浅谈管理中的沟通及其作用

浅谈管理中的沟通及其作用内容摘要：

（5） 组织沟通的技术改善与训练（6） 组织的软件与硬件沟通媒介（7） 组织的沟通系统分析（8） 组织沟通的研究方法：内部沟通是员工的需要 经常有员工这样抱怨：我们公司内部甚至部门内部，人与人之间都带着面具，相互间存在着很大的隔阂。 可以说，这是一种比较常见的现象。 安徽诚志医药营销有限公司从我们学校招收了一批员工，而新员工和老员工之间就存在着非常大的隔阂，在路上见到了可能都不打声招呼。 这种现象使我们很伤心。 它使人产生被遗弃感和孤独感，这种感觉强化了员工与企业的貌合神离，被隔绝的员工由于不了解企业，也就无法和企业建立亲密的关系，也正是由于这种原因，员工们的奉献精神减少了，互相不关心和不信任的现象抬头，整个公司的生产力陷于停顿。 普通员工也渴望和公司的紧密相连，他们也在希望自己和公司的关系不是一张工资单的关系；他们也在希望自己能深入到公司的内部，对公司各部门情况有所了解；他们更希望自己不只是被雇佣的一双手或仅仅是机器上的一个零件，随时可以被更换；他们期待着来自组织坦诚交流而产生的那种结合在一起的特殊感觉[12]。 要寻求有效的内部沟通技能，首先要分析常见的内部沟通障碍。 一般来讲，内部沟通环境中的障碍包括主观障碍、客观障碍和沟通方式障碍三个方面。 主观障碍来自以下六个方面：个人的性格、气质、态度、情绪、见解等的差别，是信息在沟通过程中受个人的主观心理因素的制约；信息沟通中，如双方在经验水平和知识结构上的差距过大，就会产生沟通的障碍；信息往往是依据组织系统分层次逐级传递的。 而在按层次传达同一条信息时，往往会受到个人的记忆、思维能力、价值观等的影响，从而降低信息沟通的效率；对信息的态度不同，使员工和主管人员忽视对自己不重要的信息，不关心组织目标，是沟通发生障碍；主管人员和下级之间相互不信任，相互不信任则会影响沟通的顺利进行；下级人员的畏惧感也会造成障碍。 这主要是由于主管人员管理严格，咄咄逼人和下级人员的素质所决定的。 客观障碍主要包括以下两个方面：信息的发送者和接收者如果空间距离太远、接触机会少，就会造成沟通障碍。 组织机构过于庞大，中间层次太多，信息从最高决策层传递到下级基层单位，中间过程易产生是失真，而且还会浪费时间，影响其及时性。 沟通联络方式的障碍可以概括为以下两个方面：沟通方式选择不当，原则、方法使用不灵活所造成的障碍。 沟通的形态和网络多种多样，它们都有各自的优缺点，你必须灵活运用他们才可以。 语言系统所造成的障碍。 语言是沟通的工具，人们通过语言、文字及其他符号将信息经过沟通渠道来沟通。 但是语言使用不当就会造成沟通障碍[13，14]。 公司为了奖励市场部的员工，制定了一项海南旅游计划，名额限定为10人。 可是13名员工都想去，部门经理需要再向上级领导申请3个名额，如果你是部门经理，你会如何与上级领导沟通呢。 部门经理向上级领导说：“朱总，我们部门13个人都想去海南，可只有10个名额，剩余的3个人会有意见，能不能再给3个名额。 ”　　朱总说：“筛选一下不就完了吗。 公司能拿出10个名额就花费不少了，你们怎么不多为公司考虑。 你们呀，就是得寸进尺，不让你们去旅游就好了，谁也没意见。 我看这样吧，你们3个做部门经理的，姿态高一点，明年再去，这不就解决了吗。 ”　　沟通失败原因　　只顾表达自己的意志和愿望，忽视对方的表象及心理反应。 切不可以自我为中心，更忌讳出言不逊，不尊重对方。 组织内部信息沟通离不开信息的收集、加工处理以及信息的传递，因而对沟通的控制也应从这几个方面入手。 信息收集是进行信息沟通的前提，对信息的控制我们可以从以下几个方面入手：首先，要提高信息人员的素质和能力，收集到及时、有用的信息。 其次，要建立和完善信息网络，要开辟尽可能多的渠道，力求使所收集的信息完整齐备。 其三，要保证信息的准确性，要求信息来源真实可靠，原始记录准确无误。 在信息的加工处理上要保证信息的准确性、及时性和反馈性。 首先，信息的加工处理必须遵循准确、及时、系统和对实际工作具有指导意义的要求。 其次，要依据信息来源、时效的不同，归类处理，以提高工作效率。 第三，对信息加工处理要给予反馈，确保信息的准确性。 信息传递过程的控制，就是要有效地控制信息沟通，必须努力做好信息传递工作。 6外部沟通技能随着全球化的发展，由于对对方文化不了解而出现得沟通障碍越来越多了。 首先，从国际商务发展趋势看，各种产业已经越来越全球化了，在全球性经营活动过程中，常碰到很多跨文化沟通的问题，因此，管理者应该引出勒戒其他文化的行为准则。 其次，从国内不同地区之间的市场经营活动来看，即使都是在国内市场的开拓上，广告商们为了在同类产品竞争是取胜。 也不得不采去差异化的广告策略。 其三，从不同组织的沟通目标上看，由于本身性质的不同，其所采取的沟通策略也不一样。 不管你现在对不同组织、不同地区、不同国家的文化了解的如何，有一点是肯定的，那就是你必须通过自己学习不同环境下的沟通策略和技巧。 对于外部沟通环境因素的分析，不管是何种类型的沟通对象，有几点指导性的问题要分析清楚。 首先要知己。 要对组织自身的特点、形象、要求等有一个清醒的认识。 其次要知彼。 要通过各种调查方法收集对方对自己的评价和认知；要了解对方的习惯、思维方式和价值观；要了解对方的需要和目标等。 其三，要设法去找到弥合沟通各方利益点的途径，包括文化认知、相互尊重、求同存异等，甚至去融合沟通各方的文化。 跨文化沟通广义上说，凡是不同文化特征的成员之间、组织之间的沟通都属于该范畴。 但习惯上，所谓的跨文化沟通，往往是指狭义的专门针对跨国沟通的行为，因为跨国沟通的行为往往是最敏感的，也是最复杂的。 在制定跨文化沟通策略是有几个建议：正视文化差异，寻求共同发展。 1） 正视差异，求同存异2） 取长补短，兼收并蓄3） 兼顾多元，差别管理总体来说，跨文化沟通的差异化管理策略中，管理者要结合不同工作地的特征，理解和明白文化冲突产生的根源，有的放矢，把主流文化、非主流文化和个人文化偏好等方面结合来考虑，选择相应的沟通方式和方法。 美国管理协会（AMA）的一项调查显示，在146个受访的管理者中，有一半把全球化作为企业决策的首要出发点。 著名的科尔尼管理咨询公司（AT Kearney）在对778家欧洲和北美公司的调查中发现：有一半以上的公司预期在3到5年内扩大其商务活动的国际范围；有超过50%的公司已经拓展了新的国际市场；有35位行政总裁把公司的工作重点放在培养全球管理人才方面，并且以未来5年内增加65%的管理人才作为目标。 无可争议，全球化已经成为世界各国企业关注和竞争的焦点。 在管理沟通中，如何处理好与外部环境中媒体的关系，已经成为企业实现持续发展的重要手段。 现在企业内部有些管理人员对自己是否需要与新闻媒体打交道有一种错误的认识，以为与新闻媒体打交道是企业公共关系部门的职责范围。 而恰恰相反，管理人员应该花费更多时间用于与新闻媒体打交道。 首先，通过新闻报道可以使公众熟悉公司的产品或服务，为企业的营销和品牌建设服务。 如微软公司在Windows95上花大量广告费用所带来的价值，与全球新闻效应带来的价值相比，显得相形见绌。 其次，对企业内部某一个行为或者事迹的宣传，会给公司带来意想不到的新闻效果。 第三，在管理计划设计过程中，应该在一开始就考虑到公众关系这个因素，而不是在计划完成之后才考虑。 第四，中层管理人员如果被提升为高层管理人员，最终仍然要直接与新闻媒体打交道。 作为市场人员和公司员工，必须经常不断地通过做广告、发新闻稿、以及举行新闻发布会向公众推销自己。 企业为更好地实现与新闻媒体的有效沟通，要注意做好三大方面的工作：正确认识新闻媒体的运作和需要；采取恰当的策略与新闻媒体沟通；学会自己写新闻稿[15]。 在我实习期间，我们公司也与媒体打了一次交道。 事情是这样子的，在一天的中午，杭州电视台的采访车来到了我们公司楼下，一个记者和一个摄影师外加一个中年男子来到了我们公司说要采访我们公司总经理。 我们总经理就很纳闷，说是怎么回事啊，怎么记者到我们公司来采访了。 最后事情搞清楚了，非常的搞笑，原来啊是同行之间的竞争。 那个中年男子公司做的和我们公司同类型的产品，只不过他公司里的产品是第三代产品，我们公司的产品是第四代产品，比他们公司产品的效果要好。 他的一个老顾客原来一直吃的是他的产品，现在发现我们公司产品更好更先进，于是就退了他们公司的产品而改买我们公司的产品。 于是他心怀怨恨，就打电话到杭州电视台说他是那个顾客的儿子，说我们公司骗了他父亲，要搞臭我们公司。 于是记者来到我们公司，和我们一对质，才发现这个男子骗了他们，那个记者也很恼火，说“你怎么能够忽悠记者了”。 当天晚上杭州电视台就报道了这件事并拿着我们两个公司的产品在一起对比。 我们都笑着说是电视台免费为我们做广告，而且确实是非常的有效果。 7书面沟通 公司领导们经常抱怨他们手下的经理和员工的书面沟通能力太差，问题是这些抱怨的领导他们自己的写作能力也很拙劣。 我们绝大多数人都曾抱怨自己收到的书面沟通材料的质量。 公司里的终端用户一遍一遍地阅读“说明”手册，只是为了弄清楚厚厚段落中有关“说明”的步骤。 员工们常常私下取消公司管理信件中不合逻辑的观点、错误的说法。 拙劣的写作随处可见。 而拙劣的写作被看做是以下的反映：缺少奉献精神较差的教育背景不注重细节不够勤奋 写作的过程之所以不舒服有好几个原因：首先，因为它本身就是工作。 写作紧张的第二个原因是，当人们坐下来开始写作的时候，他们并不清楚自己想要表达的具体内容。 在这种情况下，确定你要表达的具体主旨要比文字如何组织重要的多。 写作紧张的第三个原因是不了解你的受众。 有时你可能非常确定自己想要表达的内容，但是因为不了解你的信息接受者，你不能针对他们的性格特征进行设计，所以你很难将自己的信息组织完美。 你的信息可能有大量的受众，而你对他们并不了解。 因此，为了正确传达你的信息而进行多次尝试是很烦人的事情。 你的信息可能只有一个接受者，但是你还是不确定他。