现金和银行存款管理流程手册

现金和银行存款管理流程手册内容摘要：

理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 15 管理方法 管理原则  支票、财务 专用章（或支票专用章）、银行预留私人印章必须严格分人管理，不得一人同时保管数章，也不可一人既管支票又管印章；  所有付款必须得到适当授权并附有相关凭证；  付款与记账职能分离；  及时支付相关款项，并按时登记相关账目；付款金额不得超过凭证金额；  公司卡采取备用金制度，规定最大限额，凭月末对账单和发票报销，并作为银行账户管理，月末由出纳编制银行余额调节表。 管理职能 各级公司出纳、财务经理 共享服务 — 财务中心应付账款会计、费用会计、总账会计 资金管理中心资金管理员 管理文件 付款 流程相关文件包括： 文件名称 相关步骤 填制人 复核人 参考编号 公司卡补款申请表 公司卡补款 公司卡持有人 /出纳 财务经理 附件 支票备查簿 登记支票备查簿 出纳 财务经理 附件 Page 16 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 16 流程描述 付款准备 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 业务付款  业务部门确认付款事项后，经办人填写付款通知单，写明付款金额，付款类型（如赔款、退保、给付、手续费、预付保费等），附上相关的原始凭证，交由部门负责人或业务管理部门分管经理审核；  业务管理内勤可以通过 综合业务系统的付款模块 ，在系统中填制付款通知书，填制完毕 后，系统自动传递提示财务人员做相关处理。 其它付款  对于借款和日常报销，由申请人将所有审批手续（应填写 员工差旅费用报销单 或 通用费用报销单 ， 参见费用管理流程手册 ）完成后交财务出纳。 高 各级公司业务部门或其他相关部门经办人 业务付款  对于退保、赔款等即付款，业务部门负责人或业务管理部门分管经理审核业务付款申请事项，核对相关原始凭证，并在付款通知单上签字确认；  经部门负责人审核后，将单据交由各级公司业务出纳进行付款。 中 各级公司业务部门负责人 其它付款  财务出纳接收其它付款申请人上交的申请 单、发票及相关审批表，并在财务系统中录入付款信息；  财务经理复核出纳汇总的相关凭证，核对确认财务系统中录入的信息。 中 各级公司出纳、财务经理 准备付款信息 1 审批 2 复核原始凭证 3 Page 17 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 17 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 其它付款  费用会计审核借款和日常报销付款申请，复核确认相关申请审批的完整、正确性，编制付款凭证，交由会计做付款处理。  对于大宗采购，或分期付款事项，应付款会计审核相应的原始凭证及有关负责人的签字，复核无误后，编制会计分录，并记录应付款，对应付款进行跟踪。  财务系统 提供对记录的应付款定期跟踪功能，检查应付款账龄，提示应付款会计督促款项的及时合理支付。 中 共 享服务－财务中心费用会计、 应付账款会计 业务付款  出纳收到经业务部门审核批准的付款申请，客户凭业务部门签发的有效凭证到柜面申请付款；  如果系现金付款的付款申请，出纳应检查是否有超出人民币 ___元的现金付款限额；若超过限额，出纳应在付款申请表和到期付款报告上注明“改为银行付款”，并立即通知领款人该笔款项以银行方式支付，请领款人提供银行帐号，特殊情况必须经由共享服务－财务中心财务经理的事先批准；  现金付款 参见 现金付款流程 ，银行付款 参见 银行付款流程。 其它付款  一般为银行方式付款， 参见 银行付款流程 ，如小额采购或却有困难无法以银行方式付款的情况，应根据审批权限，获得相应授权人的签字批准后，出纳复核审批意见，予以支付；  现金付款 参见 现金付款流程。 中 各级公司出纳 记录 应付款 4 是否现金付款。 5 Page 18 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 18 现金付款 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 业务付款  对于业务现金付款，由业务出纳审核业务部门签发的付款凭证，审核无误后，由业务出纳或银行收款员根据付款凭证从备用金中支付现金；  业务出纳每天开始营业前向共享服务－财务中心领取备用金，以备当日现金支付。 其它付款  对于报销费用或 借款付款，公司规定固定的报销日期和时间，出纳在领款人到场的情况下支付现金，并要求领款人在借款单 /费用报销单的收款人栏签收；  出纳付款后在付款凭证上盖“现金付讫”章，并在所有的原始发票上盖“现金付讫”滚章， 并实行“当面清点，离柜不认”原则。 高 各级公司出纳  付款后，相关业务部门经办人员取得对方的款项签收单据，并交由业务出纳；  业务出纳在财务系统中录入付款信息，财务经理复核原始凭证，并在财务系统中作确认。 中 各级公司业务出纳  出纳根据当天支付的 借款申请单和 费用报销单，登 记现金日记账（附件 参见费用管理流程手册 ）；  每个工作日结束前，出纳将当天支付的借款申请单、 费用报销单和业务付款凭证信息录入 财务系统。 中 各级公司出纳、财务经理 支付 现金 6 登记现金日记账 8 复核业务凭证 7 Page 19 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 19 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  费用会计或应付账款会计复核所有的现金付款记录，编制会计凭证，会计分录为： 借：营业费用 /其他应收款 /业务支出 贷：现金 或 借：营业费用 /管理费用 /业务支出 贷：应付账款 中 共享服务－财务中心费用会计、 应付账款会计  总账会计 复核会计编制分录和凭证，如果发现错误，则返回费用会计或应付账款会计进行修改 ；  审核无误后在凭证上盖章确认，并在系统中确认审核完成。 中 共享服务－财务中心 总账会计 银行付款 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  对于银行付款的付款申请，由出纳开具支票或其他票据；  出纳开具支票等支付票据时，应严格遵照人民银行的有关规定，认真填写各项内容，发票抬头必须和支票抬头一致，不得出具空白支票，以及收款人或金额空白的支付票据；对于金额不明确的支出，应要求申请人提供合理的预计金额；  如确实无法估计支票确切金额而又需要以支票支付的情况，申请人需要的到财务经理的审批确认，并限定 支票额度，在实际支付时，支票金额不得超过批准的额度。 高 各级公司出纳、财务经理 复核过账 10 准备付款票据 6 会计 处理 9 Page 20 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 20 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  根据审批权限，相应的授权审核人 复核支票和相关文件上的金额、收款人以及其它重要信息；  复核无误后，授权审批人在支票上加盖公司财务专用章，由负责总经理或其授权人（不得为共享服务－财务中心成员）加盖公司支票专用章；  对于已开未批或由于其它原因作废的的支票，复核人员应立即划销支票作废，出纳加盖作废章，并在支票登记簿上记录，作废的支票粘贴在支票登记簿上集中保管。 高 共享服务－财务中心 负责人  出纳根据支票存根等 登记 支票备查簿 ，在支票备查簿上注明领款日期、领款金额、支票号码，领款事项、领款人和收款人 ；  领款人必须在支票登记备查簿上签字确认。 中 各级公司出纳  出纳将支票或其它票据交给付款申请人，由申请人在支票备查簿及支票存根上签收，或到银行办理付款；  出纳交付支票后，应在所有付款单据和原始发票上加盖付讫章；  出纳到银行办理付款，收到相关回单后，在所有付款单据上盖付讫章；  如果支票由于填写错误遭到对方银行退票，在出纳收到退票的支票后，加盖作废章，并在支票登记簿的原有记录上说明已作废，同时按照上述 流程重新开具支票并相应记录支票登记簿和粘贴作废支票。 高 各级公司出纳 批准 支票 7 支票备查簿 – 附件 付款 9 登记支票备查簿 8 Page 21 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 21 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  参见 复核业务凭证。 中 各级公司业务出纳  出纳根据当天所有银行付款的回单登记银行日记账；  每个工作日结束前，出纳将当天支付的支票存根、 借款申请单和费用报销单信息录入 财务系统。 中 各级公司出纳  费用或应付账款 会计复核所有的付款记录，编制会计凭证。 会计分录为： 借：应付账款 /其他应付款 /业务支出 贷：银行存款 中 共享服务－财务中心费用会计 /应付账款会计  总账会计 复核会计编制的分录和凭证，如果发现错误，则返回费用会计或应付账款会计进行修改；  审核无误后，在凭证上盖章确认，并在系统总确认审核完成。 中 共享服务－财务中心 总账会计 公司卡管理 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  公司卡是 以公司名义在银行申请的信用卡，用于持卡人支付外地食宿费用、业务招待费用等行政费用；  各级公司财务经理根据实际费用管理需求办理公司卡开户申请，填写公司卡开户申请书，说明开户原因、所在银行、账户类型、相关限额和协议等情况； 中 各级公司财务经理 会计 处理 12 复核过账 13 登记银行日记账 11 复核业务凭证 10 公司卡开户申请 1 Page 22 of 46 现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 有待普华永道合伙人复核、修改 22 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  开户申请书附相关申请审批材料上 报共享服务 — 财务中心和资金管理中心进行审核；  公司卡开户申请书同银行账户开户申请书， 参见 开户申请。  财务中心和资金管理中心的负责人审核公司卡开户申请书，根据集团的账户管理政策，对公司卡设立的必要性和账户管理的安全性进行评估，批准确认后，各级公司方可办理公司卡。 高 共享服务— 财务中心、资金管理中心负责人  开户申请经审核通过后，各级公司财务经理到银行办理公司卡开户手续；  公司卡账户开设后，财务经理填写银行账户登记表， 说明公司卡账户所在银行、账号、用途、类型、 相关限额和协议等情况，并附上开户凭证和公司卡开户。