铁路工程局项目物资采购及仓储管理探讨

铁路工程局项目物资采购及仓储管理探讨内容摘要：

铁道部及各相关部门对物资集中采购供应工作进行了 详细的规定，一大批管理办法随着实践需要不断发布，不合时宜的相关政策规定也在实践中被废止。 这为物资集中采购供应的顺利进行提供了制度上的保证。 2020 年 5 月，铁道部下发了《铁路建设项目物资设备管理办法》（铁建设 [2020]83号），文件提出了甲供物资设备、甲控物资设备、自购物资设备的概念，明确规定了自供物资设备、自控物资设备单项合同估算价招标采购金额标准，以及在铁道部工程交易机构、二级交易机构招标的范围，强调建设、工程承包、监理单位加强对建设工程物资设备的管理，铁道部对建设工程物资设备管理实施监督。 铁路工程物 资集中采购在实际操作中主要表现为对甲供物资设备的采购。 2020 年 12 月，铁道部又下发了《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》（铁建设 [2020〕 217 号）。 在《铁路建设项目物资设备管理办法》的基础上，明确规定了甲供物资设备管理的领导层次、组织机构、管理权限分工，提出了由铁道部或建设单位直接对甲供物资设备进行采购供应，并由专业物资代理公司提供采购服务的新管理模式。 2020 年 3 月 1 日，铁道部下发了《铁路建设项目甲供物资设爷目录》（铁建设[2020]199 号），文件对甲供物资中建设单位采购和铁道部物资管 理办组织建设单位采购供应的物资设备进行了明确的规定，之后，又下发文件就《目录》进行局部调整。 2020 年 11 月 19 日，铁道部下发《铁路建设项目铁道部管理的物资采购供应实施细则》（铁建设 [2020]219 号），对各参与方在物资采购供应过程中各参与方的权利和义务做出了明确的规定。 2020 年 9 月 24 日，铁道部下发《铁路建设项目甲供甲控物资设备目录》（铁建设[2020]179 号），在文件中，对甲控和甲供物资的范围进行了调整，并就建设单位对甲控物资的招标工作中的相关事项进行了限定，使甲控物资的采购供应管理工作中各参与 方的职责更加明确。 除此之外，铁道部及相关部门还发布了许多专业化的规章，如《关于客运专线系统集成物资设备招标采购有关事宜的通知》（铁建设 [2020]723 号）等，在《招标投标法》、《政府采购法》等法律的框架下，这些部门规章政策既为铁路工程建设项目物资集中采购供应提供了依据，又对集中采购供应活动进行了规范。 很多路局为建立较完善的物资采购管理制度，制定了如《重要产品评价准入办法》、《运输生产用物资采购 10 供应管理办法》、《物资设备采购供应质量责任追究考核办法》等管理办法，对本局采购供应管理体制、采购供应程序、供应商 资质准入、质量价格管理、采购行为规范等作了明确规定。 随着对铁路工程物资集中采购供应过程不断规范，从铁道部至铁路建设单位，集中采购供应的规章制度逐渐完善。 组织机构 在法律法规政策体系的指导和规范下，从铁道部到各地方铁路局及其它参与方的集中采购供应结构在原有基础上进行了设置，有些部门进行了合并重组，有些部门被取消，有些部门根据需要第一次成立。 在铁道部，成立了以主管部领导为组长，部相关部门和单位负责人为成员的铁路建设项目甲供物资设备管理领导小组，下设办公室。 领导小组对铁路大中型建设项目甲供物资设备的采购、供 应实施统一领导，办公室具体负责组织、协调、监管甲供物资设备的采购、供应等工作，并组织铁路建设项目部管物资代理公司的招标工作。 办公室通过招标方式选择确定部管物资代理公司，其职能为协助建设单位进行部管物资采购、供应等管理工作。 铁道部和地方设立的一、二级工程交易机构承担全国铁路工程项目物资采购交易活动，单项合同估算价格在 1000 万元以上的甲供、甲控物资招标活动在在铁道部工程交易机构进行，其他物资的招投标活动则在二级交易机构进行。 各铁路局在原有采购组织机构的基础上，进行了采购部门的重新整合和架构，通过对物资的需求 、采购、储备、供应、配送、消耗等各个环节进行重新组合和规范，基本建立起服务于铁路建设工程物资及路局日常物资设备采购供应的组织机构，基本实现了物资采购供应管理的专业化、集中化和集约化，建立了适时、适地、适量、适价的供应新模式。 很多路局成立了由局长任组长的路局采购领导组，负责确定重大采购项目方案，并设立机务、车辆、工务、电务、运输、客运、货运、信息技术等多个专项采购小组，由业务主管部门负责人担任采购小组组长，路局企管处负责厂商商务资质及合同审查，计统处、财务处负责审核中标价及款源的调整和资金的监管拨付，纪委、监 察处负责采购全过程监督。 铁路工程物资集中采购供应组织机构如图所示。 11 图 1 采购现状组织机构图 监督管理 物资集中采购供应的管理主要通过规定各参与方在集中采购供应活动中的权利义务来进行，如，部管物资代理公司通过驻厂监造来对供应商提供的物资质量进行监管，建设单位、施工单位和监理单位通过对接收物资的检测验收对物资质量进行监管。 在铁道部，领导小组对下属各单位的行为进行监督管理；各路局坚持执行监督部门缺席招标无效的规定，在采购过程中纪委（监察）部门全过程监督，对存在质疑的招标具有“一票否决”的权力，有些路局坚持 学习评标纪律和公布举报电话制度，自觉接受供应商和职工群众的监督。 铁路工程局项目物资采购及仓储管理的特点 通过对铁路工程项目物资采购的流程分析，可以得知国内铁路工程项目物资采购管理的模式主要有以下四个方面特点。 验收检查时质量控制难度大 在传统的采购模式下，要有效控制质量和交货期只能通过事后把关的方法。 验收 12 检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制的难度大。 由于采购、供应双方相互工作的不透明性使得采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活活动，因此需要通过各种有关标准如国际标准、国家标准等， 进行检查验收。 而这种缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制难度的增加。 供需关系竞争多于合作 供应方与需求方之间的关系多是临时性的，或者短时期的合作，而且竞争多于合作。 由于缺乏合作与协调，采购过程中出现的问题也较多，彼此之间会存在抱怨，很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作，供应方与需求方之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。 响应用户需求能力迟钝 由于供应与采购双方缺乏信息的沟通和及时的信息反馈，在工程项目发生施工进度变化和工程变更的情况下，采购方不 能改变供应方已有的订货合同，因此由于工程项目的变更，承包商的库存会出现随需求减少而增加，随需求增加而减少甚至供不应求的情况。 在这种情况下如果重新订货又需要增加谈判过程，相应的会增加很大的成本。 供需双方之间这种对用户需求不能同步响应，缺乏应变能力的情况。 目前铁路工程局项目物资采购及仓储管理中存在的问题 采购价格中的问题 各项目根据其自身特点及施工进度等情况，考虑基础设施和资金的周转问题，每次材料采购量不大，享受不到大批量采购的优惠价格，同时由于采购员对供应商的比选不充分，采购商品和服务的价格很可能较高。 各 分公司及各部项目无论工作量大小，都设置采购机构，致使整个企业的采购部门过于庞大造成了人力资源浪费，工资、流动资金和管理费等各种费用支出加大，另外采购过程中需要采购人员外出了解产品情况、与供应商谈判等也造成了采购业务费用的增加。 采购过程控制的问题 整个采购过程都是以手工方式进行的，以大量纸面文件为基础，采购人员必须花费大量的时间与精力做文本处理工作：询价、制定订单、回签确认书、修改订单等。 这极大地影响了采购人员的工作效率，转移了其工作重点，造成企业资源的浪费。 采购方为了能够从多个竞争性的供应商中选择较佳的 供应商，往往保留私有信息，而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息，这样，采购、供应双方都不能进行有效的信息沟通，只能通过多次谈判达成协议，这也是典型的非信息对称博弈过 13 程。 一方面是由于采购提前期长，另一方面因为采购过程要跨越了工程部、采购部、财务部、仓库等部门以及外部供应商，经历供应商认证、制定生产计划、制定采购计划、发送采购订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动，每一步都需要手工记录、发送以及审批，采购周期长是必然的。 材料质量难以控制 众所周知，在供应商技术水平一定的情况下，产品的质量与成本 之间存在一种正向关系，要保证质量势必会增加成本。 由于供需双方的工作的不透明性，采购方很难参与到供应方的生产组织过栓和质量控制活动中，供应商为了在采购招标中获得优势，结果产品质量大大下降，使采购方的利益遭受损失，这也是供应商和采购部门之间难以建立长期合作关系的一个主要原因。 另外，腐败行为也是导致材料存在质量问题的主要原因。 在社会上己曝光的“豆腐渣”工程在很大程度上都是由于腐败而导致材料质量不合格造成的。 随着市场经济的建立和买方市场的形成，在相当一部分企业的采购环节中存在着大量的不规范行为。 一方面由于企业缺乏 严格的管理机制和约束制度，而且在组建项目部时没有足够的专业人员，临时抽调非专业人员从事材料采购管理工作，工作效率低，少数人思想不稳定，短期行为严重；另一方面，有些材料供应商为了推销其产品（不一定是合格产品），采取给回扣、送红包、拉关系等方式贿赂采购人员或某些质量意识不强、私欲膨胀的单位领导，这种收受回扣和贿赂的行为使得采购受到影响。 监督管理机制尚待进一步健全 我国集中采购供应监督管理体制已经初步形成，但在监管过程、监管职责等方面还存在一些问题。 从监管体制上看。 无论是监管机构还是社会舆论将精力主要集中 于对采购代理机构的监督上，全方位监管的力度不足，忽视了对采购前期工作及后期履约等环节的监督；监管战线拉得过长，监管辐射面过窄，尚未形成逐层的监管体系，造成管理鞭长莫及，形成了一种被动局面。 从监管职。