最终的办公经费预算将提交至公司主管领导审批，如审批通过，将把各部门的审批结果分别告知各部门主管；如审批未通过，办公经费管理人员将就未审核通过的部分或部门经费预算开销与对应的部门主管进行再次讨论和编制，直至办公经费预算编制成功并审核通过为止。 6） 编制时间和修正： 办公经费预算每年度编制一次。 办公经费管理人员将每月定期跟踪实际开销与预算开销的匹配性，在每半年进行一次修正，修正过程将再次与各部门主管进行细致讨论，确保修正过的预算更加贴合实际需求，并对实际办公经费开销形成规范和约束。 办公经费预算的调配及管控手段 ◆ 遵循厉行节约的原则 办公经费支出须厉行节约，所有的办公经费支出前提是在预算范围内，公司原则上不对预算范围外的办公经费支持进行审批，如有临时性预算外开支需做必要性说明并得到公司主管领导的审批。 ◆ 量入为出，合理开支 所有员工的办公经费支出须遵守公司办公室物资管理规范守则和公司日常事务管理规范守则等公司制度。 正常情况下没有预算就不能申请，没有审批就不能支出，支出就按制度标准来执行。 员工应不铺张浪费，自觉提升工作效率，节约每一分公司资源。 对于类似于培训费、会议费或大型设备购置等专项性 办公经费支出，在每次支出之前办公经费管理员及采购管理人员应对支出专项的明细进行细致了解和对比，并作详细记录。 因专项性办公经费支出的可控性不如常规性办公经费支出，所以在不降低质量和效率的前提下，尽可能删减专项性办公经费支出项。 ◆ 跟踪预警，定期考评 办公经费管理员将以月为时间单位对经费开支进行定期跟踪，对即将超出经费预算的类别科目或部门进行预警。 同时设立标准，按季度进行办公经费开支考评，公司鼓励员工节约办公经费开支，倡导员工之间相互传递节约经验，并将按节约下来的办公经费一定的比例作为对节约行为的奖励。 ◆ 关于 部门 之间的办公经费预算调拨 公司办公经费管理制度不支持部门之间的办公经费预算调拨、转赠等行为，各部门的办公经费开支须严格按各自的预算执行。 6. 人事协调及管理 公司人力资源管理 由 人力资源规划、人力资源招聘与配置、绩效管理、薪酬管理、员工流动管理、员工培训管理、劳动关系管理工作 构成。 在公司未正式设立人事部门之前，除绩效管理、薪酬管理工作外，公司人力资源的管理工作将放入办公室管理工作责任范围内。 人力资源规划 人 事管理部门 深入了解 公司 的发展方向，有远见地预先制订详细而系统的人 力资源 计划， 明确公司的组织机构， 同时争取得到 公司管理 高层的支持，以此保证 公司 在不同发展时期，随着组织结构的调整，人员也相应调整，不同岗位上始终都有最合适的人员。 人力资源规划须 以公司总体战略发展目标为制定依据， 将包含以下四个部分： 1） 招聘计划 ： 人事 管理部门 须对公司未来的战略发展目标深入了解，并向各部门了解各类人力需求和人员流动变化，根据 针对公司 发展规划计算本年度所需人才，并计划考察出可有内部晋升调配的人才 ，确定各年度必须向外招聘的人才数量，确定招聘方式，寻找招聘来源。 同时应将 对所聘人才如何安排工作职位，并防止人才流失 列入计划 范围。 2） 培训 计划： 公司对员工进行定期的培训，人事管理部门 将 按照公司的业务需要和公司的战略目标， 根据公司各部门人员现状、岗位素质要求、实际工作和未来工作需要， 以及公司的培训能力， 合理地建立专业人员培训计划、部门培训计划、送选进修计划。 培训计划应包括：培训申请部门、培训时间和地点、培训内容和型式、培训教师及教材、费用预算、受训人员等几项内容。 3） 考核计划： 因为 公司各部门 分工的不同，对于人员的考核方法也不同，在提高、公平、发展的原则下， 公司将对 根据员工对于公司所作出的贡献作为考核的依据。 根据公司目前实际运营情况，此处计划职能不 列入办公室管理工作范围内。 4） 发展计划 ： 公司各部门应主动配合人事管理部门 ，根据公司发展战略 目标提出各自的人力发展规划，包括外部招聘和内部提升。 人事管理部门 应协助公司管理高层在结合公司 发展目标 前提下 ，设计核心骨干员工职业生涯规划和职业发展通道 ， 以达到提高职业忠诚度和工作积极性的作用。 人力资源 招聘与配置 人力资源招聘与配置以人力资源规划为指导方案，坚持效率优先、确保质量的原则。 人事管理部门在人力资源招聘与配置中承担以下职责： 1） 根据人力资源规划拟定人力招聘标准，招聘标准将与各部门结合实际需求拟定 ，各 部门将提供科学明确的岗位说明书作为参考。 2） 了解人力资源市场， 对岗位进行分析， 对计划招聘的同行业人力资源岗位在市场上的薪水细致了解，并上报至公司管理领导供制定岗位薪酬提供参考。 3） 负责招聘渠 道的扩展和管理，尽量拓展招聘渠道，整合资源，为公司降低招聘成本。 4） 负责甄选、面试 符合公司岗位需求的潜在职位人选，根据岗位的种类不同和需求程度 设计规范的面试结构。 同时在甄选的过程中，要善于发现有发展潜力的人选，建立人才储备库。 5） 协助公司管理高层为员工构建 职业生涯规划体系 ， 根据每个员工的特长，建立符合员工 自身特长的职业规划 ， 使每个员工的职业生涯目标与组织发展目标一致 ， 让新员工迅速地成长并安定下来。 6） 岗位的招聘应具有时效性，如长时间未能招聘到合适人选，应尽快改善招聘方式、渠道或标准，关键急需岗位可考虑从内部挑选合适人才进行培养。 员工流动管理 员工流动管理是指从 社会资本 的角度出发，对 人力资源 的注入、内部流动和流出进行计划、组织、协调和控制的过程。 员工流动管理的目的是确保组织人力资源的可获得性，满足组织现在和未来的人力需要和员工的 职业生涯 需要。 员工流动可以分为流入、内部流动和流出三种形式。 ◆ 员工流入 员工流入即指新进员工进入需求岗 位， 人事管理部门应为新进员工提供熟悉工作岗位环境、培训指导等协助，并为其办理相关入职手续。 ◆ 内部流动 内部流动指公司内部人员的职务晋升或调动。 当公司内部有更高岗位可提供给公司内部人员时，人事管理部门将协助主管部门进行内部人员甄选，并协助办理。