办公室管理复习指导

办公室管理复习指导内容摘要：

该快一些，如果错误可以再做一遍。 ( ) 4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。 ( ) 5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。 ( ) 6．文员对报纸和杂志的处 理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 ( ) 7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。 ( ) 8．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。 ( ) 9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。 ( ) 10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。 ( ) 三。 简 答题 1．什么是受意 ?受意有几种 ?办公室人员应怎样运用受意方法 ? 2．公文的完全格式包括哪几项 ?请写出这些项目。 四、设计题 1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸 (2刀 )，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。 小李应该怎么做 ? 2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。 上海代表团一行 10 人将于 8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。 假如你是小李 ，你怎样设计这个接待方案 ? 五、案例分析 16 1。 新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月，陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。 某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字。 电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者； “ 是利达公司吗。 ” 陈小姐： “ 是。 ” 来电者： “ 你们经理在吗 ?” 陈小姐： “ 不在。 ” 采电者； “ 你们是生产塑胶手套的吗 ?” 陈小姐： “ 是。 ” 来电者： “ 你们的塑胶手套多少钱 — 打 ?” 陈小姐： “1 ． 8美元． ” 来电者： “1 ． 6美元一打行不行 ?• 陈小姐： “ 对不起，不行的。 ” 说完， “ 啪 ” 挂上了电话。 上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。 过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以 1． 4美元一打卖出了 100万打。 陈小姐突口而出： “ 啊呀，上星期有人问 1． 6美元一打行不行，我知道你的定价是 1． 8，就说不行的。 ” 上司当即脸色一变说： “ 你被解雇了 ” 陈小姐哭丧着脸说： “ 为什么 ?” 上司说： “ 你犯了五个错。 ” 陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是 什么 ?她在电话礼仪方面还犯了哪些 错 ? 2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对 ?错在哪里 ?面对这种情况小曹应该怎么办 ? 办公室管理 试题答案及评分标准 (供参考 ) 一、单项选择 1． B 2． A 3． D 4． C 5． C 6． A 7． B 8． A 9． C 10． A 二、判断 1． √ 2 ． √ 3 ． X 4． X 5． X 6． √ 7 ． X 8． X 9． X 10． √ 三、简答题 1．什么是受意 ?受意有几种 ?办公室人员应怎样运用受意方法 ? (1)受意是文员接受和领会上司意图。 (3 分 ) (2)一种是直接受意，另一种是间接受意。 (3 分 ) (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。 但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。 要做到：备好记录本，记录下指示要点。 注意倾听，用心判断指示的用意。 必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要 打断谈话。 17 如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 (9分 ) 2．公文的完全格式包括哪儿项 ?请写出这些项目。 (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (3分 ) (2)密级、紧急程度。 (1分 ) (3)签发人姓名。 (1分 ) (4)公文标题。 (1 分 ) (5)主送机关． (1 分 ) (6)正文、附件。 (2分 ) (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (3 分 ) (8)注释、阅读 (发送 )范围。 (1 分 ) (9)主题词。 (1分 ) (10)抄送单位、印发说明． (1分 ) 四、设计题 1． (题略 ) 电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边， (3分 ) 新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条： (3分 ) 各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或 伸手可以拿得到的抽屉里， (3分 ) 公司印章放人办公桌带锁的抽屉内， (3分 ) 墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层． (3分 ) 2． (题略 ) (1)接受任务， (3 分 ) (2)了解来宾， (1 分 ) (3)制订计划； (1 分 ) (4)预订食宿； (1 分 ) (5)迎接来宾， (1 分 ) (6)商议日 程， (1 分 ) (7)安排会谈： (3 分 ) (8)陪同参观； (1 分 ) (9)送别客人； (1 分 ) (10)接待小结。 (2分 ) 五、案例分析题 (两题中任选一题， 20分。 若两题都做了，取前面一题计分 ) 1． (题略 ) (1)该问的没有问 (指对方情况，手套的需要量 )； (3分 ) (2)该记的没有记录 (对方的姓名、公司、电话号码 )； (3分 ) (3)该说的没有说 (没有及时向上司汇报 )； (3 分 ) (4)不该说的却说了 (价格上的自作主张，不向上司请示 )； (3分 ) (5)不懂得保护自己 (即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要 告诉上司，使自己陷入被解雇的境地 )， (3分 ) (6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门， (3 分 ) (7)不等对方说完，就 “ 啪 ” 挂上电话。 (2分 ) 2． (题略 ) (1)小曹犯了多头请示的错误。 遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示 18 了，就应按孙的意见办，不应多头请示， (5分 ) (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地： (3 分 ) (3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办， (4分 ) (4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分 别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行， (4分 ) (5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。 这是文员执行主要决策人的意见。 (4分 ) 试卷二 一、单项选择题 (请将正确答案的字母序号填在括号内。 每小题 1 分，共 10分 ) 1．办公室布置要注意 ( )。 A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、保密 2．传真机的使用哪一项是不对的 ( ) A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本 3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的 ( )。 A．协助签到 B．分发资料 C．作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品 4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的 ( )。 A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B．让员工们随意领取办公用品 C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D．用库存一览表来储备办公用 品 5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的 ( )。 A．没有任何设想就应着手从事该项工作 B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行 D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的 ( )。 A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要 B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支 C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的 ( ) A．善于同他人合作，密切配合，步调一致 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的 ( )。 A．审查功能 B．保密功能 C．欢迎词播放功能 D．报数功能 9．以下关于文员的宴会礼仪中；哪一项是正确的 ( )。 A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 19 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 (2． El内含有食物与人说话 D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免 ( ) A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安 排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 二、判断题 (正确打“√ ，错误打“ o每小题 1分，共 10分 ) 1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍 ( ) 2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( ) 3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。 ( ) 4．文书部 门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档 ，有归档范围和要求，但没有期限。 ( ) 5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。 如果上司不加采用，应说服上司。 ( ) 6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 ( ) 7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 ( ) 8．如果上司一年之中 交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 ( ) 9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( ) 10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 ( ) 三、简答题 (每小题 10分．共 20分 ) 1．文员进言是指什么 ?进言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ? 2．什么是文书的立卷特征 ?通常可以按照哪几种特征立卷 ? 四、设计题 (每小题 10分。 共 20分 ) 1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定 召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会 ? 2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共 46人，会议文秘人员和其他服务人员 4人，会议时间为 5 小时。 参加会议人员月平均工资为 2400元，其他收入 600元，假设一个月工作 30天、一天工作 8小时。 会议后勤费用开支有：文件材料费 200元，饮料费 100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人 10元。 请计算会议的成本。 五、案例分析题 (每小题 20分，共 40分 ) 1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。 小赵客。